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Actualícese
IMPUESTOS

ABC DE
LA FACTURA
DE VENTA

AGOSTO 31 DE 2017
 Especiales Actualícese - impuestos

Tabla de contenido
ABC DE LA FACTURA DE VENTA............................................................................................... 3
Factura de venta como soporte...................................................................................................................3
Factura de venta como título valor..............................................................................................................4
La factura como un sistema técnico............................................................................................................4

OBLIGATORIEDAD DE EXPEDIR FACTURA................................................................................. 4

Obligados a facturar.....................................................................................................................................4
No obligados a facturar........................................................................................................................5
Régimen simplificado del INC no está obligado a facturar.................................................................5

MODALIDADES DE FACTURACIÓN........................................................................................... 6
Factura en papel..........................................................................................................................................6
Factura por computador..............................................................................................................................6
Facturas en Excel no cumplen los requisitos.......................................................................................7
Máquina registradora POS...........................................................................................................................7
Factura electrónica......................................................................................................................................7

REQUISITOS DE LA FACTURA................................................................................................... 7

PUNTOS CLAVE DE LA FACTURACIÓN...................................................................................... 8

VALIDEZ DE FACTURAS ENVIADAS POR CORREO ELECTRÓNICO............................................. 10

Factura enviada por correo electrónico no es válida........................................................................10
Validez de facturas enviadas por proveedor del exterior vía correo electrónico.............................10

CASOS ESPECÍFICOS DE FACTURACIÓN.................................................................................. 11

Factura de servicios públicos domiciliarios...............................................................................................11
Procedimiento si hay desacuerdo con los cobros.............................................................................12
¿Cómo evitar la suspensión del servicio si está en trámite un reclamo relacionado con la factura?......12
Facturación de mercancías vendidas a través de máquinas dispensadoras.............................................13
Sistemas de facturación de tributos territoriales......................................................................................14

SANCIONES RELACIONADAS CON LA FACTURACIÓN.............................................................. 14

Aspectos técnicos que dan lugar o no a sanción.......................................................................................15
Cierre del establecimiento por aspectos relacionados con la facturación...............................................15
Reforma tributaria modifica sanción de clausura del establecimiento....................................................16
Por motivos relacionados con la facturación....................................................................................16
Por doble contabilidad o facturación o por supresión de ingresos..................................................16
Por contrabando................................................................................................................................16
Por omisión en la presentación de la declaración o por estar en mora en el pago.........................16
Duplicación del término de la clausura.............................................................................................16
Abstención de la Dian de decretar clausura......................................................................................16

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ABC DE LA FACTURA DE VENTA
L Factura de venta como soporte
a factura de venta es un instrumento de control
fiscal, pues a través de esta el Gobierno puede hacer
frente a la evasión tributaria ya sea garantizando el
cobro del impuesto o estableciendo condiciones para
la procedencia de costos, deducciones e impuestos
descontables. Por otra parte, la factura le permite
al comprador acreditar la propiedad del bien y, en
el caso del usuario, la adquisición del servicio; en
muchas ocasiones, también es exigida por el vendedor
o prestador del servicio como requisito para el
cumplimiento de la garantía correspondiente, aunque, de
acuerdo con la Superintendencia de Industria y Comercio
–SIC–, los productores, proveedores o expendedores de
bienes o servicios no pueden condicionar el derecho de
garantía a la presentación de la factura por parte de los
consumidores.
Video
SAS que presta servicios turísticos utiliza tiquetes
como factura oficial de venta
Si una empresa SAS dedicada a la prestación de
servicios turísticos utiliza tiquetes para soportarlos,
estos no serán considerados como documento
equivalente ni como factura de venta.
http://actualice.se/8xxz
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Entre las entidades que prestan especial atención a la factura de
venta se encuentran la Dian y la UGPP, ya que, como se mencionó,
esta es un medio de soporte de las operaciones realizadas. A
continuación damos a conocer una serie de situaciones en las que
esta es necesaria o, por el contrario, no se requiere, así como también
en qué casos su sola presentación no otorga ciertos derechos:
• No formarán parte del ingreso base de cotización –IBC–
del trabajador los gastos de representación, medios
de transporte y elementos de trabajo que le han sido
facilitados, siempre y cuando estos se encuentren
debidamente soportados a través de facturas de venta o
recibos de pago a terceros.
• En el caso de las compras realizadas al exterior, si el vendedor
expide la factura en un idioma diferente al español, para
que esta pueda apreciarse como prueba se requiere que
contenga su respectiva traducción.
• En cuanto a la facturación de los ingresos por intereses, si se
generan intereses de mora e IVA sobre estos, es necesario
emitir factura cuando el cliente los pague. En el caso de los
intereses de los CDT, bonos y cuentas de ahorro, no existe la
obligación de elaborar factura.
• No se requiere hacer factura cuando una fundación reciba una
donación o cuando se gane una rifa o un premio.
• La sola presentación de la factura con el cumplimiento
de todos los requisitos legales no otorga el derecho a
la deducción del gasto o costo o al reconocimiento del
impuesto descontable, ya que la Dian o el juez tienen
la potestad de comprobar la veracidad de los hechos
contenidos en esta.
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Factura de venta como título valor
En concordancia con lo determinado en el artículo 772 del
Código de Comercio, la factura de venta se constituye como un
título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar
y entregar, o remitir al comprador o beneficiario del servicio, con
el objetivo de que dicho documento certifique la operación de
consumo efectuada.
Una factura de venta es un documento revelador, motivo por
el cual una de las características fundamentales de esta es que
no podrá expedirse en caso de que la operación de consumo
no se haya ejecutado, es decir, bajo la presunción de que
corresponda a bienes no entregados real y materialmente, o a
servicios realmente no prestados en virtud de un contrato verbal
o escrito.
Además, en el artículo en mención se dispone lo siguiente:
“El emisor vendedor o prestador del servicio emitirá un
original y dos copias de la factura. Para todos los efectos
legales derivados del carácter de título valor de la factura,
el original firmado por el emisor y el obligado, será título
valor negociable por endoso por el emisor y lo deberá
conservar el emisor, vendedor o prestador del servicio. Una
de las copias se le entregará al obligado y la otra quedará
en poder del emisor, para sus registros contables”.
OBLIGATORIEDAD DE EXPEDIR FACTURA
M Obligaciones de quienes expiden factura
ediante normatividad se ha estipulado quienes se
encuentran obligados a expedir factura de venta y a
quienes se les ha eximido de dicha responsabilidad.
Obligados a facturar
El Estatuto Tributario contempla que, para propósitos fiscales,
están obligados a expedir factura o documento equivalente los
comerciantes y quienes ejerzan profesiones liberales, presten
servicios relacionados con estas o vendan bienes. Así mismo,
establece que deberá expedirse factura en las operaciones
realizadas con comerciantes, importadores, prestadores de
servicios o en las ventas a consumidores finales.
Están obligados a expedir factura 5 tipos de contribuyentes:
• Los responsables del régimen común.
• Quienes sean señalados por la Dian como obligados a
facturar electrónicamente.
• Los proveedores tecnológicos.
• Los tipógrafos y litógrafos.
• Los responsables del impuesto al consumo, con excepción de
los pertenecientes al régimen simplificado de dicho impuesto.
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La factura como un sistema
técnico
De acuerdo con lo estipulado en el artículo 684-
2 del ET, la Dian se encuentra facultada para
establecer cuáles contribuyentes, previo análisis
de su capacidad económica, deben adoptar o
implementar sistemas técnicos razonables para
el control de su actividad productora de renta y
la determinación de sus obligaciones tributarias.
Bajo esta disposición, la entidad expidió la
Resolución 000055 de julio 14 de 2016 mediante
la cual se adoptan los sistemas técnicos de
facturación. Sobre el tema, se debe tener presente
que si el contribuyente no ha adoptado dichos
sistemas dentro de los tres meses siguientes
a la disposición de los mismos por parte de la
Dian, esta entidad podrá imponer la sanción de
cierre del establecimiento; sanción que también
será aplicable en los casos de violación de los
mencionados sistemas (ver el inciso segundo del
artículo 684-2 del ET).
El artículo 618-2 del ET indica que quienes elaboren
facturas deben cumplir las obligaciones que se
exponen a continuación:
• Elaborar la factura conforme a los requisitos
contemplados en el Estatuto Tributario y las
condiciones que señale la Dian.
• Llevar un registro de quienes hayan solicitado la
elaboración de facturas. Para tal fin, se deben tener
en cuenta los siguientes criterios: identificación,
dirección, número de facturas elaboradas para
cada cliente y numeración respectiva.
• Abstenerse de elaborar facturas a cierto cliente a
quien ya se le haya realizado la misma numeración.
• Expedir factura por la prestación del servicio; dicha
factura debe cumplir los requisitos establecidos
en el artículo 617 del ET e incluso deberá tener la
constancia del primer y último número consecutivo
de los documentos que le haya elaborado al
adquirente del servicio.
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No obligados a facturar
De acuerdo con lo contemplado en
el artículo 616-2 del ET, no están
obligados a expedir factura los bancos,
corporaciones financieras, de ahorro y
vivienda, compañías de financiamiento
comercial y quienes pertenezcan al
régimen simplificado del IVA. Además
de los anteriores, según el artículo 2 del
Decreto 1001 de 1997 recopilado en el
artículo 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016,
tampoco tienen dicha obligación los
siguientes contribuyentes:
• “Las Cooperativas de Ahorro y Crédito,
los Organismos Cooperativos de grado
superior, las Instituciones Auxiliares
del Cooperativismo, las Cooperativas
Multiactivas e Integrales, y los Fondos
de Empleados en relación con las
operaciones financieras que realicen
tales entidades”.
• Los distribuidores minoristas de
combustibles derivados de petróleo y
gas natural comprimido.
• Las empresas prestadoras de servicios
de transporte público.
• Aquellos que presten el servicio de
baño público.
• Las personas naturales que tengan
una relación laboral o legal y
reglamentaria.
• Las personas naturales que solo
vendan productos o presten servicios
excluidos de IVA, siempre y cuando no
sobrepasen los niveles de ingresos y
patrimonio para pertenecer al régimen
simplificado (ver el artículo 499 del ET,
modificado por el artículo 195 de la Ley
de reforma tributaria estructural).
Cabe señalar que las personas no
obligadas a expedir factura pueden optar
por hacerlo, pero deberán cumplir todos
los requisitos de ley para la expedición
de este documento establecidos
en el artículo 617 del ET, los cuales
abordaremos más adelante.
Por otra parte, aunque dentro de los no
obligados a expedir factura se mencionan
los responsables del IVA pertenecientes
al régimen simplificado, los tipógrafos y
litógrafos que pertenezcan al régimen
simplificado del impuesto sobre las ventas
sí deberán expedir factura por el servicio
prestado; para ello, deberán cumplir las
obligaciones señaladas en el artículo 618-
2 del ET (ver el parágrafo 2 del artículo
1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016).

