ÍNDICE

RECURSOS HUMANOS III-3

3.- REPORTE DE DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN.....................2

a) Concepto y Características de Reporte de Diagnóstico:....................................2

b) Tipos de Análisis utilizados...................................................................................2

c) Medios de Detección Utilizados:...........................................................................3

d) Determinación de las Necesidades de capacitación a priori y a posteriori en

función a la empresa analizada.......................................................................................4

e) Propuesta de medidas iniciales antes de resolver las necesidades de capacitación.

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f) Propuesta de cómo resolver cada una de las necesidades detectada:....................6

g) Propuesta del tipo de Capacitación:.........................................................................7

h) Propuesta del tipo de Capacitación:.........................................................................8

è Costo-Beneficio.....................................................................................................8

è Sueldos y Honorarios............................................................................................8

è Transporte y Viáticos.............................................................................................8

è Equipo e Instalaciones..........................................................................................9

è Horas-hombre invertido en la planeación............................................................10

 RECURSOS HUMANOS III

3.- REPORTE DE DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN

a) Concepto y Características de Reporte de Diagnóstico:

Concepto:

Es el proceso que orienta la estructuración y desarrollo de Planes y Programas para el

establecimiento y fortalecimiento de conocimientos, habilidades y actitudes en los
participantes de una organización a fin de contribuir en el libro de los objetivos de la
misma.

Un reporte de DNC debe expresar en qué, a quién (es), cuánto y cuando capacitar.

A su vez, las circunstancias que imponen un DNC pueden ser:

 Pasadas: Experiencias que han demostrado ser problemáticas y que hacen

evidente el desarrollo del proceso de capacitación.

 Presentes: Las que se reflejan en el momento en que se efectúa el DNC

 Futuras: Prevención que la Organización identifica dentro del Proceso de

transformación y que implica cambios a corto, mediano y largo plazo.

Características:

 Problemas en la organización

 Desviaciones en la productividad

 Baja o alta de personal

 Cambios de función o de puesto

 Solicitudes de personal, etc.

b) Tipos de Análisis utilizados.

Se espera obtener información que describa el conjunto de temas o áreas temáticas que
deben ser desarrolladas en los trabajadores para mantenerse actualizados en orden de la
presentación de los productos y servicios que se ofrecen.

Esto es, los aspectos que confirman las áreas, temas o contenidos didácticos que los
funcionarios manifiestan que son requeridos para mejorar su desempeño.
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Luego de este paso, se debe realizar la jerarquización de las necesidades de
conocimiento, para eso, es necesario utilizar la escala “Nivel de dominio” que
normalmente se plantea de la siguiente forma:

Muy mal mal regular bien muy bien

Es preciso jerarquizar las necesidades de conocimiento en el mismo orden en que

aparecen en la lista anterior, es decir:

- La prioridad 1 será lo más urgente “muy mal”

- La prioridad 2 serán los aspectos que indicaron estar “mal”

- La prioridad 3 será aquella indicada como regular

- Prioridad 4 o “no prioritario” aunque la capacitación en los aspectos en que las

personas indicar estar “bien” o “muy bien” pueden considerarse como
actualizaciones de conocimiento.

c) Medios de Detección Utilizados:

Nos orientan para determinar los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes que
posee el personal con el fin de detectar sus necesidades de acuerdo a los requerimientos
específicos de cada uno de sus puestos en la organización, para así poder atenderlos
con mayor certeza y objetividad.

Podemos apoyarnos de algunos instrumentos que nos permitan analizar más

detalladamente la empresa. Los más utilizados son:

• Observación. Consiste en el examen atento que realiza un investigador sobre un

determinado hecho, se puede realizar de manera sistemática o casual, a través de
una guía de observación de manera individual o grupal.

• Cuestionario. Se aplica a un sujeto o grupo que responde de manera personal varias

preguntas abiertas y/o cerradas de manera escrita.

