Taller de MS Project 2013

Alineado al PMBOK
SESIÓN 01

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Prohibida su reproducción parcial o total.
 Microsoft Project

En la Opción
“Buscar” escribir
Acceso directo en
el Escritorio winproj (nombre
del Archivo
Ejecutable de
Microsoft Project)
¿Cómo iniciar Microsoft
Project?

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 Pantalla inicial de Trabajo
Cinta de Project

Escala de tiempo

Esta vista inicial de Project está dividida entre una

Tabla (Tabla de entrada) y el Diagrama de Barras

 Tabla u Hoja de Datos  Diagrama de Barras

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Control Deslizante 3
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 Hoja de Datos y Diagrama de Barras

 Tabla u Hoja de Datos

Se ubica al lado izquierdo de la ventana. En sus celdas se
puede ingresar o editar información diversa dependiendo de
la Tabla. En forma predeterminada aparece la denominada
Tabla de Entrada. Esta hoja almacena la información en
Vista Diagrama de
Gantt forma similar a como lo hace una Hoja de Cálculo.

 Diagrama de Barras
Se ubica al lado derecho de la Vista. Es el área donde se
representa gráficamente la programación del Proyecto. En
esta área se dibujarán las Barras de Gantt de las Actividades.

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Prohibida su reproducción parcial o total.
 Hoja de Datos y Diagrama de Barras

Vista Diagrama de Gantt

Para visualizar más columnas de la Tabla de

Entrada, se puede desplazar la barra divisoria
vertical

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 Ingresar la Información Básica del
Proyecto
Nombre del Proyecto

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Prohibida su reproducción parcial o total.
 Ingresar la Información Básica del
Proyecto

 Fecha de Comienzo
Las Actividades
En forma predeterminada se
comienzan lo
muestra la fecha de hoy. Además
antes posible.
Microsoft Project asume que se
Esto significa en
programará a partir de la fecha de
su fecha de
comienzo del proyecto, tal como
Inicio Temprano
lo indica el cuadro Programar a
partir de: y que esta fecha
coincide con la del día de hoy.
Lógicamente, esto se debe
modificar a la fecha en la que se
espera inicie el proyecto.

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Prohibida su reproducción parcial o total.
 Ingresar la Información Básica del
Proyecto
 En Project también existe la posibilidad de
Programar a la inversa; es decir, a partir de la
Fecha de término
Las Actividades
comienzan lo De acuerdo al reloj –
más tarde posible calendario de la computadora

Para el Seguimiento y Control

del Proyecto
Permite seleccionar el Calendario Base
que se usará para el Proyecto.

Este material es de propiedad exclusiva de PM Certifica. Indica la importancia del

Prohibida su reproducción parcial o total. Proyecto
 Guardar un archivo de Proyecto

Cuando se termina de
planificar el Proyecto,
se debe guardar la
Línea Base, recién en
ese momento se guarda
el proyecto. Esto de la
Línea Base lo veremos
más adelante.

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Prohibida su reproducción parcial o total.
 Guardar un archivo de Proyecto

Al guardar el
archivo del
Proyecto, NO se está
guardando el
Proyecto, solo el
archivo, que luego
seguirá trabajándose
más adelante.
Nombre del Archivo – Nombre
del Proyecto

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10
Prohibida su reproducción parcial o total.
 Dar seguridad a un archivo de
Proyecto

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11
Prohibida su reproducción parcial o total.
 Uso de Calendarios
 Calendarios Base

Define los día laborables y no laborables para todo el Proyecto.

También se le conoce como Calendario del Proyecto. El
Calendario predeterminado es el Calendario Estándar
Este Calendario
Calendario Estándar : Estándar no
Calendarios Semana: Lunes a Viernes considera, de forma
del Proyecto Horario: 9am – 1pm y 3pm – 7pm predeterminada,
(8h laborables efectivas por día. ningún tipo de día no
Semana de 40h) laborable que no sea
sábado o domingo
 Calendarios de Recursos

Define los días laborales y no laborales para un Recurso

específico, cuyo horario laboral y días disponibles, puede NO
concordar con los Calendarios Base.
Editar el Calendario Estándar
Editar el Calendario Estándar
Editar el Calendario Estándar
Editar el Calendario Estándar
Editar el Calendario Estándar
Editar el Calendario Estándar
 Editar el Calendario Estándar
¿Cómo hacer la asignación de un nuevo Calendario

