1- ​Cómo tener éxito en un Proyecto de Digitalización AV sin realmente intentarlo​1

Así que ya leyó ​mi más reciente publicación en el blog​ y está pensando: “¡Estupendo! ¡Hacer ese
inventario fue taaaaaan divertido! ¿Qué debo hacer ahora?” Estoy pensando que podríamos usar
una vista panorámica de todo el proceso de principio a fin para que sepamos a qué nos enfrentamos.
En esta publicación de blog, haré exactamente eso, retrocediendo un paso de los detalles y
enfocándome en el plan general. Voy a entrar en más detalles sobre algunos de los pasos en futuras
publicaciones de blog. Porque quién no quiere leer más publicaciones de blog?​2

Paso 1: Inventario

¡Lo logramos! Listo y listooooooo.

Paso 2: Seleccionar y priorizar

Ahora ya sabe lo que tiene, pero no sabe qué elementos debe conservar. En esta fase selecciona sus
elementos de mayor prioridad y diseña un plan general sobre el orden en que planea abordar la
digitalización. Hay algunas maneras de dar respuesta a esta pregunta y sobre ellas ampliaré en una
futura publicación de blog. ¡Atento a esto!

Paso 3: Evaluar su entorno de almacenamiento digital

Antes de comenzar en forma la digitalización, es crucial que tenga previsto un plan de

almacenamiento. Si va a invertir en la preservación de sus activos audiovisuales, no pueden volver
de los vendedores y permanecer en un disco duro por toda la eternidad. 4.672 discos duros mueren
cada minuto en todo el mundo​3​ y no puede arriesgarse a que esto ocurra con su contenido valioso.

Paso 4: Recaudar y promover

No es necesario que este paso esté exactamente aquí en la línea de tiempo, de hecho, debe hacerlo
activamente todos los días. En el momento en que se da cuenta de que tiene activos audiovisuales
físicos en sus colecciones, debe abogar por su preservación. Sea claro con sus administradores --si el
contenido AV es importante para ellos, deben presupuestar su preservación antes de que sea
demasiado tarde para salvarlos.​4​ Busque donantes y subvenciones a los que pueda recurrir. ¡Exhiba
sus colecciones de cualquier manera posible!

Paso 5: De digitalizar en casa a tercerizar...

..¡esa es la cuestión! No siempre es una decisión fácil, pero tendrá que tomarla. Algunas
organizaciones hacen esto basándose únicamente en el producto final, respondiendo a la pregunta
de qué ruta es más rentable. Otros toman esta decisión considerando tanto razones financieras
como no financieras, tal como el interés en construir un centro de excelencia para la digitalización y
la preservación, que tenga valor para ellos y las comunidades en las que participan. De cualquier
manera, sugerimos hacer muchos análisis que le dirán los costos reales de personal, hardware,
software, suministros, flujos de trabajo, mantenimiento, etc. para poder compararlo con la
subcontratación. Y, por cierto, subcontratar no significa $ 0 para estas cosas. Vea los pasos 8 y 9 a
continuación.

Paso 6: Escribir una declaración de trabajo

Ya sea que elija digitalizar internamente o use un proveedor externo, deberá poder comunicarse
claramente con aquellos que digitalizarán sus preciosos AV. ¿De qué otra manera sabrán qué
entregar? Deberá determinar las especificaciones de formato digital requeridas, los requisitos de
cuidado y manejo, las especificaciones de reformateo, los protocolos de entrega, y así
sucesivamente. Lo que pasa con la digitalización de AV es que no siempre se sabe qué contenido
está almacenado en los medios o su estado. Al digitalizar una fotografía, se puede ver fácilmente el
objeto físico, luego ver el sustituto digital y luego decidir si el vendedor hizo un buen trabajo (sí, es
más complicado que eso, pero se entiende, ¿cierto?). Puede recuperar un archivo de audio
digitalizado que suena como basura y tendrá que decir: "Supongo que así fue en la cinta, ¿no?"
Lastimosamente, esta desconexión es inevitable, a menos que invierta en equipos de reproducción
para todos sus formatos audiovisuales. PERO... Si ha escrito una declaración de trabajo clara que
describe sus requisitos y se basa en los estándares de la industria y la práctica aceptada, está
haciendo todo lo posible en esta etapa para asegurarse de que su proveedor capture el objeto de
preservación lo mejor que pueda.