• Encuesta. El investigador recaba en un formulario las respuestas que le proporciona

un sujeto.

• Entrevista. Es un interrogatorio dirigido por el investigador a una persona, puede ser

dirigida, semidirigida y abiertas.

• Análisis de tareas por medio de lista de cotejo. Uno o varios sujetos dan la opinión
por escrito con base al puesto, función o procedimientos.
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• Inventario de habilidades. El supervisor o jefe emite su opinión respecto a las
necesidades de su personal.

• Lluvia de ideas. Se realiza de manera colectiva, donde los participantes emiten su

opinión partiendo de una pregunta

d) Determinación de las Necesidades de capacitación a priori y a posteriori en

función a la empresa analizada.
Toda empresa desarrolla proyectos que son prioritarios para su propia supervivencia y
desarrollo. Por lo tanto, la búsqueda de necesidades de capacitación no es mucho más
que la clarificación de las demandas educativas de los proyectos prioritarios de una
empresa

Existen algunos indicadores de necesidades de capacitación, que nos permiten establecer

la jerarquía de éstas.

Indicadores a priori:

Son los eventos que, si ocurrieran, proporcionarían necesidades futuras de capacitación

fácilmente previsibles. Los indicadores a priori son:

- Expansión de la empresa y admisión de nuevos empleados.

- Reducción del número de empleado.

- Cambio de métodos y procesos de trabajo.

- Sustituciones o movimiento de personal.

- Faltas, licencias y vacaciones del personal.

- Expansión de los servicios.

- Modernización de maquinarias y equipos.

- Producción y comercialización de nuevos productos o servicios.

Indicadores a posteriori:

Son los problemas provocados por las necesidades de capacitación no atendidas. Estos
problemas por lo general, están relacionados con la producción o con el personal y sirven
como diagnóstico de capacitación.

I.- Problemas de producción:

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 - Calidad inadecuada de la producción.

- Baja productividad.

- Averías frecuentes en equipos e instalaciones.

- Comunicaciones defectuosas.

- Prolongado tiempo de aprendizaje e integración en el campo.

- Gastos excesivos en el mantenimiento de máquinas y equipos.

- Exceso de errores y desperdicios.

- Elevado número de accidentes.

- Problemas de personal:

- Relaciones deficientes entre el personal.

- Número excesivo de quejas.

- Poco o ningún interés por el trabajo.

- Falta de cooperación.

- Faltas y sustituciones en demasía.

- Errores en la ejecución de órdenes.

- Dificultades en la obtención de buenos elementos.

e) Propuesta de medidas iniciales antes de resolver las necesidades de

capacitación.
Alcanzar una dimensión más concreta del problema o caso a analizar y generar opciones
novedosas que permitan entablar relaciones más estrechas entre quienes, a causa de
una aparente incompatibilidad o conocimiento parcial, no habían podido llegar a un
acuerdo.

 Se desarrolla en un lugar sin distractores y aislado. Tiempo sugerido: De tres a

cinco días. Los participantes no necesitan ser expertos en la materia, más bien
requiere que sean participantes de la situación a analizar. Análisis del futuro
probable, deseable y posible.

 Identificación de las variables que inciden en poro o contra de la Situación ideal

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  Planteamiento de estrategias, programas y políticas a corto, mediano y largo
plazos.

Requiere de una preparación cuidadosa y una planeación conjunta entre el personal o

participantes y los organizadores del proceso.

f) Propuesta de cómo resolver cada una de las necesidades detectada:

Las necesidades detectadas pueden clasificarse de la siguiente manera:

1) Por su enfoque:

 Capacitación preventiva: Es el entrenamiento destinado a preparar a las

personas para que enfrenten situaciones futuras de cambio tecnológico,
operacional, administrativo o de actitudes. Aspira a solucionar en forma
anticipada las disparidades en las competencias requeridas por el nuevo
escenario.

