PROCEDIMIENTO DE ALMACEN

1. Propósito
2. Alcance
3. Definiciones
4. Documentos de Referencia
5. Responsabilidad y Autoridad
6. Políticas
7. Descripción de Actividades

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1. PROPOSITO

Definir los pasos a seguir para la Planificación, Ejecución y Control de las actividades en el área de
Almacén.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica al área de almacén.

3. DEFINICIONES
 Control de Inventario: Control de la cantidad de bienes o activos fijos que una empresa mantiene
en existencia en un momento determinado, el cual pertenece al patrimonio de la empresa.
 Discrepancia: Diferencia entre la cantidad física de inventario y la cantidad registrada en el
sistema, abarca cualquier elemento de dato en el sistema cuya realidad física difiere del registro
de información, tales como ubicación física registrada, cantidad, concordancia de especificaciones
técnicas entre la descripción y las características del material en físico.
 Inventario Cíclico: Es el inventario automático que el sistema propone según el nivel de rotación
por valor de los bienes del almacén.
 Inventario Físico: Es la actividad que se efectúa para constatar mediante el conteo de todos los
materiales existentes en almacén, que las cantidades consignadas en los registros o en el sistema
y hacer las correcciones si es necesario.
 Tiempo de Reposición o Reabastecimiento: Tiempo comprendido entre la detección de la
necesidad de adquirir una cierta cantidad de un material y el momento en que llega físicamente a
nuestro almacén.
 Material Sin Rotación (Rotación 0): Son aquellos materiales (materia prima, productos
terminados) que tienen determinado tiempo sin movimiento en el almacén.
 PEPS: Método de rotación de inventario (Primero que entra, Primera en salir).
 Recuento de Stock: Se define como la actividad fundamental dentro del control de inventario,
consiste en arbitrar los medios para disponer periódicamente de datos viables de existencia. Este
recuento analítico se basa en que el conocimiento de los movimientos en tiempo real y también
fiable de los movimientos de las mercancías (Entradas y Salidas).
4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Instrucción de trabajo “Control de Materiales en Almacén a través del Sistema A2”
 “Control de Información Documentada.

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5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
 El Líder de Procura será el responsable de gestionar todas las compras de la empresa.
 El Coordinador de Almacén tendrá la autoridad se supervisar y controlar los procesos del área de
almacén.
 El Coordinador de Almacén en conjunto con los Operarios de Almacén serán responsables de
recepción, verificación, almacenamiento, control, embalaje y despacho de materiales, insumos,
equipos y productos terminados, así como también de mantener el orden y limpieza en el área.
 El Coordinador de Almacén será responsable de apoyar en el establecimiento de los niveles
mínimo y máximo de los materiales e insumos, con base en el histórico de las necesidades
presentadas.
6. POLITICAS
CONTROL DE ACCESO
 Solo el personal de Almacén podrá ingresar y desplazarse dentro de sus instalaciones. En algún
caso especial, solo el Coordinador de Almacén podrá autorizar el ingreso del personal que no sea
del área.
 El personal de Almacén es el único responsable del manejo de las llaves del almacén, de abrir y
cerrar diariamente las puertas del mismo.
RECEPCION DE MERCANCIAS
 Todo bien adquirido se le deberá dar ingreso al área de Almacén.
 El área de recepción de mercancía deberá permanecer libre para dar ingreso al material.
 Para la recepción del bien, el Coordinador de Almacén deberá verificar que el proveedor entregue
toda la documentación completa y debidamente aprobada para darle entrada al material (Copia
de la Orden de Compra, Factura o en su Defecto Nota de Entrega). Dejando evidencia de recibido
con fecha, sello y firma.
 El Coordinador de Almacén deberá estar en conocimiento de los criterios de la empresa para
aceptar o rechazar una nota de entrega.
 El Coordinador del almacén en conjunto con los operarios de almacén deberán hacer conteo físico
de los materiales recibidos y cotejarlos con la nota de entrega u orden de compra, a fin de
determinar posibles excesos o deficiencias o defectos en los embarques o envíos. De esta manera
se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos.
 El Coordinador de Almacén no deberá recibir productos que no corresponda a lo relacionado en
la orden de compra (O.C).

