GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 1 de 26
Equipos del Cliente

Procedimiento para Gestión de Materiales y

Equipos del Cliente

CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

Rev.
Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nº
Jonathan López Melquiades Damián Jara
Elmer Chávez
0 24/10/12 Para emisión Ing. de Oficina Gerente de Gestión de
Jefe del Área de Oficina Técnica
Técnica Operaciones
Roger Florencio José Vargas Julio Gutierrez José Amarante Carlos Alfaro
Actualización del
1 18/03/16 Ing. de Oficina Responsable de Jefe de Oficina Jefe de Oficina Gerente de Gestión de
procedimiento
Técnica Almacén MEC Técnica Técnica Operaciones

Firmas de la revisión vigente

 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 2 de 26
Equipos del Cliente

I. TABLA DE CONTENIDO.

I. TABLA DE CONTENIDO. ................................................................................................................ 2

1. Propósito ............................................................................................................................................. 3
2. Alcance ................................................................................................................................................ 3
3. Documentos de Referencia ................................................................................................................. 3
4. Definiciones ......................................................................................................................................... 3
5. Abreviaturas ........................................................................................................................................ 4
6. Desarrollo ............................................................................................................................................ 5
6.1. Generalidades ........................................................................................................................... 5
6.2. Fases de la Gestión de Materiales ........................................................................................... 5
7. Recomendaciones para Almacenamiento Temporal .......................................................................... 9
7.1. Civil............................................................................................................................................ 9
7.2. Tubería .................................................................................................................................... 10
7.3. Mecánica ................................................................................................................................. 10
7.4. Instrumentación....................................................................................................................... 10
7.5. Eléctrica .................................................................................................................................. 11
7.6. Otros ....................................................................................................................................... 11
8. Consideraciones Finales: .................................................................................................................. 12
8.1. De los recursos: ...................................................................................................................... 12
Para el manejo correcto del almacén se requiere contar con los siguientes recursos: .................... 12
8.2. De las coordinaciones con el cliente:...................................................................................... 12
8.3. De las coordinaciones con las demás áreas del proyecto: .................................................... 12
9. Control de materiales en el SCOPE .................................................................................................. 13
10. Responsabilidades .......................................................................................................................... 13
10.1. Responsabilidades Específicas en este Procedimiento ......................................................... 13
10.2. Responsabilidades Generales ................................................................................................ 14
11. Anexos ............................................................................................................................................. 15
11.1. Flujograma para la Gestión de Suministros de Materiales y Equipos del Cliente (PG-OT-24-
A1).....................................................................................................................................................16
11.2. Organigrama típico para proyectos Electromecánicos (PG-OT-24-A2) ................................. 17
11.3. Formato de Requerimiento de Materiales y Equipos al Cliente (PG-OT-24-F1) .................... 18
11.4. Formato de Vale de salida de materiales (PG-OT-24-F2) ...................................................... 19
11.5. Formato de Control de fabricaciones, materiales y equipos (PG-OT-24-F3) ......................... 20
11.6. Formato de Devolución de materiales (PG-OT-24-F4)........................................................... 21
11.7. Formato de Programa de Requerimiento de Materiales y Equipos del Cliente (PG-OT-24-F5)
................................................................................................................................................22
11.8. Formato de Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-F3) ................................... 23
11.9. Protocolo de Recepción de Suministros Críticos en Obra (FC-ALM-F1) ............................... 25
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 3 de 26
Equipos del Cliente

1. Propósito
Establecer una metodología para la solicitud, inspección, recepción, almacenamiento,
distribución y devolución de materiales y equipos entregados por el cliente, incluyendo las
fabricaciones, materiales y equipos del cliente que se encuentren dentro del alcance de Cosapi
S.A.

2. Alcance
Este procedimiento es aplicable en todos los proyectos de construcción de Cosapi S.A., excepto
en aquellos casos en que por acuerdo previo con el Cliente o con alguna empresa asociada, se
aplique otro procedimiento.

3. Documentos de Referencia
Código Documento
PG-OT-25 Procedimiento para Metrados de Estructuras de Acero
PG-OT-29 Procedimiento para Metrados de Equipos Mecánicos
PG-OT-26 Procedimiento para Metrados de Tuberías
Procedimiento para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión
PG-CAL-02
de Calidad.
Procedimiento para Manipulación, Almacenamiento y Preservación de
PG-ALM-01
Materiales Críticos en Almacenes de COSAPI.
Procedimiento Administrativo para la Recepción, Despacho y Control de
PG-ALM-02
Materiales en Almacenes.
MU-TI-08 Manual de Usuario del Módulo de Control de Materiales. SCOPE – COMA.

4. Definiciones

Almacén
Es un espacio físico donde los materiales y equipos son depositados o guardados.

Guía de Remisión
Documento que sustenta el traslado de suministros entre distintas ubicaciones.

Inspección visual
Es la inspección que se realiza antes de recepcionar el material que ha sido transportado a obra
con el fin de detectar cualquier daño o deficiencia antes de cualquier manipulación por parte del
receptor.

