Teoría Archivista:

definiciones,
principios y normas

Msc. Solange Leonor Zalles Cuestas

Definiciones
La Archivística, es…!!!
• Es una ciencia emergente cuyo objeto son los
documentos y los archivos; su finalidad es
almacenar información y hacerla recuperable para
su uso; el método se articula en torno a las normas
archivísticas (CCA, 2011).

• Es el estudio teórico y practico de los

principios, procedimientos y problemas
concernientes a las funciones de los archivos
(C.I.A.)
Archivo es…!!!
• Es el conjunto de documentos acumulados por una persona o
entidad a lo largo de la historia en el desarrollo de una actividad.
• Es el conjunto de documentos que una persona, sociedad,
institución produce en el ejercicio de sus funciones.
• Es un conjunto orgánico de documentos, sea
cual sea su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada en el
ejercicio de sus competencias, conservados
respetando un orden, para servir como
testimonio e información a la persona o
institución productora, y a los ciudadanos
como fuente de información.
Archivo es la suma de tres elementos:
DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO
 El documento es…!!!
Documento proviene del latín docere, que significa enseñar

Información fijada en un soporte

Elementos constitutivos:
• Interno: La información, el
contenido del documento
• Externo: El soporte, el
medio por el que se
transmite y fija ese
contenido
 DOCUMENTO