Por fortuna,​ ​Chris​ ya escribió guías para preparar declaraciones de trabajo con ​audio​ y​ ​video​. Así
que, ¡no espere más!

Paso 7: ¡A digitalizar!
La magia electrónica tuvo lugar y sus activos audiovisuales físicos se han transformado en archivos
digitales. ¡Alegría!

Paso 8: Revisar

Su proveedor o laboratorio interno le entrega su contenido digitalizado; ya está todo listo, ¿verdad?
INCORRECTO. Usted ha gastado mucho tiempo y dinero en preservar este contenido, debe realizar
controles de calidad en ellos. Los vendedores son humanos, después de todo, y se pueden cometer
errores en el proceso de digitalización. Esto puede llevar una cantidad considerable de tiempo, así
que asegúrese de incluir un renglón en su presupuesto para el tiempo del personal así como el
hardware y software adecuados para hacer estas revisiones.

Paso 9: Ingesta

Ingrese esos archivos en su entorno de almacenamiento digital, que podría ser un entorno de
almacenamiento administrado activamente o un sistema de preservación digital. ¿Es este un nuevo
proceso para usted y su equipo? ¡Documente los pasos! Esto ahorrará tiempo y evitará problemas
para la próxima vez. ¡Ahora que es un profesional en la preservación de sus AV, puede hacer mucho
más!

¡Por favor haga sus comentarios o preguntas en la sección inferior!

​1​
JKJKJKJKJK estará trabajando MUCHO.

2​
Te veo, baja tu mano.

3​
Quizás inventé todo esto pero ¡la muerte de los discos duros es real!

4​ ​
Su institución ya ha invertido recursos significativos en la preservación de los activos audiovisuales
físicos en sus colecciones. Consulte nuestra ingeniosa herramienta, la ​Calculadora del Costo de
Inacción​, para obtener información que puede utilizar para conocer qué ​inversión s​ e perderá si este
valioso contenido se va debido a la obsolescencia y degradación.

2-Como Hacer un Inventario de sus Colecciones Audiovisuales

Si tiene activos audiovisuales en sus colecciones, lo más probable es que ya haya escuchado las
noticias: todos sus AV se autodestruirán para 2028.

Bueno, esto ​puede​ ser una ligera exageración, pero el mensaje de fondo es cierto: los expertos
concuerdan en que los medios magnéticos, por una combinación de degradación y obsolescencia, no
podrán ser digitalizados a escala o será demasiado costoso aproximadamente en 2028. Este
panorama de pesimismo y desolación ha sido tema de varias conferencias en los últimos años así
que estoy seguro de que esto no es nuevo para usted.

BUT.

Es posible que no se dé cuenta que la falta de control intelectual es también una gran amenaza para
sus activos audiovisuales. Seguro que no parece tan sensual como los aglutinantes hidrolizados y la
escasez de recubrimientos de calidad para cassettes (trabajamos en un campo extraño, amigos
míos), pero la amenaza es REAL. Mírelo de esta manera: si no sabe lo que tiene, ¿cómo piensa
preservarlo? ¿Cómo puede priorizar activos para preservación? ¿Cómo puede saber cuáles activos
muestran signos de pérdida de contenido? Y quizás lo más importante, ¿cómo puede promocionar y
recaudar fondos para la preservación de aquellos activos súper importantes, fundamentales,
pioneros y transformadores si todavía no sabe cuáles son?

Pues, no puede. Ningún donante o administrador le dará dinero para digitalizar... algo. Entonces el
primer paso para la preservación de sus colecciones audiovisuales es crear un inventario por artículo.

¿Qué se Documenta?

Como mínimo, debe asignar a cada artículo un identificador único y registrar su formato.

Un identificador único es primordial para guiar responsablemente sus activos a través de un

proyecto de digitalización. Le permitirá hacer un seguimiento de lo que le está enviando hacia un
proveedor y lo que está recibiendo (¡esperemos!) de ese proveedor. También podría ayudarlo a
hacer coincidir el objeto físico con los archivos digitales resultantes. Puede usar identificadores
existentes si los tiene o puede asignar identificadores nuevos a medida que crea su inventario.