Lista de Empaque (Packing List)

Documento en el cual se consignan los materiales y/o equipos generalmente importados. Esta
lista se realiza bajo el criterio de transporte, en ella se tienen datos como el peso del paquete,
dimensiones del paquete, descripción de componentes, etc.
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 4 de 26
Equipos del Cliente

Lista de Partes (Part List)

Documento donde se listan los componentes de un suministro (generalmente equipos).

Material Crítico
Se denomina aquel material cuya ausencia produce un impacto importante durante el desarrollo
del proyecto y/o producto final. Los criterios que definen la criticidad son las siguientes:
- Importación
- Disponibilidad en el mercado
- Materiales y equipos especiales
- Transporte

Recepción
Proceso que consiste en recibir los materiales y equipos solicitados. Dicha recepción se realiza
verificando una Guía de remisión o Packing List.

Reporte de Entrega (Expediting Report)

Documento entregado por el cliente donde se indica los suministros (equipos y/o materiales) y
fecha de llegada durante el proceso constructivo.

Suministro
Cualquier equipo o material que es entregado al contratista y son considerados necesarios para
la culminación del proyecto.

Vendor
Es el proveedor de cierto suministro al cliente o contratista. Puede ser de un equipo, estructura,
soportes de tuberías, spools, etc. Normalmente los proveedores realizan un seguimiento del
suministro para asegurar la garantía del mismo.

5. Abreviaturas

AC: Administrador de Contratos

AD: Administrador de Documentos

GP: Gerente de Proyecto

IC: Ingeniero de Calidad

IP: Ingeniero de Planeamiento

IOT: Ingeniero de Oficina Técnica

 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 5 de 26
Equipos del Cliente

JAOT: Jefe del Área de Oficina Técnica

JCP: Jefe de Control de Proyecto

JOT: Jefe de Oficina Técnica

JP: Jefe de Producción

RME: Responsable de Almacén de Materiales y Equipos del Cliente

SME: Supervisor de Almacén de Materiales y Equipos del Cliente

6. Desarrollo

6.1. Generalidades
La responsabilidad del Cliente en la adquisición y transporte de suministros para el proyecto
se encuentra establecido en el Expediente Técnico o en las Condiciones Generales y
Específicas del Contrato. En ellas se establece el alcance de qué materiales, equipos y
servicios proveerá el Cliente en el proyecto o si se tiene algún tipo de alcance de
fabricación, además indica las condiciones del suministro. La lista detallada de los
suministros se encuentra generalmente como un anexo del Contrato o en la sección del
alcance del trabajo del proyecto.
El proceso de gestión de materiales, puede graficarse mediante el flujo siguiente

Devolución
Solicitud Inspección Recepción Almacenamiento Despacho
de saldos

En la fase inicial del proyecto, el JCP conjuntamente con el JP deberán realizar un

programa de requerimientos de materiales y equipos suministrados por el cliente (PG-OT-
24-F5) para un plazo no menor de 6 meses, indicando fechas estimadas de solicitud del
material según el cronograma base del proyecto. Con este programa, el RME dará un
oportuno seguimiento a los requerimientos de acuerdo al cronograma del proyecto.

6.2. Fases de la Gestión de Materiales

6.2.1. Fase de Solicitud
Esta fase se inicia con la solicitud del Expediting Report del Cliente por parte del
IOT. El CD distribuirá esta documentación a los ingenieros de Producción, al Ing. de
Planeamiento y al RME. Con la siguiente finalidad:
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 6 de 26
Equipos del Cliente

o El Ingeniero de Producción y el de Planeamiento puedan ver qué equipos y

materiales estarán disponibles en las próximas tres semanas y pueda
hacer la programación trisemanal correspondiente (3WLH).
o El RME pueda realizar y/o actualizar el Registro de fechas de llegada de
materiales y equipos del Cliente.
- El Ingeniero de Producción en coordinación con el IOT deberá realizar la
Solicitud Interna de Materiales al RME, esta solicitud debe realizarse por
especialidad (estructuras, equipos, tuberías, eléctrica o instrumentación).
- El RME registrará, controlará todas las solicitudes internas y deberá presentar al
cliente un Requerimiento de Materiales al Cliente (PG-OT-24-F1) o en su defecto
un formato proporcionado por el Cliente, la información del Requerimiento debe
ser detallada.
- El Cliente confirmará si tiene los materiales y equipos solicitados, con esta
información el RME actualizará el Registro de fechas de llegada de materiales y
equipos. En caso de tener retraso de los suministros se deberá registrar el
impacto en tiempo y emitir las alertas respectivas a Producción y Planeamiento.
- En caso de no tener el Expediting Report, se deberán solicitar fechas de llegada
de suministros al Cliente y actualizarlas periódicamente.

