Cinco formas de mantener la

implicación y la productividad
de los empleados
Proporcionar la tecnología adecuada para que los empleados puedan trabajar
dónde, cuándo y cómo prefieran para conseguir hacer crecer su negocio
Introducción Su empresa nunca tendrá una mejor
ventaja competitiva que sus empleados.
¿Toma las decisiones adecuadas para
aprovechar al máximo ese valor, o incluso
para mantenerlo?
Solo el 13 % de los trabajadores globales se
implican por completo y están realmente
satisfechos con su lugar de trabajo. De esos
que se implican por completo, el 88 % tiene
un mayor control sobre dónde y cómo
trabajan: pueden usar espacios privados
para trabajar cuando necesiten concentrarse,
trabajar fácilmente con equipos y tomar sus
propias decisiones sobre la forma en que
quieren trabajar.1
Una forma importante de ayudar a que
sus propios empleados se impliquen, estén
satisfechos y sean productivos (y que
produzcan su mejor trabajo) es usar la
tecnología adecuada. Sus empleados están
acostumbrados a usar tecnología para el
consumidor que funciona sin dificultades.
Si tienen un problema, solo tienen que
descargar otra aplicación. Pero, en el trabajo,
sus empleados necesitan comunicarse
y colaborar de forma fácil y fluida, todo ello
con el mismo conjunto de herramientas,
sin importar si están en la oficina o trabajan
de forma remota, y necesitan dispositivos
diseñados para maximizar las ventajas de sus
conjuntos de herramientas de tecnología.
En caso contrario, pueden enfrentarse
a archivos no sincronizados o inaccesibles,
datos en espacios aislados o aplicaciones que
no funcionan tan bien en dispositivos móviles.
Dificultades tecnológicas como estas no
solo causan la frustración de los empleados;
también pueden poner trabas a su capacidad
para colaborar, compartir opiniones e ideas,
y producir trabajo de alta calidad.
Según un estudio reciente, al preguntar sobre
el impacto específico de 16 herramientas
de colaboración comunes, la mayoría de los
empleados encuestados solo citaron dos
(correo electrónico y mensajería instantánea)
que les ayudan a ser más eficaces en su
trabajo.2
Esta puede ser la razón por la que muchos
empleados deciden usar su propia tecnología:
como mínimo, uno de cada cuatro busca
sus propias aplicaciones móviles y basadas
2
en la nube. Pero, si sus empleados usan
herramientas no autorizadas, le resultará casi
imposible proteger los datos de la empresa.
En este e-book analizaremos con más detalle
cómo puede solucionar los problemas
a los que se enfrenten sus empleados con
su tecnología cotidiana y cómo puede
ofrecerles las herramientas adecuadas para
que produzcan su mejor trabajo, a la vez que
se garantiza la seguridad de los datos y la
información.

1. Steelcase, La implicación y el lugar de trabajo global, 2016.

2. Forrester Research, La forma en que trabajamos: Los empleados móviles y colaborativos necesitan un conjunto de herramientas accesible y flexible, enero de 2017.
 1

Elija herramientas que

permitan colaborar a sus
empleados, sin importar
donde estén.

La mayoría de los empleados comprenden

la importancia de la colaboración: según
Forrester Research, el 56 % cree que mejorar
la colaboración puede beneficiar a sus clientes. 3
Además, los empleados son muy conscientes
de las herramientas que usan para colaborar:
el 85 % de los trabajadores afirman que tienen
la tecnología adecuada que puede permitir
o impedir su capacidad para colaborar de manera
eficiente.3

3. Forrester Research, La forma en que trabajamos: Los empleados móviles y colaborativos

necesitan un conjunto de herramientas accesible y flexible, enero de 2017.
Plan de acción

Evalúe su tecnología actual.

¿En qué medida los dispositivos y las herramientas
de tecnología de su empresa ayuda a sus
empleados a crear, conectar y colaborar con
personas dentro y fuera de la compañía? ¿Pueden
compartir y colaborar en documentos desde
cualquier dispositivo, sin problemas de control de
versiones? ¿Se pueden preparar de forma rápida 4
y sencilla reuniones de Internet?