El formato (por ejemplo, VHS, casete de audio, CD, etc.) también es un punto de información
extremadamente importante por recopilar cuando la preservación es su objetivo final. Conocer el
formato de un activo le permitirá determinar mejor los requisitos del proyecto de digitalización y
recibir cotizaciones más precisas de los proveedores. Un vocabulario controlado funciona muy bien
aquí.

Bien, ahora que ha terminado con su invent-ES UN CHISTE. Si se toma el tiempo de revisar cada
activo audiovisual individual en sus colecciones, sería una buena idea recopilar la mayor cantidad de
metadatos posible. Esto le permitirá tomar decisiones más informadas y evitar la duplicación de
esfuerzos al tener que revisar todos estos activos en una fecha posterior para recopilar toda la
información que omitió la primera vez.

Esta es una oportunidad para que piense detenidamente qué metadatos desea recopilar para sus
activos audiovisuales. Puede comenzar con los modelos de datos existentes que su institución ya usa
o puede comenzar desde cero. En mi experiencia, prefiero recopilar los siguientes campos como
mínimo:

Identificador único
Formato
Ubicación: ¿Dónde está almacenado el activo? Esto le ayudará a encontrarlo en una fecha posterior,
una vez que ha sido seleccionado para su digitalización.
Tipo de medio: ¿Es audio, video o film? Esta designación de un nivel más alto le puede ayudar a
agrupar activos cuando planifique la digitalización. También es muy fácil de registrar con base en el
formato.
Título: Dependiendo del nivel de descripción, puede ser que tenga o no, esta puede ser su mejor
apuesta para determinar el contenido del activo. También algo bueno por tener. ¿Sin título? Puede
usar algo como [Untitled] aquí.

Hay muchos más campos opcionales que puede elegir para documentar en su inventario. Es posible
que tenga campos específicos e importantes para su institución --tómelos. También puede leer un
poco más sobre los campos opcionales en un capítulo nada aburrido que escribí sobre el tema en el
libro Fundamentos de la Preservación AV de NEDCC. Cuanto más pueda recopilar aquí, mejor, pero
también es importante pensar en lo que podría ser útil para un futuro registro de artículos y al
hablar con un proveedor.

¿Cómo Documento?

Hay una serie de herramientas que puede utilizar para crear su inventario. Si ya utiliza una
herramienta o un sistema de catálogo en particular, no dude en utilizarla, siempre que se pueda
personalizar para tomar en cuenta su nuevo modelo de datos.

AVCC es una aplicación web gratuita de código abierto (¡desarrollada por la Biblioteca del Congreso,
METRO y nosotros!) que permite a los usuarios crear registros a nivel de elemento. Como una
aplicación web, puede ser utilizada por varias personas a la vez (¡hola pasantes!) Y las plantillas
personalizables y los vocabularios controlados aseguran datos limpios y uniformes.

El Programa de Autoevaluación de Preservación (PSAP) es otra herramienta en línea gratuita

desarrollada por la Universidad de Illinois en Urbana-Champaign. Esta aplicación es extremadamente
útil para aquellos de nosotros sin mucha experiencia en la preservación de materiales audiovisuales.
Hay esquemas de priorización incorporados que podrían ayudarlo con sus esfuerzos.

¡También puede usar hojas de cálculo! No hay absolutamente nada de malo con este enfoque simple
y, como beneficio adicional, hay poca o ninguna curva de aprendizaje, ya que la mayoría de nosotros
estamos muy familiarizados con su uso. Simplemente conecte los campos que deseas capturar y
listo. ¡Pero asegúrese de crear y utilizar vocabulario controlado para que sus datos estén lo más
limpios posible!

Estoy seguro de que hay muchas más opciones que también son excelentes para usar. Haga su
investigación y elija una que funcione mejor para las necesidades de su colección.

¿Y ahora qué?

Avance y promocione. Ahora que ha trabajado duro y tiene mucha más información sobre sus
colecciones, está mucho mejor preparado para avanzar en su conservación. Hable con sus
administradores sobre las gemas que tiene. Solicite subvenciones para conservación. Y ahora que
sabe más sobre el contenido, incluso podría encontrar algunos fundamentos específicos del
contenido que podrían estar interesados en lo que tiene. Y una vez que tenga esos $$$, estará en
una excelente posición para iniciar conversaciones con los proveedores de digitalización. ¡Pero no se
entretenga! Recuerde, todos sus recursos audiovisuales estallarán en llamas en 2028.
*Tenga en cuenta que una entrada de inventario NO es un registro de catálogo. No se complique por
el proceso, por sentir que necesita ejecutar registros de catálogo completos para cada activo. Los
inventarios se basan en la recopilación de datos fácilmente accesibles e interpretables que están allí
en el activo como tal.