Régimen simplificado del INC no está obligado
a facturar
El 18 de mayo de 2017 la Dian expidió el Concepto 12213 para
interpretar la norma contenida en el nuevo artículo 512-14 del
ET (obligaciones de los responsables del impuesto nacional al
consumo), creado con el artículo 206 de la Ley 1819 de 2016,
y concluyó que dicha norma produce el “decaimiento” de la
norma contenida en el artículo 6 del Decreto 803 de abril de
2013 (recopilada luego en el artículo 1.3.3.7 del DUT 1625 de
octubre de 2016), la cual establecía que los responsables del
régimen simplificado del INC estaban obligados, entre otros, a
expedir factura o documento equivalente a factura de venta.
En relación con el tema, la norma del inciso primero del nuevo
artículo 512-14 del ET dispone lo siguiente:
“Artículo 512-14. Obligaciones de los responsables del
impuesto nacional al consumo. Los responsables del
régimen simplificado del impuesto nacional al consumo
deberán cumplir con las obligaciones señaladas en el
artículo 506 de este estatuto.
1819 de 2016), el cual fue adicionado por la Ley 633 de 2000,
modificado luego por la Ley 863 de 2003, y se redactó pensando
en los responsables del régimen simplificado del IVA. En dicha
norma se lee lo siguiente:
“Artículo 506. Obligaciones para los responsables del
régimen simplificado (del IVA). Los responsables del régimen
simplificado del impuesto sobre las ventas, deberán:
1. Inscribirse en el Registro Único Tributario.
2. Entregar copia del documento en que conste
su inscripción en el régimen simplificado, en
la primera venta o prestación de servicios que
realice a adquirentes no pertenecientes al régimen
simplificado, que así lo exijan.
3. Cumplir con los sistemas de control que determine el
Gobierno Nacional.
4. Exhibir en un lugar visible al público el documento
en que conste su inscripción en el RUT, como
perteneciente al régimen simplificado.”

Por su parte, los responsables del régimen común del
impuesto nacional al consumo deberán cumplir con las
mismas obligaciones señaladas para los responsables del
régimen común del impuesto sobre las ventas.
(El subrayado es nuestro)
Como puede verse, dicha norma remite de manera expresa a la
norma del artículo 506 del ET (que no fue modificado con la Ley
Por tanto, en vista de que el inciso primero del nuevo artículo
512-14 del ET exige a los responsables del régimen simplificado
del INC cumplir lo indicado en el artículo 506 del ET, y en este
último no se incluye la exigencia de expedir factura de venta
ni documento equivalente a factura de venta, la Dian llegó a la
presente conclusión:
“El artículo 1.3.3.7 del Decreto Único Reglamentario
1625 de 2016 señala disposiciones específicas para los
responsables del régimen simplificado del impuesto