Un nuevo Calendario para todo el proyecto

 Editar el Calendario Estándar
¿Cómo hacer la asignación de un nuevo Calendario

Un nuevo Calendario para una Tarea

 Editar el Calendario Estándar
¿Cómo hacer la asignación de un nuevo Calendario

Un nuevo Calendario para un Recurso

 Editar el Calendario Estándar
¿Qué ocurre si en mi proyecto la jornada de trabajo
es diferente a las 8h por día?
Podrían ser más de 8h o menos de 8h por día

Ingresar al menú de “PROYECTO” y

luego en la opción “Cambiar
tiempo de trabajo”
 Editar el Calendario Estándar
¿Qué ocurre si en mi proyecto la jornada de trabajo
es diferente a las 8h por día?

Seleccionamos los días

útiles de la semana,
luego, elegimos
“Establecer periodos
laborales específicos” y
finalmente,
modificamos el horarios
de trabajo según
corresponda y
aceptamos.
 Editar el Calendario Estándar
¿Qué ocurre si en mi proyecto la jornada de trabajo
es diferente a las 8h por día?

Para evitar
contradicciones y
Note
conflictos durante la
como ya
planificación, si
cambió la
hemos modificado el
horario de trabajo
jornada

por día, debemos laboral.

actualizarlo en la
“programación del Ingresamos a
Project”. “opciones”
 Editar el Calendario Estándar
¿Qué ocurre si en mi proyecto la jornada de trabajo
es diferente a las 8h por día?
¿Cómo se planifica un Proyecto según el
enfoque del PMI?

Expectativas
Negocio
y
Necesidades Producto
Proyecto
Calidad
Interesados
Transición

Producto
Gestión
Producto
Proyecto
Procesos de Inicio Procesos de Planificación

 Lo que el proyecto incluye

(Entregables)
 Lo que el proyecto NO
incluye
 Criterios de aceptación
 Supuestos
 Restricciones
5.4 Crear la EDT
 Crear la EDT
 Consiste en subdividir los Entregables y el Trabajo del Proyecto
en Componentes más pequeños y más fáciles de manejar.

 Se trata de una descomposición jerárquica, donde cada nivel

descendente representa una definición cada vez más detallada.
Crear la EDT
 Organiza y define el Alcance total del Proyecto y representa
el trabajo especificado en el Enunciado del Alcance del Proyecto
aprobado y vigente.

 El Nivel más bajo de la EDT, se denomina Paquete de Trabajo.

Un Paquete de Trabajo puede ser Programado, Monitoreado,

Controlado y su Costo estimado.
 Políticas,
APO Procedimientos y
Plantillas de la EDT.
Crear la EDT
La Descomposición es una
Entradas Técnicas Herramienta, la EDT es un
Entregable, no confundirlos en el
Examen.
5.1 Plan de Gestión
del Alcance
Juicio de
Descomposición
Expertos
5.2 Documentación
de Requisitos
Salidas

5.3 Declaración
del Alcance del
Documentos del
Proyecto
proyecto Línea base
del Alcance
APO
ACTUALIZA
Documentación de
FAE Requisitos
 Crear la EDT

Herramientas y Técnicas

 Consiste en subdividir los Entregables del

Proyecto en Componentes más pequeños y
manejables.

 El nivel más bajo de la EDT son los Paquetes

de Trabajo.
Descomposición

Su Costo y Duración pueden

Paquete de
estimarse de manera
Trabajo
confiable.

 Se debe asignar un Código a cada

Componente de la EDT.
 Crear la EDT

Herramientas y Técnicas
 La manera en que se La Regla del 100%
expresan los diversos establece, que si
componentes de la EDT 2.2 se logran
Documentos
en sus diferentes niveles satisfactoriamente
de descomposición es estos 3
en lenguaje de entregables se
2.2.1 2.2.2
entregables y nunca Manuales Protocolos debería estar
como actividades consiguiendo en
entregable del
2.2.1.1 2.2.1.2 2.2.1.3 nivel inmediato
Manual de Manual de Manual de
usuario instalación mantenimiento superior.
 Crear la EDT

Salidas
 La EDT es el “Corazón” de la planificación de un
proyecto.

 A cada componente de la EDT, incluidos los paquetes de

trabajo y las Cuentas de Control se les asigna un código

EDT de cuenta.