 Capacitación correctiva: Tiene como objetivo la solución de problemas

manifiestos o la corrección de desviaciones en los estándares de rendimiento
esperados (por ejemplo en el caso de quejas, rechazos, retrabajo, etc)

 Capacitación predictiva: Se utiliza a fin de mantener los estándares de

rendimiento sin que exista desviación en cuanto a los niveles de efectividad
esperados.

2) Por su percepción

 Necesidades manifiestas: son aquellas que se observan a simple vista, no

requieren de un análisis mayor dado que sus efectos y causas se establecen
en forma inmediata.

 Necesidades ocultas: Algunas problemáticas forman parte de la cultura misma

de la organización y tienen su origen en la falta de capacitación, sobre todo del
personal que lleva mucho tiempo en un mismo trabajo.

3) Por su oportunidad

 En cuanto al tiempo: tienen que ver con las necesidades del usuario de la
capacitación y se basan en la planeación operativa.

 En cuanto a su importancia: se trata de distinguir entre lo urgente y lo

importante y para ello se toma como base el plan estratégico de la empresa

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 buscando dar formación en aquellas líneas que la empresa considera
principales.

4) Por su magnitud

 Necesidades graves: Nos referimos aquí a la determinación de causas

actuales o potenciales que representan un riesgo serio para los integrantes de
una empresa o un área. Los ejemplos aquí son aquellos relacionados con
accidentes, contrato de trabajo, descuido de las actividades de la competencia.

 Necesidades tolerables: Son aquellas que no afectan en forma considerable la

productividad y, en consecuencia, no requieren acciones inmediatas.

g) Propuesta del tipo de Capacitación:

La capacitación se suele dividir en tres grandes grupos:

1.- Capacitación para el trabajo

Va dirigida al trabajador que va a desempeñar una nueva actividad, ya sea por ser de
reciente ingreso o por haber sido promovido o reubicado dentro de la misma empresa.

Se divide a su vez en:

a. Capacitación de preingreso. Se hace con fines de selección y busca brindar al

nuevo personal los conocimientos, habilidades o destrezas que necesita para el
desempeño de su puesto.

b. Capacitación de inducción.Es una serie de actividades que ayudan a integrar al

candidato a su puesto, a su grupo, a su jefe y a la empresa, en general.

2.- Capacitación promocional. Busca otorgar al trabajador la oportunidad de alcanzar

puestos de mayor nivel jerárquico.

3.- Capacitación en el trabajo. Es una serie de acciones encaminadas a desarrollar

actividades y mejorar actitudes en los trabajadores. Se busca lograr la realización
individual, al mismo tiempo que los objetivos de la empresa.Busca el crecimiento
integral de la persona y la expansión total de sus aptitudes y habilidades, todo esto
con una visión de largo plazo. El desarrollo incluye la capacitación, pero busca
principalmente la formación integral del individuo, la expresión total de su persona.

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h) Propuesta del tipo de Capacitación:

è Costo-Beneficio
También es importante considerar que la capacitación se debe dar por lo menos una vez
al año como lo menciona la ley federal de trabajo, ya que no llevarla a cabo puede
repercutir en sanciones por parte de las autoridades.

La capacitación es una inversión que la empresa realiza en el recurso humano, si la

empresa invierte en los recursos materiales porque no hacerlo en lo humano,
consideremos que si el factor humano ninguna empresa podría llevar su producción.

Es más fácil obtener recursos económicos y tecnología de punta que un buen personal,
esto significa que la ventaja competitiva la tendrán las empresas que sepan cómo atraer,
seleccionar y retener a sus trabajadores mediante un plan claro y definido de desarrollo
personal y laboral.

