Manual SmartEmail

Manual Usuario a2Email
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Manual de Usuario a2Email v4.6.9.4

Contenido
Capítulo 1 1 Introducción
1 a2Email
Capítulo 2 2 Configuracion a2Email
2 Inicio a2Email
3 Servidor SMTP
6 Email
7 Programación Envío
Capítulo 3 9 Configuración Transacciones
9 Configuración Reporte Ventas
12 Configuración Reporte Compras
13 Configuración Reporte Cuentas x Cobrar
14 Configuración Estado de Cuenta CxC
18 Configuración Reporte Cuentas x Pagar
19 Configuración Reporte Inventario
20 Enviar archivo a Servidor FTP
Capítulo 4 23 Configuración General
Capítulo 5 25 Configuración Respaldo Automatizado
26 Respaldo Automatizado
Capítulo 6 37 Preguntas Frecuentes
Introducción 1
a2Email
a2Email es una aplicación que le permite el envío de información relativa a Ventas, Compras, Cuentas x Cobrar,
Cuentas x Pagar, Inventario y Bancos de a2 Herramienta Administrativa Configurable / a2 Básico mediante
Correo Electrónico.
a2Email dispone de una interfaz intuitiva con numerosas opciones y filtros que le permitirán extraer de a2
Herramienta Administrativa Configurable / a2 Básico la información que Ud. necesita para ejercer una gerencia
efectiva de su empresa.
a2 Softw ay no está relacionada con a2Em ail ni avala este producto.

Sólo Sm artsoft, c.a. es responsable del m ism o.
Capítulo 1 Introducción
Configuracion a2Email 2
Inicio a2Email
a2Email puede ser configurado para que se inicie de manera automática al arrancar la interfaz de Windows.
Debe tener en cuenta que si tiene configurado el Inicio de Sesión en Windows mediante Usuario/Contraseña, a2Email
no se ejecutará hasta que inicie sesión y por lo tanto no enviará los Reportes Configurados.
Esto puede representar un problema si se instalá a2Email en Servidores Windows 2000/2003/2008 que por defecto no
inician sesión de manera automática.
La opción "Iniciar como un Servicio de Windows", no está disponible en esta versión de a2Email.
Si desea configurar Windows para que inicie sesión de manera automática puede descargar la siguiente utilidad
gratuita de Sysinternals: AutoLogon v2.1
Una vez instalado y configurado, a2Email se ejecuta de manera discreta y sin interrupciones.
Puede accesar a a2Email mediante el Menú Emergente del ícono localizado en la Bandeja del Sistema, haciendo
click sobre el mismo.
a2Email dispone de Seguridad a Nivel de Usuario para evitar manipulaciones no autorizadas de la configuración.
A través del Menú Emergente del ícono localizado en la Bandeja del Sistema, al hacer click en la opción "Restaurar
a2Email" o ":::::-- a2Email --:::::" se le pedirá la contraseña del usuario Master (o su equivalente) para poder accesar
a la Interfaz de Configuración de a2Email.
Capítulo 2 Configuracion a2Email

Configuracion a2Email
Servidor SMTP
2
a2Email puede ser configurado para que detecte automáticamente su Servidor SMTP, o puede especificar el Servidor
SMTP así como el tipo de Seguridad para el correcto acceso al mismo.
Se recomienda que seleccione la opción de Configuración Automática, ya que ésta será suficiente en la gran mayoría
de los casos.
Al hace click en el enlace Detectar Servido SMTP, a2Email realizará pruebas de conexión con los servidores SMTP
más comunes en Venezuela:
.- Cantv /Movilnet : mail.cantv.net

.- Movistar : mail.movistar.net.ve
.- Intercable : mail.interlink.net.ve
.- Net-Uno : mail.net-uno.net
.- Digitel : mail.digitel.net.ve

Si la prueba de conexión es exitosa con alguno de los Servidores SMTP se mostrará el siguiente mensaje:
Si no desea utilizar la Configuración Automática, puede configurar manualmente su Servidor SMTP.
Debe especificar la Direción URL / IP del Servidor SMTP, asi como el Puerto de Conexión (por defecto es 25)
El botón Probar Conexión SMTP le permite realizar una prueba de conexión para validar los datos introducidos.
Si el Servidor SMTP que desea configurar manualmente utiliza un nombre de Usuario y una contraseña para validar la
conexión, puede establecerlos en la siguiente sección:
Tomando siempre en cuenta seleccionar el Tipo de Seguridad que utiliza el Servidor SMTP, bien sea TLS o SSL.
a2Email le permite tener absoluto control sobre el Protocolo SSL/TLS.

