INTRODUCCIÓN

Es muy importante que las empresas que ofrecen los productos siempre tengan en
cuenta el valor agregado que se les puede ofrecer a los clientes que recibirían tales
productos. Una de las áreas que han tomado gran importancia dentro de la empresa
es el área de compras. Si no se tiene un buen funcionamiento en esta, las empresas
empezaran a tener problemas en la obtención de productos de buena calidad y no
se encontrarán proveedores que cumplan con los tiempos de entrega acorde con los
clientes internos de la empresa. Además de lo anterior se trasladarán problemas en
los costos de producción en los procesos de la empresa, ya que al no tener en
tiempo los materiales solicitados por los clientes internos esto hará que se incurra a
paros en los procesos de la empresa.
El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuales son
sus necesidades de vienen y servicios, identificados y comparando los proveedores y
los abastecimientos que se tienen disponibles, negociar con sus abastecedores
quienes constituyen las fuentes de abastecimiento o de algún modo llegar a
convenios en los cuales se estipulan los términos de compra, celebrar contratos y
colocar pedidos, para finalmente recibir los bienes y los servicios, prosiguiendo el
pago de los mismos
.
CONCEPTOS, EVOLUCIÓN Y FUNCIONES DE LAS COMPRAS EN LAS
ESTRUCTURAS SOCIOECONÓMICAS
Compras

La compra hace referencia a la acción de obtener o adquirir, a cambio de un precio

determinado, un producto o un servicio. Pero también se considera “compra” el
objeto adquirido, una vez consumado el acto de adquisición.
Evolución
Neolítico

9000a.C.-4000a. C. El origen del comercio se remonta al descubrimiento de la

agricultura inicialmente, agricultura de subsistencia y posteriormente, debido a los
avances tecnológicos, a una agricultura excedentaria.
Trueque

Con las sociedades productivas surgen organizaciones más complejas debido a los
excedentes, a la división del trabajo y a la propiedad privada. El trueque permite a
las antiguas civilizaciones empezar a comerciar a través del intercambio de unas
mercancías por otras de igual valor.
Edad Antigua

3000 a. C - finales siglo V d.C. Las mercancías como medio de pago resultaban ser
poco prácticas, ya que muchas de ellas eran perecederas y difíciles de acumular.
Por ello, se fueron sustituyendo por objetos o metales preciosos que iban tomando
forma variadas dependiendo del lugar (ladrillos, arcos, placas, navajas, etc.)
La moneda facilitaba los intercambios y actuaba como unidad de cuenta, permitiendo
además almacenar valor.

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Tipos de dinero

Uno de los principales avances en la economía de esta época fue la introducción de la

moneda en el año 1100a.C.: Dientes de ballena, cacao, conchas, oro
Edad media

Siglo V d.C - Siglo XV d.C.

En este periodo empiezan a surgir importantes rutas comerciales transcontinentales

que intentas suplir la alta demanda europea de bienes y mercancías. Se crean rutas
de importación muy frecuentadas.
El establecimiento de rutas sirve para reactivar la economía de numerosas regiones. A
finales de la Edad Media surge la banca como establecimiento monetario que presta
una serie de servicio es y facilita mucho el comercio. Poco a poco los pequeños
cambistas de ferias fueron creciendo y aparecieron las grandes familias de
banqueros europeos La era de los descubrimientos
Siglo XV d.C.

La búsqueda de nuevas rutas comerciales hacia la India propició el descubrimiento

de América, lo que supuso otro importante paso hacia la evolución del comercio,
favoreciendo el crecimiento de la banca
Las redes comerciales y de capital europeas se consolidaron con el nuevo flujo de
oro proveniente de América del Sur, favoreciendo el crecimiento de la banca
europea y el surgimiento de grandes bancos europeos
Comercio Transatlántico Siglo XVII
Las travesías transatlánticas entre Europa y América cobran un papel fundamental
en esta época, no solo por el transporte de mercancías sino también por el tráfico de
pasajeros Nueva York se convierte en la capital comercial de Estados Unidos y en
una de las principales ciudades del mundo
Las travesías mejoran de forma asombrosa con el paso del barco de vela al barco de
vapor, mucho más rápido y seguro
Innovaciones en el Transporte

Siglo XIX
Las innovaciones en el transporte revitalizan notablemente el comercio, ya que con la
mejora del transporte de mercancías estas pueden ser manufacturadas en cualquier
lugar y ser transportadas de forma barata a todos los puntos de consumo
El transporte fluvial también tuvo mucha importancia en algunos lugares de Europa y
América. Por último el gran avance lo constituyo la aparición del automóvil con la
construcción sistemática de carreteras. Una de las primeras aportaciones de la
revolución del transporte fue el ferrocarril en la primera mitad del siglo XIX
Globalización

Siglo XX - Siglo XXI

Tendencia a la creación de zonas de libre comercio a nivel internacional. La

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globalización nace como consecuencia de la necesidad de rebajar costos de
producción con el fin de dar la habilidad al productor de ser competitivo en un
entorno global. Este proceso económico, tecnológico, social y cultural permite a los
distintos países del mundo unificar sus mercados, sociedades y culturas a través de
una creciente comunicación e interdependencia.
Era tecnológica / e-commerce Siglo XXI
Tendencia a la compra-venta de productos y servicios a través de medios
electrónicos e informáticos. La cantidad de comercio llevada electrónicamente ha
crecido de forma extraordinaria en estos últimos tiempos debido a la propagación de
Internet y el uso de innovaciones, tales como la transferencia de fondos
electrónicamente, el marketing en internet, el intercambio electrónico de datos, etc.
El comercio electrónico incorpora mejoras en la distribución, comunicaciones
comerciales vía electrónica de forma rápida y eficaz, beneficios operacionales
facilidad para fidelizar clientes, etc.