6.2.2. Fase de Inspección

- La inspección de los materiales y equipos la deberá realizar el SME y el
inspector de calidad, para ello se deberán tomar fotografías de cada entrega y
deberán clasificarlas por packing list o guía de remisión y fecha.
- En el caso que se presente algún tipo de observación en cuanto al estado de los
suministros, los Inspectores de Calidad (QA/QC) de Cosapi deberán generar el
Reporte de Inspección de Calidad (RIC), para ello se utilizarán el formato PG-
CAL-04-F3.
- El CD enviará los reportes al cliente mediante transmittal. De ser necesario y en
coordinación con el cliente/supervisión los IOT tomarán estos reportes y
realizarán las consultas respectivas ante el cliente (RFI). El cliente deberá indicar
la acción a tomar con respecto a las observaciones reportadas.
- RME deberá informar al AC sobre las acciones a tomar para el levantamiento de
las observaciones, las cuales pueden ser potenciales adicionales para el cliente
y backcharges en el caso de los subcontratistas.
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 7 de 26
Equipos del Cliente

- Es importante tener en cuenta que tanto las observaciones por suministros

incompletos y los reportados por fallas deben estar siempre registrados. El RME
realizará el seguimiento de estas observaciones ante el cliente.

6.2.3. Fase de Recepción

- El Cliente deberá entregar todos los packing list correspondientes al proyecto
con el fin de poder planificar el retiro de materiales. Esta información debe
solicitarse en la etapa inicial del proyecto incluyendo las estructuras, equipos y
tuberías. En el caso de los sub-contratistas, el RME debe coordinar el envío de
los packing list de las fabricaciones locales.
- Una vez aprobado por el cliente el Requerimiento de Material (PG-OT-24-F1), se
procederá a coordinar los equipos (plataforma, montacargas, camión grúa) para
el traslado del material al área indicada por el Ingeniero de Producción o en su
defecto a un almacén interno.
- La recepción debe ser atendida por el SME según especialidad (estructuras,
mecánicos, tuberías, eléctrica o instrumentación), se realizará una verificación
física de todo el material que el cliente le hará entrega según packing list o guía
de remisión. Se deberá poner principal atención cuando el material se encuentre
sellado en paquetes.
- En el caso se tener una parte del material total en el Almacén del Cliente, se
debe enfocar la recepción del material y el ordenamiento en función a las
prioridades de montaje definidas en el 3WLH, actas de reunión con el cliente,
etc. siempre en coordinación con Producción.
- Los SME deberán verificar físicamente las cantidades, en caso falte algún
elemento se deberá indicar en los packing list o guías de remisión, especificando
el elemento faltante, fecha, nombre de la persona que entrega y validación por
parte del cliente.

6.2.4. Fase de Almacenamiento

- Una vez inspeccionado y recepcionado el material, se procederá a ubicarlos en
contenedores (en el caso de componentes mecánicos, tuberías, eléctrica e
instrumentación) y en patios en caso de estructuras y equipos mayores.
o Contenedores: Éstos deben estar correctamente ordenados y
estructurados mediante repisas y de ser necesario acondicionados para
permitir un microclima específico (si así lo especifica algún componente).
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 8 de 26
Equipos del Cliente

Los contenedores se usan principalmente para componentes mecánicos,

fitting de tuberías, cableado eléctrico, instrumentación, válvulas, tubería
especial, etc.
o Patios: Éstos deben estar adecuadamente demarcados y señalizados,
indicando el código o la secuencia de instalación. Éstos deben contar con
tacos de madera y camas para evitar el contacto directo con el suelo. Se
usan principalmente para estructuras, componentes principales de equipos,
acero, tuberías, etc.
- Considerar para ambos casos elementos de protección como mantas, plásticos,
etc. En esta fase se debe coordinar con el área de Preservación de Equipos-
Calidad.
- El RME debe tener un registro y control de los elementos que se encuentran en
custodia de almacén interno de materiales y equipos del cliente (En caso de no
tener el módulo COMA del SCOPE, usar formato PG-OT-24-F3).

6.2.5. Fase de Despacho

En esta etapa se distribuye el suministro a todos los frentes de trabajo para su
instalación y/o montaje.
- El SME deberá generar el Vale de salida de almacén (PG-OT-24-F2), en ella se
debe consignar el detalle de lo entregado al supervisor de producción según lo
requerido en el Requerimiento de Materiales al Cliente (PG-OT-24-F1). El Vale
de Salida debe hacer referencia a este Requerimiento.
- El material sólo será entregado a los supervisores de Cosapi, siempre y cuando
el Vale de Salida se encuentre visado por el Jefe de Área.
- El SME coordinará el traslado del material hasta el área de trabajo.
- En el caso de las estructuras, se puede emplear un listado de las marcas para el
pedido a almacén.
- El RME dispondrá de un personal encargado de supervisar los almacenes
temporales de construcción. Se deberá verificar el estado de conservación,
material sobrante, etc.
- Para la recepción de Suministros Críticos (como equipos, elementos eléctricos,
instrumentación, etc.) el Inspector de Calidad deberá emitir el Protocolo de
Recepción de Suministros Críticos en Obra (FC-ALM-F1).
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 9 de 26
Equipos del Cliente

6.2.6. Fase de Devolución de saldos

Esta fase sólo es significativa cuando se acerca el cierre del proyecto, es importante
tener algunas consideraciones al respecto:
- El Jefe de Producción o Jefe de Área es el responsable de indicar los materiales
sobrantes al RME.
- Los materiales deben ser acopiados en lugares de fácil recojo para que los SME
puedan realizar un inventario del suministro que no se va a instalar y proceder
con su recolección.
- El RME debe definir conjuntamente con el cliente el procedimiento para la
devolución de suministros, para ello se puede apoyar en el formato PG-OT-24-
F4.

