ACTA N° 02

TEMA: SOCIALIZACIÓN DE LA ACTUALIZACION DE LA TABLA DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL 2019

CIUDAD Y FECHA: PAIPA, 28 DE ABRIL DE 2019

HORA DE INICIACIÓN: 8:00 DE LA MAÑANA
LUGAR: CENTRO INTEGRAL DE SERVICIOS COMFABOY PAIPA – JARDIN
SOCIAL – BIBLIOTECA.

OBJETIVO: SOCIALIZAR CON CADA UNO DE LOS TRABAJADORES LA

ACTUAIZACION DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL APROBADA EN
NOVIEMBRE DE 2018, VERIFICACION DE LOS ARCHIVO DE GESTION Y LA
FORMA DE ARCHIVAR CUMPLIENDO LA NORTAMITIVAD LEY 594 DEL 2000.

PARTICIPANTES O INVITADOS:

MARIA CRISTINA PACHECO O.

MARIA NUBIA CAMARGO
LUCIA CUERVO O.
LUZ MARY ROMERO C.
ALFONSO GARNICA C.
HECTOR DIAZ GALINDO
CLAUDIA BEATRIZ ROSAS L.
MARIA DEL PILAR SUAREZ S.
OLGA SUSANA LA ROTTA PEÑUELA

ORDEN DEL DÍA:

1.- Presentación de la Técnico I. de Gestión Documental ante la persona encargada
de Paipa, Jardín Social, Biblioteca
2.- Socialización de la Tabla de Retención Documental actualizada 2018 – 2019 en
el área de Subsidio y Aportes, Adulto Mayor, Deportes, Biblioteca (cerrada por el
Municipio de Paipa), Deportes.
3.- Visita a la Biblioteca Comfaboy de la unidad.
4.- Observación del archivo de gestión de la Unidad de Administrativa de Paipa
5.- Recomendaciones

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6.- Anexos.

DESARROLLO:
1.- Presentación de la Técnico I. de Gestión Documental ante la persona encargada
de la unidad , quien autoriza el inicio de la visita por el programa de Adulto Mayor,
Educación, Subsidio y Aportes, Deportes.
2.- Socialización de la Tabla de Retención Documental actualizada 2018 – 2019 en
el área de Adulto Mayor con la persona encargada Luz Mary, se observa orden en
el archivado y cumple con la normatividad de la Ley General de Archivo (595 de
2000)
3.- Estuve en la Biblioteca Comfaboy, pero se encontraba cerrada porque el
Municipio y Comfaboy aun no han firmado el contrato. La trabajadora la Sra. Claudia
Beatriz Rosas, la encontré en el Centro Integral de Servicio Comfaboy.
4.- Se observa orden en los archivadores y en cada escritorio, la trabajadora
encargada Sra. Nubia Camargo de digitalización de los documentos de afiliación
lleva todo al día y en perfecto orden, a pesar que esta sola en la atención al cliente.
5.- El Jardín Social Comfaboy Paipa, tiene todo organizado de acuerdo a la Tabla
de Retención Documental y la Profesora Pilar esta comprometida con esta labor
que de inmediato tomo la socialización de la actualización de la TRD 2018 – 2019.

RECOMENDACIONES:
1. La inducción es de vital importancia, dado que la Caja de Compensación Familiar
de Boyacá es una empresa privada, y tiene características diferentes al sector
público, aunque la Ley 595 del 2000 es para todas las empresas del estado
colombiano.
2. Se recomienda el suministro de la dotación de bata blanca, guantes, tapabocas a
la trabajadora que está digitalizando la serie documental AFILIACIONES, evitando
contaminación de polvo, bacterias acumuladas en el depósito donde se acumulan
estos documentos.
3. Por la fuerte lluvia, la Técnico I, no alcanzo a visitar el Hotel Panorama Comfaboy

FECHA EN QUE SE
COMPROMISOS: RESPONSABLE COMPROMETE A
CUMPLIR
DOTACIÓN LABOR ARCHIVISTICA JEFE GRUPO INMEDIATO
LOGISTICO /JEFE
GRUPO GESTIÓN
HUMANA (SALUD
OCUPACIONAL)
RECOGER ARCHIVO DEL JARDIN JEFE GRUPO Cuando el Jefe de
QUE YA CUMPLIERON SU TIEMPO DE LOGISTICO/ Técnico I. Logística lo estime
GESTIÓN conveniente

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 QUEDA PENDIENTE LA VISITA AL Técnico O. Cuando se
HOTEL PANORAMA CPMFABOY asignado por el
Jefe del Grupo
Logístico

HORA DE FINALIZACIÓN: 6:20 DE LA TARDE

FIRMA DE ASISTENTES:

MARIACRISITNA PACHECO O MARIA NUBIA CAMARGO

Técnico III Unidad de Paipa Subsidio y Aportes

LUZ MARY ROMERO ALFONSO GARNICA CARDENAS

Adulto Mayor Auxiliar Tesorería

HECTOR DIAZ CLAUDIA BEATRIZ ROSAS L.

Técnico Deportes Biblioteca

LUCIA CUERVO OCHOA MARIA DEL PILAR SUAREZ S.

Auxiliar Subsidio JARDIN SOCIAL

OLGA SUSANA LA ROTTA PEÑUELA

Técnico I. Grupo Logístico

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