PR-GQ-02

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Versión: 02

DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGC Vigente desde:
01-04-2013

TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................................... 1
2. ALCANCE .................................................................................................................................................... 1
3. DEFINICIONES ........................................................................................................................................... 1
4. RESPONSABLE .......................................................................................................................................... 1
5. CONDICIONES GENERALES .................................................................................................................... 1
6. CONTROL DE DOCUMENTOS .................................................................................................................. 2
6.1 Actividades de control ................................................................................................................................. 2
6.2 Eliminación de documentos ........................................................................................................................ 2
6.3 Control de documentos externos ................................................................................................................ 3
7. CONTROL DE REGISTROS ....................................................................................................................... 3
7.1 Elementos constitutivos de los registros ..................................................................................................... 3
7.2 Actividades de control ................................................................................................................................. 3

1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos generales para asegurar el control de los documentos y los registros del Sistema de
Gestión de la Calidad del Distrito Lasallista de Bogotá.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los documentos del SGC del Distrito Lasallista de Bogotá, incluidos los
documentos externos.

3. DEFINICIONES

Copia controlada: Son copias de los documentos del SGC que circulan en las Instituciones Educativas, cumpliendo con
los controles establecidos.

Copias no controladas: Son copias de los formatos del SGC cuya circulación no se controla y están a disposición de
cualquier usuario que los solicite.

Documento: información y su medio de soporte.

Documento obsoleto: Es el documento del SGC cuya aplicabilidad no es vigente.

Formatos globales: Son aquellos cuya estructura ha sido unificada y son de uso común para todas las Instituciones.

Formatos locales: Son aquellos cuyo uso y aplicación es particular a una Institución determinada de acuerdo a las
dinámicas propias de cada Institución.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de hechos, procesos, eventos o
actividades desarrolladas en cada uno de los procesos del SGC.

Archivo de gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta, y está bajo
la responsabilidad de cada dependencia. También llamado “Archivo Activo”.

Archivo Central: Es el archivo en el que se agrupan documentos transferidos de los distintos archivos de gestión de las
dependencias, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia.

4. RESPONSABLE
Secretario de Educación Distrital: Es el responsable de controlar los documentos del SGC.

Jefe de la Calidad: Es el responsable de controlar los registros del SGC en cada Institución.

5. CONDICIONES GENERALES
5.1 Los siguientes documentos son controlados y deben estar disponibles para su uso en cualquier momento y no podrán
ser fotocopiados o reproducidos sin la autorización de la Secretaría de Educación Distrital.

Manual de la calidad.

Caracterización de Procesos.

Procedimientos.

Instructivos.
La entrega física de estos documentos se debe registrar con una carta o email de divulgación.

Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: www.lasalle.org.co, 1 de 3

por favor asegúrese de que ésta es la versión vigente.
 PR-GQ-02
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Versión: 02
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGC Vigente desde:
01-04-2013

5.2 Los originales de los documentos del SGC mencionados en el numera 5.1 están ubicados en la oficina de la Secretaría
de Educación del Distrito y se podrán distribuir copias físicas controladas bajo la responsabilidad del Secretario de
Educación, las copias digitales almacenadas en la página WEB estarán disponibles permanentemente para la consulta
pero no se podrán imprimir, en caso contrario se considerarán como copias no controladas.
5.3 Para efectos de la preservación del conocimiento únicamente se puede conservar el original de los documentos
obsoletos, ubicados en la Secretaría de Educación Distrital y bajo ninguna circunstancia deben circular en el sistema.
5.4 Las copias adicionales de los documentos obsoletos deben ser “destruidas o recicladas”.
5.5 Es responsabilidad del jefe de la calidad de cada institución reportar a la Secretaría de Educación del Distrito todo
documento externo o interno que afecte los procesos del SGC, para que sea incluido en el Listado Maestro de
Documentos.
5.6 La Secretaría de Educación del Distrito actualizará el Listado Maestro de Registros con los registros globales y el jefe
de la calidad de cada Institución lo complementará con los registros locales.
5.7 A partir de la primera publicación de los documentos en forma electrónica (página Web) se iniciará con la versión 01.
5.8 Cuando por algún motivo se modifique un formato global y en la Institución haya papelería preimpresa de dicho
formato, se podrá seguir utilizando hasta que el Rector lo indique o hasta agotar existencias.
5.9 Cada institución debe establecer en el Listado Maestro de Registros la forma de almacenamiento (físico o digital), la
indexación y los tiempos de retención en el archivo de gestión o central.
5.10 Para los registros digitales cada Institución podrá definir en caso necesario, el uso de firmas o huellas digitales, correos
electrónicos u otras formas para garantizar la veracidad del cumplimiento de las actividades.

6. CONTROL DE DOCUMENTOS
6.1 Actividades de control
ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS
1. Publicación de los Documentos aprobados: Una vez aprobado un Secretario de Educación Listado Maestro de
documento se publica en la página WEB donde queda accesible a todo el Distrital Documentos F-GQ-03
SGC.

2. Comunicación al SGC: Se informa al Rector de la Institución y al Jefe de Secretario de Educación Correspondencia

la calidad sobre los documentos vigentes junto con las opciones de acceso Distrital
para su consulta.