 No confundir la EDT con:

EDT – Estructura de desglose de la Organización (OBS)

– Lista de Materiales (BOM)

– Estructura de Desglose de Riesgos (RBS)

– Estructura de Desglose de Recursos (RBS)

 Crear la EDT

Salidas

 Es una representación de la Estructura Jerárquica

del proyecto.

 Identifica todo el trabajo que debe ser realizado en el

proyecto. Lo que no esta en la EDT no se hace.
EDT
 Es la base sobre la cual el proyecto es construido.

 Es de gran importancia y siempre debe existir para un

EDT
proyecto.

 No muestra secuencias ni dependencias.

 Puede ser usado para otros proyectos.

 EDT

Una EDT puede construirse usando diferentes criterios,

incluso combinándolos. Puede ser:

 Usando las Fases del Ciclo de Vida del Proyecto .

 Usando los principales Entregables.
 Usando Sub Proyectos que pueden ser ejecutados por
Organizaciones externas.
Rama que contiene
los Entregables de
EDT
Gestión.
Rama que contiene
EDT
los Entregables de
Gestión.
 WBS CharPro enlazado al MS Project

Instale en su Ingrese a la opción

computador el “Personalizar cinta de

softwre WBS opciones” e insértelo

CharPro. Luego, como una macro en el

insértelo como un menú de “VISTA”, tal

complemento del como se muestra en la

MS Project. siguiente lámina.

WBS CharPro enlazado al MS Project
WBS CharPro enlazado al MS Project
 INTRODUCCIÓN
PLANIFICACIÓN
SECUENCIAR
ACTIVIDADES
Rel

PLANIFICAR LA GESTIÓN DEFINIR

Lista de Actividades
DEL CRONOGRAMA ACTIVIDADES
Lista de Hitos

Plan de Gestión del

Cronograma

Requisito de
Recursos
ESTIMAR LOS RECURSOS
DE LAS ACTIVIDADES

Línea Base del

Alcance

PLANIFICAR LA
GESTIÓN DE COSTOS

Plan de Gestión de
Costos
 Planificación SEGUIMIENTO Y
Dependencias CONTROL
Relaciones de precedencia
Adelantos y Retrasos

GESTIÓN DEL VALOR

DESARROLLAR EL GANADO
CRONOGRAMA
Línea Base del
Cronograma

Indicadores de
de Control
SPI - CPI
ESTIMAR LA DURACIÓN CONTROLAR EL
DE LAS ACTIVIDADES PROYECTO
Duraciones estimadas por
Actividad

Datos sobre el desempeño

del Trabajo

ESTIMAR LOS DETERMINAR EL

COSTOS PRESUPUESTO
Línea Base de
Costos
Costos estimados
por Actividad
6.2 Definir las
Actividades
 Definir las Actividades

 Identifica las Acciones específicas a ser realizadas para

elaborar los Entregables del Proyecto.

 Las Actividades se obtienen al desplegar o

Definir las descomponer el último nivel de la EDT (los Paquetes
Actividades de Trabajo).

Frecuentemente los  Implica el Trabajo necesario para completar los

miembros del
Paquetes de Trabajo.
equipo a cargo del
paquete realizan La Lista de Actividades, la EDT y el Diccionario de la
esta definición. EDT, pueden desarrollarse de manera secuencial o
simultánea.
 En la práctica, muchos
gerentes de proyectos saltan
Definir las Actividades
este proceso porque estiman
Técnicas
que el último nivel de la EDT
son las actividades. Esto es
INCORRECTO.
Descomposición Planificación
Entradas Gradual

Juicio de
Expertos
6.1 Plan de Gestión
del Cronograma

Salidas
Lista de
FAE Actividades
APO

Lista de
Atributos de la Hitos
Actividad
5.4 Línea Base
del Alcance
 Definir las Actividades

Herramientas y Técnicas

 Consiste en subdividir los Paquetes de Trabajo en

componentes más pequeños y más fáciles de
gestionar, denominados Actividades.

