MANUAL DE GESTION MCA-01-CPA-D-02

CARACTERIZACION PROCESOS DE APOYO FECHA VERSION

| GESTION ADMINISTRATIVA 16/09/2009 3

OBJETIVO DEL PROCESO: Realizar los procesos de ingreso, permanencia y retiro del personal de la Corporación, Planear, administrar y custodiar los recursos físicos, así mismo establecer los
métodos para el control de los registros de la documentación que genere, reciba o adquiera la Corporación.

LIDER DEL PROCESO: Secretario General

ALCANCE: Comprende la administración de talento humano, recursos físicos y documentos de la entidad.

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS

Proceso: Gestión Estratégica Directrices, Políticas y Lineamientos Plan de acción formulado Proceso: Planeación Corporativa -
Estratégicos Proceso: Control, evaluación y mejora
Proceso: Planeación PGAR - PAT del sistema de gestión
Corporativa
Procesos de Apoyo Recursos Humanos, físicos,
financieros y tecnológicos P Planificación anual de las actividades

Proceso: Gestión Jurídica Normatividad

Todos los procesos - Caja de Diagnostico de necesidades de Planes de Bienestar, seguridad,
compensación familiar - ARP bienestar, panorama de riesgos, salud ocupacional y capacitación Personal de la Corporación
necesidades de capacitación formulados

ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS
Todos los procesos Información sobre necesidades y Identificación de necesidades del talento Personal seleccionado y vinculado Todos los procesos
competencias del personal humano, selección, vinculación, inducción
de personal.
Proceso: Gestión Administrativa Plan de capacitación Capacitación del talento humano Servidor Público Capacitado Todos los procesos

Plan de seguridad y salud Implementación del programa de seguridad Actividades realizadas

ocupacional y salud ocupacional
Plan de Bienestar social, Plan anual Implementación el programa de Bienestar Servidor público motivado en un
de incentivos y estímulos social, estímulos e incentivos clima organizacional adecuado

Todos los procesos Novedades de Nómina Tramite del pago de nómina Servidor público remunerado Todos los procesos
Funcionarios a evaluar Evaluación de desempeño Servidor público evaluado Proceso: Gestión Administrativa
Todos los procesos, usuarios Quejas, informes internos y/o H Investigación de la conducta de los sujetos Fallos, Actos administrativos Sujetos disciplinables, el quejoso,
externos, Partes Interesadas, externos, informes de la Oficina de disciplinables. Dirección General, Partes
Entes de Control Control interno, Informes de los Interesadas, Entes de Control
Entes de Control

Todos los procesos
Evaluación del desempeño no Retiro del servicio Acto administrativo Servidor público, Todos los procesos
satisfactoria, fallo disciplinario de
destitución, renuncia regularmente
aceptada, declaratoria de
insubsistencia, derecho a pensión,
supresión del empleo, muerte del
titular del empleo.
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ADMINISTRACION DE RECURSOS FISICOS

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS
Proceso: Administración de Programación de inventarios Inventarios actualizados Todos los procesos y dependencias
Revisión, ajuste y actualización de los
recursos físicos
inventarios de la Corporación
Contratistas / proveedores - Productos: elementos de consumo y Entradas y salidas de almacén Todos los procesos
Proceso: Adquisición de bienes devolutivos Recibir bienes a satisfacción, administrarlos
y servicios y/o almacenarlos y entregar a los usuarios

Todos los procesos Solicitud de indemnización Siniestros indemnizados Aseguradora, todos los procesos
Tramite de siniestros

Aseguradora Póliza de seguros H Aseguramiento de bienes (existentes, Bienes asegurados Todos los procesos
inclusión o exclusión)
Todos los procesos Solicitud de servicios generales Servicios generales prestados, Todos los procesos
Provisión de los servicios de aseo y Bienes y servicios en
cafetería, mantenimiento y adecuaciones funcionamiento
locativas, transporte, etc.

