Video #1

Que es una base de datos

Es un almacén que guarda información tanto en organizaciones gubernamentales a
la hora de hacer declaración de renta, cuando nos inscribimos en una universidad
nuestros pasan a estar en una base de datos pertenecientes a la universidad,
también en los bancos cuando abrimos una cuenta corriente nuestros nombres
apellidos edad dirección salario etc., toda esa información esta guardada en el
banco cuando se entra a trabajar en una empresa

Objetos de una base de datos de Access

Tablas: almacén de la información de la base de datos, están formadas por campos,

columnas y filas

Consultas: sirven para poder extraer información previamente almacenada en la base de

datos

Formularios: son un interfaz que sirve para manejar más cómodamente la información
almacenada en las tablas

Informes: Sirve cuando nosotros queremos sacar información en la tabla para imprimirla,
son muy similares a la elaboración de un formulario

Macros: Son instrucciones automáticas, es decir cuando queremos que la base de datos
haga tareas de manera automática sin que intervenga una persona, por ejemplo si
queremos que al abrir la base de datos se abra un formulario y que también al cerrar un
informe salga automáticamente por la impresora sin necesidad de imprimir

Módulos: Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos

que se almacenan juntos como una unidad.

Cuando se crea una base de datos por defecto viene con el nombre Tabla1, Access
también nos ha creado un campo con el nombre de Id (identificativo, identificador) donde
aparece un número que nunca se repite y es único para cada registro
 Video #2

A este panel se le llama panel de objeto

donde se van guardando los objetos
pertenecientes a la base de datos en
este caso hay 2 tablas

Para eliminar un campo se selecciona:

: La fila que deseamos eliminar

Luego presionamos la tecla

suprimir o damos clic derecho
eliminar

Columna tipo de datos:

Esta columna sirve para especificar el tipo de datos que

se va a almacenar, por ejemplo si fuese a almacenar
campo nombre y apellidos se deja texto
Ya cuando se trata de otro tipo de dato como por ejemplo la edad lo que hay que hacer es
desplegar el menú tipo de datos del campo edad y seleccionar la opción número

Si en este campo no se pone la opción numero aparentemente no sucedería nada porque

la tabla dejaría almacenar valores numéricos 30, 20, 19, lo que sea y puede seguir siendo
de tipo texto, esto en un futuro puede ser de utilidad a la horas de hacer consultas,
porque si se pone en el campo texto un 12 para indicar que el alumno tiene 12 años, ese
12 lo está tratando como si fuera un texto o palabra y no un número y esto influye a la
hora de consultar en esta tabla dime quien es el alumno más joven o mayor dame una
media de edad de mis alumnos y todo este tipo de consultas muy útiles no se podrían
hacer si yo no le digo Access que la edad es un valor numérico, si yo le digo que es texto si
le pregunto mediante una consulta la edad o promedio Access no lo va a hacer no va a
poder hacerlo no va a poder hacer el cálculo correspondiente entonces ahí radica la
importancia de especificar en cada campo el tipo de dato que se va a almacenar en un
futuro luego entonces vamos a decirle aquí en el campo edad que la edad va a ser un
número y de esta forma yo podré consultar en el futuro quién es el alumno más mayor
quién es el más joven y cuál es la edad media de los alumnos etc.

La dirección está claro que es un texto la población está claro que es un texto población
provincia ciudad y las observaciones las observaciones también son un texto pero resulta
que los campos que son de tipo texto tienen un límite de caracteres que está en 255
caracteres que normalmente es perfectamente válido para un campo nombre para un
campo apellidos para un campo edad pero para un campo observaciones puede ser que se
nos quede corto algún momento porque se supone que en el campo observaciones se va
a explayar relatando las observaciones de un alumno en concreto, por eso se usa Memo
que admite hasta 65 mil caracteres.

Los tipos de datos que aparecen en este menú desplegable son los siguientes:
 Sirve para almacenar hasta 255 caracteres

Admite hasta 65 mil caracteres

Para introducir edad etc.

Para introducir datos como fecha de nacimiento etc.

Para introducir salario de un trabajador o varios

Numera del 1 al infinito todos los registros de la tabla

Almacena casillas para marcar con un verificado

Almacena un solo archivo como imágenes etc.