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nacional al consumo de restaurantes y bares, dentro de
las cuales se observa la “obligación de expedir factura
o documento equivalente, con el cumplimiento de los
requisitos legalmente establecidos para los obligados a
expedirla”.
Sin embargo, ya que con el artículo 512-14 del Estatuto
Tributario – introducido por la reforma tributaria del año
2016, Ley 1819/16 – se asemejan las obligaciones de todos
los responsables del régimen simplificado del impuesto
nacional al consumo con las de los responsables del régimen
simplificado del impuesto sobre las ventas, es menester
comprender que la obligación consultada, contenida en
el literal d) del artículo 1.3.3.7 del Decreto 1625 de 2016,
sufrió decaimiento, pues no resulta armónica con la
disposición de orden legal ya mencionada ni con el artículo
616-2 del Estatuto Tributario.
En efecto, el artículo 616-2 ibídem dispone que “no se
requerirá la expedición de factura en las operaciones
realizadas por bancos, corporaciones financieras,
corporaciones de ahorro y vivienda y las compañías de
financiamiento comercial. Tampoco existirá esta obligación
en las ventas efectuadas por los responsables del régimen
simplificado”
Luego, de manera general los responsables del régimen
simplificado del impuesto nacional al consumo que
prestan los servicios exclusivos de restaurantes, bares y
cafeterías, cuya actividad de renta solo se circunscribe a la
presentación de estos servicios, no están obligados a expedir
factura o documento equivalente.”
(Los subrayados son nuestros)
Ahora bien, la doctrina de la Dian contenida en el Concepto
12213 de mayo 18 de 2017, a través de la cual se concluye que
los responsables del régimen simplificado del INC no quedarían
obligados a expedir factura de venta ni documento equivalente
a factura de venta, favorece a dichos responsables y al mismo
tiempo soluciona otro problema que se estaba generando desde
abril de 2013 en relación con este tema.
Resulta que, aunque el Decreto 803 de abril de 2013 exigía
que los responsables del INC expidieran factura o documento
equivalente a factura de venta, la Dian emitió tres conceptos
diferentes (052658 de agosto 29 de 2014, 023096 de agosto
18 de 2015 y 09816 de mayo 20 de 2016) a través de los cuales
determinaba que no era posible aplicar a dichos responsables la
sanción de los artículos 652 ni 657 del ET, cuando no cumplieran
con la emisión de la respectiva factura de venta o documento
equivalente. Por tanto, en la práctica, y basados en dichas
doctrinas, muchos responsables del régimen simplificado del INC
dejaban de cumplir la norma del Decreto 803 de abril de 2013.

MODALIDADES DE FACTURACIÓN

E Requisitos
n la actualidad se puede expedir
factura de venta en papel, por
computador, a través de máquina
registradora POS y de forma electrónica,
modalidades que explicamos en las
próximas páginas:
Factura en papel
La factura en papel es tal vez la más
tradicional de las diferentes modalidades
de facturación existentes. En esta
debe figurar previamente impresa la
denominación “factura de venta”, los
datos de identificación (nombres y
apellidos o razón social del vendedor o
prestador del servicio y el NIT de este), el
número consecutivo de la factura y, los
nombres y apellidos o razón social del
impresor de la factura, así como su NIT.
Factura por
computador
Según el artículo 1.6.1.4.7 del DUT
1625 de 2016, dicho sistema se
caracteriza por cumplir los requisitos
contemplados en los artículos 617 y
618 del ET. Adicional a lo anterior, el
software que se utilice para facturar
debe permitir relacionar el artículo
o servicio a la tarifa del IVA que le
corresponda, además de facilitar
la interacción de la programación,
control y ejecución de las funciones
inherentes a la venta. Es necesario
tener en cuenta que, aunque la
factura se genera por un medio
electrónico, su entrega debe ser
física.
Para que se considere que una factura
de venta fue expedida por computador,
es necesario elaborar un informe diario
verificando el cumplimiento de los
siguientes requisitos estipulados en el
artículo 13 del Decreto 1165 de 1996
(recopilado en el artículo 1.6.1.4.7 del
DUT 1625 de 2016), de lo contrario se
consideraría factura de papel:
• El software debe asociar la
identificación del servicio o la venta a
la tarifa del IVA.
• Debe existir interacción de la
programación, control y ejecución de
las funciones inherentes a la venta
o el servicio, como por ejemplo,
interacción entre la emisión de
facturas, comprobantes, notas crédito,
notas débito, etc.

Actualícese 6
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Facturas en Excel no Respuestas Factura electrónica

cumplen los requisitos
Cuando se solicita la autorización de
numeración de facturación se le informa
a la Dian la modalidad bajo la cual se
van a expedir las facturas de venta o
documentos equivalentes a la factura
de venta. En dicho proceso es necesario
diligenciar el formulario 1302 solicitud
de numeración de facturación, y elegir
una de las modalidades que hemos
venido describiendo:
• 01. Papel
¿Es válido que quienes facturan con
resolución por computador expidan
facturas generadas en Excel?
Al expedir facturas de venta por
computador, se considera que
no es viable generarlas a través
de Microsoft Excel ya que dicha
herramienta dificulta el cumplimiento
de los requisitos contemplados
en la norma para las facturas por
computador.
Por último tenemos la factura
electrónica, que se encuentra
reglamentada en el Decreto 2242
de 2015 recopilado en los artículos
1.6.1.4.1.1 a 1.6.1.4.1.21 del DUT 1625
de 2016. Bajo ciertas circunstancias, el
obligado a facturar electrónicamente
deberá entregar la factura en el
formato de generación, mientras que
en otros casos deberá entregar la
representación gráfica de esta, ya sea
en formato impreso o digital.

• 02. Por computador http://actualice.se/94sr

• 03. Máquina registradora POS
• 04. Electrónica
En el caso de haber optado por
la modalidad de facturación por
computador, no es posible argumentar
que con la aplicación de Microsoft
Excel se reemplaza el software
mediante el cual se generan facturas
por computador. Lo anterior es
consecuencia de que en la facturación
por computador deben reunirse
diversos requisitos, como los indicados
en el artículo 13 del Decreto 1165
de 1996 (recopilado en el artículo
1.6.1.4.7 del DUT 1625 de 2016).
De esta manera, se considera factura
por computador aquella que cumple
lo señalado en los artículos 617 y
618 del ET que hacen referencia a los
Máquina registradora
POS
El documento emitido mediante
esta modalidad debe contener como
mínimo el nombre o razón social y
NIT del vendedor o de quien presta
el servicio; el número consecutivo
del documento; fecha de operación;
descripción de los bienes o de
los servicios; y el valor total de la
operación (ver el literal a) del artículo
1.6.1.4.25 del DUT 1625 de 2016).
Video
Emisión de facturas por medio de
software o impreso por parte de
empresa constructora
Los obligados a facturar tienen la
posibilidad de escoger el método
de generación de la factura de
venta, entre estos se encuentran
la facturación en papel y por
computador.
http://actualice.se/8y7l

REQUISITOS DE LA FACTURA
requisitos de la factura de venta y a
la obligación de exigirla y exhibirla, lo
cual permite al software relacionar el
artículo o servicio a la tarifa del IVA

E
correspondiente, además de facilitar la
interacción de la programación, control
y ejecución de las funciones inherentes
a la venta, aspectos que con dificultad
podrían llevarse a cabo en Microsoft
Excel; razón por la que este no debe
ser calificado como un software para
facturar por computador.
Es necesario tener en cuenta que un
software para facturar por computador
permite una numeración consecutiva,
no deja manipular los números de
las facturas y lleva un control de la
asociación de las mercancías con sus
respectivas tarifas, entre otros aspectos.
l Estatuto Tributario señala que quienes tienen
la obligación de expedir factura de venta, deben
hacerlo cumpliendo el total de los requisitos
establecidos en el artículo 617 de dicho estatuto, a
saber:
1. Que la factura de venta esté denominada como tal.
2. Indicar los apellidos y nombres o razón social y NIT
del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Indicar los apellidos y nombres o razón social y NIT
del adquirente de los bienes o servicios.
4. Discriminar el IVA pagado.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema de
numeración consecutiva de facturas de venta.

