Tema: Tipos de documentos administrativos

Conocimiento Grupo No. 5

Es una constancia que se suscribe en un libro especifico, previamente autorizado por una
autoridad competente, relacionado a la recepción y entrega de bienes y documentos o
notificaciones de información al personal docente, padres de familia, autoridades, entre otros.
Para hacer un recordatorio individual o colectivo de recepción o entrega de bienes y
documentos o notificaciones con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos. También para dejar
constancia del procedimiento o tratamiento que se dio a alguna situación u objeto.

Partes:
a) Numero de orden: Correlativo incluyendo el año.
b) Contenido: Descripción de lo que se quiere hacer constar, indicando los nombres de las
personas que intervienen (quien entrega y quien recibe).
c) Lugar y fecha (también puede ir al inicio).
d) Firma de las personas que intervinieron.

Modelo de conocimiento

Conocimiento No. 01

En la presente fecha, la profesora Gabriela de los Ángeles Guzmán Aguilar, quien

tiene a su cargo los grados de 1º. Y 2º.Básico en las secciones A, B, C y 3º. Básico en las
secciones A, B. De este establecimiento, recibe los materiales proporcionados por la
Dirección Departamental, consistiendo en 3 marcadores de pizarra, una almohadilla, un
maletín y 3 lapiceros. Para que los use en el presente ciclo escolar.

Cobán, A. V. 19 de septiembre de 2,008.

Entregué Recibí

Director Sello Profesora.

 Memorando

Documento que se utiliza para hacer un recordatorio individual o colectivo de temas o

asuntos con la finalidad de no olvidarlos u omitirlos o proponer de nuevo alguna cosa.

Instrumento donde se anotan las acciones que deben llevarse a cabo en determinada
ocasión o día. Donde se recapitulan hechos y razones para que se tengan presentes en un asunto
importante o grave.

Partes:

a) Identificación del documento; El membrete de la institución o empresa. La palabra

MEMORANDO, escrita o impresa en mayúsculas, al centro de la hoja.
b) Número de referencia o código de la dependencia (si lo hay), y el numero correlativo
de documentos y seguido de un guion, el año.
c) A: El destinatario (nombre y cargo o dependencia a donde se envía)
d) De: Remitente (nombre y cargo o dependencia)
e) Asunto: Debe escribirse con mayúsculas y seguido de dos puntos, en forma resumida y
clara, la información que se quiere proporcionar.
f) Fecha; (lugar, día
g) , mes y año) en forma resumida y clara
h) Cuerpo del memorando o texto.

Ejemplo de Memorando
 Memorando

PARA: Personal de dirección de Educación Departamental

DE: Licda. María Amoza Ríos

Jefe de Personal

ASUNTO: Control de tarjeta de asistencia

FECHA: Guatemala, 30 de octubre de 2006-10-09

Por órdenes emanadas de la Dirección, a partir del día de hoy, todo el personal que salga del
edificio por cualquier motivo, deberá marcar la tarjeta de asistencia, en el reloj digital, así
como a su ingreso al mismo. Además, se recomienda que a la hora de almuerzo, se retorne
con puntualidad.

C:C: Archivo
 Providencia

Prevención, preparativos de lo necesario o conducente a un fin o logro, medida o

disposición que se toma para remediar un mal o daño.

Resolución judicial o fundada expresamente, que decide sobre cuestiones de trámite y

peticiones secundarias o accidentales.

Partes:

a) Encabezado: Identifica a la oficina administrativo o institución que la formula. Va

incompleta la primera palabra, omitiéndole la primera silaba, escrito todo con
mayúsculas. Seguidamente se escribe el nombre del lugar, municipio, departamento y
fecha escrita con letras.
b) Asunto: Es un resumen dela situación, se escribe a partir del centro de la hoja, en
minúsculas y a renglón cerrado, a cuatro espacios del encabezado. Se escribe el
nombre del solicitante, cargo dependencia donde labora, motivos que expone y la
petición presentada. Si el solicitante no labora, se anotan sus datos generales.
c) Número de Orden de la providencia: se anota al margen izquierdo de la hoja.
A la par del número, se anotan las referencias en letra mayúscula las siglas del jefe y
separadas con diagonal y en minúsculas las de la secretaria.
d) Orden, decisión o disposición de lo que procede;
Autoridad a quien se dirige la providencia y su sede:
Opinión decisión o disposición favorable o desfavorable le de la autoridad que la
emite (trasladas, agregar, a los antecedentes, archivos, etc)
e) Firma, nombres, apellidos, y cargo de la autoridad que la dicta.
f) Sello de la institución.
 Modelo de Providencia

--SUPERVISION TECNICA ADMINISTRATIVA 13-03-01 MUNICIPIO DE

HUEHUETENANGO, DEPARTAMENTO DE HUEHUETENANGO, veintitrés de
Septiembre del año dos mil quince.