è Sueldos y Honorarios
Para cualquier tipo de capacitación que tengamos que hacer, es necesario traer personas
especializadas en el tema y para ello es necesario poder pagar un salario al mismo.
Tiene que ver mucho si es en empresa, escuela, horas de capacitación, grupo a dar,
tema, ya que depende de esto. Sobre todo si se trata de capacitadores externos o alguna
Institución dedicada a impartir cursos de Capacitación a las Empresas, Organizaciones o
Instituciones.

è Transporte y Viáticos
El concepto, por tanto, se emplea para nombrar al dinero o las especies que se entregan
a una persona para su sustento durante un viaje.

Los viáticos pueden entregarse al trabajador antes de su partida, con el objetivo de que
cuente con los medios para subsistir durante el viaje. Supongamos que un empleado de
una empresa multinacional es enviado desde México hacia Alemania para que asista a
una conferencia. El jefe de esta persona le entrega dinero en concepto de viáticos antes
de que se marche, para que pueda abonar el hotel, comer y desplazarse en suelo alemán.

No obstante, hay restricciones en el sentido que el trabajador o empleado al que se le

proporcionen viáticos para la capacitación, debe destinar el dinero que le entreguen única
y exclusivamente para tal fin.

è Equipo e Instalaciones
Hay algunos estándares básicos que las áreas o edificios que se emplearán para la
capacitación deberían cubrir:

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  Acceso al transporte;

 Facilidad de acceso - debe evitarse en lo posible el uso de edificios a los que se

llega por escaleras muy largas, o puertas estrechas que pueden impedir el uso de
equipo;

 Iluminación y circulación del aire suficientes. En la medida de lo posible, hay que

evitar los entornos en los cuales no se pueden modificar las temperaturas
extremas;

 Espacio adecuado para el tamaño del grupo que se capacita - los espacios
menores de dos por tres metros cuadrados por participantes resultarán
incómodos, con excepción de cuando las sesiones son muy cortas;

 Asientos cómodos y suficientes para todos los participantes;

 Mesas y escritorios para que todos los participantes tomen notas o realicen las
tareas de revisión;

 Ausencia de ruido en áreas adyacentes durante las sesiones;

 Acceso a servicios sanitarios y al agua;

Hay algunos requisitos adicionales que dependen del contenido de la sesión de

capacitación. Que incluyen:

 Un espacio único y suficiente para simular alguna actividad de acuerdo al curso de

capacitación de que se trate,

 Espacio para que el grupo de capacitación se divida en subgrupos de discusión o

para hacer ejercicios;

 En los casos donde se requiera instrumentos de capacitación o sesiones

nocturnas, fuentes de electricidad funcionales y sistemas de iluminación.

Instalaciones y materiales

Las instalaciones y los materiales disponibles en el área de capacitación se dividen en

dos grupos -los esenciales, sin los cuales no puede proceder la capacitación y los
optativos, que pueden mejorar la presentación. Los materiales e instalaciones esenciales
incluyen:

- Manuales para los presentadores e instrumentos de capacitación;

- Materiales para los ejercicios grupales y las tareas de revisión;

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- Manuales de procedimientos para el personal y cuadernos de trabajo adicionales ( o
manuales para todo el personal, si no se han distribuido anteriormente);

- Materiales para escribir, incluyendo hojas de papel para la presentación de los

resultados de los ejercicios grupales;

- Equipo del que dependen los instrumentos para la capacitación, tales como los
proyectores de acetatos, las videograbadoras, los monitores de televisión, el equipo
de audio, y similares.

- Gafetes para todos los participantes;

- Acceso a comida y bebida, especialmente para las sesiones más largas.

è Horas-hombre invertido en la planeación

La Capacitación debe ser considerada como una actividad sistemática, planificada y
permanente, cuyo propósito general debe encaminarse a preparar, desarrollar e integrar a
los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos,
desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para mejorar sus competencias
orientadas hacia el mejor desempeño de todos los colaboradores en los diversos niveles
jerárquicos y posiciones, en sus actuales y futuros cargos, y adaptarlos a las exigencias
cambiantes del entorno y del momento.

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