Anteriormente mencioné el uso de vocabularios controlados: éstos simplemente hacen que sea más
fácil analizar sus datos en una fecha posterior. Y por vocabularios controlados, me refiero a cualquier
lista controlada, no tiene que ser una Lista Oficial Aprobada. ¡Hágala usted mismo, pero sígala!

3- Herramientas Útiles para la Búsqueda Remota de Usuarios

En los últimos meses en AVP, hemos participado en una variedad de proyectos que nos encuentran
facilitando y organizando pruebas, entrevistas y talleres de usuarios remotos que ayudan a nuestros
clientes a mejorar la experiencia del usuario para sus sistemas internos y flujos de trabajo. Pensamos
que podría ser útil compartir algunas de las herramientas y técnicas en las que confiamos al realizar
un trabajo de experiencia de usuario remoto.

Pruebas de Usuario Remotas

Muchos de nuestros clientes tienen equipos distribuidos geográficamente que comparten software y
flujos de trabajo cuando colaboran en proyectos. Cuando trabajamos en la experiencia del usuario
con equipos distribuidos, tiene sentido que realicemos pruebas de usuario de forma remota. Lo que
descubrimos es que hay muchas herramientas excelentes y asequibles que hacen que las pruebas de
usuarios remotos sean manejables e incluso divertidas.

Nuestro propio equipo también se distribuye por todo el mundo, por lo que no somos ajenos a los
productos de conferencias en línea como Zoom. AVP tiene una cuenta Zoom de toda la organización,
y la usamos internamente para reuniones y demostraciones de productos todo el tiempo. Cuando se
trata de facilitar las pruebas de usuarios remotos, Zoom es una opción sencilla para nosotros.

Las entrevistas y pruebas remotas que requieren compartir pantalla y grabaciones de sesión
funcionan bien en Zoom. Nos permite conocer a los participantes cara a cara, compartir nuestras
pantallas con ellos y pedirles que compartan sus pantallas con nosotros mientras realizan tareas en
cualquier sistema que usen, en cualquier parte del mundo. Y, si es absolutamente necesario, Zoom
proporciona capacidades de control de escritorio remoto (que puede ser útil cuando menos lo
espere). Cada sesión se puede grabar (por supuesto, primero pedimos permiso a los participantes),
lo que nos permite usar las grabaciones para mejorar nuestras notas después de una sesión y
completar los detalles que podríamos haber perdido mientras la prueba estaba en progreso.

Aunque a veces Zoom parece requerir de manera aleatoria que los participantes descarguen la
versión de escritorio, generalmente funciona bien en un navegador y proporciona toda la
funcionalidad que necesitamos. Productos similares como Google Hangouts y GoToMeeting podrían
cumplir exactamente la misma función. Si su organización se suscribe a una herramienta de
conferencia en línea, podría ser justo lo que necesita para realizar pruebas de usuario remotas. Otra
cosa que hemos encontrado es que cuando se realiza una conferencia con personas que trabajan en
una ubicación con poco ancho de banda, Google Hangouts parece mantener la mejor conexión.
Recopilación de Datos para Investigación UX

Hace un tiempo, nos encontramos con una herramienta de investigación y recopilación de datos UX
que apareció en la Revista Smashing llamada "The Rainbow Spreadsheet" - La hoja Arcoíris. Puede
leer sobre ello con mayor profundidad e incluso descargar una versión del artículo original.
Básicamente, ​The Rainbow Spreadsheet​ permite que un equipo de investigación de UX documente
de manera central y colectiva los datos de las pruebas de usuario para cada participante en un
estudio. A menudo, durante las sesiones de prueba de usuario, los miembros de nuestro propio
equipo trabajan desde varias ubicaciones geográficas, con un participante de prueba en otra
ubicación más. En AVP confiamos en G Suite de Google para gran parte de nuestro trabajo
distribuido. Google Docs y Google Sheets proporcionan una excelente plataforma para compartir
documentos y herramientas como The Rainbow Spreadsheet. Al usar la hoja de cálculo en Hojas de
cálculo de Google, múltiples facilitadores pueden estar en la misma hoja a la vez mientras registran
datos y observaciones en colaboración en tiempo real a lo largo de un proceso de prueba.