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6. Indicar la fecha de expedición.
7. Describir de manera específica o genérica los bienes
vendidos o servicios prestados.
8. Valor total de la operación.
9. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
10. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.
Modelos y formatos
Factura de venta
Cuando se está obligado a expedir factura de venta se deben
seguir los parámetros legales que la normatividad establece
sobre dicho documento destinado al cliente y/o consumidor
final. En el enlace adjunto se presenta un modelo de factura de
venta y se indican los requisitos fiscales que se deben cumplir.
http://actualice.se/8imj
Se resalta que los requisitos 1, 2, 5 y 9 deben estar preimpresos,
excepto cuando la facturación sea a través de computador o
máquinas registradoras, pues se entienden cumplidos cuando
se imprima la factura.
Por otra parte, la condición de que la factura de venta se
denomine de esa forma no aplica en todas las situaciones, tal es
el caso de la factura cambiaria. Además, existe una inconsistencia
en la redacción de la norma; según esta, la factura debe contener
el valor del IVA pagado, pues debería referirse al valor del IVA
generado. De igual manera, salvo algunas excepciones, la fecha
de expedición debe ser aquella donde el vendedor adquiere el
derecho de solicitar el pago al tercero. Así mismo, se deben tener
en cuenta las precisiones de la Dian en cuanto a la exigencia de
que en la factura se incluya una descripción específica o genérica
de los artículos vendidos o servicios prestados.
Video
Incidencias fiscales si en factura emitida aparece registro
de una persona distinta a la que pagó
La empresa vendedora no sufre ningún efecto perjudicial si
en la factura de venta o en el documento equivalente aparece
el nombre del comprador y, llegado el caso, este resulta ser
distinto al que aparece registrado en la tarjeta débito con la
cual se efectúa el pago.
http://actualice.se/8swb

PUNTOS CLAVE DE LA FACTURACIÓN

D
urante el proceso de elaboración
de una factura de venta es
necesario no solo tener en cuenta
los requisitos que debe contener,
sino también cómo se deben cumplir.
A continuación destacamos algunos
aspectos clave en su elaboración:
1. La factura de venta o documento
equivalente no podrán ser sustituidos
por contratos, escrituras públicas
de compra venta, cuentas de cobro,
órdenes de trabajo, recibos de pago
o cualquier otro documento. En el
caso de los contratos de mandato,
las facturas deberán ser expedidas
por el mandatario, y cuando este
adquiera bienes o servicios en pro
del cumplimiento del contrato, dichas
facturas deben ser emitidas a su
nombre.
Video
Contabilización de impuestos en
facturas expedidas al mandatario
El mandante es quien asume tanto el
costo como el IVA descontable, a pesar
de que las facturas se encuentren
a nombre del mandatario. Este
último lo que hace es reportar los
costos y gastos a la Dian mediante la
presentación de información exógena.
http://actualice.se/8rst
3. En el caso del despacho de mercancías
2. La factura debe emitirse una vez
finalizada la operación, pero si se
hacen entregas parciales deberá
expedirse factura para cada
entrega.
Video
Implicaciones fiscales por incluir
en la factura servicios prestados en
diferentes fechas
La facturación debe realizarse cuando
el servicio se haya prestado; por tanto,
no debe cobrarse en una sola factura
una serie de servicios que aún no se
han suministrado.
http://actualice.se/8s0w
a título de venta, una empresa no
puede realizar tal actividad mediante
una remisión y simplemente elaborar
la factura con cierta frecuencia. Esto
se debe a que la obligación de facturar
es sobre cada operación realizada.