Inserta vínculos para archivos en concreto

Permite agregar más de un archivo

Establece un cálculo personalizado

Enumera los campos disponibles de la tabla o

consulta

Para cambiar un dato de ubicación solo hay que seleccionarlo y manteniéndolo pulsado
arrastrarlo hacia donde queremos que este ubicado, siempre que se realicen cambios en
la tabla tenemos que presionar guardar.

Una vez visto esto se pasa a introducir datos imaginando que la tabla está terminada en
cuanto a diseños y vamos a introducir la información para cambiar a introducir datos se
pasa de la vista diseño a vista hoja de datos. Para cambiar a vista hoja de datos se hace clic
en este recuadro y de ahí se pasa a introducir la información
Si se fija es el mismo orden en el que aparecen los datos que cuando los diseñamos:

Número de alumnos va auto numérico es decir que se va llenando el registro de manera

automática y no hace falta rellenarlo.

Para pasar de un campo otro se selecciona la tecla tabulador

El campo si/no aparece de la siguiente forma para marcar con un revisado, esta casilla
también se puede marcar pulsando la tecla espacio en el teclado:

Para introducir una imagen en el campo foto se pulsa con botón derecho en la casilla
luego insertar objeto desde donde o se puede crear un objeto nuevo, o si es un archivo
que ya está guardado la opción a marcar es crear desde archivo suponiendo que ya
tenemos el archivo creado en el computador y ya se selecciona el archivo:
Si se trata de un documento Excel y se le da a vincular, se crea un vínculo con el archivo
original y si por ejemplo se modifica el original también se modifica el archivo vinculado

Para ver la foto simplemente se da doble clic con el botón izquierdo.

Para insertar archivos en datos adjuntos se da doble clic con el botón izquierdo en el
campo aparece la ventana de datos adjuntos y solo único que hay que hacer es presionar
en agregar y se seleccionan los archivos a adjuntar, porque a diferencia del objeto OLE
permite agregar más archivos y no tiene límite.
Para ver los archivos desde la tabla se hace doble clic con el botón izquierdo y se da abrir.

Existe la opción de guardar estos archivos en un directorio en concreto si lo enviamos por

correo.

En el campo observaciones no se ve del todo lo que escribimos ya que la finalidad de la

tabla es almacenar datos y para visualizarlo están los formularios

Para seguir haciendo el segundo registro simplemente se llega al último campo y se

presiona tabulador y automáticamente baja para hacer el registro y así se va auto
numerando hasta el infinito.

Una vez introducida la información no es necesario ir hasta la opción guardar solamente

con dar clic encima de la x correspondiente de la tabla y automáticamente Access la
guarda.
 Video #3
Se crea una tabla nueva desde otra forma desde vista hoja de datos.

Vamos a el apartado crear y tabla

Se deja en vista hoja de datos y Access ya nos facilita el trabajo con el campo Id

Seleccionamos en haga clic para agregar seleccionamos en caso que se nombre texto y ya
por defecto viene para que cambiemos el nombre y así sucesivamente con el resto de los
datos colocando los tipos de datos correspondientes.

Por el momento el campo id se elimina, pero para eliminarlo como es un campo clave hay
que volver a vista diseño donde aparece la tabla previamente creada.
Para saber si es un campo clave debe aparecer esta llave al pie del campo

Para que deje de ser campo clave debemos de seleccionar el campo y seleccionar clave
principal para que deje de ser campo principal

Y ahora se vuelve a vista hoja de datos y se rellena con la información que tenemos en la
otra tabla y así sucesivamente se sigue llenando
Para borrar un registro se selecciona la fila y o toda la tabla se presiona la tecla suprimir

Propiedades de los campos:

Las propiedades de los campos no siempre son las mismas y van a variar dependiendo del
tipo de dato que estemos almacenando por ejemplo.

Los campos que son de tipo texto tienen más propiedades que aquellos que son de tipo
numero

Cuando seleccionamos una propiedad a la derecha aparece una breve descripción.