Alteramos de alguna manera la plantilla original de Smashing para nuestras propias necesidades,
pero para nuestros propósitos, usar ​The Rainbow Spreadsheet​ en Google Sheets ha sido una
bendición liviana para el seguimiento colaborativo de datos y la detección de tendencias durante las
pruebas de los usuarios. Además, es bonito de ver y divertido de usar.

Card Sorting Exercises

Muchos de nuestros clientes han implementado robustos sistemas de administración de activos

digitales (DAM) donde almacenan y administran una variedad de propiedades y archivos digitales. A
menudo, los DAM y otros sistemas requieren el desarrollo de taxonomías locales que viven detrás de
escena para que los usuarios puedan buscar y descubrir efectivamente el contenido que necesitan.
En los proyectos en los que estamos trabajando con clientes para desarrollar taxonomías que
mejoren la experiencia del usuario, a menudo terminamos facilitando talleres con usuarios del
sistema local.

Uno de nuestros enfoques favoritos para descubrir los vocabularios y términos que impulsan un
sistema DAM utilizable, es la clasificación de tarjetas. La clasificación de tarjetas es una de esas
actividades que es especialmente adecuada para reuniones en persona buenas y anticuadas. Es una
herramienta que utilizamos mucho en la facilitación de talleres, especialmente en proyectos en los
que estamos trabajando con grupos y equipos para descubrir y estructurar vocabularios y
taxonomías locales. Pero, en los casos en que no es posible facilitar un taller en persona, los tipos de
tarjetas remotas también pueden ser extremadamente efectivos y fáciles de facilitar en línea.

Recently at AVP, we’ve become big fans of a tool called Miro (formerly RealTimeBoard). Miro offers
subscription pricing, but also has a free version that allows teams to use up to three boards at a
time.

En AVP, confiamos mucho en las pizarras blancas y publicamos notas para todo tipo de proyectos,
además de la clasificación de tarjetas. Los utilizamos internamente para sintetizar los resultados y
resultados del proyecto, crear mapas de afinidad y facilitar una variedad de otros proyectos y
trabajos en equipo. En el pasado, hemos tenido problemas para encontrar un equivalente de pizarra
virtual que sea compatible con este tipo de trabajo de lluvia de ideas para equipos remotos.

Resulta que Miro es una gran herramienta para todo tipo de proyectos de pizarra virtual, y es incluso
mejor que una pizarra blanca tradicional en muchos sentidos. Tiene una gama de herramientas de
colaboración visual incorporadas, como plantillas específicas que admiten procesos de investigación
y diseño de UX, procesos Lean y Agile, diagramas de flujo de trabajo, tableros kanban y más. Si bien
Miro ofrece uso compartido de pantalla integrado y video chat, hemos encontrado esas
características un poco torpes, por lo que tendemos a realizar videoconferencias utilizando otra
herramienta como Google Hangouts o Zoom mientras compartimos un tablero de Miro de forma
remota. Pero, todavía hay mucho que amar sobre trabajar en Miro. Por ejemplo, si tiene una lista de
términos en una hoja de Google, puede copiar y pegar esa lista directamente en un tablero de Miro.
Cada celda de la hoja de cálculo se convierte automáticamente en una nota adhesiva en el tablero.
¡Es magia!

Por supuesto, Miro no es la única herramienta que admite la clasificación remota de tarjetas.
Optimal Workshop es un ejemplo de un producto que ofrece herramientas de clasificación de
tarjetas virtuales junto con un conjunto completo de otras herramientas de pruebas y encuestas de
UX. Sin embargo, el precio para productos como Optimal es un poco alto para nuestros propósitos, y
Miro nos ofrece una gran alternativa a los paquetes de productos UX completos.

Esperamos que sea de utilidad conocer sobre estas herramientas, especialmente si está realizando
estudios de usuarios remotos o experiencia de usuario en su organización. ¡Y nos encantaría conocer
los productos que le gustan y en los que confía para facilitar el trabajo remoto y los proyectos de
experiencia de usuario! Por favor, cuéntenos sobre sus herramientas favoritas en la sección de
comentarios a continuación.