Organización documental.

Oscar Eduardo Beltrán

SENA VIRTUAL
Administración documental en el entorno laboral
20 de noviembre del 2019
 INTRODUCCION.

Las personas y las compañías en sus diferentes actividades generan

documentos y archivos. Desde este principio se ha visto reflejado la importancia
de la gestión de los archivos para su consulta y facilidad de acceso, desde las
romanas, egipcias, indias, chinas y entre otras; han dado originen a sus formas
de organización, estructura, almacenamiento y su seguridad. Actualmente
muchas de las obligaciones que están vigentes ya se llevaban a cabo en el
pasado, por ejemplo; la corona real custodiaba mapas, planos y hallazgos
cronológicos o en España donde se diferenciaban los archivos administrativos
de los de carácter general.
De esta manera se nota que la organización y la gestión de archivos es una
metodología que viene desde hace mucho tiempo y ahora esta ajustada y con
parámetros mas claros para que sea más eficiente.
 Organización documental.

La generación de archivos ya sea de una entidad pública o privada es importante

para la toma de decisiones, ya que son documentos con fechas y soportes de
actividades. Esto genera la necesidad de gestionarlos de manera adecuada para
su fácil consulta y conservación. Para ello se debe tener en cuenta que los
archivos tienen unas características y condiciones importantes que implica el
personal hasta la naturaleza del archivo, como lo son sus cualidades, clases,
conocimientos del personal, categorías y utensilios.
Los archivos tienen y deben tener cualidades importantes para que sean fáciles
de entender, que ayuden al ahorro tanto del tiempo de consulta como la toma de
decisiones, con sustentos técnicos y que sea fácil de archivar e identificar.
Muchos de estos archivos pueden ser públicos, privados o privados con
intereses públicos, además dependiendo de su intensidad de consulta o uso
pueden ser inactivos, semiactivos y activos, estos archivos tienden a ser tratados
de la siguiente forma:
1. Activos: Son archivos que se utilizan frecuentemente en consultas y son
categorizados como archivos de gestión
2. Semiactivos: Son archivos que son sometidos a consultas periódicas y
son categorizados como archivos centrales.
3. Inactivos: Son archivos que ya no son de consulta o uso, dependiendo de
su importancia o tiempo se determina si es un archivo histórico y que tipo
de almacenamiento y conservación debe llevar.
De igual forma el personal debe ser capacitado y desarrollar aptitudes especiales
para el trato y almacenamientos de archivos, ya que esto conlleva a una gestión
más eficiente como son el orden, la puntualidad, la confidencialidad,
concentración y responsabilidad; todas estas cualidades ayudan al alcanzar el
objetivo de los archivos en la empresa. A esto se suma la infraestructura y las
herramientas necesarias que debe tener el personal, como son los legajadores,
estanterías verticales, horizontales, computadores o discos de almacenamiento,
planotecas y una infraestructura que este fuera de humedad y de fácil acceso.
Muchas de estas implementaciones y actividades son reguladas por el AGN
(archivo general de la nación) por medio de la ley 594 del 2000 como los son y
además tiene el decreto 4124 de 2004 que reglamenta el sistema nacional de
archivos y uno de los decretos muy importante sobre la gestión documental es
el 29 del 2015.
La importancia de llevar acabo los lineamientos y muchas de las normas que
rigen lo referente a la gestión y organización de documentos genera muchos
beneficios y utilidades; ya que son datos e información consignada con estudios
técnicos y un orden cronológico que incluye una mejora continua referente a un
proceso o un problema; al ser así, influye mucho en la toma de decisiones o
correcciones en la empresa.
 Conclusión.

La organización de archivos es parte fundamental de las empresas, ya que son

importantes para la toma de decisiones y además debe tener un sistema de
gestión bien enfocado, el personal capacitado y la infraestructura adecuada para
que su objetivo principal sea alcanzado.