3.manual Usuario Sistema

Departamento Administrativo
Nacional de Estadística
CENSO NACIONAL DE POBLACIÓN Y VIVIENDA

CNPV 2018
ÁREA OPERATIVA DE TRANSPORTE
MANUAL DEL USUARIO PARA EL SISTEMA DE

CONTROL Y MANEJO DEL SERVICIO DE TRANSPORTE –
CNPV-2018
ABR/2018
CÓDIGO: Tr-CNPV-001-
MANUAL DEL USUARIO SISTEMA DE CONTROL Y MANEJO DEL
MA
SERVICIO DE TRANSPORTE – CNPV-2018 VERSIÓN: 001
PÁGINA: 1
TABLA DE CONTENIDO
1. INTRODUCCION.......................................................................................................................... 2
2. OBJETIVO ................................................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES ............................................................................................................................ 3
4. CONTENIDO ................................................................................................................................ 5
5. ANEXOS .................................................................................................................................... 25
MANUAL DEL USUARIO PARA EL SISTEMA DE CONTROL Y CÓDIGO: Tr-CNPV-001-
MANEJO DEL SERVICIO DE TRANSPORTE – CNPV-2018 MA
VERSIÓN: 01
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1. INTRODUCCION
El Censo Nacional de Población y Vivienda es la operación estadística más grande y de mayor

importancia que realiza un país, convirtiéndose en la base fundamental para la conformación del
sistema nacional de información estadística y en el pilar de un sistema integrado de información
socioeconómica y demográfica del país. Su información es el soporte de la planeación y
elaboración de planes de desarrollo, planes económicos y sociales focalizados; así como la
construcción de políticas públicas. De igual forma, es la herramienta que permite llevar a cabo el
seguimiento, formulación y evaluación de nuevas metas a los compromisos del país ante la
comunidad internacional; razones por las cuales es de gran importancia que el DANE realice un
operativo censal de alta calidad y cobertura para obtener información demográfica, social y
económica de todas las personas, viviendas y hogares existentes en el país, incorporando las
facilidades tecnológicas existentes, y poniendo a disposición de los usuarios información que supla
oportunamente sus requerimientos y respete los principios de confidencialidad.
El Censo Nacional de Población y de Vivienda - CNPV se entiende como el proceso total de

recolección, acopio, evaluación, análisis y publicación datos demográficos, económicos y sociales
en un momento específico relacionado con todas las personas, hogares y viviendas en un país, o
de un área bien delimitada, por consiguiente para lograr el objetivo de recolectar toda la
información necesaria para el Censo Nacional de Población y de Vivienda a nivel nacional se
requiere el desplazamiento de más de 9.500 personas hacia todos los rincones del país, pasando
áreas urbanas, áreas rurales y áreas de difícil acceso por los diferentes modalidades de transporte
sea terrestre, fluvial, marítima y aérea.
Dentro de los componentes fundamentales en la realización y ejecución del Censo Nacional de

Población y Vivienda 2018, se encuentra la utilización del servicio de transporte de pasajeros en
las modalidades terrestre, fluvial y marítimo, como también el transporte de pasajeros a zonas de
difícil acceso para el personal operativo censal que lo requiera. En pro de la eficiencia
administrativa se creó el Sistema de Control y Manejo del Servicio de Transporte – CNPV, como
herramienta fundamental para el seguimiento y control de cada una de las solicitudes que se
realizarán en campo. El aplicativo de transporte consolidará toda la información del componente y
la trazabilidad de los procesos implícitos en el mismo, realizando un seguimiento de los diferentes
roles que serán parte del proceso, llevando a cabo un seguimiento individual y personal de cada
uno de estos.
El buen manejo de la herramienta es la fuente principal y la base confiable de la información dentro