Funciones de compras
Adquisición de materiales para la empresa

Todo negocio necesita para la producción o sus operaciones una serie de

materiales. Una de las obligaciones del departamento de compras de una empresa
es asegurarse de que todas las áreas están abastecidas. Aunque tampoco debe
invertir grandes sumas de capital en las compras, sino que deben reducir el gasto
para no perjudicar a otros departamentos como el de investigación o el de marketing.
Evaluación de los precios

Con relación a lo que acabamos de comentar en la función anterior, en el trabajo que

realiza el departamento de compras de una empresa es primordial evaluar los
precios a los que se adquieren los productos. Un precio muy elevado puede
repercutir de manera negativa en las ganancias de la empresa.
Administración y contabilidad

El departamento de compras se encarga de todo el trabajo administrativo con

relación a las compras de suministro y material. Por lo general, trabaja de forma
estrecha con el departamento de contabilidad con el fin de evitar problemas de
liquidez.
Vela por cumplimiento de las políticas de compras

Otra de las tareas que debe de hacer el departamento de compras de una empresa
es asegurarse de que se cumplan a rajatabla la política de compras de la empresa.
Siempre y cuando, claro está, se haya aprobado el presupuesto.

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EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE DIVISAS Y SU IMPORTANCIA EN LAS
COMPRAS
Se puede definir divisa como la representación fungible de una moneda,
fundamentada básicamente en tres tipos de activos siempre que estén denominados
en una moneda distinta de la del país de residencia del titular:
Depósitos bancarios de residentes en moneda extranjera.

Medios de pago que se utilizan para movilizar las cuentas anteriores (cheques,
transferencias, tarjetas) En definitiva, cualquier instrumento que permita movilizar
dichos saldos.
Las monedas o billetes en moneda extranjera no serán considerados divisas, son
simplemente moneda extranjera, tampoco se consideran divisas:
Acciones y obligaciones.

Pagarés, letras de cambio o cualquier medio de expresión de un crédito.

Las cuentas de no residentes, aunque estén en moneda extranjera.

Y cualquier derecho cierto de cobro en una divisa ajena a aquella que es moneda
oficial del país de residencia.
Una determinada cantidad dedolares o libras, no se consideran divisas sino medos
de pago válidos, no obstante, constituyen un derecho de cobro ya que una vez dejan
de ser útiles para transacciones en efectivo pueden ser ingresados en una cuenta
bancaria se constituye en divisa.
Los billetes en moneda extranjera tienen un tratamiento diferenciado de las divisas,
tienen un mayor coste como consecuencia de:
Coste de transporte

Seguros

Tiempo improductivo, el necesario para su formalización,

Deterioro o pérdida de los billetes

Riesgo de variación en el precio de la moneda

Mantener cierta cantidad sin invertir.

Existe una serie de factores que pueden ampliar o reducir la diferencia entre billetes y
divisas, como:
La distancia y la facilidad de acceso entre nuestro país y el billete, no es lo mismo
francos suizos que meticas mozambiqueñas
El desarrollo del mercado financiero de la nación del billete recibido

La estabilidad de la moneda considerada que reducirá el riesgo de cambio.

Es importante conocer el concepto de Convertibilidad de una divisa, una moneda es

convertible cuando su poseedor puede sustituirla por cualquier otra divisa sin
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restricción.
FUNCIONAMIENTO Y CARACTERÍSTICAS DELMERCADO DE DIVISAS (FOREIGN, EXCHANGE,
FOREX)
Se define Mercado de Divisas como el sistema o mecanismo que permite el
intercambio de divisas entre oferentes y demandantes de estas, las cuales serán
compradas y vendidas contra otras divisas.
Es el mayor mercado financiero del mundo, por la posibilidad de negociación
apalancada que ofrece, su liquidez, abre todos los días 24 horas y los bajos costes
de operar en él.
Con el concepto genérico de Mercados de Divisas puede hacerse referencia a:

Mercado Internacional de Divisas (FOREX)

Mercado de Divisas en España.

Mercado Internacional de Divisas (FOREX)

Se configura como un mercado interbancario con negociación fundamentalmente
telefónica, directa entre los partícipes o mediante intermediación de un bróker.
La información sobre precios circula automáticamente a través de redes electrónicas
de información económica.
Es el mercado de mayor nivel de contratación del mundo La operativa puede ser
contado o spot (fecha valor 2 días) hasta la negociación de forwards, futuros y
opciones sobre divisas.
Mercado de Divisas en España
Regulado por el Banco de España, se caracteriza por:

Cualquier divisa podrá ser libremente cotizada.

Los tipos aplicados a la compra-venta serán libres.

Las entidades registradas podrán realizar operaciones de compra y venta de divisas

tanto contra euros como contra otras divisas, al contado o a plazo
Operará todos los días excepto los declarados inhábiles a efectos de mercado de
divisas.
Cada Entidad registrada establecerá libremente los tipos de cambio que ofrecerá a
sus clientes.
Las entidades remitirán a la Oficina de Balanza de Pagos del Banco de España los
datos relativos a su posición al contado y plazo correspondiente a negocios en
España y sucursales en el extranjero.
Los Miembros del Mercado son:

Las personas físicas y las empresas.

Las Entidades de crédito. Encargadas de realizar tareas de arbitraje.

