¿Qué son las cuentas a pagar?

Consiste en una deuda contraída por la empresa relacionada

directamente con la actividad económica de la empresa

Una cuenta a pagar es una cuenta deudora en una empresa e

indica que ésta tiene que pagar a sus proveedores (u otros
acreedores).

Los importes que son contabilizados como cuentas a pagar

proceden de la compra de bienes o servicios en términos
de crédito. Entonces, cuentas por pagar son similares a créditos
con la diferencia de que los bancos no están involucrados.

Descripción
Comprende las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de terceros por
conceptos diferentes a los proveedores y obligaciones financieras tales como cuentas
corrientes comerciales, a casa matriz, a compañías vinculadas, a contratistas,
órdenes de compra por utilizar, costos y gastos por pagar, instalamentos por pagar,
acreedores oficiales, regalías por pagar, deudas con accionistas o socios, dividendos
o participaciones por pagar, retención en la fuente, retenciones y aportes de nómina,
cuotas por devolver y acreedores varios.

ASPECTOS FUNDAMENTALES

Cuentas por Pagar:

Las Cuentas por Pagar surgen por operaciones de compra de bienes

materiales (Inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y
adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como Cuentas

por Pagar a Corto Plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en
Cuentas por Pagar a Largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de

éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e
importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades
para evitar el pago de moras o indemnizaciones.
Las Cuentas por Pagar a Largo Plazo al finalizar cada período económico,
deben reclasificarse a Corto Plazo, (las exigibles el año próximo).

PRINCIPIOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO

 Cuentas por Pagar

 Deben separarse las funciones de recepción en el almacén, de

autorización del pago y de firma del cheque para su liquidación.

 Es preciso conciliar periódicamente los importes recibidos y

pendientes de pago según controles contables, con los de los
suministradores.

 Deben elaborarse Expedientes de Pago por proveedores contentivos

de cada Factura, su correspondiente Informe de Recepción (cuando
proceda) y el cheque o referencia del pago, cancelándose las
Facturas con el cuño de “Pagado”.

 Es preciso mantener al día los Submayores de Cuentas por Pagar,

los de Cuentas por Pagar Diversas y no presentar saldos
envejecidos.

 Las Cuentas por Pagar a Proveedores y las Diversas deben

desglosarse por cada Factura recibida y cada pago efectuado; así
como por edades y analizarse por el Consejo de Dirección.

 Las devoluciones y reclamaciones efectuadas a suministradores

deben controlarse para garantizar que los pagos se realicen por lo
realmente recibido.

 Mensualmente debe verificarse que la suma de los saldos de todos

los Submayores de las Cuentas por Pagar coincidan con los de las
cuentas de control correspondientes.

PROCEDIMIENTOS DE COMPROBACION INTERNA:

 Cuentas por Pagar a Corto Plazo.

 Cuadre contable de las partidas pendientes en el submayor analítico

por deudores.
 Verificación de los documentos en los expedientes de pago por
acreedores (proveedores).
  Comprobar si existen partidas o saldos deudores (contrario a la
naturaleza de estas cuentas).
 Análisis por edades determinando los adeudos vencidos (más de 30
días).
 Verificar los convenios de pagos suscritos.

 Cuentas por Pagar Diversas.

 Analizar las partidas que integran el saldo de esta cuenta,

clasificarlas conforme a su contenido, comprobando su cuadre
contable así como analizar por edades para determinar las
envejecidas(más de días).
 Verificar los documentos justificantes de las obligaciones
pendientes de pago, así como las conciliaciones, confirmaciones y
convenios de pago.
 Comprobar que esta cuenta (Grupo) no se registre el Contravalor en
MN de las operaciones en MLC que deben contabilizarse en la
cuenta Contravalor Pendiente de Pagar en el Activo Circulante.

 Efectos, Cuentas y Partidas por Pagar a Largo Plazo.

 Verificar el cuadre contable de los saldos y partidas que integran

esta cuenta en cada una de las subcuentas y submayor analítico por
acreedores.
 Análisis por edades comprobando que en esta cuenta se incluyan
exclusivamente los que exceden de un año.
 Comprobar los documentos en los expedientes de pago (contratos,
convenios, etc).
 Comprobar las conciliaciones y confirmaciones con los acreedores.
 Analizar las obligaciones vencidas y pendientes de pago, así como
las partidas deudoras (contrarias a la naturaleza de esta cuenta).