del aplicativo y es por esto que se hace necesario que cada uno de los roles dentro del proceso de
solicitud y asignación de transporte conozca en detalle el funcionamiento y diligenciamiento del
mismo. Es por esto que a continuación se presenta el manual que contiene las instrucciones de
manejo y trámite de los requerimientos de transporte para el CNPV. Es importante que antes de
usar el aplicativo desarrollado, tenga en cuenta este manual y todo lo referente a la
conceptualización contenida y los diferentes pasos a seguir de acuerdo a cada uno de los
procesos. En caso de que existan dudas al respecto, los instrumentos de apoyo deben ser los
primeros en ser consultados, por ello es importante resaltar, siempre tenerlos al alcance.
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PÁGINA: 3
2. OBJETIVO
El objetivo del presente Manual es presentar y dar una idea clara y detallada del alcance, las
generalidades, el modelo y la estructura del Sistema de Control y Manejo del Servicio de
Transporte – CNPV como herramienta para la asignación de servicios de transporte, de acuerdo
al correcto uso y diligenciamiento por rol encargado de tramitar cada una de las solicitudes
requeridas.
2.1 Alcance del Manual
Describir cada uno de los procesos y la interacción de los diferentes roles en la realización de
solicitudes de transporte hasta el momento de la asignación de los mismos, bajo los parámetros y
lineamientos contenidos en el presente manual.
3. DEFINICIONES
Las siguientes definiciones corresponden a las descritas en las especificaciones técnicas y las
correspondientes a la terminología DANE. Para aquellas definiciones que no se toman de esta
fuente, se citan con su respectiva referencia.
 Transporte de Personal: El transporte es uno de los componentes fundamentales en la

operación censal, por cuanto garantiza que el personal operativo (Jefe Municipal,
Coordinador Operativo de Campo, Líder de Localidad y Comuna, Supervisores y
Censistas) se pueda trasladar a las áreas de trabajo (áreas operativas y/o rutas) asignadas
para la recolección de la información.
 Seguimiento General: Corresponde al seguimiento completo realizado desde la
plataforma por parte del súper-usuario perteneciente al área de sistemas.
 Analista FONADE: Analista del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo encargado
de aprobar y/o rechazar solicitudes aprobadas desde DANE Central.
 Jefe FONADE: Jefe nacional del Fondo Financiero de Proyectos de Desarrollo encargado
de aprobar y rechazar solicitudes aprobadas por los analistas FONADE para dar paso a la
asignación por parte de los operadores de transporte.
 Servicio Étnico: Servicio de transporte ejecutado bajo la supervisión de operadores
Étnicos.
 Servicio Privado: Servicio de transporte ejecutado bajo la supervisión de operadores de
carácter privado.
 Recolección por Barrido: Método operativo para recolectar información censal, sobre un
trayecto preestablecido, partiendo y retornando diariamente al centro Operativo para la
entrega de información.
 Recolección por Ruta: Método operativo que consiste en recoger la información censal
sobre un trayecto preestablecido durante varios días (promedio de duración de 20 a 28
días de recorrido) sin regresar a la cabecera municipal. Este método se utiliza para cubrir
los territorios con dificultades de acceso, baja densidad de población y grandes
extensiones, a los cuales se accede por ríos y sus afluentes, caminos de herradura o
trochas, por lo general en el método de rutas se cubren los territorios étnicos, tanto
indígenas como de comunidades NARP.
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 Recolección por rutas en Áreas de Recolección Especial - ARE: Método operativo que
consiste en recoger la información censal sobre un trayecto preestablecido, saliendo y
retornando diariamente de las cabeceras municipales hasta un 50% de la duración de la
ruta y el recorrido restante se realizará por el método de recolección mixta.
 Bitácora: documento que legaliza la prestación del servicio en campo.
 Servicios Disponibles: cantidad de servicios de transporte con los que cuenta cada uno
de los municipios, restándolos una vez sean asignados por el operador. Se observa
mediante una pantalla emergente en el sistema.
 Camioneta 4x2: vehículo de tracción delantera. Para el CNPV se requiere que estas
camionetas sean doble cabina.
 Camioneta 4x4: vehículo de doble tracción (delantera y trasera).Para el CNPV se requiere
que estas sean camioneta doble cabina.
 Lancha motor: vehículo de transporte fluvial movido por un motor de combustión.
 Servicio aéreo: Avión pequeño usado para realizar vuelos de poca duración y altura.
 Otros C: camperos 4x4 utilizados para zonas de difícil acceso.
 Otros M: motos usadas para ir a zonas de difícil acceso.
 Otros S: caballos, mulas y bestias utilizadas en zonas de difícil acceso.
 Divipola: división político administrativa de Colombia.
 Camino pavimentado: camino edificado por medio de materiales utilizados para la
construcción de calles, rutas y otras vías de comunicación.
 Camino destapado: camino de tierra inseguro, generalmente trocha.
 Paso fluvial a nivel: ríos y canales fluviales con profundidad adecuada.
 ANS: Los Acuerdos y Sanciones de Nivel de Servicios - ANS, son una serie de parámetros
objetivos para la correcta y oportuna prestación de servicios, que refleja contractualmente
el nivel operativo de funcionamiento, las penalizaciones por deficiencias en la prestación
oportuna de los mismos, limitación de responsabilidad por no servicio, conducentes a
garantizar el cumplimiento oportuno de las necesidades y requerimientos que realiza la
entidad.
 Área operativa urbana: Área de terreno conformada por unidades de cobertura urbana
(UCU), que se asigna para cubrir con un equipo de trabajo compuesto por supervisor y
censistas en un tiempo determinado y de acuerdo con unos rendimientos establecidos.
Esta tiene límites fácilmente identificables en terreno que son consistentes con la división
político administrativa.
 Área operativa rural: Área de terreno conformada por unidades de cobertura rurales
(UCR) asignada para cubrirse con uno o más equipos de trabajo (supervisor y censistas),
en un tiempo determinado según rendimientos establecidos. Sus límites son coincidentes
con los de la vereda catastral o cultural.
 Protocolo de Transporte: Es una guía para orientar la ejecución del servicio de