8

También deberá expedirse factura de
venta o documento equivalente por
la pérdida de mercancía cuando el
transportador reconozca el valor de
esta.
4. Cuando se expidan diversas clases de
facturas o documentos equivalentes,
es necesario cumplir los requisitos
de cada sistema de facturación,
además de llevarse una numeración
consecutiva para evitar que se
expidan documentos con numeración
duplicada. Sobre el particular, es
válido recordar que un obligado
a facturar puede utilizar diversos
sistemas, pero estos no pueden
utilizarse de forma simultánea en una
misma operación, pues ello se tomará
como doble facturación y por tanto,
será un acto sancionable. También se
considera doble facturación el hecho
de que una factura presente dos
numeraciones distintas.
5. Al momento de generar la factura
no se deben usar sellos de caucho
ni medios mecánicos o manuales
para suplir los requisitos de esta.
Por ejemplo, poner un sello en la
factura con la expresión “factura de
venta” cuando esta no se encuentre
denominada como tal de manera
expresa.
Conferencia
Factura de venta: aspectos clave para
su elaboración
Al elaborar una factura de venta es
necesario tener presente los requisitos
que esta debe contener, cuándo debe
expedirse y quién debe emitirla.
http://actualice.se/9232
6. También se debe recordar que
entregar la factura original sin los
requisitos señalados en el artículo
617 del ET dará lugar a una multa
pecuniaria y, en caso de reincidencia,
la sanción contemplará el cierre del
establecimiento.
Especiales Actualícese - impuestos
No obstante, determinada
normatividad indica ciertas situaciones
en las que es posible no entregar la
factura original como, por ejemplo,
cuando se elabora una factura
cambiaria de compraventa o se hace la
dimisión de la factura por el sobreflex.
7. Según el artículo 618 del ET, los
adquirentes de bienes o servicios
tienen la obligación de exigir las
facturas o documentos equivalentes
y exhibirlos cuando los funcionarios
de la Dian lo exijan. Por tanto, entre
las incidencias ocasionadas por no
solicitarlas cuando el vendedor esté
obligado a expedirlas se encuentra
que, para efectos tributarios, no
existiría el respectivo costo o gasto
incurrido por el adquirente.
Otros factores clave
Además de los aspectos generales
que acabamos de exponer, existen
casos particulares como algunos que a
continuación enunciamos:
• La numeración por computador
sirve para la expedición de la factura
electrónica y para la factura por
computador.
• Un vendedor ubicado en Colombia no
puede imprimir múltiples veces una
factura y radicarla a cada uno de los
integrantes de la unión temporal.
• No es posible generar una factura
con un consecutivo igual al de la
proforma si los valores y descripciones
cambiaron.
• Las facturas proformas emitidas a dos
clientes pueden tener el mismo número,
pero esto no puede suceder cuando se
les expida la factura de venta.
• La factura no puede sustituirse por
otro medio de prueba cuando el
proveedor se niega a expedirla. De
esta manera, no exigir la factura
cuando el tercero se encuentra en la
obligación de expedirla implica que
no sea posible reconocer el respectivo
costo o gasto ni tomarse como
descontable el IVA pagado. Sobre
dicho tema, vale recordar que, para
tomarse impuestos descontables, es
necesario demostrar ante la Dian que
se tiene la posesión o la titularidad de
este derecho.
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• Cuando el tercero no está obligado a
expedir factura de venta o documento
equivalente y el comprador no es
responsable del IVA, este último puede
elaborar el documento que soporte
la transacción (ver el artículo 3 del
Decreto 3050 de 1997, recopilado en
el artículo 1.6.1.4.44. del DUT 1625
de 2016). Si es responsable de dicho
impuesto, el comprador deberá expedir
un documento equivalente cumpliendo
los requisitos señalados en el artículo
3 del Decreto 522 de marzo 3 de 2003,
recopilado en el artículo 1.6.1.4.40. del
DUT 1625 de 2016.
Conferencia
Facturación: situaciones a tener en
cuenta en este proceso
A través de este enlace conozca una serie
de situaciones que se deben tener en
cuenta durante el proceso de facturación.
http://actualice.se/8zxp
Nómina puede ser
equivalente a factura de venta
La nómina se considera un
documento equivalente a la factura
de venta si por medio de esta se
generan ingresos, por ejemplo,
cuando se cobran intereses por
préstamos, se venden bienes o
prestan servicios. Por tanto, en la
nómina deben constar los descuentos
efectuados a los trabajadores,
además, de los siguientes datos:
• Nombre o razón social y NIT del
empleador.
• Descripción específica o genérica
de los productos vendidos o de
los servicios prestados.
• Fecha.
• Valor de los descuentos.
La información señalada debe estar
contenida en el cuerpo de la nómina
y no en un anexo. Lo anterior es muy
importante si se tiene en cuenta
que por toda falla en la factura de
venta o documento equivalente
la Dian podría indicar el cierre del
establecimiento de comercio o la
imposición de una multa pecuniaria.
9
 Especiales Actualícese - impuestos
VALIDEZ DE FACTURAS ENVIADAS
POR CORREO ELECTRÓNICO
A
demás de los requisitos que debe contener la
factura de venta para que sea considerada como
válida, también se debe tener en cuenta si el medio
de envío o de entrega es el correcto.
Video
Empresa recibe correo electrónico soporte de una factura
generada de manera litográfica
Las empresas que emiten sus facturas de venta en papel deben
entregar el original al adquirente, ya que la factura escaneada y
enviada por correo electrónico no tiene validez.
http://actualice.se/8xy6
Factura enviada por correo electrónico no
es válida
Si un cliente realiza un pedido de mercancía, cuando
esta es despachada se debe emitir la factura de venta. A
pesar de que en el ámbito empresarial se ha convertido
en costumbre escanear la factura y enviarla mediante
correo electrónico al cliente o usuario, legalmente dicha
costumbre no sirve para sustentar la obligación de expedir
y entregar las facturas.
El artículo 617 del ET establece que la expedición de
la factura de venta consiste en entregar la original con
los requisitos señalados en el mismo artículo. Dicho lo
anterior, puede asegurarse que no tiene validez escanear
la factura y enviarla por correo electrónico debido a que
quién la recibe tiene la posibilidad de alterarla.
De otro lado, los únicos autorizados para entregar
imágenes digitales de las facturas de venta o
representaciones gráficas de estas son aquellos que
hayan sido señalados como facturadores electrónicos y
que cumplan los requisitos contemplados en el Decreto
2242 de noviembre 24 de 2015, cuyos artículos quedaron
recopilados en los artículos 1.6.1.4.1.1 a 1.6.1.4.21
del DUT 1625 de octubre 11 de 2016, además del
cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución 000019 de
febrero 24 de 2016.
Volver al menú
Video
¿La Factura de venta es válida si se envía por correo electrónico?
Legalmente no tiene validez escanear la factura y enviarla por
correo electrónico, pues es obligatorio entregar la factura original.
Los únicos autorizados para enviar representaciones gráficas de
las facturas de venta son aquellos que hayan sido señalados como
facturadores electrónicos.
http://actualice.se/97h5
Validez de facturas enviadas por proveedor
del exterior vía correo electrónico
Para soportar las compras realizadas a proveedores, ya sea en
el territorio nacional como en el extranjero, se debe considerar
lo dispuesto en el artículo 771-2 del ET (al cual se le adicionó
un segundo parágrafo a través del artículo 135 de la Ley 1819
de 2016); mediante este se exige que, para soportar como
procedentes los costos y gastos, es necesario contar con la factura
de venta o documento equivalente en formato físico (papel), pues
los únicos que se aceptan por un medio diferente, por ejemplo
el correo electrónico, son las facturas electrónicas que cumplan
los requisitos contemplados en el Decreto 2242 de noviembre 24
de 2015, recopilado en los artículos 1.6.1.4.1.1 al 1.6.1.4.1.21 del
DUT 1625 de octubre 11 de 2016 y las condiciones señaladas en la
Resolución 000019 de febrero 24 de 2016.
De acuerdo con lo anterior, cuando se realizan compras en
el exterior es muy probable que las facturas electrónicas que
expiden dichos proveedores no cumplan las condiciones de la
normatividad antes enunciada. Es así como se puede inferir que
si un proveedor del exterior le envió al comprador o adquirente
una factura a través de correo electrónico, la Dian no va a
aceptarla si esta no cumple los criterios bajo los cuales la
entidad ejerce control de la factura electrónica. En este sentido,
por el simple hecho de recibir una factura digitalizada por
correo electrónico no pueden considerarse como procedentes
los costos y gastos incurridos en la compra, motivo por el cual
es imperante preocuparse por obtener el respectivo soporte en
papel para que la Dian acepte el costo o gasto.
Recordemos que los artículos 120 a 124-2 del ET fueron
modificados por los artículos 70 a 74 de la Ley 1819 de 2016,
los cuales contemplan condiciones adicionales para que los
costos y gastos cuyos beneficiarios sean del exterior puedan
aceptarse en materia fiscal.
10
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Video
Validez de facturas enviadas por proveedor del exterior vía
correo electrónico
Para la procedencia de costos y deducciones incurridos en el
territorio nacional, así como en el extranjero, el contribuyente
deberá tener la respectiva factura o documento equivalente
de la compra. La única factura que la Dian acepta a través de
medios digitales es la factura electrónica.
Video
Manejo tributario de una factura que pasa por las manos de
un cliente en el exterior
No hay problema en que una empresa preste un servicio a un
tercero en el exterior y quien asuma el respectivo costo o gasto
sea otro; por tanto, es posible expedir la factura a nombre del
que asuma el costo o gasto.

http://actualice.se/97xw http://actualice.se/8rmc

CASOS ESPECÍFICOS DE FACTURACIÓN

A
unque los aspectos que hemos
destacado hasta el momento
guardan relación con la factura
de venta en general, es preciso indicar
que existen algunas especificidades
para las facturas de servicios públicos
domiciliarios, así como también para
las expedidas a través de máquinas
dispensadoras, sin olvidarnos de aquellas
en las que se liquidan algunos impuestos.
Temas que abordaremos a continuación.
Factura de servicios
públicos domiciliarios
En torno a la factura de servicios públicos
domiciliarios, en primera instancia, el
artículo 14.9 de la Ley 142 de 1994 la
define como la cuenta que una entidad
prestadora de dichos servicios entrega al
usuario con motivo del consumo de estos
y demás servicios relacionados con el
desarrollo de un contrato de prestación
de servicios públicos.
obstante, también señala los requisitos
mínimos que debe contener una factura de
servicios públicos domiciliarios, estos son:
• Información suficiente para que pueda
establecerse con facilidad si la entidad
prestadora atendió las disposiciones
legales y lo estipulado en el contrato al
momento de elaborar la factura.
• Información que permita identificar
cómo se determinaron y valoraron
los consumos, además de brindar la
posibilidad de comparar los consumos
y los precios con los de los períodos
anteriores y, mostrar el plazo y
modalidad en que debe efectuarse el
pago.
Según lo estipulado en el artículo que
hemos venido analizando, en el contrato
se pacta la forma, tiempo, sitio y modo
en que la empresa prestadora de los
servicios dará a conocer la factura a
sus usuarios. Sin embargo, esta debe
entregarse como mínimo cinco días
antes de la fecha de pago oportuno
señalado en esta, y además el suscriptor
no se encuentra obligado a cumplir las
obligaciones determinadas en la factura si
aún no la conoce.