Todos los procesos Requerimientos de transporte Programación de vehículos, gasolina, Servicio de transporte prestado Todos los procesos
peajes, mantenimiento
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS
Todos los procesos - usuarios Documentos, oficios internos y Comunicaciones internas y externas Todos los procesos - Archivo General
Tramite de comunicaciones internas y
externos externos distribuidas, archivos de gestión de la Nación
externas
organizados, respuestas a
Organización de los documentos de documentos radicados, TRD
acuerdo a la serie documental y oficina a la aplicadas
que corresponda
Todos los procesos Solicitudes de archivo - archivos de Administración del archivo central e Expedientes organizados
gestión a transferir histórico
Todos los procesos, Entidades, Material documental temática Recepción, revisión, selección, ubicación Base de datos bibliográfica Usuarios internos y externos - Página
usuarios internos y externos ambiental del material documental actualizada Web CORPONOR - MAVDT

H Descripción bibliográfica o catalogación,

descripción del contenido y sistematización
de la información

Boletín de publicaciones y periódico

Usuarios internos y externos
Divulgación de los documentos
institucional
Solicitudes Material documental, servicios Usuarios internos y externos
Atención y registro de los usuarios prestados por el Centro de
Documentación Ambiental
Elaboración estadísticas del Centro (temas, Informe estadístico
cantidad de usuarios y tipo de usuarios)
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PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS

Proceso: Planeación Solicitud de informes y resultados Informes de gestión y análisis de Proceso: Planeación Corporativa -
Corporativa de indicadores Seguimiento y control de las actividades e indicadores Proceso: Control, evaluación y mejora
Proceso: Gestión Administrativa Resultados de la ejecución del V indicadores del sistema de gestión
proceso
Proceso: Control, evaluación y Informes de auditoria Planes de mejoramiento Proceso: Control, evaluación y mejora
Implementación de acciones correctivas,
mejora del sistema de gestión
A preventivas y de mejoramiento
del sistema de gestión - Proceso:
Gestión Administrativa
RECURSOS
Talento humano Infraestructura Ambiente de trabajo
Secretario General, Jefe Control Disciplinario Interno, Asesor de Instalaciones, Software (CID, Winisis), computadores, Internet, intranet, carpetas, Condiciones ergonómicas adecuadas
talento humano, Asesor de Almacén, Profesional, Técnicos, archivadores, escáner, digitalizadores, estantes, televisor, DVD, sillas y módulos de lectura, de oficina y archivo, seguridad
Auxiliares, Personal de apoyo contratado y pasantes documentos temática medioambiental, archivo central y archivos de gestión, impresora, industrial: guantes, tapabocas.
legajos de correspondencia, cajas para archivo, relojes de correspondencia, Instalaciones, Centro de Documentación: excelente
Infraestructura: Parque Sede, Sedes Ocaña, Pamplona, Tibú, El Zulia, Los Patios, vehículos, iluminación, temperatura entre 20 y 24
motos, motobombas, guadañadoras, bienes muebles e inmuebles, áreas de oficina, bodegas grados centígrados, humedad relativa
entre 45 a 55%.

DOCUMENTOS RELACIONADOS
VER LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
REQUISITOS APLICABLES
VER NORMOGRAMA, NTC-GP 1000:2004, numerales 4.2.4 Control de los registros, 6.2. talento humano, 6.3. infraestructura, 6.4. Ambiente de trabajo, 7.4.3. Verificación de los productos y/o servicios
adquiridos MECI 1000:2005
INDICADORES
VER MATRIZ DE INDICADORES
RIESGOS
VER MAPA DE RIESGOS
Elaborado por: Aprobado por:
GRUPO INTERDISCIPLINARIO - SECRETARIA GENERAL
DR. JOSE CACERES CABALLERO
Revisado por:
SECRETARIO GENERAL
HILDA CRISTINA TORRES CASTELLANOS - PROFESIONAL ESPECIALIZADO

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