transporte de personal y establecer las responsabilidades tanto de la empresa de
transporte contratada, como del personal del equipo de trabajo del censo, garantizando las
condiciones óptimas de operatividad para el cumplimiento del Censo Nacional de
Población y de Vivienda – CNPV.
 Imagen Institucional: Es el conjunto de elementos que identifican y distinguen a una

institución. Cada uno de los vehículos deberá contar en cada una de las puertas delanteras
el logo del CNPV en aviso magnético o removible mínimo de 45X25 cm.
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PÁGINA: 5
4. CONTENIDO
a. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
i. ORGANIGRAMA GENERAL
Dirección General
Seguimiento Dirección CNPV

Comité CNPV - Mary Luz Cardenas
- Oscar Bernal
Líder Operativo y Logística Líder administrativo y Líder técnico

(Subdirector DANE)
financiero
(Secretario General DANE) (Director Técnico Censos y Demografía)
Base de datos
- Andryu Enrique Mendoza
- Mariana Francisca Ospina
Líder logístico de personal,

transporte y centro especializado
(Janeth Sulghey Redondo)
Cálculos Líder centro

- Lina Maria Manios Líder transporte Líder personal especializado de
- Ivonne Yolima Barbosa (Oscar Ortega) (Gabriel Cadena) soporte (CES)
- Michael Andres Quintana (Luciano Pinilla)
- Diana Idarraga (Admin)
Apoyo
- Mateo Gómez (Admin)
profesional
(Jonathan)
Profesional de análisis
geográfico de transporte
y personal
Supervisor
- 1 Profesional
(3 Profesionales)
Profesionales de apoyo Profesionales de apoyo Técnicos

- Paola Andrea Franco - Viviana Rivera (100 Agentes
- Yesica Andrea Achury - Sonia Johanna Castañeda 7 meses)
- Catherine Rodríguez Vega - Paola Andrea Arias
- Nataly Ruiz Guzmán - Darío Camilo Pintor
- Gonzalo Carrero - Luis Alejandro Reyes
- Fernando Urrego Caro
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PÁGINA: 6
ii. ORGANIGRAMA INTERNO
b. CONDICIONES GENERALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE

TRANSPORTE
El transporte solicitado a través del aplicativo corresponde únicamente al transporte rural (resto) y
rutas, dado que el transporte urbano viene implícito dentro del contrato del personal.
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PÁGINA: 7
c. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO
A continuación se presentan las instrucciones para el diligenciamiento del Sistema de control y

manejo del servicio de transporte – CNPV-2018 y la manera correcta de tramitar las solicitudes
por rol hasta llegar a la asignación del mismo.
i. INICIO DE SESIÓN
Usted puede ingresar al aplicativo de transporte haciendo clic en una de las siguientes opciones:
 Si el usuario es DANE, la persona ingresa con el mismo usuario y contraseña asignado

por DANE para el sistema institucional. El cambio de contraseña se realiza en el sistema
institucional DANE.
 Si el usuario es EXTERNO, por medio de correo electrónico será enviado el usuario y la
contraseña.
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PÁGINA: 8
 El sistema generará el usuario y la contraseña para el operador que será enviado vía
correo electrónico. En caso de que se realice cambio de contraseña, se efectuará cuando
el operador lo disponga y requiera generar dicha actualización.
ii. TRÁMITE DE SOLICITUDES POR ROL
1. JEFE MUNICIPAL
El jefe municipal como responsable del operativo censal en el municipio, se encarga de garantizar
la cobertura y la calidad de la información recolectada, realizando la planeación, el
acompañamiento y seguimiento permanente a los grupos operativos a su cargo. En materia de
transporte es el responsable de realizar la planeación de los grupos operativos en campo de
acuerdo al método de recolección, área operativa y cobertura, identificando así los tipos de
servicios y la cantidad que se requiere en el desarrollo del censo y por ende es el rol que se
encarga de crear la solicitud de acuerdo a la necesidad. Tenga en cuenta que el jefe municipal
debe utilizar herramientas cartográficas para generar este trámite.
El requerimiento de servicio de transporte se diligenciará en el aplicativo de la siguiente manera:
 Una vez se ingrese al aplicativo según el usuario (DANE o EXTERNO), en el módulo
de , aparece la opción identificada con un ícono de vehículo para

crear una solicitud.
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PÁGINA: 9
 Haciendo clic en el botón crear solicitud, se despliega un formulario que contiene los
campos que se deben diligenciar con la información necesaria para el trámite de la
solicitud.
 Los campos a diligenciar se describen a continuación:

o “Rol asignación de vehículo”: indica la persona o grupo que utilizará el servicio.
Se debe tener en cuenta que “supervisor resto” hace referencia a los grupos
operativos en campo.
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PÁGINA: 10
o “Departamento”, “Municipio”: Se despliega una lista para seleccionar el

departamento y municipio de Colombia correspondiente según sea el caso.
o “Método”: Seleccionar si el método para el área de utilización del servicio es ruta o

barrido.
o “Tipo de Servicio”: Se debe seleccionar según el terreno a recorrer y la

disponibilidad de los tipos de servicios en el municipio.
o “Causal del Servicio”: Debe tener en cuenta que las camionetas 4x2 sólo será
usada para camino pavimentado, si es 4x4 puede prestar el servicio en camino
destapado y pavimentado. Seleccionar la causal del servicio según el
requerimiento del tipo de servicio, las causales se validan según el servicio
seleccionado y pueden ser: camino destapado, pavimentado, paso fluvial o nivel u
otras causales que se justifiquen en campo.
o “Fecha inicio servicio”- “Fecha fin servicio”: Registrar la fecha de inicio y fin de
servicio. Tener en cuenta que las solicitudes solo se pueden realizar máximo con
7 días de anticipación y mínimo con 48 horas, el sistema no le permitirá realizar
solicitudes fuera de este rango.
o “Lugar Servicio”: diligenciar el punto de partida o de inicio del recorrido.
o “Área operativa”: Este campo se despliega solo para los servicios de barrido,
corresponde a un número de 6 dígitos contemplado en la cartografía y en el
diseño operativo.
o “Ubicación área a censar / Observaciones”: Describir a mayor detalle el área

censal a cubrir con el servicio solicitado, debe escribir todas las observaciones y
comentarios que se consideren pertinentes.
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PÁGINA: 11
 Una vez diligenciado el formulario, haga clic en el botón “Servicios Disponibles” y se le

desplegará en la parte superior derecha un recuadro emergente con el número de
servicios que aún se encuentra disponible para ese tipo de servicio, rol y municipio. Una
vez verificados esos datos, haga clic en el botón “Guardar”, en cualquier momento se
podrá cancelar la solicitud, tenga en cuenta que esta opción no guardará los datos ya
diligenciados.
 Es importante aclarar que en caso de que esta solicitud sea rechazada por el siguiente rol
será notificado vía correo electrónico.
 El jefe municipal tendrá notificación y conocimiento de las cancelaciones realizadas por el