Obtenga información sobre sus necesidades de

colaboración.
Pida a sus empleados que expliquen cómo
colaboran y qué herramientas les gustaría usar
(sin importar si se las proporcionaste o no).
Su objetivo será descubrir qué características
consideran importantes, pero que no se ofrezcan
en su empresa actualmente.
 2

Tómese en serio la
conciliación de la vida
laboral y personal,
y adopte las medidas
necesarias para respaldar
su compromiso.
5
Tener una vida equilibrada es muy importante
para los empleados hoy en día: la conciliación
de la vida laboral y personal solo se puede
compensar cuando las personas deciden buscar
un nuevo empleo.4 Una forma de solucionar
los problemas de la conciliación de la vida
laboral y personal es ofrecer a sus trabajadores
el control sobre sus programaciones y tareas,
permitiéndoles trabajar en los desplazamientos
y de forma remota con los dispositivos que
prefieran.

4. Society for Human Resource Management, La implicación y la satisfacción

laboral de los empleados: Las puertas a la oportunidad están abiertas, 2017.
Plan de acción

Establezca directivas claras, coherentes y aplicadas de

manera imparcial.
Tiene que decidir cómo establecer las directivas para
el tiempo de trabajo flexible, el trabajo remoto y otras
opciones de programación. Lo más importante para los
empleados es que conozcan las reglas y vean que se
aplican de forma imparcial.

Proporcione un conjunto de herramientas para el

trabajo remoto.
Determine los diferentes tipos de tecnología que necesita
para conseguir que el trabajo remoto sea tan efectivo
como el trabajo en la oficina. Por ejemplo, puede ofrecer
acceso fácil a almacenamiento de datos y documentos;
herramientas de colaboración, como calendarios
compartidos y sitios de grupo; y una amplia variedad
de herramientas de comunicación, como el correo
electrónico, una intranet, videoconferencias y mensajería
instantánea. Además, tenga en cuenta los dispositivos
que puede ofrecer para permitir la movilidad sin poner en
peligro la seguridad y que funcionen de forma fluida con
el resto de las aplicaciones y herramientas relacionadas
con el trabajo que selecciones.
 3

Elija soluciones que

promuevan la simplicidad
y la usabilidad.

Al seleccionar herramientas de trabajo remoto

y colaboración de los empleados, tiene una
opción: ¿quiere usar un conjunto de aplicaciones
de una única finalidad, o busca un conjunto
integrado de soluciones de un mismo proveedor? 7
En muchos casos, la respuesta se basa en un
punto clave: elegir varias aplicaciones de un
gran número de proveedores distintos ofrece
poco para solucionar las quejas comunes
de los empleados sobre cómo coordinar
programaciones, encontrar las personas
o recursos adecuados para realizar un trabajo,
trabajar en la misma versión de un documento
o simplemente disfrutar de la misma experiencia
unificada en todos los dispositivos. En este nivel
básico (permitir a los empleados que produzcan
su mejor trabajo), una solución integrada casi
siempre ofrece un mejor valor a largo plazo.
Plan de acción

Tome un enfoque metódico al elegir sus

herramientas.
Después de recibir los comentarios de los
empleados sobre la tecnología actual de su
empresa, haga una lista de las funciones que
necesita (en lugar de las aplicaciones específicas).

Busque soluciones integradas basadas en la

nube y valore sus ventajas.
Investigue soluciones que ofrezcan estas
funciones, además de recursos y datos
compartidos, para que los empleados puedan
disfrutar de una experiencia unificada sin tener
que iniciar y cerrar la sesión de varias aplicaciones
o buscar información en sistemas que no están
conectados entre sí.
 4

Céntrese en la calidad del

trabajo, sin importar desde
dónde trabajen los empleados.

Las herramientas de productividad basadas en la nube

modernas han provocado un cambio radical en la forma
de pensar sobre dónde y cuándo trabajan los empleados.
En realidad, no es sorprendente, ya que el 88 % de los
empleados trabajan desde dos o más ubicaciones durante 9
una semana típica, y el 21 % trabaja desde tres o más
ubicaciones.5

Pero es importante evaluar el rendimiento de la

tecnología de su empresa cuando se usa (literalmente) en
los desplazamientos. ¿Pueden sus empleados cambiar de
un portátil a una tableta o un smartphone al trabajar en
el mismo documento y tener la confianza de que seguirán
viendo la versión más reciente de su trabajo? ¿Pueden
estar seguros de que todos los miembros de su equipo de
trabajo recibirán un documento crucial antes de una fecha
límite importante? ¿Pueden trabajar sin conexión y saber
que sus correos electrónicos, calendarios y documentos
se sincronizarán correctamente cuando vuelvan
a conectarse? ¿Tienen acceso a dispositivos diseñados
correctamente para las herramientas de productividad de
su lista?
5. Forrester Research, La forma en que trabajamos: Los empleados móviles y colaborativos
necesitan un conjunto de herramientas accesible y flexible, enero de 2017.
Plan de acción

De prioridad a la movilidad.
Evalúe todas las aplicaciones empresariales
en términos sencillos: ¿puede equipararse la
experiencia móvil con las funciones de la versión
de escritorio? ¿Se extiende esa experiencia
a todos los dispositivos móviles que son
importantes para usted y para sus empleados?
En ese caso, busque dispositivos móviles que 10
maximicen las funciones de esas aplicaciones
empresariales.