Los Bancos Centrales. Que pueden realizar operaciones de política monetaria que
tiene impacto relevante en los tipos de cambio para lograr una estabilidad económica
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y controlar la evolución de los precios.
Los Operadores o Brokers.
OPERATIVA DE LOS MERCADOS DE DIVISAS
SPOT (Contado). - operación de cambio actual liquidable a los 2 días hábiles
FORWARD (Plazo). - operaciones liquidables a más de dos días hábiles.
OUTRIGHT.- Operación a plazo contratado spot más los puntos Swap (positivos o
negativos) del periodo solicitado.
SWAP.- Operación doble simultánea de compra/venta de una divisa en distintas
fechas y a cambios diferentes.
OVERNIGHT.- Operación que comienza en el mismo día y acaba al día siguiente
hábil.
TOM/NEXT.- operación que empieza al día siguiente y termina a los dos días hábiles
posteriores
SPOT/NEXT.- comienza a los dos días hábiles y acaba al tercero.

FECHA-ROTA.- operación a plazo contratada a una fecha diferente de las

habituales.
PUNTO.- unidad decimal (1,2217) – 17 serían los puntos. FIGURA.- Unidad decimal
(1,2217) – 22 sería la figura
GRAN FIGURA.- Primer número del cambio de una divisa -1 sería la gran figura.
CRUCE. - dos operaciones simultáneas de signo contrario con el fin de obtener Bº.
POSICIÓN. - Saldo resultante de las compras y ventas en contado y plazo.
IMPORTANCIA
Una correcta gestión en la Función de Compras y de los stocks de mercancías
puede generar un incremento de los beneficios y de la rentabilidad de la empresa.
En la mayoría de las empresas industriales, las compras representan, como media,
un 50% del valor de los productos vendidos (este porcentaje varía según el tipo de
empresa que se trate).
Puede entenderse ahora, que una correcta gestión de las compras:
Permite aumentar los beneficios de la empresa, ya que las compras representan
unas cantidades importantes para la empresa.
Condiciona seriamente la calidad del producto final, ya que deben adquirirse las
materias primas y auxiliares adecuadas para que el proceso de producción se realice
con eficacia.
La calidad de los productos comprados es otro de los requisitos necesarios para que
la compra se realice de forma eficiente. Teniendo en cuenta este último aspecto, es
necesario una coordinación entre el departamento de compras y el departamento de
producción. Sin embargo, además de esta línea de coordinación, es imprescindible
establecer cauces de coordinación con las demás áreas de la empresa (finanzas –
tesorería-, almacenamiento, distribución.) para integrar los objetivos de la función de
compras, dentro de la propia política empresarial.

La importancia de la función de compras estriba en su capacidad para contribuir a

los directivos comunes de la organización, al incorporar sus objetivos dentro de la
política de la empresa, y en sus propias características internas, además de ser la
fase de arranque de toda actividad empresarial.

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ÉTICA EN LAS COMPRAS
Una correcta compra implica ciertas estrategias y habilidades de organización, pero
sobre todo un compromiso ético y moral.
Una correcta compra le asegura a la empresa contar con los mejores proveedores,
para poder ofrecer los mejores productos y servicios y a un valor total insuperable.
Vale aclarar que las compras implican cumplimentar con ciertas funciones como
adquirir y abastecer a la empresa con los bienes y servicios que necesita, siempre
optimizando el precio, el tiempo y la calidad. La función de compras tiene como
principal misión asegurar y garantizar el suministro de insumos, materiales y
servicios necesarios para la operación normal de la organización y el cumplimiento
de sus objetivos.
En este tipo de funciones entra en juego los principios éticos y morales de la persona
encargada de compras.
La ética dentro de compras no es sólo cuestión de evitar acciones deshonestas, sino
que abarca otras cuestiones como aprovecharse de su posición de manera indebida,
tanto a favor personal como de la empresa.
El comprador representa a la compañía, y en este sentido debe mantener su
integridad y reputación. Debe llevar a cabo sus tareas de modo intachable y honesto,
evitando levantar cualquier tipo de sospecha infundada.

Ninguna empresa es autosuficiente, por lo que compras constituye una de las

funciones básicas de cualquier compañía.

En la mayoría de las empresas, la gestión de compras es el área que gasta más

dinero que cualquier otra función de la empresa, comúnmente en ella recae más del
60% de los ingresos por ventas. Por ende, sus responsables podrían llegarse a
sentir tentados a tener un comportamiento no ético, al estar comprometidos montos
tan altos de dinero. Cuando hablamos de ética nos referimos al carácter moral de
nuestras acciones en la medida que están encaminadas hacia el bien individual o
colectivo. Un pensamiento ético genera actitudes y acciones transparentes.

En la función de compras, el comprador representa a la compañía, por lo que debe

mantener su integridad y su reputación; llevando a cabo las tareas encomendadas
de modo intachable y honesto, con profesionalidad, competitividad y transparencia, y
no incurrir en fraude de ningún tipo

El departamento de compras tiene a su cargo muchas responsabilidades, pero a su

vez tienen mucho poder dentro de la empresa, esto puede llevar en algunos casos a
abusar indiscriminadamente de su posición. Esto exige que el gerente de compras y
abastecimiento actúe con ética profesional y rectitud.
En suma, el emblema de todo personal dedicado a la gestión de compras debe ser:

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La ética

La profesionalidad

La competitividad y

La transparencia.

Es necesario que todas estas propiedades existan en toda la compañía para

asegurar el desarrollo confiable del negocio.
Lineamientos para las compras

La mayoría de las empresas no cuentan con un código de ética establecido para el

comprador, pero sí de normas tácitas o lineamientos que dictan el accionar del área
de compras.

Para asegurar la ética, objetividad y transparencia para compras, muchas

compañías suelen implementar una serie de lineamientos bajo los cuales se debe
ejecutar la acción de compra y así satisfacer con eficiencia los objetivos que se
persiguen.