jefe nacional DANE con la debida justificación.
 Las solicitudes que sean aprobadas, rechazadas o canceladas se irán moviendo a las
pestañas correspondientes como se evidencia en el siguiente ejemplo:
 En la sección de “Acciones”, el jefe municipal tiene las siguientes opciones:
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VERSIÓN: 01
PÁGINA: 12
o “Historial”: Se podrá consultar el histórico de todas las solicitudes realizadas

y su estado como se muestra en la siguiente imagen:
 El jefe municipal es el encargo de registrar todas las novedades referentes al servicio

de transporte, estas se reportan en el módulo de solicitudes aprobadas, “Asistencia” o
“Novedades”.
o REGISTRO DE ASISTENCIA DEL SERVICIO: El registro de las novedades al
vehículo y/o conductor se registran en este icono , el cual despliega la

siguiente información a diligenciar.
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VERSIÓN: 01
PÁGINA: 13
 Las posibles causales para reportar una novedad de asistencia son:
Descripción
A tiempo en servicio
Llegada tardía (Tiempo de demora en la prestación del
servicio campo cada 15 minutos hasta 180 min)
No se presentó al servicio
Vehículo no cumple condiciones para prestar servicio (Se
requiere cambio de Vehículo)
Conductor no cumple condiciones para prestar servicio (Se
requiere cambio de conductor)
Vehículo sin identificación (Se requiere Identificación para
salida)
o REGISTRO DE NOVEDADES DEL SERVICIO: El registro de las novedades al
servicio se registran en este icono , el cual despliega la siguiente

información a diligenciar.
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PÁGINA: 14
 Las posibles causales para reportar una novedad del servicio son:
Descripción
Vehículo Accidentado en Servicio (implica cambio de
vehículo)
Falla Mecánica (implica cambio de vehículo)
Vehículo Retenido (Sociedad Civil)
Orden Publico
Derrumbe
Vehículo se retira del acompañamiento
 Las observaciones a cada novedad se deben diligenciar narrando la situación o hecho
presentado.
 Tenga en cuenta que las novedades que requieren cambio de vehículo creará una
nueva solicitud en el sistema con un digito consecutivo al número de solicitud inicial.
 En cuanto a la función “Buscar” en el sistema, es necesario diligenciar el ID del servicio

completo:
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VERSIÓN: 01
PÁGINA: 15
 La documentación que podrán descargar será la siguiente :

- Protocolo de transporte
- Manual del usuario
- Imagen institucional
Adicional a estos documentos se podrán visualizar los tutoriales correspondientes a las

funciones principales del sistema.
2. SUBCOORDINADOR DEPARTAMENTAL
Este rol tendrá a cargo la subcoordinación de un número de municipios en el departamento. Los

departamentos con esta condición son: Antioquia, Bogotá, Boyacá, Cundinamarca, Nariño, Norte
de Santander, Santander, Vichada.
Las solicitudes de transporte que no pueda tramitar el jefe municipal, las deberá realizar el rol de
Subcoordinador con previa comunicación y verificación. La creación de la solicitud sigue el mismo
orden indicado para el jefe municipal (página 8).
 “Gestión de solicitudes”: El subcoordinador deberá aprobar o rechazar las solicitudes

que los jefes municipales a su cargo le envíen mediante el sistema según una verificación
a dicha solicitud. En caso de que sean aprobadas, se notificará vía correo electrónico al
siguiente rol.
o El subcoordinador siempre podrá consultar a mayor detalle los datos de la solicitud

en el icono “Detalle”.
15
VERSIÓN: 01
PÁGINA: 16


3. COORDINADOR DEPARTAMENTAL
Es el responsable del operativo en el departamento asignado desde la etapa previa hasta la

etapa post-operativa. Lidera y coordina las actividades operativas y administrativas censales,
garantizando el 100% de la cobertura y calidad de la información siguiendo la metodología e
instrucciones técnicas impartidas según la jerarquía censal.
Las solicitudes de transporte que no pueda tramitar el jefe municipal o el subcoordinador para los
casos que aplique, el coordinador tiene la responsabilidad de registrar la solicitud en el aplicativo
previa comunicación y verificación. La creación de la solicitud sigue el mismo orden indicado para
el jefe municipal (página 8).
 “Gestión de solicitudes”: El coordinador deberá aprobar o rechazar las solicitudes que