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 El Coordinador de Almacén deberá registrar en el Sistema A2 las entradas de materiales para que
el programa lo contabilice, generando una constancia de Recepción.
 El coordinador de Almacén se comprometerá a verificar:
Etiquetado: Etiqueta o Sticker correspondiente con la información del material (si aplica).
Empaque: Debe estar en buen estado, sin rotura, sucio o vencido.
Embalaje: Cajas Correspondiente al producto y en buen estado.
 De existir alguna irregularidad, el Coordinador de Almacén no estará obligado a recibir estos
productos y deberá informar esta situación al Coordinador de Operaciones.
DESPACHO DE MERCANCIAS
 Para el despacho de material para consumo interno (autoconsumo), los Coordinadores de Área
deberán de generar Requisición a través del sistema A2.
 Para el despacho de producto terminado, el Coordinador de Almacén deberá validar la existencia
de la Factura o la Constancia de Nota de Entrega.
Solo en casos de Clientes corporativos autorizados por la Gerencia General, se aceptará el
despacho con una Nota de Entrega.
 Toda salida de material de almacén deberá cumplir con los siguientes requisitos:
o Entrega directa al solicitante.
o Revisión y conteo físico en presencia de la persona que recibe.
o Firma de la persona que recibe en señal de aceptación.

CONTROL DE INVENTARIOS

 El Coordinador de Almacén deberá asegurar que los artículos existentes en el sistema se

encuentren actualizados y conciliados de modo tal que no se presente discrepancia con respecto
al ingreso de productos o errores en unidades.
 El Coordinador de Almacén deberá determinar el tiempo de rotación de cada material. Los
materiales con rotación tendrán un tiempo de almacenamiento entre un(1) día a tres(3) meses,
mientras que un material con rotación cero(es decir, sin rotación) significa que tendrá una estadía
en el almacén a un tiempo mayor o igual a tres(3) meses.
 Será compromiso del Coordinador de Almacén velar por el material en continua rotación dentro
de su área de trabajo.

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 La verificación del inventario físico se realizará con la cantidad real en existencia en almacén versus
el generado a través del Sistema A2. Podrán realizarse verificaciones del inventario físico al existir
una necesidad o requerimiento individual fuera del inventario programado.
 La aprobación de los ajustes de inventario y la contabilización en la cuenta de ganancias y pérdidas
estará regida por las políticas de la Coordinación Administrativa.
 El método de recepción y despacho de mercancía será PEPS, a fin de evitar vencimiento de
mercancía.

RECUENTO DE STOCK

 El Coordinador de Almacén contara con la información en tiempo real y también fiables de los
movimientos de la mercancía (Entrada y Salidas).
REPOSICION DE STOCK
 El Nivel de Inventario Máximo y Mínimo será establecido por el Coordinador de Almacén con el
apoyo de los Coordinadores de Área, con base en la rotación del material en meses anteriores.
Para ello utilizara la siguiente clasificación:
o Artículos de Alta Rotación (Recuento Semanal).
o Artículos de Rotación Normal (Recuento Quincenal)
o Artículos de Baja Rotación o Sin Rotación (Recuento Mensual) si aplica.
 Dependiendo del plazo de reposición estimado, cada Coordinador de Área deberá estimar la
cantidad de pedido para cubrir la demanda de material.
 La reposición de Stock será responsabilidad única del Líder de Procura según fuente suministrada
por el Coordinador de Almacén y los Coordinadores de Área.

SALIDA DEL MATERIAL DE UN ALMACEN A OTRO

 El movimiento físico de materiales de un almacén a otro será potestad del Coordinador del
Almacén conjuntamente con el Coordinador de Operaciones y deberá ser soportado a través de
la Creación de Sub- Almacenes en el Sistema A2, conservando información documentada de la
operación efectuada.