 Las Actividades representan el esfuerzo necesario

para completar un Paquetes de Trabajo.
Descomposición

La Salida de este Proceso están definidas como

Actividades, NO como Entregables como cuando
se crea la EDT.
Definir las Actividades

Paquetes de Trabajo del (EDT)

CASA

1 ESTUDIO 2 DISEÑO 3 CONSTRUCCIÓN 4 ACABADOS 5 GESTIÓN

3.1 3.2 CIMENTACIÓN 3.3 3.4

3.2.3 TERRENO
3.2.1 3.2.2 3.2.4 3.2.5 3.2.6
LIMPIO
Definir las Actividades

Lista de Actividades para: Terreno Limpio

(3.2.3)
PROYECTO CASA

3.2.3 Terreno limpio

1. Alquilar equipo de limpieza

2. Alquilar volquete de 10 toneladas

3. Contratar capataz y cuadrilla

4. Comprar materiales de limpieza

5. Transportar materiales y equipos

6. Acumular maleza en zona de acceso

7. Acumular desperdicios en zona de acceso

8. Retirar maleza

9. Retirar desperdicios
Definir las Actividades

Salidas

Lista de Hitos
 Los Hitos pueden ser opcionales u
obligatorios.

 Eventos importantes y significativos dentro

Lista de Hitos de una fase o en el Proyecto. Por ejemplo,
un hito puede ser el cierre de una fase o el
Tenga en cuenta que la duración de un
cumplimiento de un Paquete de Trabajo
Hito es cero. Es un instante (punto) en
importante.
el tiempo.
 ¿Cómo ingresar las Fases y Actividades
del Proyecto?
 El Botón “aplicar sangría”,
de la Barra de Herramientas
Formato, permite dar
jerarquía a los elementos de
la Tabla.
Nombre del
Proyecto
 Por defecto se asigna
como duración 1 día y como
Códigos ID

fecha de comienzo la que se

definió para el inicio del
Proyecto

Las Fases del

Proyecto
52
 ¿Cómo ingresar las Fases y Actividades
del Proyecto?

Tarea
Resumen

Tareas

Microsoft Project calcula

Por ejemplo, la duración de la
automáticamente la
Tarea Resumen dependerá de
información de la Tarea
la duración de cada Tarea y de
Resumen (duración, costo, etc),
las relaciones de dependencia
para ello utiliza la información
entre ellas.
de las Tareas que la componen.
53
¿Cómo ingresar las Fases y Actividades
del Proyecto?

 El signo “+” indica que la Tarea

Resumen tiene Tareas ocultas. El signo “–

“ indica que la Tarea Resumen puede

ocultar sus Tareas mostradas.

También podemos
usar el botón
“MOSTRAR” del menú
Vista

54
 Tareas Repetitivas

 Tarea Repetitiva Periódica

Tareas Repetitivas
 Tareas Repetitivas
 Tarea Repetitiva NO Periódica
 Tareas Repetitivas
 Tarea Repetitiva NO Periódica

Luego, cada tarea repetitiva NO periódica se vincula mediante la relación de

precedencia FC con la tarea que le corresponde.
 Códigos EDT

 Forma Predefinida
Con este método los Códigos SÍ
se actualizan de forma
automática

59
 Códigos EDT
 Forma Personalizada

Para actualizar los Códigos

Personalizados de la EDT

60
 Códigos EDT

Con este método los Códigos

NO se actualizan de forma
automática

61
 Secuenciar las Actividades

 Identificar y Documentar las Relaciones entre las

Actividades del Proyecto

 Esta secuencia se establece mediante Relaciones

Lógicas.
Secuenciar las
Actividades  Cada Actividad (excepto la inicial y final) debe tener al
menos una Sucesora y una Predecesora.

 Con frecuencia es necesario incluir Adelantos y

Retrasos para sustentar un Cronograma Viable y
Realista.

 Puede hacerse de forma Manual o mediante el uso de

algún Software.
 Secuenciar las Actividades
Entradas Técnicas

PDM

Aplicación de
6.1 Plan de Gestión Adelantos y Retrasos
del Cronograma  Lista de Actividades

5.3 Declaración del  Los Atributos de la

Alcance del Proyecto Actividad.
Determinación de
Dependencias  Registro de Riesgos
6. 2 Lista de
Actividades 6.2
Salidas

6.2 Atributos de 6.2 Lista de

la Actividad Hitos Diagrama de
Red
ACTUALIZA

Documentos del
FAE Proyecto
APO
Secuenciar las Actividades
Herramientas y Técnicas
Tipos de Dependencias
TIPO LÓGICA DESCRIPCION EJEMPLO
Inherentes al trabajo a ser
Lógica Dura - Instalar columnas antes
Obligatoria Hard
desarrollado o por algún
de techar.
Contrato.