Por ejemplo, en una lista de lineamientos podemos encontrar:

El personal encargado de las compras deberá realizar sus funciones

correspondientes sin incurrir en favoritismos, privilegiando únicamente el interés
global de la empresa u organización.
Toda compra deberá ser efectuada una vez que haya sido controlada y tenga las
autorizaciones pertinentes, por parte del personal que cuente con las atribuciones
para ello.
Respetar todos los procedimientos y políticas de compra que hayan sido
establecidos en la normativa de la empresa.
El equipo del área de compras debe rechazar invitaciones personales de los
proveedores, así como cualquier regalo.
Ningún empleado perteneciente al área de compras debe reunirse con el proveedor
fuera de las instalaciones de la compañía para llevar a cabo negociaciones.

El área de compras debe estudiar al proveedor en aspectos relacionados con el uso

de los materiales y su proceso de producción, garantizando la adquisición de
elementos con la calidad requerida por la empresa.

El área de compras debe estar en permanente contacto con el área de inventarios,

de tal forma que no haya exceso de inventarios dado que el principal beneficiado de
ello resulta siendo el proveedor, no la empresa.

No se debe contratar a proveedores que tengan relación directa con las personas
que laboran en el área de compras (conflicto de intereses).

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Denunciar de forma anónima y a través de los medios establecidos de cualquier
forma o manifestación de soborno.

Evitar al máximo las regularizaciones de compras y las compras de “emergencia”;

salvo que sean debidamente autorizadas por la Gerencia General o persona
designada.

Fraude en compras

Se puede definir como el uso de la función laboral para el enriquecimiento personal,

bien sea porque no primaron los intereses de la empresa o por el uso indebido de los
recursos de la organización tanto sea por privarla de recibir valor o por extraerle
directamente recursos.

Algunas de las razones para que existan este tipo de fraudes son:
Los departamentos de Compras, Contraloría y/o Auditoría no tienen la autoridad para
cuestionar a los directores del área que sugieren (o imponen) proveedores.
No existe un monitoreo o seguimiento de las compras.
No existe un archivo maestro de proveedores que sea un requisito indispensable
para que se haga un pago a proveedores, o si existe no hay un control estricto sobre
el mismo.
Ausencia de sistemas de soporte a la gestión de compras.
La extracción de valor puede ser directa, como puede ser el pago de facturas
duplicadas o facturas por servicios inexistentes, o indirecta, como es la aceptación
de ofertas a precios superiores a los del mercado, dirigir la compra hacia un
proveedor, la recepción de bienes de inferior calidad a la comprada; etc.

Es por ello que las negociaciones entre los proveedores y el comprador han de
basarse en la integridad, el respeto y la imparcialidad.

La ética profesional en un área de compras implica una selección apropiada de

proveedores congruentes, búsqueda de los mejores precios del mercado, obtención
de la calidad requerida en materiales/ servicios, oportunidad de abastecimiento y
responsabilidad social.

P á g i n a 9 | 34
El gerente de compras tiene un compromiso moral, ya que la organización le otorga
su confianza para disponer de sus recursos, por ello, la empresa debe de
seleccionar con prudencia al responsable del área de compras y dotar al equipo a su
cargo de las herramientas que sean necesarias para que pueda realizar su gestión
de forma efectiva.

De cara a los proveedores, los valores éticos deben considerarse en el proceso de

selección, haciendo cumplir los tiempos de entrega, ser inflexible con la calidad del
producto entregado y considerar los requerimientos del usuario/ cliente / negocio. De
igual forma solicitar las garantías definidas por contrato y aplicar oportunamente las
sanciones y/o multas aplicables (penalidades).

Tener una relación de cooperación con los proveedores evitando hacer compras que
tengan efectos nocivos con el Medio Ambiente, incumplir la normativa de Seguridad
y Salud y controlar los temas laborales relacionados (solidaridad).

Hoy en día es fundamental la transparencia y visibilidad de la cadena de suministro,

no solo en el plano interno, sino también de cara al cliente para evitar daños en la
reputación.

Adicionalmente, es menester evitar que la responsabilidad de todo el proceso de

compras recaiga sobre una sola persona, por lo menos la evaluación y calificación
de los proveedores es recomendable que recaiga en un área de control de calidad (o
aseguramiento de la calidad); como alternativa externalizarlo con un proveedor de
servicios.

Deben establecerse también controles contra fraudes y monitorear su eficacia en

forma periódica. Son necesarias auditorías en donde se crucen bases de datos de
proveedores, pagos a proveedores, órdenes de compra y empleados, a fin de
detectar coincidencias de direcciones, cuentas bancarias, bancos, lugar de entrega,
duplicados de pedidos, facturas con receptor de pago dudoso, facturas duplicadas,
falsificación de cotizaciones de proveedores para cumplir control, etc.
La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), mayor organización mundial de
lucha contra el fraude, estima que las empresas pierden alrededor del 5% de sus
ingresos por año debido a este delito. Las prácticas fraudulentas tienen
características muy similares en todo el mundo y la implementación de acciones
preventivas y de auditorías sorpresivas son clave para la detección temprana y para
minimizar los daños económicos y de reputación.

INTERACCIÓN DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS

Relación del departamento de compras con otros departamentos
PRODUCCIÓN:
En ocasiones hay un problema entre este departamento y el de compras.