los jefes municipales o subcoordinadores a su cargo le envíen mediante el sistema según
una verificación a dicha solicitud. En caso de que sean aprobadas, se notificará vía correo
electrónico al siguiente rol.
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VERSIÓN: 01
PÁGINA: 17
4. ANALISTA NACIONAL DANE
Es el responsable de verificar, aprobar o rechazar las solicitudes tramitadas por los roles
anteriores.
 “Gestión de solicitudes”: El analista nacional DANE deberá aprobar o rechazar las

solicitudes que los coordinadores a su cargo le envíen mediante el sistema según una
verificación de cubrimiento censal, tipo de transporte apropiado y disponible dada la
información suministrada. En caso de que sean aprobadas, se notificará vía correo
electrónico al siguiente rol, las solicitudes rechazadas también serán notificadas a los roles
que aprobaron con anterioridad.
5. JEFE NACIONAL DANE
Es el líder de transporte responsable de verificar, aprobar o rechazar y cancelar las solicitudes

aprobadas por la totalidad de los roles anteriores.
 “Gestión de solicitudes”: El jefe nacional DANE deberá aprobar o rechazar las

solicitudes que los analistas DANE le envíen mediante el sistema según una verificación de
cubrimiento censal, tipo de transporte apropiado y disponible dada la información
suministrada. En caso de que sean aprobadas, se notificará vía correo electrónico al
siguiente rol, las solicitudes rechazadas también serán notificadas a los roles que
aprobaron con anterioridad.
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VERSIÓN: 01
PÁGINA: 18
 Las solicitudes que sean asignadas por el operador pero que requieran ser canceladas por
diferentes situaciones o anomalías que se presenten, tendrán un plazo hasta el día anterior
a la fecha de prestación del servicio, plazo que no podrá excederse de las 16:00 horas. Las
cancelaciones deben ser solicitadas por correo electrónico a este rol.
6. ANALISTA NACIONAL (FONADE)
Es el responsable de verificar, aprobar o rechazar las solicitudes tramitadas por los roles
anteriores.
 “Gestión de solicitudes”: El analista nacional FONADE deberá aprobar o rechazar las

solicitudes que DANE central le envíe mediante el sistema según una verificación
administrativa y financiera. En caso de que sean aprobadas, se notificará vía correo
electrónico a el jefe nacional FONADE, las solicitudes rechazadas también serán
notificadas a los roles que aprobaron con anterioridad.
 “Aprobación de vehículos”: El analista FONADE tiene a cargo la revisión y aprobación o

rechazo de los vehículos para la prestación del servicio de transporte, registrados por parte
de los operadores según la región asignada. La aprobación de los vehículos solo se
realizará para Camioneta 4x2, Camioneta 4x4, Lancha Motor y Servicio Aéreo.
 “Aprobación de conductores”: El analista FONADE tiene a cargo la revisión y

aprobación o rechazo de los conductores para la prestación del servicio de transporte,
registrados por parte de los operadores según la región asignada.
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VERSIÓN: 01
PÁGINA: 19
 La documentación que podrán descargar será la siguiente:


7. JEFE NACIONAL (FONADE)
Es el líder de transporte responsable de verificar, aprobar o rechazar y cancelar las solicitudes

aprobadas por la totalidad de los roles anteriores.
 “Gestión de solicitudes”: El jefe nacional FONADE deberá aprobar o rechazar las

solicitudes que los analistas FONADE le envíen mediante el sistema según una verificación
administrativa y financiera. En caso de que sean aprobadas, se notificará vía correo
electrónico al operador de transporte. Las solicitudes rechazadas también serán notificadas
a los roles que aprobaron con anterioridad.
 Las solicitudes de transporte aprobadas por este rol, deberán contar mínimo con 24 horas
a la puesta en campo del servicio.