CONSERVACION DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

 Toda la información documentada generada en ente procedimiento recibirá el tratamiento

establecido en el procedimiento “Control de la Información Documentada”

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 MEDIDAS DE SEGURIDAD EN ALMACEN

 Levantar Objetos:
o Use sus piernas y deje su espalda en posición natural al levantar.
o Revisar primero que va a levantar, si es demasiado pesado para levantar con seguridad
consiga ayuda.
o Levantar los cartones por las esquinas opuestas, arriba y abajo.
o No doble su espalda mientras esta cargando algo, mueva sus pies usando pasos cortos en
la dirección que quiera voltear.
o Mantener limpios los pisos y libres de obstáculos con los que pudiera caerse.
 Equipos de Protección Personal:
o Usar Equipos de Protección Personal (EPP), tales como Botas de Seguridad, Casco y
Guantes.
 Condiciones de Almacenamiento:
o El área deberá poseer un extintor por cada 20 m2 u otro equipo de emergencia y el
personal de almacén deberá estar capacitado para su uso.
Nota 1: Se reportarán los Accidentes e Incidentes que ocurran al Coordinador de SIAHO.

o Los Racks o Estantes deberán estar en buen estado, el Coordinador de Almacén deberá
de notificar cualquier desperfecto que presenten para su reparación o reemplazo.
o Los productos de limpieza y tóxicos no deberán tener contacto directo con el resto de los
productos, especialmente si contienen componentes eventualmente contaminantes.
Para su manipulación se deberán tener en cuenta los cuidados mínimos, verificando su
vencimiento y traslado (cuando aplique). Las áreas deberán estar debidamente marcadas
y con su respectiva carpeta de Hoja de Datos de Seguridad de los Materiales (MSDS).
o Los Útiles de Oficina y materiales susceptibles de ser afectados por la humedad deberán
estar alejados de lugares húmedos.
7. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
 RECEPCION DE MATERIALES Y EQUIPOS
Coordinador de Almacén:
o Recibe el material o equipo con la copia de la Orden de Compra (O.C) y original o copia de
la factura, así como cualquier otra documentación de soporte.

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 o Con el apoyo del Operario de Almacén, realiza la apertura de todas las cajas contentivas
de productos (si aplica) y efectúa el conteo manual de la mercancía, cotejándola con la
información plasmada en la factura y en la Orden de Compra (O.C).
o Verifica que el material cumple con las especificaciones técnicas requeridas (coincida en
cantidad además de las condiciones de preservación) y si la factura contiene
correctamente la información fiscal de la empresa. Firma y sella la factura.
Nota 1: En caso de materiales recibidos por primera vez, puede solicitar la asesoría del Coordinador de Área
solicitante para dar conformidad a la recepción del material.
Nota 2: El Coordinador de Almacén puede colocar sello de “la firma y sello no implica aceptación de su
contenido” si así lo considera necesario.

o En caso de materiales sobrantes, faltantes o daños verificables, efectúa devolución y

comunica a la Coordinación Administrativa para gestionar el reclamo correspondiente. Si
por alguna circunstancia el material no conforme deba permanecer en el área de Almacén
hasta su retiro, lo separa del material conforme y lo identifica adecuadamente como tal.
o Informa a la respectiva Coordinación solicitante, la llegada del material o equipo.
o Conserva la información documentada de la recepción del material (copia de la Orden de
Compra, copia de la factura) en su respectiva carpeta.
o Entrega la factura original al analista de Egreso.

Analista de Egreso:

o Recibe la factura original de la mercancía recibida

o Verifica que tenga la firma y sello del Almacén
o Gestiona el pago al proveedor siguiendo lo establecido (en caso de que sea a crédito).
 INGRESO DE MATERIAL EN SISTEMA
Coordinador de Almacén:
o Si el material es conforme, ingresa al Sistema A2 y carga la Orden de Compra. Emite
Constancia de Recepción y coloca N° de Factura correspondiente.
o Notifica a la Coordinación Administrativa y a la Coordinación de Área solicitante la
recepción del Material o Equipo.
 ALMACENAMIENTO
Coordinador de Almacén:
o Verifica si hay disponibilidad de espacio físico, en caso de no haber espacio reubica los
materiales físicamente.