El personal de producción está interesado en la producción de artículos y cumplir

con los programas por lo cual prefiere contar con grandes cantidades de suministros
en términos de inventarios, esto crea un problema ya que compras debe minimizar
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costos de ese inventario, los trabajadores de producción se acostumbran al uso de
un material en especial y quieren que sea siempre el mismo y no debe ser cambiado
pero compras debe vencer prejuicios al abastecer y tener opciones de
abastecimiento y flexibilidad.
MERCADOTECNÍA:
Mercadotecnia es una actividad humana cuya finalidad es satisfacer las necesidades
y deseos a través de un proceso de intercambio, planea un producto, fija precios,
promueve y distribuye bienes y servicios que satisfagan al cliente.
INGENIERÍA:
Este departamento tiene como función diseñar los procesos de fabricación de
producto, y realizar los cambios y modificaciones de los métodos de fabricación del
producto.
Ellos indican cuales son los materiales que deben comprarse y da información
importante como son las especificaciones, tolerancias, partes estandarizadas y otras
características del material como son: resistencia, dureza, tensión, dimensiones etc.
El departamento de compras hace recomendaciones para la variación o cambio de
diseño para lo cual requiere de una reunión entre los involucrados que son;
Ingeniería, compras, calidad, y proveedores si dicho cambio es aceptado por todos
los involucrados se lleva acabo, se pide ideas de cada uno de ellos.
CONTABILIDAD:
Contabilidad maneja el equilibrio de los gastos mediante el activo y el pasivo de la
compañía estas cuentas son manejadas generalmente para efecto de pagos y
adeudos mediante chequeos ya sea a proveedores y otros. Este departamento se
encarga del papeleo interno para dar entrada a los inventarios en el estado de
resultados, facturar y registra las operaciones financieras.
Contabilidad tiene otras tareas como son negociar con los proveedores alguna
rebaja o descuentos, los artículos compradores por el departamento de compras
están sujetos a la inspección en el área de adquisición.
DEPARTAMENTO LEGAL:
Puesto que todas las ordenes de compras son un contrato legal cada organización
requiere de este departamento para revisar las cláusulas del contrato y protegerse,
una vez que se ha revisado el contrato tales comprobaciones las hace un abogado y
se puede usar la transacción mediante formas estándares impresas.
Si requiere de un contrato especial debe recurrir al departamento legal-jurídico para
asesorarse.
Como el departamento de compras representa legalmente a la compañía puede
requerir de firmas de varios departamentos como son: Finanzas, contabilidad, y
departamento legal para autorizar la compra estas facetas de la ley tienen
importancia en el departamento de compras ya que ellos determinan los precios.
RECIBO:
Este departamento es responsable de descargar los artículos que fueron comprados,
revisarlos y trasladarlos al punto de uso, a las zonas de almacenamiento de la
planta.

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Este departamento revisará que el embarque esté completo, que el pedido
corresponda a la orden de compra y a la descripción de los artículos. Si resulta
dañada la mercancía, se reportará al área de adquisiciones para negociar con el
proveedor la certificación del material o el pago de un seguro que cubra los daños, si
está en buenas condiciones se paga la factura al proveedor.

COSTO TOTAL DE PROPIEDAD EN LA COMPRA (COMPRAS, RENTAS,

MANTENIMIENTO, SERVICIO)

¿QUÉ ES EL COSTO TOTAL DE PROPIEDAD?

El método de Costo Total de Propiedad TCO por sus siglas en inglés (Total Cost of Ownership)
es una técnica que se puede utilizar para cerciorarse de que todos los costos asociados se
están considerando cuando usted está adquiriendo un activo. Algunos ejemplos de activos
son: un edificio, software o un auto. El TCO se puede describir como todos los costos de
poseer y operar en un cierto plazo, dicho activo. El TCO no solo refleja los costos de compra.
También incluye el resto de sus aspectos de uso y el mantenimiento posterior del activo.

HISTORIA.
El término TCO proviene de EE.UU., fue desarrollado por el Grupo Gartner – Empresa
consultora perteneciente al campo de las comunicaciones – a principios de los años 80,
concretamente en 1982. Su uso original estaba enfocado a las empresas informáticas pero
derivó en una herramienta de carácter genérico utilizable por todas aquellas compañías
interesadas en conocer el verdadero coste de producción de los productos que estaban
adquiriendo o produciendo. Esta herramienta es ciertamente útil bien aplicada pero para
ello hay que conocerla y tener tiempo de desarrollarla.
El costo de la propiedad, planteado por Lisa M. Ellram (1995), introdujo el TCO como
herramienta para la compra en la empresa, con el objetivo de establecer el costo de la
relación con los proveedores.
Para incluir todas las fuentes de costos durante el ciclo de vida del producto, Lisa M. Ellram
(2006) desarrolló un diagrama de flujo de actividades con tres grupos: pre-transacción,

transacción y pos-transacción que, a su vez, están divididos en cuatro subgrupos:

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componentes y materiales, bienes de capital, mantenimiento y servicios.