8. OPERADOR DE TRANSPORTE
El operador de transporte sea étnico o privado, es el encargado de proporcionar los medios de

transporte para la movilización del personal, a través de empresas legalmente constituidas por el
ministerio de transporte, cumpliendo con las especificaciones técnicas.
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VERSIÓN: 01
PÁGINA: 20
 El operador de transporte debe cargar los datos de los vehículos y conductores, previo a
las solicitudes de transporte.
 Vehículos: Para el cargue completo de los vehículos que dispondrá el operador de

transporte, el aplicativo tendrá dos opciones: vía formulario o cargue masivo en formato
Excel.
o Formulario: se solicita información importante como la clase de vehículo, país,
departamento, municipio y región de residencia. Sin embargo, si se va diligenciar
datos de una “Camioneta 4x2” o “Camioneta 4x4”, se despliegan los campos de
licencia de tránsito, placa, marca, modelo, cilindraje, nombre del propietario y
cédula o NIT del mismo pero si es una “Lancha Motor” o un “Servicio Aéreo” se
despliega únicamente el campo de matrícula.
o Excel: se solicita la misma información que en el formulario pero para el

1
departamento y municipio se diligencia según (Divipola) . Este tendrá un espacio
1
El documento de Excel 1 DIVIPOLA, se encuentra en los anexos del presente manual.
20
VERSIÓN: 01
PÁGINA: 21
para anexar la plantilla, el cual tendrá validaciones para realizar un correcto

diligenciamiento. Por lo anterior en la parte superior de los títulos de algunas
casillas del archivo Excel, se encuentran comentarios para no incurrir en errores al
momento del procedimiento de cargue.
 Una vez se realice el cargue, este se evidenciará como se muestra a continuación:
 Conductores: Para el cargue completo de los conductores que dispondrá el operador de

transporte, el aplicativo tendrá dos opciones: vía formulario o cargue masivo en formato
Excel.
o Formulario : se solicita información personal de cada uno de los conductores

como: número de licencia, categoría, tipo de identificación, documento
identificación, fecha, expedición, país de expedición, departamento de expedición,
municipio de expedición, nombres, primer apellido, segundo apellido, país de
nacimiento, departamento de nacimiento, de nacimiento, dirección de residencia,
teléfono fijo, teléfono móvil, teléfono Alterno.
21
VERSIÓN: 01
PÁGINA: 22
o Excel: Se solicita de igual manera la misma información. Este tendrá un espacio para
anexar la plantilla, el cual tendrá validaciones para realizar un correcto diligenciamiento.
Por lo anterior en la parte superior de los títulos de algunas casillas del archivo Excel, se
encuentran comentarios para no incurrir en errores al momento del cargue.
 Una vez se realice el cargue, este se evidenciará como se muestra a continuación:
22
VERSIÓN: 01
PÁGINA: 23
 Una vez aprobada la solicitud del servicio, reportada en el sistema y notificado vía correo
electrónico al operador, éste contará con 24 horas para realizar la asignación del vehículo
y conductor (para Camioneta 4x2 y Camioneta 4x4).
 Gestión de Solicitudes: Al momento de tramitar las solicitudes, se encontraran todos los

servicios correspondientes a cada departamento, se observa de igual manera el histórico,
y el recuadro para la asignación del vehículo, adicional se detalla el departamento, el
municipio, tipo de vehículo, fecha solicitud, fecha del servicio, Área operativa,
Observaciones y Asignado a (de acuerdo al rol).
 Asignación de Vehículos: Finalmente, el operador procede a asignar los vehículos que se

encuentran asociados al contrato y de igual manera a los respectivos conductores que
prestarán el servicio de transporte posteriormente verificados y cargados tal como se
muestra a continuación:
23
VERSIÓN: 01
PÁGINA: 24
 El operador también deberá adjuntar la bitácora en formato PDF a cada uno de las
solicitudes de servicios de transporte como se muestra a continuación
 La documentación que podrán descargar será la siguiente:

- Bitácora

24
VERSIÓN: 01
PÁGINA: 25
5. ANEXOS
 ANEXO 1 Archivo Excel DIVIPOLA
25

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CENSO NACIONAL DE POBLACIÓN Y VIVIENDA

ÁREA OPERATIVA DE TRANSPORTE

MANUAL DEL USUARIO PARA EL SISTEMA DE

El Censo Nacional de Población y Vivienda es la operación estadística más grande y de mayor