Teniendo claro lo anterior, el artículo 148

de la Ley 142 de 1994, modificado por
el artículo 38 del Decreto 266 de 2000,
estipula que los requisitos formales de las
facturas de servicios públicos domiciliarios
serán los que se determinen en las
condiciones uniformes del contrato. No

11
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Procedimiento si hay ¿Cómo evitar la suspensión del servicio si está en

desacuerdo con los
cobros
De acuerdo con lo dispuesto
por la Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios
–Superservicios– en su Concepto
SSPD-OJ-2017-074 de febrero 8 de
2017, cuando el usuario no esté de
acuerdo con los cobros que se están
realizando a través de la factura
o si esta no cumple los requisitos
señalados con anterioridad, el
usuario puede acudir a la entidad
prestadora de los servicios para
efectuar las reclamaciones que
considere a lugar (ver el artículo 152
de la Ley 142 de 1994). La empresa
contará con quince días para dar
respuesta a las inquietudes y deberá
hacerlo de manera personal.
trámite un reclamo relacionado con la factura?
Si se encuentra en trámite un reclamo relacionado con la factura de servicios
públicos domiciliarios, para evitar la suspensión del servicio, el suscriptor debe
presentar el certificado en el que conste la reclamación cuando reciba la visita
de los técnicos encargados.
Según un comunicado de la Superservicios emitido el 8 de junio de 2017, los
usuarios de servicios públicos pueden obtener el “Certificado online del estado
de trámite” desde el portal de la entidad, siguiendo estos pasos:
1. Ingresar al portal de internet de la Superservicios.
2. Elegir la opción “seguimiento a trámites”, que está disponible al lado
derecho del portal.
3. Digitar el número de radicado de la reclamación y dar clic en “consultar”.
4. Elegir la opción “generar certificado”.
5. Descargar el certificado y presentarlo a los
representantes de la empresa prestadora de
servicios públicos.

Cuando el suscriptor considere

que la respuesta de la entidad no
es suficiente o satisfactoria, podrá
interponer un recurso de reposición
o un recurso en subsidio de
apelación en su contra: el primero
debe ser atendido por la empresa
prestadora de servicios, mientras
que el segundo será atendido por
la Superservicios. El artículo 154
de la Ley 142 de 1994 estipula que
dichos recursos deben interponerse
dentro de los cinco días de haber
conocido la decisión de la empresa.
Además, no serán procedentes las
reclamaciones relacionadas con
facturas que tengan más de cinco
meses de haber sido expedidas. Tener en cuenta
En el caso de las empresas prestadoras de servicios públicos que
Según lo dispuesto en artículo 155 decidan expedir facturas electrónicas y los usuarios no acepten
de la Ley 142 de 1994, ninguna recibirla en su formato de generación, dichas empresas deberán
empresa de servicios públicos enviar a sus suscriptores una representación gráfica de la factura
puede exigir la cancelación del electrónica para que esta sea considerada válida.
valor que conste en la factura
como un requisito para atender el Lo expuesto se debe a que el parágrafo 1 del artículo 3 del
recurso que haya sido interpuesto Decreto 2242 de 2015 establece que debe entregarse al usuario
por el suscriptor y que guarda una representación gráfica de la factura electrónica, en formato
relación con esta. impreso o digital, cuando el adquirente de bienes o servicios
opte por no recibir la factura electrónica en formato electrónico
de generación. El propósito de tal disposición es que el formato
a entregar sea de fácil entendimiento. Por otra parte, debe ser
enviado al correo electrónico del usuario o subirse al portal de la
empresa para que sea descargado por el suscriptor.

12

Facturación de mercancías vendidas a través de máquinas dispensadoras
Entre julio del 2015 y agosto del 2016 la
Dian expidió los conceptos 021723 de
julio 24 del 2015, 036311 de diciembre
23 del 2015, 012572 de mayo 20 del
2016 y 22768 de agosto 24 del 2016, para
aclarar si los propietarios de máquinas
dispensadoras o vending, a través de las
cuales se venden de forma automática
diversos tipos de mercancías (comestibles
y no comestibles), tienen o no la
obligación de expedir factura de venta o
documento equivalente a factura.
A través del Concepto 21723 de julio del
2015 dicha entidad aclaró que, según el
artículo 615 del ET, todos los comerciantes
estarían obligados a expedir factura de
venta y/o documento equivalente y que
solo en los casos establecidos en los
artículos 616-2 del ET y 2 del Decreto 1001
de 1997, se hicieron exoneraciones a esta
obligación. Por tal razón, si el dueño de las
mercancías vendidas a través de máquinas
dispensadoras no está exonerado de la
obligación de facturar, tendría que cumplir
dicha obligación sin importar el tipo de
mercancía que venda ni el monto final por
el cual sea vendida cada unidad.
Más adelante, mediante el Concepto
036311 de diciembre del 2015, la
Dian mencionó que si las máquinas
expendedoras cuentan con algún
mecanismo tecnológico que les permita
imprimir y entregar algún comprobante
de pago, se entendería que dicho
comprobante debe reunir por lo menos
las características del artículo 6 del
Decreto 1165 de 1996 recopilado en
el artículo 1.6.1.4.25 del DUT 1625 de
2016 y con ello se entendería cumplida
la obligación de expedir un documento
equivalente a factura.
Sin embargo, cuando la máquina
utilizada no tenga dispositivos para
imprimir y entregar algún documento
como comprobante de la compra, el
dueño de las mercancías tendría que
soportar sus ventas elaborando el
documento especial mencionado en el
artículo 1 del Decreto 1514 de 1998,
recopilado en el artículo 1.6.1.4.5 del
DUT 1625 de 2016, el cual se utiliza
para soportar las ventas masivas y
Especiales Actualícese - impuestos
ambulantes de mercancías. Sobre
el particular, en la parte final de su
doctrina, la Dian señaló:
“En consecuencia se concluye que
tratándose de sujetos obligados a
facturar que realicen ventas a través
de máquinas expendedoras (vending) y
bajo los supuestos analizados, por
corresponder en la práctica a ventas
masivas y ambulantes, es factible
admitir como soporte de las ventas
efectuadas el documento sustitutivo
previsto en el artículo 1 del Decreto
1514 de 1998. En todo caso los
registros, movimientos y soportes
de salida, cargue y descargue de los
inventarios de los productos que se
reemplazan en dichas máquinas, y que
se efectúan desde la sede principal del
negocio o empresa, que utiliza este
medio o vehículo comercial para la
venta o comercialización masiva de
los mismos, deberán probarse con los
documentos internos y/o externos a
que haya lugar, cuando la autoridad
tributaria así lo requiera”.
Luego, la Dian, a través del Concepto
12572 de mayo 20 del 2016, para precisar
mejor lo indicado en su Concepto 36311
de diciembre del 2015, indicó que aunque
algunas máquinas dispensadoras no traen
un sistema que les permita imprimir y
entregar factura de venta, el dueño de la
máquina podría adquirir ese sistema por
separado y, en tal caso, asegurarse de que
la factura se expida con los “requisitos
del artículo 615 del ET”. En su doctrina, la
Dian plantea:
“Así las cosas, es posible implementar
un mecanismo a fin de expedir factura
en ciertos casos de ventas realizadas
a través de máquinas vending, lo
que permite precisar frente a este
escenario que cuando se opte por
expedir factura esta debe cumplir con
todos los requisitos del artículo 615 del
Estatuto Tributario y demás normas
concordantes”.
Es importante indicar que cuando la Dian
hizo referencia a que la factura de venta
debía cumplir los requisitos del artículo
615 del ET, la entidad incurrió en un error
mecanográfico, pues dichos requisitos no
Volver al menú
se encuentran en el artículo 615 sino en
el 617 del ET.
De otra parte, una de las frases utilizadas
en el texto citado: “cuando se opte por
expedir factura”, fue interpretada por
algunos contribuyentes como un mensaje
en el cual la Dian les estaría diciendo que
la expedición de factura o documento
equivalente en las ventas realizadas con
las máquinas dispensadoras sería algo
opcional y no obligatorio. Sin embargo,
para disipar la confusión, la Dian expidió
el Concepto 22768 de agosto 24 del 2016;
en este deja claro que:
1. Según el artículo 615 del ET, y si no
hay norma expresa que los exonere
de la obligación de expedir factura de
venta o documento equivalente, los
dueños de las máquinas dispensadoras
(en especial los del régimen común)
deben preocuparse por expedir ya
sea una factura de venta (con los
requisitos del artículo 617 del ET) o
un documento equivalente a factura
de venta (que podría ser el tiquete de
máquina registradora que menciona el
artículo 6 del Decreto 1165 de 1996).
2. Si la máquina dispensadora está
dotada de algún mecanismo para
expedir factura de venta o documento
equivalente, estos deberán cumplir
todos los requisitos de ley.
3. Si la máquina dispensadora no está
dotada de algún mecanismo para
expedir factura de venta o documento
equivalente, el obligado a facturar
tendrá que elaborar el documento
equivalente especial indicado en el
artículo 1 del Decreto 1514 de 1998.
Aunque el documento mencionado
en dicho decreto solo es válido para
venta de bienes en forma masiva
y ambulante. Por tanto, se podría
entender que cuando se utilicen
máquinas vending para cobrar por
la prestación de algún servicio (por
ejemplo, de parqueaderos o de
preparación de bebidas), el obligado a
facturar debería contar con un sistema
que le permita expedir aunque sea
el respectivo tiquete de máquina
registradora.
13