Trabajar sin conexión es tan importante como

hacerlo online.
Una aplicación tiene que funcionar igual cuando
está sin conexión que cuando está online:
¿pueden seguir viendo los empleados los correos
electrónicos, contactos y calendarios? ¿Pueden
obtener acceso a documentos y editarlos?
Cuando un dispositivo vuelve a conectarse, ¿se
sincroniza y actualiza todo de forma fluida?
 5

Fomente la confianza
con seguridad siempre
disponible.

Las infracciones de datos y otros incidentes

de seguridad pueden afectar al rendimiento
y la implicación de los empleados, quitándoles
tiempo de tareas productivas y afectando a la
confianza de los empleados en su empresa si 11
pierden archivos o datos importantes. Esto es
especialmente cierto al tratar con dispositivos
móviles perdidos o robados: un problema común
que puede ser una molestia temporal o un
problema importante, según las opciones de
borrado remoto y localización de dispositivos
móviles de su empresa.
Plan de acción

Realice una auditoría de seguridad de datos

empresariales.
Esto se puede completar con algunas preguntas
de sentido común: ¿dónde se almacenan sus datos
empresariales y cómo se realiza la copia de seguridad?
¿Cómo comparten actualmente los empleados el acceso
a los archivos y los datos? ¿Cómo puede una empresa
controlar el acceso a la información confidencial? ¿Y cómo
puede su empresa realizar una copia de seguridad y, 12
en cualquier caso, proteger los datos de los dispositivos
móviles de los empleados?

Analice por separado la administración de dispositivos.

Tenga en cuenta cuántos empleados tienen dispositivos
con datos empresariales; cómo se actualizan esos
dispositivos para protegerse ante las nuevas amenazas
de seguridad; y si hay consideraciones especiales (como
problemas de cumplimiento normativo) que afectan a
su negocio. Al comparar los nuevos dispositivos para los
empleados, busque dispositivos diseñados para ofrecer la
mejor seguridad y que funcionen correctamente con las
herramientas de productividad que seleccione.
¿Por qué es Administración más
importante la fácil.
integración? A medida que crezca su empresa y se
agreguen más aplicaciones, pueden
producirse más problemas. Las tareas de
administración rutinarias (como instalar
revisiones de seguridad y actualizaciones,
vincular a orígenes de datos y responder a las
preguntas de los usuarios) pueden consumir
rápidamente tiempo y recursos.
Precios flexibles y
escalables.
Con una solución en la nube integrada,
tendrá un único precio por usuario al mes,
que se puede ampliar o reducir según sus
necesidades de personal. Ya no tendrá que
preocuparse por el exceso de inversión
en la tecnología local que necesita un
mantenimiento, ni pagar varias facturas
mensuales para usar diferentes herramientas.
Seguridad
completa.
Si tiene una única compañía que proporciona 13
todas sus aplicaciones de productividad,
podrá administrar la seguridad desde
un único panel de administración.
Con una solución basada en la nube,
las actualizaciones de seguridad se pueden
implementar inmediatamente, sin
preocuparse por probar las revisiones y las
nuevas versiones de software.
Conclusión: Dirigir una pequeña o mediana empresa con éxito
es un trabajo duro. Por eso es importante conocer

¿Está preparando formas de simplificar su negocio y apoyar a sus

empleados mediante la tecnología, liberando tiempo

su empresa y a sus y presupuesto para facilitar el crecimiento y las

oportunidades.

empleados para el Elegir la tecnología adecuada no solo soluciona

éxito?
un problema: soluciona una amplia variedad de
dificultades relacionadas con la colaboración eficaz,
al facilitar la movilidad de los empleados y proteger
sus datos empresariales. Aún mejor, solucionar 14 14
estos problemas puede afectar directamente
a sus empleados y hacer que se sientan animados
y capacitados para desempeñar su mejor trabajo.

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