7. Recomendaciones para Almacenamiento Temporal

Dependiendo del alcance del proyecto se requieren tener recomendaciones especiales en
cuanto al cuidado y tratamiento de los suministros por parte del cliente, considerando para ello
los manuales, procedimientos y otros documentos del cliente. También se considera para ello el
procedimiento de Preservación de Equipos elaborado por el área de Calidad Cosapi. A
continuación se listan algunas recomendaciones generales por especialidad:

7.1. Civil
Los materiales civiles, tales como moldaje, barras de refuerzo, insertos de concreto, pernos
de anclaje y acero estructural deben ser almacenados en áreas de carga abiertas, en
maderos, pallets u otros soportes. Se deberá evitar el contacto directo con el suelo.
El material sensible a la humedad (ejemplo: grout, cemento) debe ser almacenado de
acuerdo a sus especificaciones técnicas (acondicionar microclima, bodega cerrada, etc.).
Los materiales inflamables deben ser almacenados en un área aparte. Los productos
químicos peligrosos cuando estén mezclados deben ser almacenados por separado y
debidamente identificados con etiquetas en contenedores y con copias de la Hoja de Datos
de Seguridad del Material (MSDS) adjuntas a cada lote de productos químicos.
Los materiales de revestimiento deberán ser almacenados y manejados de acuerdo con las
indicaciones del fabricante. Como mínimo, todos los materiales deberán ser protegidos de la
humedad, luz directa del sol y temperaturas bajo 5°C o sobre 32°C, según se indique en su
hoja técnica.
Contemplar el uso de mantas, plásticos o techos para lugares con presencia de lluvias.
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 10 de 26
Equipos del Cliente

7.2. Tubería
Las tuberías deben separarse por grado de material (es decir, acero al carbono, aleación,
acero inoxidable o acero al carbono galvanizado) y almacenarse en áreas de carga abiertas
sobre madera u otros soportes, evitando el contacto con el suelo y con soporte suficiente
para evitar deformación. Los extremos de los tubos deberán ser protegidos.
Los accesorios de tuberías y bridas deberán protegerse del clima, separarse por tamaño,
tipo y material, deberán colocarse en soportes de madera (pallets) o recipientes. Las
válvulas deben tener cubiertos los extremos que estén abiertos y deben almacenarse sobre
pallets/tarimas en áreas de carga abiertas.
Los materiales de acero inoxidable deben protegerse de la contaminación por acero al
carbono, zinc (galvanizados), plomo, cobre, halógenos, azufre y cloruros.
Los soportes de tuberías y los spools deben almacenarse sobre pallets en áreas de carga
abiertas y protegidos del clima.

7.3. Mecánica
Los equipos mecánicos de gran tamaño, como unidades de presurización equipos
rotatorios, unidades completas, etc. deben almacenarse en el lugar de sus fundaciones
permanentes, protegidas del polvo o lluvia. Si la fundación no está disponible, los equipos
deben almacenarse en patios o bajo techo, siempre protegiéndolos contra el polvo, la
humedad y evitando el contacto con el suelo.
Los componentes menores se deben almacenar en bodegas cerradas, protegidas del polvo
y la humedad.
Se debe coordinar con el área de Preservación de Equipos-Calidad la revisión frecuente de
los componentes y los equipos, considerando para ellos los manuales y cualquier
información técnica adicional.

7.4. Instrumentación
Los paneles de control deben ser transportados directamente a la instalación permanente
(sala de control) cuando sea posible. Sin embargo, si no existen controles ambientales en la
instalación permanente, los paneles de control se deben almacenar en ambientes libres de
polvo y con temperatura controlada hasta que el área esté disponible para la instalación del
panel.
Los transmisores de terreno, elementos de temperatura, termo pozos, manómetros de
presión, interruptores de presión, manómetros de temperatura, interruptores de temperatura,
bridas de orificio, placas de orificio, controladores locales de conversión, válvulas de alivio
de seguridad, (2 pulgadas y menores), manómetros de estanques, analizadores, accesorios
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 11 de 26
Equipos del Cliente

de compresión, tuberías y otros materiales eléctricos/de instrumentación deben

almacenarse en una bodega cerrada.
Las válvulas de control, válvulas de encendido y apagado, carretes de cables, bandejas y
elementos de soporte de acero deben almacenarse en áreas abiertas sobre pallets.