El Censo Nacional de Población y de Vivienda - CNPV se entiende como el proceso total de

Dentro de los componentes fundamentales en la realización y ejecución del Censo Nacional de

El buen manejo de la herramienta es la fuente principal y la base confiable de la información dentro

2.1 Alcance del Manual

 Transporte de Personal: El transporte es uno de los componentes fundamentales en la

 Protocolo de Transporte: Es una guía para orientar la ejecución del servicio de

 Imagen Institucional: Es el conjunto de elementos que identifican y distinguen a una

Seguimiento Dirección CNPV

Líder Operativo y Logística Líder administrativo y Líder técnico

Líder logístico de personal,

Cálculos Líder centro

Profesionales de apoyo Profesionales de apoyo Técnicos

ii. ORGANIGRAMA INTERNO

b. CONDICIONES GENERALES PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE

c. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMULARIO

A continuación se presentan las instrucciones para el diligenciamiento del Sistema de control y

 Si el usuario es DANE, la persona ingresa con el mismo usuario y contraseña asignado

ii. TRÁMITE DE SOLICITUDES POR ROL

El requerimiento de servicio de transporte se diligenciará en el aplicativo de la siguiente manera:

 Una vez se ingrese al aplicativo según el usuario (DANE o EXTERNO), en el módulo

de , aparece la opción identificada con un ícono de vehículo para

 Los campos a diligenciar se describen a continuación:

o “Departamento”, “Municipio”: Se despliega una lista para seleccionar el

o “Método”: Seleccionar si el método para el área de utilización del servicio es ruta o

o “Tipo de Servicio”: Se debe seleccionar según el terreno a recorrer y la

o “Lugar Servicio”: diligenciar el punto de partida o de inicio del recorrido.

o “Ubicación área a censar / Observaciones”: Describir a mayor detalle el área

 Una vez diligenciado el formulario, haga clic en el botón “Servicios Disponibles” y se le

 El jefe municipal tendrá notificación y conocimiento de las cancelaciones realizadas por el

 En la sección de “Acciones”, el jefe municipal tiene las siguientes opciones:

o “Historial”: Se podrá consultar el histórico de todas las solicitudes realizadas

 El jefe municipal es el encargo de registrar todas las novedades referentes al servicio

vehículo y/o conductor se registran en este icono , el cual despliega la

 Las posibles causales para reportar una novedad de asistencia son:

o REGISTRO DE NOVEDADES DEL SERVICIO: El registro de las novedades al

servicio se registran en este icono , el cual despliega la siguiente

 En cuanto a la función “Buscar” en el sistema, es necesario diligenciar el ID del servicio

 La documentación que podrán descargar será la siguiente :

Adicional a estos documentos se podrán visualizar los tutoriales correspondientes a las

Este rol tendrá a cargo la subcoordinación de un número de municipios en el departamento. Los

 “Gestión de solicitudes”: El subcoordinador deberá aprobar o rechazar las solicitudes

o El subcoordinador siempre podrá consultar a mayor detalle los datos de la solicitud

 La documentación que podrán descargar será la siguiente :

Adicional a estos documentos se podrán visualizar los tutoriales correspondientes a las

Es el responsable del operativo en el departamento asignado desde la etapa previa hasta la

 “Gestión de solicitudes”: El coordinador deberá aprobar o rechazar las solicitudes que

4. ANALISTA NACIONAL DANE

 “Gestión de solicitudes”: El analista nacional DANE deberá aprobar o rechazar las

5. JEFE NACIONAL DANE

Es el líder de transporte responsable de verificar, aprobar o rechazar y cancelar las solicitudes

 “Gestión de solicitudes”: El jefe nacional DANE deberá aprobar o rechazar las

6. ANALISTA NACIONAL (FONADE)

 “Gestión de solicitudes”: El analista nacional FONADE deberá aprobar o rechazar las

 “Aprobación de vehículos”: El analista FONADE tiene a cargo la revisión y aprobación o

 “Aprobación de conductores”: El analista FONADE tiene a cargo la revisión y

 La documentación que podrán descargar será la siguiente:

Adicional a estos documentos se podrán visualizar los tutoriales correspondientes a las

7. JEFE NACIONAL (FONADE)