Sistemas de facturación de tributos territoriales
La reforma tributaria estructural, además
de efectuar modificaciones a los tributos
en el contexto nacional, también introdujo
cambios en los impuestos territoriales. Es
así como, a través del artículo 354 de la
Ley 1819 de 2016, se modificó de nuevo
el artículo 69 de la Ley 1111 de 2006, el
cual regula sobre la determinación oficial
de los tributos territoriales a través del
sistema de facturación.
De esta manera, con la modificación
enunciada se establece que en el caso
del impuesto predial unificado, del
impuesto sobre vehículos automotores y
el de circulación y tránsito, las entidades
SANCIONES RELACIONADAS CON LA
FACTURACIÓN
D
e acuerdo con el artículo 652 del
ET, las siguientes sanciones están
relacionadas con la facturación:
• Sanción por expedir facturas sin
requisitos. Será del 1% del valor de
las operaciones facturadas sin que
supere los 950 UVT (equivalente a
$30.266.000 para el año gravable
2017), si los obligados a expedir
facturas incumplen los siguientes
requisitos:
·· Que la factura expedida esté
denominada de manera expresa
como factura de venta.
·· Que en la factura se encuentre el
nombre o razón social y el NIT del
impresor de la factura.
·· Que en la factura se indique la
calidad de retenedor del impuesto
sobre las ventas.
Especiales Actualícese - impuestos
territoriales podrán establecer sistemas
de facturación mediante los cuales se
determine oficialmente el tributo.
Para que lo anterior tenga validez, el acto
de liquidación deberá contener la correcta
identificación del sujeto pasivo y del bien
objeto del impuesto (predio o vehículo),
y los conceptos que permitan calcular el
monto de la obligación.
Se debe tener en cuenta que antes de la
respectiva notificación de las facturas, la
administración tributaria deberá comunicar
la forma en que los contribuyentes pueden
acceder a estas. Así la notificación se
Si se reincide en la expedición de facturas
sin los requisitos antes enunciados, la
Dian puede aplicar la sanción de clausura
del establecimiento de comercio, oficina,
consultorio y, en general, el sitio donde se
ejerza la actividad, profesión u oficio (ver
los artículos 652 y 657 del ET).
• Sanción por no facturar. De acuerdo
con el artículo 652-1 del ET se podrá
clausurar o cerrar el establecimiento
de comercio o el lugar donde se
ejerza la actividad, profesión u
oficio a aquellos obligados a expedir
factura y no lo hagan (más adelante
profundizaremos sobre la sanción de
cierre del establecimiento).
Un aspecto que se debe tener en cuenta en
las causales de sanción antes enunciadas
es que dos funcionarios designados por el
jefe de la División de Fiscalización deben
Volver al menú
realizará mediante inserción de la factura
en la página web de la entidad, además de
la publicación en medios físicos que para
ello disponga dicha entidad.
Cuando el contribuyente no esté de
acuerdo con la factura expedida por la
administración tributaria, deberá declarar
y pagar el tributo conforme al sistema
declarativo correspondiente, perdiendo la
factura fuerza ejecutoria y contra ella no
podrá interponerse recurso alguno. En caso
de no existir un sistema de declaración
privada, el contribuyente podrá interponer
el recurso de reconsideración dentro de
los dos meses siguientes a la fecha de
notificación de la factura.
dar constancia de la infracción mediante un
acta, la cual servirá de base en la discusión,
motivo por el que en dicha etapa no se
pueden dar explicaciones o versiones
distintas a las registradas en esta (ver
artículo 653 del ET).
Video
Sanción por expedir una factura si
no se cumplen los requisitos
La sanción por expedir factura sin los
requisitos establecidos se encuentra
regulada por los artículos 652 y 657
del Estatuto Tributario. Es importante
aclarar que el artículo 657 fue
modificado por el artículo 290 de la
Ley 1819 de 2016.
http://actualice.se/94ke
14
 Especiales Actualícese - impuestos
Aspectos técnicos que dan lugar o
no a sanción
A pesar de que el Código de Comercio establece que una sociedad
anónima debe tener una denominación seguida de “sociedad
anónima” o “SA”, para efectos tributarios, en particular cuando
se exige que en la factura aparezca el nombre, la razón social y
el NIT del vendedor o prestador del servicio, el hecho de que no
aparezca la expresión “sociedad anónima” o “SA” no impide que
se logre individualizar al obligado a expedir la factura, por tanto, la
ausencia de dichas expresiones no es sancionable.
En contraste, sí constituye un hecho sancionable incluir en la
factura de venta el nombre y no el apellido de la persona natural
propietaria del establecimiento de comercio. En este aspecto, es
indispensable tener en cuenta que no podrá exigirse el nombre
y apellido de la persona natural propietaria de la entidad que ha
sido debidamente constituida como persona jurídica.
Por otra parte, cuando se expide la factura de venta en varias
hojas es fundamental que en cada una de estas se pueda
realizar el subtotal y en la última se indique el valor total de la
operación y el número de las facturas utilizadas. En caso de que
la operación deba reajustarse por un mayor valor, esto deberá
constar en una nueva factura.
También es preciso recordar que cuando se cambia de un
sistema de facturación a otro, es imperante solicitar una nueva
autorización de numeración. Lo anterior no implica que deba
comenzar a facturar con el número 1.
Conferencia
Factura de venta y sus aspectos técnicos que dan lugar o no a
sanción
A través del enlace adjunto, damos a conocer algunos aspectos
técnicos relacionados con la factura de venta como son la
identificación del obligado a facturar, la expedición de la factura en
más de una hoja y la numeración, entre otros. Además, identificamos
ciertas situaciones que pueden dar lugar o no a sanción.
http://actualice.se/92ob
Video
Elaboración de facturas de venta en moneda diferente a la local
La Dian ha señalado en varias ocasiones que se pueden elaborar
facturas en una moneda diferente a la local; lo importante es
que en la contabilidad dichas facturas se reconozcan con la
moneda oficial.
http://actualice.se/8qzd
Volver al menú
Cierre del establecimiento por
aspectos relacionados con la
facturación
Como se mencionó, una de las sanciones previstas en el
Estatuto Tributario es la clausura del establecimiento, algunas
de las situaciones que dan origen a este hecho son los
siguientes:
• No facturar ingresos o no expedir factura.
• No entregar la factura original.
• Presentar la resolución de autorización de numeración
vencida (hoy día autorización de numeración de facturación,
formato 1876) o sin que esta se hubiese solicitado.
• No indicar el número de resolución (actualmente debe
indicarse el número del formulario del formato 1876),
fecha y rango habilitado para las facturas.
• No llevar un libro consolidado de distribución de facturas
entre la sede principal y las sucursales, puntos de ventas
o agencias.
• No imprimir el informe diario de facturación.
• Reincidencia en la expedición de facturas sin cumplir los
requisitos contemplados en el artículo 652 del ET.
• Utilizar dos números en una misma factura.
• Descripción de bienes en la factura solo a través de
códigos.
• No colocar el NIT en la nómina cuando se perciben
ingresos del trabajador.
• Elaborar una sola factura que resuma las operaciones de
los anexos.
• Cambiar la fecha de la factura.
• Obtener o utilizar facturas con doble numeración.
• No adoptar o incumplir los sistemas técnicos de control
contemplados en la Resolución 000055 de julio 14 de 2016.
• Anteponer ceros a la izquierda a los números autorizados
para facturar.
Conferencia
Cierre del establecimiento, ¿cuándo procede o no por
aspectos relacionados con la facturación?
Entre las sanciones previstas a los contribuyentes se encuentra
la clausura del establecimiento. A continuación damos a
conocer algunas situaciones relacionadas con el proceso de
facturación que darían lugar a dicha sanción y otros casos en
que esta no aplica.
http://actualice.se/935p
15