7.5. Eléctrica
Los interruptores, centros de control de motores, baterías/cargadores y paneles deben ser
transportados directamente a la subestación o instalación permanente para su instalación.
Si la instalación permanente no está disponible, el material debe almacenarse dentro de una
bodega cerrada.
Los transformadores deben almacenarse en el lugar de sus fundaciones permanentes. Si la
fundación no está disponible, deben almacenarse en áreas de carga abiertas sobre
maderas u otros soportes evitando el contacto con el suelo. Los transformadores para uso
interior deberán ser almacenados en lugares cerrados, a menos que estén debidamente
embalados y mantenidos según las recomendaciones del fabricante.
Las estaciones de control, artefactos de alumbrado, cajas de empalme, material de
terminación, accesorios/hardware de conductos y otro material misceláneo deben
almacenarse dentro de bodegas cerradas.
Los cables y conductos rígidos deben almacenarse en el embalaje original en áreas de
carga abiertas y evitando el contacto con el suelo.
Los cables híbridos y de fibra óptica deben almacenarse de acuerdo con las
recomendaciones de los fabricantes.
Los carretes de almacenaje deben almacenarse sobre los flanges del carrete, a menos que
los carretes sean de 18 pulgadas (50 cm) o menores en diámetro, o el carrete pese menos
de 50 libras [23 kg]. Se deberá sellar los extremos del cable con cinta aislante o con tapas
cerradas térmicamente. Se deberá cubrir el cable almacenado en el exterior, a menos que
indique que es “resistente a la luz solar”. Se deberá bloquear los carretes de cable para
evitar un movimiento accidental. Si es necesario, almacenar el cable en entibado para evitar
que entre en contacto con el suelo.

7.6. Otros
El material y equipo del cliente embarcado en cajones o con cartones deben almacenarse
de acuerdo con lo recomendado por el proveedor. No se debe asumir que el material en
cajones siempre puede ser almacenado en el exterior o en áreas de almacenaje abiertas.
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 12 de 26
Equipos del Cliente

8. Consideraciones Finales:

8.1. De los recursos:

Para el manejo correcto del almacén se requiere contar con los siguientes recursos:
- Personal especializado en el manejo de estructuras, pernos, tuberías, accesorios de
tubería y equipos.
- Contenedores de 40 pies, estructurados con anaqueles y estantes para el almacenaje de
componentes menores como accesorios de equipos, pernos, accesorios de tuberías, etc.
- En coordinación con el Cliente se designará un área para el control de los materiales.
- Se debe contar con montacargas y camión plataforma para el traslado del material.
- Como referencia se tiene el organigrama adjunto (ver anexo PG-OT-24-A2) para su
implementación en los proyectos de construcción.

8.2. De las coordinaciones con el cliente:

- Se debe realizar en la fase inicial del proyecto el “Programa de Requerimiento de
Materiales y Equipos del Cliente” (formato PG-OT-24-F5) y presentarlo ante el
cliente/supervisión. Este programa debe indicar el listado detallado de materiales y
equipos para el proyecto (estructuras, tuberías, equipos, eléctricos e instrumentación)
indicando grado de criticidad y fecha de montaje, además coordinar su respuesta con
el cliente.
- Se debe coordinar con el cliente reuniones semanales o quincenales, en donde se traten
temas de fechas de llegada de suministros, material faltante, material observado,
documentación pendiente, procedimientos, materiales críticos, etc. Estas reuniones
deben tener actas firmadas con lo cual se pueda hacer el seguimiento a los acuerdos de
cada reunión.
- En el caso de contar para un mismo equipo dos o más contratistas (Ejem. Para
chancadora de rodillos, un contratista se encarga la parte mecánica y otra la parte
eléctrica) se debe definir con el cliente el procedimiento para el tratamiento del despacho
de materiales en coordinación con las demás contratistas.
- Todas las coordinaciones se deben realizar directamente con el cliente, en el caso de
que algún vendor del equipo trate directamente con el personal de almacén o producción
y solicite disponer de un componente o equipo, se deberá comunicar al cliente su
autorización.

8.3. De las coordinaciones con las demás áreas del proyecto:

- Se deberá informar al área de producción, planificación y contratos los acuerdos o las
actas de reunión firmadas con el cliente, indicando fechas de llegada de suministros para
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 13 de 26
Equipos del Cliente

hacer la retroalimentación y programación de actividades. Se debe informar el mismo día

de la realización de la reunión.
- Se deberá coordinar con el área de Calidad al momento de tener observaciones en la
recepción de los suministros, se debe registrar fotográficamente las observaciones.
Además se debe llevar un registro interno de todas las observaciones encontradas para
darles un adecuado seguimiento.
- Se coordinará con el JOT el metrado oportuno de todos los equipos, teniendo en
consideración los packing list. Además coordinar con el administrador del SCOPE la
gestión del control de materiales mediante el módulo COMA.
- En el caso de demoras en el suministro de material, se debe coordinar con el área de
contratos y control de proyectos para evaluar el impacto en costo y tiempo y tener un
tratamiento especial con el cliente respecto a la llegada de materiales, para ello se deben
tener todos los sustentos necesarios como: actas de reunión, respuesta al Listado de
Materiales Críticos, etc.