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 o Ubica el material en un lugar adecuado considerando condiciones necesarias de
temperatura, ventilación y espacio, o siguiendo las especificaciones del proveedor. Toma
en cuenta las siguientes consideraciones:
 Productos con fecha de caducidad próxima: Los ubica en fácil acceso al despacho
inmediato (PEPS).
 Productos de mayor peso: Los ubica en la parte más baja de los estantes o racks.
 Productos de peso ligero: Los ubica en la parte superior de los estantes o racks.
 Productos líquidos: Separados de los sólidos.
 Tipo de Rotacion del material.
 DESPACHO DE MATERIA PRIMA O MATERIALES PARA CONSUMO INTERNO(AUTOCONSUMO)
Coordinador de Operaciones o Área:
o Ingresa al Sistema A2 y emite la Orden de Requisición.
o El Sistema procesara el pedido y tramitara la solicitud de materiales al Área de Almacén.
o Imprime la Orden de Requisición y la entrega al Coordinador de Almacén.

Coordinador de Almacén:

o Recibe la Orden de Requisición.

o Ingresa al Módulo de Almacén y revisa la solicitud. Verifica que concuerde el material
suministrado al solicitante.
o Procede a dar salida al material.
o Imprime el comprobante de entrega del material. Firma y sella en señal de entrega. Solicita
la firma y sello del Coordinador de Operaciones o Área solicitante, en señal de recibido.
o Conserva la información documentada en su respectiva carpeta.
 DESPACHO DE PRODUCTOS TERMINADOS
Coordinador de Almacén:
o Revisa la factura original del cliente, emitida por el Sistema A2 y verifica su conformidad.
o Procede a dar salida al material.
o Firma y sella la factura original del Cliente en señal de entrega. Solicita la firma del cliente
en señal de recibido.
o Conserva la información documentada en su respectiva carpeta.

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 CONTROL DE INVENTARIO
Coordinador Administrativo:
o Organiza y distribuye la carga de conteo para la toma física del inventario.

Coordinador de Almacén:

o Prepara y acondiciona el almacén para la toma física del inventario.

o Ingresa al Sistema A2 el cual arrojara un listado de materiales existentes, clasificados por
familia o departamento, con existencia y espacio para la validación real.
o Imprime el listado y realiza la comparación con lo efectivo en el almacén (Físico Vs
Existente). El existente es arrojado por el Sistema A2.
Nota: Durante la ejecución del inventario deberá estar presente un personal correspondiente a la
Coordinación Administrativa, quien registrará la información sobre las desviaciones tanto en físico como en
sistema y sobre la identificación incorrecta o inadecuada del material en almacén, así como también asentara
los documentos de la toma física del inventario.

o Si la verificación de inventario coincide notifica al Coordinador Administrativo del

existente en almacén y transmite resultados al Sistema A2.
o Si concurre en discrepancia.
 Se efectúa una nueva verificación o reconteo.
Nota: El reconteo de discrepancias arrojadas deberán ser supervisado por la Coordinación
Administrativa, a fines de garantizar el registro de la información real.

 Realiza una investigación (basado en historiales anteriores) para determinar las

causas de discrepancias.
 Prepara un informe sobre las discrepancias de inventario y lo entrega a la
Coordinación Administrativa.
 Plantea sugerencias y acciones correctivas para evitar situaciones futuras de
discrepancias.
Coordinador Administrativo:
o Recibe información de los resultados de la verificación de Inventario.
o En caso de discrepancias realiza el análisis correspondiente y toma decisiones, previa
revisión del informe emitido por el Coordinador de Almacén.
 PARA REPOSICION DE STOCK
Coordinador de Almacén:
o Establece el Nivel Máximo y Mínimo de inventario basado en la rotación del material.

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 o Informa al Coordinador de Procura del nivel de inventario en el almacén por medio
electrónico y realiza la respectiva reposición.

Coordinador de Procura:

o Recibe la información del nivel de inventario en el almacén.

o Realiza la compra del material para cubrir la demanda según información suministrada.

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