Lógica Preferida
Definido por el Equipo de Procesos estándares de
Discrecionales – Lógica Blanda -
Gestión de Proyectos. la compañía.
Soft

Relación entre las actividades Aprobación de un

del proyecto y actividades
Externas Inside - out
externas al proyecto, fuera del
control del equipo.
Relación entre actividades
Internas Inside - in del proyecto y dentro del
control del equipo.
supervisor del gobierno
para iniciar los trabajos
de una fase
Las máquinas deben
estar completamente
ensambladas antes de
ser probadas
Secuenciar las Actividades

Herramientas y Técnicas
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
 Los Nodos representan las actividades y las Flechas muestran las
dependencias que existen entre ellas.

A B B depende de A; mientras que

E depende de B y D.

El extremo de la fecha indica quién

depende, mientras que el origen de
E Fin
quién se depende.
Inicio

C D
Secuenciar las Actividades

Herramientas y Técnicas

Inicio Fin Inicio Fin

(8am) (5pm)

¿De quién se ¿Quién

A FI B depende? depende?

Relación de
Predecesora Sucesora precedencia
Secuenciar las Actividades

Herramientas y Técnicas
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

 Fin a Inicio (FI) – La Actividad A debe finalizar antes que se inicie la Actividad B.

Este tipo de relación El inicio de B depende

A B
es el más usado. el final de A.

 Inicio a Inicio (II) – La Actividad A debe iniciar antes que la Actividad B pueda iniciar.

A B El inicio de B depende
del inicio de A.
Secuenciar las Actividades

Herramientas y Técnicas
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

 Fin a Fin (FF) – La Actividad A debe finalizar antes que la Actividad B pueda finalizar.

El final de B depende
A B
del final de A.

 Inicio a Fin (IF) – La Actividad A debe iniciar antes que la Actividad B pueda finalizar.

Este tipo de relación El final de B depende

A B
es el menos usado. del inicio de A.
Secuenciar las Actividades

Herramientas y Técnicas

 Adelanto = Permite la aceleración

de la Actividad Sucesora

 Retraso = Genera una demora en

la Actividad Sucesora
Aplicación de Adelantos
y Retrasos

Los Adelantos y Retrasos NO Una buena práctica es documentar los supuestos

deben sustituir la Lógica de la relacionados con la aplicación de Adelantos y
Planificación. Retrasos.
Secuenciar las Actividades

Herramientas y Técnicas
¿Qué significa FI + 4?
“C” puede comenzar 4 días
después de que finalizó A
18
C A esos 4 días se le conoce como
A FI + 4 un RETRASO
Dur = 6

¿Cuáles son las fechas de

inicio y fin para la actividad C?

32 Si consideramos la solución
FF
B óptima, sería
Inicio = 27
Fin = 32
Secuenciar las Actividades

Herramientas y Técnicas
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
Secuenciar las Actividades

Herramientas y Técnicas
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
en Project

SINTAXIS
Aplicación del adelanto ( - ) o
Número de la fila (según el
retraso ( + ) en caso
campo ID) donde se encuentra
corresponda
la predecesora

4 FC + 3
La actividad solo puede
comenzar 3 días después
Tipo de relación de
de que finalizó la
precedencia
actividad que se
encuentra en la fila 4.
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)
La relación FC (Fin – Comienzo) está
dada por defecto, por eso no se requiere
21 = 21 FC
especificarla

Relación FC

Relación CC

Relación FF

Relación CF

Aquí se coloca el código ID

de la Actividad con la que se
relaciona. 73
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

Nombre de la
Actividad en análisis

Aplicación de
Nombre de la Adelantos o
Predecesora
Relación de Retrasos
Precedencia
“Doble clip” en la Actividad

74
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

Las relaciones de
Precedencia también
pueden ser múltiples.
Hay que respetar la
sintaxis al momento de
definirlas.

También podemos

aplicar adelantos (-)

o retrasos (+).

75
Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

Esta opción permite vincular a las Tareas de menor a mayor código ID con una
relación FC. Una Tarea tiene como predecesora a la inmediata con menor ID.

76
 Método de Diagramación por Precedencia (PDM)

Otra forma de establecer una relación de

precedencia FC entre 2 Tareas. Arrastramos con el
mouse en el Diagrama
de Gantt.

77
Diagrama de Red en Project

78