Elemento externo:
SOPORTE Elemento interno:
INFORMACIÓN

Forma: Contenido:
-Texto acción o
razonamiento

-Gráfico

-Imágenes

- Sonido
Fuente: Elaboración en base a Alcalde Martín Calero, 2014
Funciones del Archivo
Reunir, conservar, ordenar describir y utilizar los documentos (Tanodi, 1960).
Recoger, conservar y servir los documentos (Cortes, 1979)
• Organización y puesta en servicio
de la documentación
administrativa, durante ese periodo
de máxima utilidad para la gestión
administrativa de las oficinas y
para la toma de decisiones
• Asegurar la transferencia periódica
al archivo de los documentos que
ya no son de uso corriente por
parte de las oficinas.
• Aplicar los principios y técnicas
modernos de valoración para,
transcurrido un tiempo, seleccionar
los documentos que por su valor
van a ser conservados
indefinidamente, y destruir el
resto.
• Clasificar los fondos y mantener
ordenada la documentación en sus
distintas etapas, de acuerdo con los
principios de la Archivística.
• Describir la documentación para
hacer fácilmente accesible la
información, mediante los
distintos instrumentos de
descripción documental y
valiéndose de las ventajas
ofrecidas por las nuevas
tecnologías.
• Instalar adecuadamente los
documentos mediante locales y
equipamiento que garanticen su
conservación íntegra en el tiempo.
• Asegurar que éstas y cuantas
funciones pueda desarrollar el
archivo queden firmemente
establecidas y garantizadas
mediante un reglamento del
servicio (Heredia, 2008)
La administración de archivos:
• “El conjunto de tareas encaminadas a la explotación de los
documentos con fines histórico-culturales y de investigación”
(Heredia, 2008:144).
La gestión de documentos
• Es el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr
una mayor eficacia y economía en la explotación de los
documentos por parte de las administraciones (Heredia,
2008:144). Desde su producción hasta su eliminación final o
envío al archivo para su conservación permanente (Ricks, en
Heredia 2008).
• Requiere un tratamiento adecuado desde sus orígenes para
normalizar y agilizar el trabajo administrativo y lograr que
esos fondos de oficina, lleguen en condiciones de reflejar las
actuaciones de la entidad que los ha creado y de reproducir el
orden original de los mismos (Heredia, 2008:144).
 El archivero es un
medio para un fin
Debe organizar la
documentación y
hacerla recuperable
para su uso por
parte de terceros
(Heredia, 2008)
Archiveros- personal de oficina
• Son una serie de elementos de juicio básicos que orienten en
el tratamiento de su documentación.
• Son sencillos de probada eficacia, además de servir para
aclarar las cuestiones elementales en torno a esta parte de la
cadena documental, pues los manuales al uso para la
formación del secretariado incurren en numerosos y graves
errores; confunden organización con ordenación, desconocen
los usos administrativos y, prácticamente, se reducen a
contemplar las piezas sueltas “correspondencia, facturas y
poco más” ignorando la piedra angular de la acción
administrativa: el expediente (Heredia, 2008: 149)
Archivo de gestión o de
oficina
• Está integrado por los documentos producidos y recibidos por la
oficina en el desarrollo de sus funciones, que deben conservarse
como instrumento para la toma de decisiones, para la
tramitación de asuntos y para la defensa de derechos
(Universidad de Cantabria, 2010).
• Son subsistemas integrados en un sistema global, el del archivo,
por lo cual deben gestionarse con la vista puesta en el futuro de
esa documentación (que no sea destruida arbitrariamente, que
permanezca organizada…) (Heredia, 2008).
• La finalidad de la documentación en esta fase es la de estar al
servicio de la toma de decisiones. La rapidez y la calidad de las
decisiones dependen de la cantidad y de la calidad de la
información, así como de su disponibilidad; es decir, de la forma
en que la documentación haya sido organizada y de las
posibilidades de acceso a la misma cuantas veces resulte
necesario (Heredia, 2008).
• Parece claro que la correcta gestión de la documentación
administrativa en esta primera fase, al igual que en las
sucesivas, se revela como una tarea fundamental para la
buena marcha de los asuntos de cada entidad, sea pública o
privada, y es una herramienta de primer orden para reducir
costes y evitar pérdidas informativas.
• Lo contrario es motivo de retraso en la resolución de los
asuntos, lo que ocasiona perjuicios a la propia organización y a
terceros, especialmente grave en el caso de las
Administraciones públicas, lo cual se traduce en términos
económicos (Heredia, 2001).
Principio de
procedencia
• El padre de esta teoría, fue el historiador francés Natalis de
Wailly. En 1841, siendo Jefe de la Sección Administrativa de los
Archivos Departamentales, en el Ministerio del Interior en
Francia, elaboró una circular en la que daba la noción de:
• “fondo de archivo”, entendiéndolo por “reunir los documentos
por fondos
• Es decir, reunir todos los documentos que provienen de un
cuerpo, de un establecimiento, de una familia o de un
individuo, y arreglar estos fondos con sujeción a un orden
determinado...
• Los documentos que apenas se relacionaban con un
establecimiento, “un cuerpo o una familia, no deben
mezclarse con el fondo de ese establecimiento, de ese cuerpo,