9. Control de materiales en el SCOPE

Como herramienta principal para el procesamiento y control de los materiales se cuenta con el
SCOPE. El módulo correspondiente al control de materiales es el COMA, por lo que se debe
tener un personal de almacén para que ingrese la información de los requerimientos de
material, vales de salida, packing list y emita reportes del material en obra y el material
pendiente por recepcionar.
Para ello se cuenta con el Manual de Usuario del Módulo de Control de Materiales-COMA (MU-
TI-08). Se debe coordinar con los implementadores del SCOPE del proyecto.

10. Responsabilidades

10.1. Responsabilidades Específicas en este Procedimiento

10.1.1. Administrador de Documentos
- Distribuir el Expediting Report recibido del cliente.
10.1.2. Ingeniero de Oficina Técnica
- Ante defectos encontrados por el personal de Calidad durante la recepción o
inspección de los materiales y equipos del Cliente, deberá generar un RFI (Request
for Information) explicando el problema encontrado y solicitando instrucciones al
Cliente sobre cómo proceder.
- Encargado de solicitar al cliente Manuales de Equipos, Part List, Master Packing List
o alguna documentación técnica relevante.
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 14 de 26
Equipos del Cliente

10.1.3. Jefe de Control de Calidad (QA/QC)

- Es el responsable de verificar el cumplimiento del presente procedimiento mediante
inspecciones.
- Es responsable de generar el Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-
F3), registrarlo y darle el respectivo seguimiento hasta que se tenga respuesta de
las observaciones evidenciadas.
- Es responsable de generar el Protocolo de Recepción de Suministros Críticos en
Obra (FC-ALM-F1) y llevar un registro y control de los mismos.
- Es el responsable verificar la Preservación de los equipos, así como los programas
de lubricación de los componentes mecánicos.
10.1.4. Responsable de Almacén de Materiales y Equipos
- Genera la Solicitud de Requerimiento de Materiales al Cliente (PG-OT-24-F1) a
solicitud del Ingeniero de Producción.
- Verifica la llegada de los materiales que el Expediting Report consigna como
recibidos y ante desviaciones informa al cliente para que genere una nueva versión
del reporte mencionado. La información de fechas de llegada de materiales y
equipos será de utilidad fundamental durante una eventual etapa de reclamos de
ampliación de plazo por lo que el RME debe generar su propio registro de fechas de
llegada.
- En caso de no tener el Expediting Report, el RME tendrá reuniones de coordinación
con el cliente para revisar fecha de llegada de suministros
- Coordina la inspección de los materiales y equipos durante la recepción. Coordina
con el área de Calidad el Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-F3).
- Gestiona el retiro de materiales del almacén del Cliente. El formato de recepción
debe quedar firmada por todas las partes responsables.
- Gestiona el traslado de los materiales y equipos al Almacenamiento Temporal o al
Frente de trabajo según lo dispuesto por el Ingeniero de Construcción.
- Gestiona la devolución de los materiales excedentes al Cliente (PG-OT-24-F4).

10.2. Responsabilidades Generales

Descripción de las responsabilidades generales del procedimiento.

Actividad Responsable
Aplicar el presente procedimiento en su proyecto y asignar los recursos
GP
necesarios para cumplir con su propósito.
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 15 de 26
Equipos del Cliente

Designar a las personas que participaran en el control de los

GP, JOT
suministros del proyecto.
Elaborar y actualizar los registros de los suministros a emplear durante
RME, JC
el desarrollo del proyecto

Proporcionar al RME la información para la planificación de las

JP
adquisiciones y los retiros de almacén.

Mantener el estatus de inventario exacto de todos los materiales y

equipos almacenados temporalmente y almacenamiento de acuerdo a RME
los requerimientos establecidos en el alcance.
Identificar el material y equipo que sea sobrante e iniciar el proceso de
JP
devolución oportunamente, a medida que avanza el proyecto.
Implementar y supervisar el procedimiento en el proyecto. JOT
Actualizar el presente procedimiento y sus correspondientes formatos. JAOT

Difundir, capacitar e implementar el presente procedimiento. JAOT

11. Anexos

11.1. Flujograma para la Gestión de Suministros de Materiales y Equipos del Cliente (PG-
OT-24-A1)

11.2. Organigrama típico para proyectos electromecánicos (PG-OT-24-A2)

11.3. Formato de Requerimiento de Materiales y Equipos al Cliente (PG-OT-24-F1)

11.4. Formato de Vale de salida de materiales (PG-OT-24-F2)

11.5. Formato de Control de fabricaciones, materiales y equipos (PG-OT-24-F3)

11.6. Formato de Devolución de materiales al Cliente (PG-OT-24-F4)

11.7. Formato de Programa de Requerimiento de Materiales y Equipos del Cliente (PG-OT-

24-F5)

11.8. Formato de Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-F3)

11.9. Protocolo de Recepción de Suministros Críticos en Obra (FC-ALM-F1)

 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 16 de 26
Equipos del Cliente

11.1. Flujograma para la Gestión de Suministros de Materiales y Equipos del Cliente

(PG-OT-24-A1)
Flujograma para Gestión de Suministro de Materiales y Equipos del Cliente
OFICINA TÉCNICA

CLIENTE GP CD JOT/IOT RME CALIDAD CONSTRUCCIÓN CONTROL DE PROYECTOS

INICIO

Solicita al Cliente:
Actualiza y envía la Envía solicitud formal - Reporte de Entrega de Equipos
información al contratista vía transmittal y/o Materiales (Expediting
de forma semanal (Frecuencia semanal) Report)
- Lista de empaque (packing list)

NO
¿Es
conforme?