Reforma tributaria modifica sanción de clausura del establecimiento
Mediante el artículo 290 de la Ley 1819
de 2016 se modificó el artículo 657 del ET
que indica los aspectos relacionados con
la sanción de clausura del establecimiento
de comercio, oficina, consultorio o
cualquier sitio donde se ejerza la
actividad, profesión u oficio. Los términos
de clausura no varían, pero sí los casos
que dan origen a esta sanción.
Por motivos relacionados con
la facturación
Se continúa considerando la sanción de
clausura de establecimiento por tres días
cuando se presente cualquiera de las
siguientes situaciones:
• No cumplir los requisitos contemplados
en los literales b), c), d), e), f) y g),
del artículo 617 del ET, que hacen
referencia a que en la factura deben
aparecer los datos de identificación
del vendedor o de quien presta el
servicio y del adquirente, además de
la discriminación del IVA pagado, el
número consecutivo de la factura, la
fecha de expedición, la descripción
específica o genérica de los bienes
vendidos o de los servicios prestados y,
el valor total de la operación.
• Se expide la factura pero se reincide
en el incumplimiento de los requisitos
estipulados en los literales a), h) o i)
del artículo 617 del ET, en los cuales
se estipula que la factura debe estar
denominada como factura de venta,
que deben aparecer los datos del
impresor y se debe indicar la calidad
de retenedor del IVA.
Video
Implicaciones fiscales y sanciones por
no llevar consecutivo de facturación
Es obligatorio llevar un consecutivo de
facturación, por tanto, en el registro
de las facturas la numeración debe ser
continua, aunque algunos registros
aparezcan como anulados. La sanción
por omitir este requisito es la clausura
del establecimiento.
http://actualice.se/8s0z
Especiales Actualícese - impuestos
Por doble contabilidad o
facturación o por supresión
de ingresos
No existen modificaciones en cuanto
a la posibilidad de imponer la sanción
de clausura de establecimiento
por tres días cuando se lleve doble
contabilidad, exista doble facturación
y cuando una factura o documento
equivalente, que hubiese sido expedido
por el contribuyente, no se encuentre
registrado en la contabilidad. La
novedad es que se empezó a considerar
que también se aplicará esta sanción
cuando la factura o documento
equivalente expedido no esté registrado
en las declaraciones tributarias y
cuando se evidencie la supresión de
ingresos o ventas.
Por contrabando
La sanción de clausura de
establecimiento por la violación al
régimen aduanero vigente sigue
siendo de 30 días, se aplicará en
el mismo acto administrativo de
decomiso y se hará efectiva dentro
de los 2 días siguientes a la fecha de
firmeza de dicho acto.
Para esta situación, la clausura
del establecimiento se hará con el
acompañamiento de los sellos que
lleven la leyenda de “cerrado por
evasión y contrabando”.
Por omisión en la
presentación de la
declaración o por estar en
mora en el pago
Se sigue contemplando la posibilidad de
aplicar esta sanción por tres días a los
agentes retenedores o responsables del
régimen común del IVA cuando estos no
hayan presentado la declaración o cuando
se encuentren en mora en la sanción
del saldo a pagar, siempre y cuando la
omisión o la mora, según sea el caso,
supere los tres meses contados a partir
de las fechas de vencimiento estipuladas
Volver al menú
para cada una de estas obligaciones.
Con la reforma tributaria, esta sanción
también empezó a considerarse para
los responsables del régimen común del
INC, del impuesto nacional a la gasolina
y al ACPM y/o del impuesto nacional al
carbono, bajo las mismas condiciones
descritas anteriormente.
Con la Ley 1819 de 2016 se aclaró que
no habría clausura del establecimiento si
la mora es por la existencia de saldos a
favor pendientes de compensación, con
la condición de que su solicitud se haya
realizado dentro de los términos previstos
por la normatividad. Tampoco se aplicará
esta sanción si el contribuyente presenta
su declaración y/o cancela su saldo a pagar.
Duplicación del término de la
clausura
De acuerdo con lo estipulado en el
parágrafo 3 del artículo 657 del ET, si se
rompen los sellos oficiales de “cerrado
por evasión” o “cerrado por evasión y
contrabando”, o si se abre o utiliza el
lugar clausurado durante el término de
clausura, esta última se incrementará al
doble de la impuesta al inicio.
Abstención de la Dian de
decretar clausura
Existe la posibilidad de que la Dian
se abstenga de decretar la clausura
del establecimiento cuando el
contribuyente decida pagar una
multa que equivale al 10% de los
ingresos operacionales obtenidos
en el mes anterior a la fecha en que
incurrió en la sanción por motivos
relacionados con la facturación. Si
el hecho sancionable es por doble
contabilidad, por doble facturación
o por supresión de ingresos, la
multa sería el equivalente al 20%.
En los casos de contrabando, por
omisión en la presentación de la
declaración o por estar en mora en
el pago, la sanción pecuniaria sería el
equivalente al 30% de los ingresos.
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