de esa familia...”
• “la clasificación general por fondos es la única verdaderamente
apropiada para asegurar el pronto cumplimiento de un orden
regular y uniforme...” (CAA 2011)
• Formulado como un principio fundamental de la archivística
que establece que los documentos producidos por una
institución u organismo no deben mezclarse con los de otros
(Ministerio de Cultura de España, 1995).
• “unir los diferentes documentos por fondos, es decir
reunir todos los títulos que provengan de un “cuerpo”,
de un “establecimiento”, de una familia o de un
individuo, y colocar después con un cierto orden los
diferentes fondos...
• Por lo tanto, los documentos que tienen solamente relación
con un “establecimiento”, un “cuerpo” o una familia no deben
ser confundidos con el fondo de ese establecimiento, de ese
cuerpo o de esa familia...”.
• Se justifica por que si se propusiera un orden teórico se
correría el riesgo de no saber donde encontrar un documento.
• En España ya en sus grandes archivos se seguía este principio al estar
considerados prioritariamente “Servicios de la administración”.
• En el Archivo de la Corona de Aragón, cuyas primeras Ordenanzas tienen
fecha 12 de marzo de 1384, se encontraba dividido en reinos y dentro de
éstos en asuntos, y en el Archivo General de Simancas, en 1588, Diego de
Ayala informa al Rey que no es posible copiar la organización del archivo de
la Torre do Tombo de Portugal “...por ser diferentes los destos reynos de
Castilla en los despachos y divisiones de facultades de papeles y negocios...”.
También las Ordenanzas de 10 de enero de 1790 del Archivo de Indias hablan
de “colecciones de papeles según las oficinas que los remitan”.
• En Italia Francesco Bonaini (historiador italiano director desde 1852 de los
archivos toscanos) fue el gran defensor de este principio (metodo storico u
ordinamento storico). En su informe de 1867 al Ministerio de Instrucción
Pública, que abrió el camino al Real decreto de 27 de mayo de 1875 donde se
señala, en su artículo 7, que hay que disponer el material documental
“separadamente por dicasterio, magistratura, administración, corporación,
notario, familia o persona, según el orden histórico de los asuntos y de los
documentos”.
• En Prusia se desarrolló rápidamente, el archivero Max Lehmann (1845-1929)
diseñó unos reglamentos que se publicaron como Regulative für die
Ordnungsarbeiten in Preussischen Geheimen Staatsarchiv (Reglamento para
la ordenación de los Archivos Secretos Estatales de Prusia) el 1 de julio de
1881 por Heinrich von Sybel, historiador nombrado en 1874 director de los
Archivos del Estado Prusiano.
• El desarrollo del Principio de procedencia en Estados
Unidos comenzó en las conferencias anuales de los
archiveros de la Asociación Histórica Americana. El
doctor Waldo G. Leland, en la conferencia de 1909,
declaró la necesidad de adoptar este principio.
• Según Schellenberg la justificación a la aplicación de este
principio vendría a ser que los documentos sólo tienen
razón de ser al pertenecer a un conjunto, ya que sólo el
conjunto explica el por qué se han hecho, cómo, para
qué y qué efectos han tenido y, además, proporciona
una base sólida de trabajo (CAA,2010).
Principio de respeto
del Orden Original
• Formulado en la ciencia Archivística como un principio fundamental
según el cual los fondos de una misma procedencia deben
conservar la ordenación establecida por el organismo de origen.
• En Prusia la normativa del 1 de julio de 1881 de los Archivos
Estatales, decía “Registraturprinzip o principio de respeto del orden
original”:
• “A cada dependencia... debe designársele un área de acumulación
con el fin exclusivo de guardar los documentos de esa dependencia.
Dentro de esa área los papeles oficiales deben mantenerse en el
orden y con las designaciones que recibieron durante el curso de la
actividad oficial en la dependencia respectiva”.
• En el manual de Muller, Feith y Fruin (1898) se hace hincapié en la
necesidad de mantener el “orden original” con una nueva
perspectiva, no sólo la conservación del orden, sino con un nuevo
matiz y es que se debe respetar también la estructura orgánica
original de la oficina.
• Comparan el trabajo del archivero con el de un paleontólogo que
reúne el esqueleto de una organización para lo que proponen
comenzar con las series principales.
• El orden original significa respetar la clasificación dada a los documentos en su
oficina de origen
• Josep Matas hace una propuesta de aplicación de los diferentes principios según el
nivel del fondo en el que se esté (MATAS, 1999).

Los diferentes niveles El principio de respeto Su relación

del fondo del fondo con la
práctica
Grupo de fondos

Organización
Fondos
Grupo o grupos de Principio de respeto a la Clasificación
series estructura
Serie
Unidades de instalación Principio de respeto al Ordenación
Unidad Documental orden originario
compuesta
Unidad documental
simple
Por lo tanto:

• El principio de procedencia se refiere sólo a la unicidad del

fondo atendiendo a un único productor (Institución)
• Los otros principios los que condicionan la clasificación interna
del fondo.
Preguntas para responder

• ¿Qué archivos conozco?

• ¿Qué principios se aplican a los Archivos que conozco?
• ¿Qué funciones tienen los archivistas que conozco?