SI

Distribuye el Expediting
Asigna recursos al
Report (E.R.) o Fechas
Almacén de Materiales y
de llegada de Materiales
Equipos del Cliente
y Equipos (MyE)
● Monta cargas.
● Pl a taformas.

Registra en Log de Materiales:

- Reporte de Entrega de Equipos
y/o Materiales (Expediting
Report)
- Lista de empaque (packing list)
Distribuye e informa
"alertas"
SCOPE
Nota: El i mplementador del SCOPE
en el proyecto será el responsable
de gestionar l as plantillas, i ntegrar
l a data del metrado con las guías y
va l es, desarrollar reportes, etc.

Solicitud
Realiza programación de entrega de MyE por parte del
cliente de todo el proyecto (interno).

● Reporte de Materiales Críticos

para Construcción(PG-OT-24-F5).

Solicita pedido de
materiales y equipos en
SCOPE

Genera requerimiento de MyE

al Cliente
SCOPE

● Requerimiento de
materiales (PG-OT-24-F1). SCOPE

NO
¿Llegó el Registra en Log de Materiales:
Suministro? SCOPE
- Marcar fecha de retraso

SI

Distribuye e informa
Valida el requerimiento o 1 "alertas" sobre material con
genera documento para retraso
salida de MyE

● Va l idar con firmas del cliente/supervisión

Coordina inspección de MyE

en Almacén del Cliente

NO ¿Se puede
Desembalar?

Nota: Cua ndo se realice la

Valida despacho de MyE
sin desembalar
des carga del material se verificará
"i n s itu" en presencia con el SI
cl i ente. Verifica el cumplimiento de los
requisitos de calidad de los MyE
*Debe haber algún repersentante
del cliente

NO
¿Alguna
observación?

SI

Genera Reporte de
Inspección de Calidad

Envía Reporte de Inspección Nota: Dependiendo del proyecto

de Calidad al cliente
mediante transmittal
s e realizarán las consultas al cl iente
● Reporte de Inspección de
mediante RFI.
Calidad-RIC (PG-CAL-04-F3).
SCOPE
Inspección y Recepción

Recibe Reporte de
Inspección de Calidad y
emite respuesta mediante

Recibe respuesta y
distribuye al área de calidad Recibe respuesta y archiva
y construcción Reporte de Inspección de
Calidad

SI
SCOPE
¿Cliente autorizó retiro?

NO

No retira hasta confirmar

nuevas indicaciones del
Cliente

Completa la validación de MyE

con firmas del cliente y
Genera Protocolo de
almacén
Recepción de MyE

● Requerimiento de
materiales (PG-OT-24-F1).
SCOPE

● Recepción de Suministros
Críticos en Obra (FC-ALM-F1).
SCOPE

Coordina el transporte para

retiro de MyE

Retira MyE del Almacén del

Cliente

● Pa cki ng List, Guía de remisión

Almacenamiento y Despacho

Traslada el MyE al almacén

temporal o directo al área de SCOPE
trabajo
Nota: En ca s o de no contar
con SCOPE, util izar formato:
PG-OT-24-F3
Genera vale de salida de
material, firmada por
personal de construcción

● Vale de salida de
material (PG-OT-24-F2)
SCOPE

Valida recepción de material Nota: Control a i ngreso y

s a lida de MyE del "almacén
y lleva el control en
de construcción".
"almacén de construcción"

Ejecuta Montaje

SI
¿Hay
● Li s ta de devolución de ma teriales
excedentes ?
del cliente (PG-OT-24-F5)
Nota: La devolución s e debe
Genera informe de materiales
ha cer conforme s e cierran l as
excedentes y genera listado
á reas de tra bajo. NO

● Lista de devolución de materiales

Devolución

del Cliente (PG-OT-24-F4)

SCOPE

Devuelve materiales al
cliente
Confirma recepción de
materiales

FIN

LEYENDA: MyE: Materiales y Equipos del cliente

 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y Equipos del Cliente PG-OT-24 Rev.1 Página: 17 de 26

11.2. Organigrama típico para proyectos Electromecánicos (PG-OT-24-A2)

Proyecto: <<Nombre del proyecto>> <<Logo del cliente>>

Organigrama del Almacén de Materiales y Equipos del Cliente Anexo: PG-OT-24-A2

RESPONSABLE DE ALMACÉN DE MATERIALES

Y EQUIPOS DEL CLIENTE

SUPERVISOR GENERAL DE ALMACEN(ES)

