FLUJO DE INSTRUMENTACIÓN

DE GARANTÍAS HIPOTECARIAS

El presente flujo se presenta con una proyección del esquema requerido por nuestro posible cliente BANCO DEL
INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL – BIESS; dicha proyección que se realiza desde la base
de nuestro flujo habitual de procesos y análisis de caso para la instrumentación de garantías hipotecarias.

1. INFORMACIÓN GENERAL
La información inicial y documentación de respaldo debidamente regularizada
será receptada desde los canales oficiales del BIESS.

Aperturar el expediente correspondiente del afiliado y del caso.

Verificar que la documentación legal y de sustento del trámite se encuentre

completa y acorde
Registra novedad en el sistema especializado para
regularización.
Elaborar Minuta.

Gestionar ante la notaría para la incorporación de sellos.

Preparar la documentación necesaria para presentar en el municipio para la

liquidación de impuestos y verificación de observaciones
Comunicar al cliente, resolver las observaciones y reingresar
trámite.

Verificar que los impuestos hayan sido pagados conforme lo dispuestos por el
COOTAD y las Ordenanzas locales.

Extraer de información desde el sistema especializado para la elaboración del

contrato de préstamo o mutuo hipotecario y contrato de seguros.

Entregar al notario(a) de los siguientes documentos: minuta(s) física(s) y

digital(es); contrato de préstamo o mutuo hipotecario y contrato de seguros, pagos
de impuestos y tasas municipales, locales y seccionales que ameriten según el
caso, documentos habilitantes para la celebración del acto de transferencia de
dominio y constitución de hipoteca (avalúos, solvencias municipales, hoja de
rentas, certificado de gravámenes, documentos de identidad de los
comparecientes, carné de discapacidad si aplica, poderes habilitantes,
Coordinar con la notaría día y hora con el fin de que el cliente se acerque a
suscribir la matriz de la escritura pública y el contrato de préstamo o mutuo
hipotecario y contrato de seguros.

Comunicar vía telefónica al cliente sobre el día, hora y dirección de la notaría

para que se acerque conjuntamente con su(s) vendedor(es) a suscribir la matriz
de la escritura pública y el contrato de préstamo o mutuo hipotecario y contrato de
seguros.
Registrar la novedad en el sistema especializado para el envío de
notificación

Confirmar con la notaría si el cliente y su(s) vendedor(es) se acercaron en la

fecha y hora señalada.
Registrar la novedad en el sistema especializado para el envío de
notificación

Coordinar la firma del representante del BIESS.

Notaría procede al cierre de escrituras y reconocimientos de

firmas

Retirar los documentos de la notaría y realizar revisión de errores en la escritura

previo al envío al registro de la propiedad.

Devolver a la notaría para las correcciones necesarias

Ingresar la matriz y sus testimonios al Registro de la Propiedad para su revisión

e inscripción.

Registrar la actividad en el sistema especializado indicando la fecha de entrega

constante en el comprobante emitido por el Registro de la Propiedad.

Retirar en la fecha establecida por el registro la escritura inscrita.

Registrar la novedad en el sistema especializado e informar la

nueva fecha de entrega.
Si se han emitido observaciones comunicar al cliente para
regularización.
Reingresar la documentación al registro de la propiedad.
Retirar dos copias certificadas con su razón de inscripción y entregar físicamente
en los lugares determinados por el BIESS.

Elaborar el informe según plantilla establecida.

Indexar facturas de los gastos de instrumentación en el sistema, así como el (los)

informes requeridos.
IMPORTANTE

El estudio jurídico deberá resgistrar toda actividad y novedad en el sistema

especializado con la finalidad de proveer informacion expedita al BIESS y
realizar las notificaciones necesarias al cliente.