APLICACIONES.
Cualquier compra de un activo importante, necesita de un análisis comprensivo de los
efectos a largo plazo y de sus costos ocultos.
Hoy el TCO es usado para dar soporte a decisiones de compra y de planificación para un
rango cada vez mayor a activos que generan costos significativos de operación y mantención
a lo largo de sus años de vida útil.
EL TCO es usado para apoyar la toma de decisiones que involucran equipos
computacionales, sistemas de información, vehículos, equipos de laboratorio, equipos
médicos.
Aunque el método fue creado para equipos y sistemas de TI, pronto se hizo evidente que
también aplicaba para la adquisición de bienes de capital (como vehículos, equipos de
construcción y manipulación de materiales, equipos mineros e industriales, etc.) y la
contratación de servicios (cuya ejecución requiere el uso de equipos, como el servicio de
impresión y copiado de documentos, alquiler de vehículos, mantenimiento de edificios, etc.),
lo que produjo varios enfoques para determinar el TCO (como el TCO del Ciclo de Vida o el
TCO del Desglose de la Estructura de Trabajos, entre otros).
ANÁLISIS
El diseñar o establecer los elementos para considerar en el análisis de TCO se deben
considerar los muchos elementos, pero los principales son:
Producto: Componentes que lo conforman.
Software necesario (este dependerá del perfil del usuario y sus funciones dentro de
la organización).
Análisis de producto para actualizarlo (conocer las especificaciones para que en
caso de requerirse se puedan hacer cambios en sus componentes que mejoren la
productividad del equipo, por ejemplo memoria RAM).
Garantía del producto.
Seguro por robo.
Definir temporalidad de uso para la compañía, este puede variar entre 5 o 7 años.
Depreciación de los equipos.
Costo de operación diario del equipo.
Y dependiendo de qué tan específico en los elementos a considerar se quiera ser, siempre
vale la pena incluir factores de mantenimiento, confiabilidad, disponibilidad de soporte y
facilidad de integración.
Al dimensionar todos estos elementos sin duda el primer paso es encontrar un producto que
no tenga tantos cambios significativos, que sean equipos que optimicen el uso de energía,
sean fácilmente escalables y más aún que tengan la confianza de que tendrán una garantía.

BENEFICIOS.

Es obviamente sensible considerar todos los costos cuando se adquiere un activo.

El TCO es una medida a largo plazo, y reduce los costos totales en un cierto plazo.
Evaluación consistente de proveedores.
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Medición del desempeño de proveedores.
Selección de proveedores.
Determinación de cantidades a ordenar.
Evaluación de las opciones estratégicas de compra.
Mejorar las negociaciones con proveedores.
Control de riesgo.
Incorporación de elementos no relacionados con el precio en las decisiones de
compra.
Saber cómo se distribuyen los costes a lo largo del tiempo.
Entender el riesgo de los costes imprevistos.
Conocer el valor del sistema.
Explicar el caso de negocio durante los debates con los participantes.
Evaluar licitaciones de proyectos.
DESVENTAJAS.
El esfuerzo se necesita para hacer un análisis del TCO.
La ejecución de un análisis tiene en sí mismo un más para el TCO.
No existe ninguna fórmula general.
El TCO no ofrece la ayuda necesaria para la evaluación de activos intangibles.
A veces puede ser difícil determinar, en qué medida, ciertos costos se deben asignar
a un activo.
Porque el TCO es una medida de largo plazo, reduce costos en el tiempo. Si usted
tiene que cortar costos inmediatamente, el TCO no es muy útil.
Generalmente el TCO no considera los riesgos que están envueltos en la compra de
un activo.
El TCO no es muy provechoso para alinear inversiones con metas estratégicas.