SOPORTE DE INFORMACION

SUPERVISOR DE ALMACÉN
SUPERVISOR DE ALMACÉN SUPERVISOR DE ALMACÉN
TUBERÍAS
ESTRUCTURAS EQUIPOS, ELÉCTRICOS E INSTRUMENTACIÓN
(TUBERÍAS, FITING & SPOOLS)

- ASISTENTES - ASISTENTES - ASISTENTES

NOTA:
-El organigrama se actualizará en cada proyecto en función al tamaño, especialidad, ubicación y condiciones del contrato.
-Dentro de las funciones del Spervisor General de Almacen(es) incluye la supervisión de los "almacenes de construcción".
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y Equipos del Cliente PG-OT-24 Rev.1 Página: 18 de 26

11.3. Formato de Requerimiento de Materiales y Equipos al Cliente (PG-OT-24-F1)

REQUERIMIENTO DE MATERIALES Y EQUIPOS AL CLIENTE

N° Contrato Formato PG-OT-24-F1

Area Req. N°
Motivo Fecha de montaje Fecha
Diam.
Item Línea Isométrico Marca/Tag Part Number Descripción del Material Cant. Und. Proveedor Plano Observaciones
Nominal
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
COSAPI Solicitado por: Fecha: Firma:

SUP./CLIENTE
Aprobado por: Fecha: Firma:
(Construcción)

SUP./CLIENTE
Autorizado por: Fecha: Firma:
(Almacén)
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y Equipos del Cliente PG-OT-24 Rev.1 Página: 19 de 26

11.4. Formato de Vale de salida de materiales (PG-OT-24-F2)

VALE DE SALIDA DE MATERIAL A CONSTRUCCIÓN

CR- Formato PG-OT-24-F2

Area Vale N°
Ubicación Req. N°
Diam.
Item Línea Isométrico Marca/Tag Part Number Descripción del Material Cant. Und. Proveedor Plano Observaciones
Nominal
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Recogido por: Fecha: Firma:
V°B° Supervisor: Fecha: Firma:
Atendido por: Fecha: Firma:
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y Equipos del Cliente PG-OT-24 Rev.1 Página: 20 de 26

11.5. Formato de Control de fabricaciones, materiales y equipos (PG-OT-24-F3)

CONTROL DE FABRICACIONES, MATERIALES Y EQUIPOS

CR- Formato PG-OT-24-F3

Fecha Requerimiento Recepción Despacho
N° N° Diam. Orden Disciplina Cant. N° Cant. N° Cant. N°
Item Línea Isométrico Marca/Tag Part Number Descripción del Material Cant. Und. Proveedor Fecha Saldo Fecha Saldo Fecha Personal Saldo
Packing List Guía de Remisión Nominal Compra (E/M/T) Req. Req. Rec. Doc. Des. Vale
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y Equipos del Cliente PG-OT-24 Rev.1 Página: 21 de 26

11.6. Formato de Devolución de materiales (PG-OT-24-F4)

DEVOLUCIÓN DE MATERIALES AL CLIENTE

N° Contrato Formato PG-OT-24-F4

Area Req. N°
Motivo Fecha
Cant. Packing List/
Item Marca/Código/Tag Tamaño Und. Descripción del Material Proveedor Observaciones
Devuelta Guía Remisión
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
COSAPI Originado por: Fecha: Firma:
SUP./CLIENTE
V°B° Construcción: Fecha: Firma:
(Construcción)
SUP./CLIENTE
Recepcionado por: Fecha: Firma:
(Almacén)
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de Materiales y

PG-OT-24 Rev.1 Página: 22 de 26
Equipos del Cliente

11.7. Formato de Programa de Requerimiento de Materiales y Equipos del Cliente (PG-OT-24-F5)

Programa de Requerimiento de Materiales y Equipos del Cliente

Contrato: Formato: PG-OT-24-F5

Fecha de emisión: Fecha de respuesta:
Revisión: Elaborado por:

0: Impacto en tiempo Fuera de plazo

Completado por el contratista A: Alta prioridad Hasta 30 días
Completado por la Supervisión/Cliente (Área Materiales) B: Media prioridad De 30 a 60 días
C: Baja prioridad de 60 a 90 días
Especialidad Orden Comentarios
N° Fecha Rev. Área Tag Vendor Marca pieza Criticidad (A/B/C) Fecha de montaje Fecha de Llegada a obra Observaciones
(Est./Mec./Tub.) Compra Supervisión/Cliente
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de

PG-OT-24 Rev.1 Página: 23 de 26
Materiales y Equipos del Cliente

11.8. Formato de Reporte de Inspección de Calidad-RIC (PG-CAL-04-F3)

 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de

PG-OT-24 Rev.1 Página: 24 de 26
Materiales y Equipos del Cliente
 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de

PG-OT-24 Rev.1 Página: 25 de 26
Materiales y Equipos del Cliente

11.9. Protocolo de Recepción de Suministros Críticos en Obra (FC-ALM-F1)

 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES

Procedimiento para Gestión de

PG-OT-24 Rev.1 Página: 26 de 26
Materiales y Equipos del Cliente