Para configurar los Servidores SMTP de Gmail/Hotmail/Yahoo etc, utilice las siguientes imágenes como guias:
Servidor SMTP Gmail:
Servidor SMTP Hotmail:
Servidor SMTP Yahoo:

Email
a2Email dispone de un Panel de Configuración para que pueda ajustar de manera eficaz el envío de la información a
través de Correo Electrónico.
Para que la Información procesada por a2Email pueda ser canalizada hacia el Servidor SMTP (correo electrónico)
debe configurar las siguientes opciones:
De : en este campo puede establecer la dirección de correo electrónico del Remitente.

Para : en este campo puede establecer las direcciónes de correo electrónico de los Destinatarios.
Para colocar más de una dirección debe separarlas con una coma ( , ).
Ejemplo: direccion1@email.com, direccion2@email.com.
Los campos De y Para (resaltados en rojo en el Panel de Configuración) son obligatorios.
CC : este campo le permite agregar direcciones de correo electrónico adicionales.

Asunto : este campo le permite especificar el Asunto del correo electrónico.
En la versión DEMOSTRACION de a2Email, siempre se colocará el texto a2Email DEMO:
como prefijo del campo Asunto.
Mensaje: este campo le permite colocar texto que se integrará antes de la información generada por los Reportes
Configurados.

Configuracion a2Email
Programación Envío
2
a2Email dispone de un sistema de Programación para el Envío del Correo Electrónico que es extremadamente sencillo
y eficiente.
Tan solo marque la(s) hora(s) del día en que desea se envie la información. Seleccione que días de la Semana los
cuales desea que se tomen para el envío.
Adicionalmente puede especificar que día del mes desea que se envie la información. Debe tener en cuenta que al
seleccionar la opción Dias del Mes se deshabilita de manera automática el uso de los Días de la Semana, aún
cuando esten marcados.
Puede especificar si desea enviar la información (Correo Electrónico) a la hora especificada en la sección Horas del
Día, o con un intervalo de 15, 30 o 45 minutos:
En el supuesto que por alguna razón (principalmente por motivos de conexión con Internet) el Correo Electrónico no
pueda ser enviado, puede indicar que acción tomar:
NOTA IMPORTANTE: La Programación para el envío de los Estados de Cuenta de CxC debe ser configurada por separado.

Utilice este botón para guardar los cambios que realice a la configuración de a2Email.
Utilice este botón para realizar un envío del correo electrónico, independientemente de la programación de envío.

Configuración Reporte Ventas
a2Email puede configurar el envío del Reporte de Ventas de acuerdo a sus requerimientos y necesidades,
estableciendo opciones y filtros que le permiten entrar en un nivel de detalle preciso de la información, para que
siempre disponga de los elementos clave al momento de tomar decisiones gerenciales.
Puede activar/desactivar el envío de la información de las Transacciones de Ventas al correo electrónico.
El Tipo de Reporte que seleccione para recibir mediante correo electrónico puede ser:
Ventas del Día : Active este Reporte para recibir Información de las Ventas del Día.
Recom endación: envie el correo electrónico a última hora de la jornada de trabajo.
Ventas del Día Anterior: Active este Reporte para recibir Información de las Ventas del Día Anterior.
Recom endación: envie el correo electrónico a primera hora de la jornada de trabajo.
Ventas del Periodo : Active este Reporte para recibir Información de las Ventas del Periodo.
Recom endación: seleccione ésta opción si quiere recibir toda la información de Ventas.
Si activa la opción (en la pestaña General) "Si el Reporte del Día Anterior cae un día Domingo, enviar el Reporte del
día [Viernes / Sábado]", a2Email le enviará la Información procesada del día Viernes o Sábado si el Reporte se
ejecuta un día Lunes y tiene seleccionado la opción Ventas del Día Anterior.
Las Transacciones de Ventas que se toman en cuenta son: Facturas, Devoluciones y Apartados.
Seleccione las opciones y establezca los filtros de Serie de Factura, Clasificación, Vendedor, Usuario, Moneda,
Depósito o Zona para tener un control exacto de la información que desea recibir.