FORMULA.
No hay una formula ampliamente aceptada por la TCO. La idea principal detrás de este
concepto es que usted necesita considerar todos los costos relevantes que se relacionan con
un activo. La lista contiene los siguientes elementos de costo típico de Costo Total de
Propiedad:
Precio de compra: Valor original del producto obtenido.
Costos de instalación: Son todos los Gastos que se hacen para acondicionar las
instalaciones de acuerdo a las necesidades de operación de una Empresa.
Costos de conversión: Son los costos necesarios para transformar la materia prima
en el producto final.
Costos de financiamiento: Son interés y otros costos incurridos por una empresa en
conexión con el préstamo de fondos y no consideran los intereses derivados del
costo del capital propio.
Comisión de compra: Son remuneraciones pagadas a intermediarios por su
participación en la concertación de un contrato de venta.
Costes energéticos:
Costos de reparación o mantenimiento: Precios pagados por conceptos de las
acciones realizadas para conservar o restaurar un bien o un producto a un estado
específico.
Costos de actualización: Son añadidos o modificaciones realizadas.
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Costos de entrenamiento: Capacitación del personal.
Costos de soporte: Aquel apoyo o sostén que se presentan.
Costos de servicio: Son costos adicionales relacionados con las entregas y servicio
que el inquilino paga al arrendador.
Costos del tiempo muerto: Dificultad para cualquier operador de máquina y empresa,
evita que un operador cumpla con su carga de trabajo, cada minuto desperdiciado
innecesariamente le cuesta a la empresa.
Costos de seguridad: Es una legislación mexicana establece de manera precisa las
responsabilidades de las empresas hacia sus trabajadores.
Costos de productividad: Son los gastos necesarios para mantener un proyecto,
línea de procesamiento o un equipo en funcionamiento.
Costos de riesgo: Es una metodología que permite lograr una combinación óptima
entre los costos asociados al realizar una actividad, tomar decisiones y los logros
(beneficios) esperados que dichos aspectos generan, considerando el riesgo que
involucra la realización o no de tal actividad o inversión, incluyendo en la misma el
hecho de disponer o no de los recursos para esta.
Costos de desecho: Los sobrantes o residuos de materias primas que arrojan los
procesos de manufactura y que no pueden ser utilizados en el mimo proceso, y que
no tienen valor para el propietario o un tercero
¿Qué factores debe utilizar? Esto depende de la industria donde el activo será utilizado y de
las características del activo (software, computadoras, edificios, automóviles, equipos,
plantas, etc.).
¿Cómo se calcula el TCO de un ERP?
Al calcular el TCO de un ERP (Enterprise Resource Planning – Planificación de Recursos
Empresariales), primero es necesario dividir los costos en tres tipos principales: costos de
compra, despliegue y soporte.
Costos de compra
Este paso incluye la compra de dispositivos y sistemas que formarán parte de la estructura
empresarial, tanto en los procesos de expansión como en el reemplazo de tecnologías. Este
proceso también incluye el tiempo empleado en realizar la investigación de mercado
necesaria para definir plataformas y socios.
Costos de implementación
Por lo general, estos costos incluyen la contratación de consultoría externa, configuraciones
de software, posibles cambios en los servidores y procesos relacionados con la instalación de
dispositivos y sistemas.
Costos de apoyo
Aquí, debe incluir todos los costos con garantías, licencias y actualizaciones, así como las
inversiones posteriores con recursos humanos y socios de soporte.
Estos costos también se pueden clasificar de acuerdo con el origen de sus operaciones. Es
decir, los costos directos o indirectos. La gran diferencia aquí es que los costos directos se
pueden cuantificar, pero los costos indirectos no se pueden cuantificar.
En el primer grupo, se pueden incluir adquisiciones e inversiones calculables. Los costos
indirectos generalmente están vinculados al usuario final. Aquí, incluyen posibles soportes,
procesos de reparación y otros contratiempos.
¿Qué hay que tener en cuenta al calcular el TCO de un ERP?
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A continuación, consulte algunos puntos que deben considerarse al calcular el TCO de un
ERP.
Costes de instalación e integración.
Al implementar un sistema, debe asegurarse de que todo funcionará dentro de los
estándares de seguridad y estabilidad requeridos. Para esto, el TCO de ERP debe incluir
elementos tales como costos de migración de datos, pruebas y sistemas de infraestructura,
así como otros aspectos relacionados.
Costos de entrenamiento del equipo
Es común olvidar que, por más eficiente que sea, un ERP aún depende de los empleados
capacitados para operarlo correctamente. La solución a esto es invertir en entrenamiento y
maneras de obtener ese conocimiento. Por lo tanto, considerando la calificación del equipo
en el TCO es fundamental para una precisa y ahorrar tiempo.
Actualizaciones futuras
A medida que el negocio crece, es natural que el ERP deba adaptarse, ya sea mediante el
despliegue de nuevos módulos, la inserción de nuevos operadores o actualizaciones
específicas. Por lo tanto, los costos con esta escalabilidad deben calcularse, ya que pueden
representar un gasto futuro, proveniente de la implantación del sistema.
Por lo tanto, es posible darse cuenta de que, para garantizar la reducción de costos durante
todas estas fases, es socio especializado y que ofrece un ERP de alto rendimiento, que
genera los menores gastos posibles en el futuro.
Cada adquisición es diferente y particular (dependiendo del bien o servicio a evaluar), y cada
Organización definirá de acuerdo a su experiencia o conocimiento los costos a incluir, pero
partiendo del precio de compra, los costos adicionales típicos a considerar son:
Modelo 1
Costos Previos a la adquisición
(Ingeniería de pre-factibilidad y factibilidad, estudio de mercado, etc.)
Costo de la Adquisición
(Convocatoria, aclaraciones, compra, activación, inspección, embalajes, transporte,
almacenamiento, seguros, administración, etc.)
Costos Posteriores a la Adquisición
(Instalación y montaje, capacitación, operación, consumibles e insumos, herramientas,
mantenimiento, repuestos y partes, energía, servicios, seguros, licencias, etc.).
Modelo 2
Costos Directos
Aquellos que tienen impacto inmediato en el costeo
(Como el valor del equipo, la energía, los insumos para la operación, sueldos y salarios del
personal involucrado en la operación, etc.)
Costos Indirectos (Materiales indirectos, Mano de obra indirecta, Calefacción, luz y
energía para la fábrica, Depreciación del edificio de la planta productora y el equipo
de fábrica, Mantenimiento del edificio y equipo de fábrica, Impuesto a la propiedad
sobre el edificio de fábrica).

Costos Fijos (Impuestos inmobiliarios (luz, gas, agua, internet, rentas), Alquiler de los

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vehículos de una empresa, Alquiler de los inmuebles (oficinas, depósitos), Mano de
obra indirecta, Personal de vigilancia, Gastos de fabricación, Gastos de
administración, Transporte, Comunicación material de oficina, Reparación y
mantenimiento, Suministros, Amortizaciones, Tributos (licencias, tasas municipales)
Costos Variables (Materia prima directa, Insumos directos, Materiales generales,
Mano de obra, Comisiones sobre ventas, Envases y embalajes, Impuestos
específicos).
Modelo 3
Costos Regulares Recurrentes
(Consumibles e insumos, energía, servicios, gastos administrativos, costos operativos,
mantenimiento, sueldos y salarios, etc.)
Costos Únicos e Irregulares
(Capacitación, instalación y montaje, permisos y licencias, upgrades, consultorías y asesorías,
herramientas, etc.)

Costos Fijos (Impuestos inmobiliarios (luz, gas, agua, internet, rentas), Alquiler de los
vehículos de una empresa, Alquiler de los inmuebles (oficinas, depósitos), Mano de
obra indirecta, Personal de vigilancia, Gastos de fabricación, Gastos de
administración, Transporte, Comunicación material de oficina, Reparación y
mantenimiento, Suministros, Amortizaciones, Tributos (licencias, tasas municipales)
Costos Variables (Materia prima directa, Insumos directos, Materiales generales,
Mano de obra, Comisiones sobre ventas, Envases y embalajes, Impuestos
específicos).
Modelo 3
Costos Regulares Recurrentes
(Consumibles e insumos, energía, servicios, gastos administrativos, costos operativos,
mantenimiento, sueldos y salarios, etc.)
Costos Únicos e Irregulares
(Capacitación, instalación y montaje, permisos y licencias, agrades, consultorías y asesorías,
herramientas, etc.)