ASUNTO: JMJHNBHGVVF

PROVIDENCIA No. 050-2006

Atentamente pase al Señor Licenciado: Alfredo Álvarez Cabnal Director Departamental de

Educación de Huehuetenango, para su conocimiento y lo que tenga a bien disponer, emitiendo
opinión de que esta supervisión no tiene inconveniente en acceder a lo solicitado. Consta de
2 folios.

REGION METROPOLITANA
SUPERVISIÓN EDUCATIVA
SECTOR: 13-03

SUPERVISION EDUCATIVA, SECTOR TRECE GUION CERO TRES,CERO UNO.

Guatemala, de del dos mil .
ASUNTO: Señora: , en calidad de propietaria del
Centro Educativo ,
por las razones que expone, SOLICITA: autorización de funcionamiento del centro educativo
antes mencionado, en los niveles: Pre primaria y primaria, para ambos sexos. El mismo se
encuentra ubicado en ________________________de esta ciudad.
PROVIDENCIA No. 492-2006
Atentamente pase a la licenciada Carmen Ruiz, jefe del departamento del control
académico de la dirección regional metropolitana, el presente expediente para aprobación
correspondiente, informándole que el suscrito avala el funcionamiento de lo solicitado,
previo estudio de dicho expediente.

PEM
Supervisor Educativo
Sector Dieciocho guión cero
uno

Consta de: 104 (ciento cuatro) folios.

 Dictamen

Es el paso fundamental en el trámite de un expediente. Se origina de una

providencia y contiene informes sobre disposiciones legales aplicables al caso y
procedentes, así como, la opinión razonada del signatario en la cual puede basarse el
superior para dictaminar (decidir).
No es fuente de derecho en sentido formal, dado que carece de exigibilidad jurisdiccional
por los particulares, actúa como instrumento de coordinación ayudando a una cierta
armonización de legislaciones.

Partes:
a) Encabezado con el nombre de la dependencia que emite el dictamen en cuestión.
Omitiendo primera silaba, y el lugar y fecha correspondientes todo con letras.
b) Al margen izquierdo, se anota, con mayúscula la palabra ASUNTO; y a la par el
resumen de los motivos que suscitan la emisión del dictamen.
c) Iniciando un nuevo párrafo, escribir con mayúsculas la palabra DICTAMEN seguida
del número correlativo y separado con un guion las dos últimas cifras del año
correspondiente.
d) Enseguida otro párrafo con la razón o motivo que origina el dictamen y la
fundamentación legal en la cual se basa la petición o razón.
e) En párrafo aparte se escribe con mayúsculas la palabra DICTAMINA y después, en
forma enumerada la decisión, juicio u opinión (según sea el caso), tomada al respecto del
asunto, razón o motivo en cuestión.
f) Al final aparece la firma y cargo de la persona (Autoridad, técnico, experto o perito que
emite el dictamen.
 Resolución

Documento que contiene la decisión o declaración de voluntad de autoridad competente,

decreto, auto o fallo de auto de autoridad gubernativa o judicial. Acción de resolver,
decisión de un duda, litigio, conflicto o problema difícil.

Partes:

a) La exposición del tema; en el párrafo inicial se manifiesta brevemente el tema a tratar,

procedido por la palabra ASUNTO.
b) La parte considerativa: inicia con la palabra CONSIDERANDO, se exponen las
razones o motivos que fueron tomados en cuenta para legal a la resolución.
c) La parte resolutiva; se expresa por medio de la palabra POR TANTO, aquí se incluye
un pequeño texto en donde se anotan las bases legales (leyes) que fundamentan la
decisión tomada y que precede a la resolución final.
d) La resolución final: debe iniciarse con la palabra RESUELVE, y a continuación se da a
conocer la decisión a la que finalmente se llegó sobre el asunto en cuestión. si son
varios puntos, deben numerarse.
Al igual que en el dictamen se omiten los datos de saludo y despedida; debido a que es
un documento de uso interno. Una vez emitida la resolución, se procede a enviar la
respectiva notificación al interesado.
 Notificación

La notificación que es entendido como: “Hacer saber una resolución de la autoridad

con las formalidades preceptuadas para el caso”. Y se constituye como un acto de
comunicación por excelencia, y el de suma importancia con relación al principio procesal
de publicidad, ya que sin la existencia de este principio, los actos o resoluciones dictadas
por los órganos jurisdiccionales serían secretos y no habría el principio de contradicción
procesal.

Partes:

a) Título del documento

b) Número o clave del documento
c) Cargo y datos de la persona que formaliza el documento
d) En el caso de que se actúe por delegación será preciso hacerlo constar, con
indicación de la disposición en la que se delega el ejercicio de la competencia
e) Lugar y fecha
f) Datos que permitan identificar al destinatario