Se debe ajustar el tamaño del campo al valor que se va a introducir por ejemplo en la
edad como no va a ser un número demasiado grande se deja en byte, para evitar errores y
modificar el rango de edad se tiene que hacer lo siguiente:

En vista diseño en el campo de propiedades hay que ir a propiedades de campo en la lista

de propiedades regla de validación, que establece una regla para que los datos sean
válidos, en las reglas de validación se usan con frecuencia los operadores de comparación
(> mayor que, < menor que, >= mayor o igual que, <=menor o igual que, <> diferente que,
entre…..., y…)

Si queremos que en la edad no se introduzcan valores mayores a 110 lo que se hace en la

regla de validación es poner <100, es decir que no se admiten valores superiores a esta
cifra y cuando se anota una cifra superior aparecen el siguiente mensaje y va a seguir
apareciendo hasta que no se cambie la información
Este mensaje de error se puede modificar desde texto de validación donde se puede
poner un mensaje personalizado por ejemplo:

Se guardan cambios y se va a vista tabla de datos y si se escribe una edad superior a 110
años aparece el mensaje que escribimos

Otra propiedad importantes es el requerido que por defecto viene NO a no ser que sea
clave que entonces al ser clave ya viene marcado SI en este caso la edad está marcada en
no, no pasa nada si en la tabla queda en blanco.

Pero como la edad es un dato clave tendremos que marcarle SI y ya si lo dejamos en

blanco en la tabla al terminar la fila y tratar de bajar a la siguiente nos aparece este
mensaje:

Esto es porque edad es requerida, y una vez puesta la edad ya deja pasar a la siguiente
fila.
Al introducir un nuevo registro e introducir 2 datos e intentamos borrar aparece un
mensaje que dice que antes de borrar pongamos una edad.

La propiedad indexado tiene utilidad sobre todo cuando la tabla tiene miles y miles de
registros y en futuro hacer muchas consultas en la base de datos del tipo: “dime que
personas están entre 60 y 50 años”, “dime el promedio de edades” lo que se consigue
poniendo indexado si, es que estas búsquedas se realicen de manera más rápida.

Si se da el caso que hay información repetida se tiene que poner SI (con duplicados), o en
tal caso que sea un documento de identidad se tendría que poner SI (sin duplicados)

Video #4
Cuando se trata de una fecha Access nos ofrece una variedad de formatos para dar la
fecha y si fuera una hora nos daría las mismas opciones larga corta etc., el formato que
más se suele usar es el corto

Si en el campo texto como puede ser el nombre colocamos el símbolo > automáticamente
se pasa a mayúsculas todo el texto y si se pone el símbolo contrario se obtiene en
minúsculas lo que se escriba.
Si se Scribe otro campo como por ejemplo un teléfono el tipo de dato puede ser texto o
numero ya que a los dos los reconoce de igual forma porque a comparación de la edad
con el teléfono móvil no se van a hacer cálculos

Para evitar errores de que al anotar un número falte alguno hay que usar la máscara de
entrada y usar los siguientes caracteres:

Si lo que se quiere es que la persona siempre tenga que anotar 9 dígitos ni más ni menos y
para que establezca un guion cada 3 dígitos se hace lo siguiente:

Y se comienza a introducir la información y en la parte de teléfono Access pone

automáticamente los guiones:

Y si se ponen 8 dígitos aparece el siguiente error y no deja continuar:

Valor predeterminado. Es si se quiere que un campo aparezca un valor antes de que el
usuario lo pueda introducir

La ciudad se pone automáticamente antes de poner cualquier otro dato.

En un ejemplo suponiendo que todos los alumnos solo pueden ser de estas 3 poblaciones
Madrid, Toledo y Guadalajara. Teniendo el caso en el que solo se puedan introducir esto
tres datos lo que se hace es elegir en el tipo de datos asistente para búsquedas que lo que
hace es colocar en ese campo un menú desplegable para que la persona que está
introduciendo la información no tenga que escribirla a mano sino escribirla de ese menú
desplegable.

Una vez seleccionado el asistente hay que seleccionar “escribir los valores que desee”

Y ya a la hora de ir al campo población en la tabla encontramos un desplegable para

seleccionar con las ciudades previamente puestas en el asistente. Si con el tiempo aparece
una cuarta opción lo que se tiene que hacer es el apartado búsqueda.