3. Actualización del Listado Maestro de Documentos: Los documentos Secretaría de Educación Listado Maestro de
vigentes, publicados y socializados deben registrarse en el Listado Maestro Distrital. Documentos F-GQ-03
de Documentos donde se controla, el tipo de documento, el proceso al cual
pertenece, la versión vigente, la fecha de aprobación y de vigencia y la
ubicación de las copias emitidas de forma controlada.

4. Recolección de la documentación obsoleta: Los originales y las copias Jefe de la Calidad Archivo de documentos
de los documentos obsoletos, deben salir de circulación. obsoletos.

Debe garantizarse que los documentos de referencia sean los originales Secretaría de Educación
ubicados en la Web. Distrital
Solo se conserva el original de los documentos obsoletos en la Secretaría
de Educación Distrital.

6.2 Eliminación de documentos: La eliminación de alguno de los documentos mencionados en el numeral

5.1 se presenta cuando ha dejado de ser funcional dentro del SGC y no es actualizado ni reemplazado por
ningún otro documento. La eliminación de documentos solo podrá ser solicitada por el Secretario de
Educación Distrital y aprobada por el Visitador Provincial. Esta solicitud se hará en el formato de
elaboración, modificación o eliminación de documentos (F-GQ-01) explicando claramente los motivos por
los cuales el documento ha dejado de ser funcional dentro del SGC.
6.3 Control de documentos externos: Los documentos externos son todos aquellos emitidos por entidades
externas al SGC del Distrito Lasallista de Bogotá y contienen información técnica o reglamentaria
relacionada con las actividades que se desarrollan, como leyes, resoluciones, normas, decretos,
notificaciones y los requeridos para la prestación del servicio educativo.

Todo documento externo que afecte los procesos de la Institución se debe reportar a la Secretaría de
Educación Distrital para que sea incluido en el Listado Maestro de Documentos.

Los documentos de origen externo pueden ser conservados en medio físico por el Jefe del Proceso o se
puede acceder a ellos a través de Internet.

Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: www.lasalle.org.co, 2 de 3

por favor asegúrese de que ésta es la versión vigente.
 PR-GQ-02
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE Versión: 02
DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SGC Vigente desde:
01-04-2013

7. CONTROL DE REGISTROS

7.1 Elementos constitutivos de los registros

Los elementos mínimos que deben tener los registros se adecuan de acuerdo a la siguiente tabla:
Con formato
Sin formato
Globales Locales
Código

N.A.
Fecha de vigencia

N.A.
Fecha de elaboración de registro



Identificación del Distrito y/o Institución

N.A.
Nombre - Identificación



Encabezado

N.A.
Paginación o consecutivo

N.A.
Tabla 1. Elementos constitutivos de los registros

7.2 Actividades de control

ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS
1. Identificación de los registros: Los registros deben cumplir con los Jefe de la Calidad de cada Listado Maestro de
elementos de identificación relacionados en el numeral 7.1. Colegio. Registros F-GQ-04

2. Determinar las condiciones para el manejo de los registros: Para el Secretaría de Educación Listado Maestro de
control de cada uno de los registros del SGC se debe determinar: Distrital Registros F-GQ-04

El lugar donde están ubicados los registros del S.G.C. para su revisión o
consulta. Jefe de la Calidad de cada

La indexación o forma en que se organizan los registros en el archivo. Colegio.
Ejemplo: Por fecha, orden alfabético, secuencias de proceso, etc.

Las personas que pueden acceder a los registros.

La forma de almacenamiento que puede ser física o digital.

El tiempo que durará el registro en el archivo de gestión y su ubicación.

El tiempo que un registro permanecerá en archivo central y su
disposición final.

3. Publicación y actualización del Listado Maestro de Registros F-GQ-04: Secretaría de Educación Listado Maestro de
Definidos los aspectos anteriores se debe incluir esta información en el Distrital Registros F-GQ-04
Listado Maestro de Registros (F-GQ-04) el cual es publicado en la página
Web del Distrito.

Los registros locales deben ser reportados a la Secretaría de Educación Jefe de la Calidad de cada
Distrital para que sean incluidos en el Listado Maestro de Registros. Colegio.

4. Legibilidad de los registros: Para mantener la legibilidad de los registros Jefe de proceso. Archivo
que genera el SGC se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

Serán diligenciados preferiblemente en letra imprenta.

Deben llenarse siempre en tinta, nunca en lápiz.

Llenar todos los espacios.

Evitar tachones y enmendaduras.

5. Conservación de los registros: El Jefe de cada uno de los procesos debe Jefes de Proceso Listado Maestro de
asegurar la protección y conservación de los registros que le corresponden Registros F-GQ-04
teniendo en cuenta los criterios establecidos en el Listado Maestro de
Registros.

Revisó: Aprobó:
Hno. Niky Alexánder Murcia Suárez FSC. Hno. Leonardo Enrique Tejeiro Duque FSC.
Secretario de Educación Distrital Visitador Provincial

Si usted ha accedido a este documento a través de un sitio diferente a: www.lasalle.org.co, 3 de 3

por favor asegúrese de que ésta es la versión vigente.