Toda empresa dentro de su actividad económica adquiere deudas, las cuales deben ser
canceladas dentro de un periodo de tiempo acordado con su proveedor, esto suele ocurrir
cuando la empresa adquiere bienes y servicios a crédito, generándose dentro de su
contabilidad una deuda pendiente de pago, al analizar esta situación, es necesario conocer
la definición de cuenta por pagar

La cuenta por pagar es un pasivo adquirido por una empresa dentro de su ejercicio económico,
ésta debe ser cancelada a su acreedor en el tiempo acordado, una cuenta por pagar se
origina cuando se adquieren inventarios, bienes, servicios recibidos, gastos incurridos o
adquisición de activos, los cuales no son cancelados inmediatamente.
Resulta común que las empresas tengan cuentas por pagar dentro de su contabilidad, ya que
mucho de los recursos que necesitan para su normal funcionamiento, son cancelados por
cuotas de mutuo acuerdo.

Existen dos formas de registrar las cuentas por pagar, si se trata de una deuda cuyo
vencimiento es inferior a 12 meses, se registrará dentro del plan de cuentas como una cuenta
por pagar a corto plazo, si se trata de una deuda cuyo plazo para ser cancelada es mayor a un
año, se registrará como cuenta por pagar a largo plazo.

Es importante que la empresa lleve un adecuado control de su cuenta por pagar, para evitar el
incumplimiento de los pagos, los cuales pueden generar intereses de mora o indemnizaciones.
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL PARA UNA CUENTA POR PAGAR
 Deben elaborarse expedientes de pago para cada proveedor, en el cual se contengan las facturas,
informe de recepción y los pagos que se hayan efectuado.
 Es necesario mantener al día en el libro mayor la cuenta por pagar.
 Mensualmente deben verificarse que los saldos según el libro de mayor, coincidan con los saldos
de las cuentas de control correspondiente.
 Verificar los plazos de pagos para evitar deudas vencidas y por consiguiente pagos de intereses por
mora.

¿Qué son las Cuentas por Pagar?

Las cuentas por pagar son las cantidades en deuda de una compañía a los
acreedores por los servicios o bienes adquiridos. Si una tienda recibe bienes en
adelanto sobre el pago, la compra se sitúa en el archivo de cuentas por pagar. Las
cuentas por pagar puede corresponder a mercancía, servicios privados o públicos.

¿Cómo Funcionan las Cuentas por

Pagar en un Negocio?
Una tienda, por ejemplo una tienda de herramientas, comprará mercancía para
tenerla a la venta en los estantes. La tienda recibirá la mercancía en adelanto y el
pago correspondiente irá a las cuentas por pagar. Lo mismo se aplica con la
electricidad y otros servicios públicos. La tienda utilizará electricidad y la pagará
en el período siguiente, cuando reciba la factura de la compañía eléctrica. Sin
realizar acciones de crédito con los proveedores sería muy difícil para la tienda
operar con eficacia; la tienda necesitaría pagar por todos los bienes y servicios
por adelantado o al recibirlos, colocando presión en el flujo de fondos del
negocio.
Una tienda puede tener una larga lista de entradas en el archivo de cuentas por
pagar, una vez que se esté de acuerdo en los términos de crédito de sus
proveedores. Al obtener el recibo, la tienda lo confirmará con una orden de
compra y con el hecho de que los bienes estén en posesión de la tienda. La tienda
registrará el recibo en el archivo de cuentas por pagar. Al revisar el archivo,
podrán verificar los recibos con las órdenes de la tienda, saber que están correctas
y por consiguiente pagarlas a tiempo. Al pagar a un acreedor la tienda reducirá
las cantidades sobre el archivo de cuentas por pagar y marcará la factura como
cancelada.

Importancia de Cuentas por Pagar

Al llevar a cabo un archivo preciso de cuentas por pagar, la tienda evitará perder
el rastro de los pagos, no pagar un recibo dos veces o tener una ingrata sorpresa
cuando un número de facturas inesperadas expiren al mismo tiempo. Al revisar el
archivo de cuentas por pagar el dueño debería ver el dinero que se debe y
mantendría un control de todas las facturas a pagar por un período de tiempo. La
cantidad total en las cuentas por pagar debería encajar con el total de los recibos
de acreedores. Si no es el caso, una cantidad de un recibo podría no estar correcta
o capaz el pago ya se realizó sin ser registrado.

La tienda podría estar en el peligro de evitar pagos si no lleva un archivo preciso

de cuentas por pagar. Una tienda que no pague recibos a tiempo podrá
encontrarse con las facilidades de crédito suspendidas, reducidas o difíciles de
aceptar en cualquier término de negociación futuro.