Finalmente, todos estos modelos terminarán en una fórmula que proporcionará el TCO. Para
adquisiciones de bienes de capital industriales, mineros, energéticos, etc. (no informáticas),
no existe un consenso uniforme sobre el modelo a usar, pero de manera gruesa el TCO se
determina por la suma y resta de los criterios del siguiente modelo:
+ Precio de Compra
+ Costos de Procura
+ Costos de Operación/Producción
+ Costos de Servicios
+ Costos de Mantenimiento
+ Costos de Recursos Humanos
+ Costos de Legal
+ Costos de Servicios
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+ Costos de Ingeniería/Proyectos
+ Costos de Eliminación
– Ingresos Generados
Valor Residual (de reventa o de chatarra)
= Costo Total de Propiedad

EJEMPLO.
Veamos un ejemplo sencillo para que se visualice mejor:
Su equipo de ingeniería le dice que necesita un equipo especial y usted encuentra cinco (5)
proveedores. Usted hace diligentemente su trabajo y después de reuniones y llamadas con
todo su equipo, deciden que los proveedores de Producto A y Producto B son los que
pueden brindar el equipo que cumple con todas las necesidades de su compañía. Usted
empieza a trabajar en los puntos positivos y negativos de ambos proveedores para que su
equipo analice y tome la decisión final. Por supuesto, como usted es una herramienta clave
en su empresa y agente influenciado, coloca todo en su tabla de análisis de costo junto a su
recomendación final.

Si nos hubiésemos guiado por el costo de compra, el Producto B hubiese representado una
mejor opción, pero cuando se considera el costo total de propiedad (TCO), nos damos
cuenta que hay otros costos ocultos que debemos incluir. En el ejemplo anterior no se
colocaron costos de desarrollo de proveedor, ni de entrenamiento de personal, usted puede
incluirlos si es necesario y estos podrían cambiar los resultados de este momento. Sin
embargo déjeme le indico porque yo elegiría el Producto A:
Producto A tiene Distribuidor en el país en donde la máquina va a estar funcionando.
Si algo sucede y necesito asistencia, tendré alguien que podrá llegar más rápido a
mi planta y resolver el problema. [Esto usted debe confirmarlo con el proveedor]
El distribuidor puede tener equipos de repuesto en su bodega sin que yo tenga que
incurrir en costo de mantenimiento de inventario.
Solamente utilizo dos (2) cartuchos de repuesto en vez de tres (3). Menos
desperdicio, mayor eficiencia.
El mantenimiento preventivo es 1 vez al año.
La realidad es que la diferencia de TCO es pequeña comparada con la diferencia en
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el costo de compra. Son los otros costos dentro de la decisión los que nos abren los
ojos a los riesgos alrededor de la compra del equipo.
En algunas ocasiones usted no tiene todos los costos o los costos son menos visibles y
subjetivos. Por ejemplo el proveedor le dice que necesita tener una persona de su equipo
que se dedique a la máquina y que esta persona dedicará 10% de su tiempo al cuidado
interno del equipo de ahora en adelante. En ese caso a usted le toca encontrar el salario de
un técnico en su planta y tomar el 10% del salario y agregarlo a los costos de arriba. A y no
olvide decirle al gerente de planta que necesitará a otra persona que haga el 90% de lo que
este empleado hacía por lo que el gerente de planta tendrá que redistribuir funciones o
contratar a otra persona. Es decir, usted va a tener que investigar más. Usted puede agregar
costos de consumo de electricidad, cláusulas del contrato claves, impacto ambiental,
garantías, control de calidad, innovación, implicaciones políticas, etc.
Hacer un análisis con el costo total de propiedad toma más tiempo y esfuerzo comparado
con tomar el costo dado en una cotización y entregárselo a su equipo para evaluación. Sin
embargo es un análisis de riesgo más completo, más medido y mesurado. Todo depende de
su tiempo para encontrar toda la información y del tiempo que se tenga internamente para
tomar la decisión. Usted debe aprender a balancear las necesidades con su deber clarificador
para no retrasar la toma de decisiones, pero usted es la herramienta de su empresa para la
toma de riesgos medidos. Cada vez que usted haga esta labor, le habrá ahorrado a su
empresa dolores de cabeza, demandas legales, pérdidas de clientes y desarrollará en sus
superiores un nivel de confianza absoluto, ya que ellos sabrán que cada vez que usted
entrega un análisis, lo hace tomando en cuenta todos los puntos de vista que pueden
resguardar al negocio.
CONCLUSIÓN
Actualmente es de suma importancia tener un control preciso y especifico de cada
área que maneje o gestione los recursos monetarios de la empresa; en este
documento abrimos paso a una de las áreas más importantes a nivel industrial y
empresarial debido a que funge como uno de los motores básicos para el correcto
funcionamiento de un sistema específico.
Cómo pudiste haber notado el área de compras no solo se encarga de la adquisición de
materia prima y la gestión de entrada de los recursos en una industria o empresa, sino
también de realizar un seguimiento periódico a estos suministros luego de que fueron
ingresados.
Además este departamento es la ventana de comercio con el exterior a nivel de producción
por lo tanto debe realizar un análisis muy particular y minucioso a todas las ofertas del
mercado que signifiquen potenciales benéficos para la empresa.
Un ingeniero en Logística debe tener un adecuado conocimiento de esta área debido a que
tiene múltiples conexiones con su aplicación profesional y además puede llegar a ser parte
importante de su labor en una empresa.
Son bastante variadas todas las tareas que este departamento realiza, todas ellas con un
grado de complejidad significativo y de indispensable importancia para la empresa, por lo
cual esta es una de las áreas, as importantes de la misma y una de las cuales requieren un
modelo de planeación muy bien estructurado y aplicado para maximizar los beneficios y
reducir las pérdidas económicas así como los riesgos financieros de una empresa
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