Configuración Transacciones
La opción Formato de Envío Información es común para todas las Transacciones y sólo se explicará en este
3
capítulo.
a2Email maneja tres formas para el envio de los Reportes de Transacciones:
1 .- Formato Email HTML, incrustado en el cuerpo del correo electrónico.

2 .- Formato Email Texto Plano, en el cuerpo del correo electrónico.
3 .- Formato PDF, RTF, TXT como un archivo adjunto al correo electrónico.
La opción 1 coloca toda la información de los Reportes de Transacciones (Ventas, Compras, CxC, CxP, Inventario,
Bancos) en el cuerpo del correo electrónico. Mediante el Código HTML se le da un aspecto más versatil y llamativo a
la información, a la vez que se encuentra mejor estructurada.
Sin embargo esta opción, al igual que la opción 2, tiene una desventaja: el cuerpo del correo electrónico tiene un límite
de caracteres y si se genera demasiada información el Servidor SMTP puede rechazar el envio del correo electrónico.
La opción 2 también coloca toda la información en el cuerpo del correo electrónico, pero utiliza Texto Plano.
La opción 3 toma la información generada y la exporta al formato seleccionado (PDF, RTF, TXT) y lo anexa al correo
electrónico como un archivo adjunto.
Capítulo 3 Configuración Transacciones

A continuación se observa la diferencia entre las opciones 1 (HTML) y 2 (Texto Plano):
3
a2Email ha sido probado bajo situaciones, configuraciones, equipos y caracteristicas diversas y, para cada situación
particular, siempre se obtuvo la mejor opción para el manejo de la información.
Dependiendo del volumen de operaciones de la empresa, y del tipo de reporte seleccionado, se pueden tomar como
guía las siguientes notas:
1.- Si quiere detallar las Transacciones (Ventas, Compras, CxC, CxP), Productos Vendidos/Comprados y desea enviar
el Reporte de Inventario NO SELECCIONE la opción Email como Formato de envio de la Información. En este caso es
mejor seleccionar PDF, RTF o TXT y enviar la información como un archivo adjunto.
2.- Si sólo envia información general de las Transacciones y Formas de Pago y su movimiento de Ventas y/o Compras
no supera las 200 Transacciones diarias, puede seleccionar Email (HTML o Texto Plano) o cualquiera de los
formatos de archivo adjunto (PDF, RTF, TXT).
3.- Si su Inventario tiene más de 3.000 productos NO SELECCIONE la opción Email como Formato de envio de la
Información. En este caso es mejor seleccionar PDF, RTF o TXT y enviar la información como un archivo adjunto.

Configuración Reporte Compras
3
a2Email puede configurar el envío del Reporte de Compras de acuerdo a sus requerimientos y necesidades,
Puede activar/desactivar el envío de la información de las Transacciones de Compras al correo electrónico.
Compras del Día : Active este Reporte para recibir Información de las Compras del Día.
Compras del Día Anterior: Active este Reporte para recibir Información de las Compras del Día Anterior.
Compras del Periodo : Active este Reporte para recibir Información de las Compras del Periodo.
Recom endación: seleccione ésta opción si quiere recibir toda la información de Compras.
Las Transacciones de Compras que se toman en cuenta son: Facturas y Devoluciones de Compra.
Seleccione las opciones y establezca los filtros de Clasificación, Usuario, Moneda o Depósito para tener un control
exacto de la información que desea recibir.

Configuración Reporte Cuentas x Cobrar
3
a2Email puede configurar el envío del Reporte de Cuentas x Cobrar de acuerdo a sus requerimientos y
necesidades, estableciendo opciones y filtros que le permiten entrar en un nivel de detalle preciso de la información,
para que siempre disponga de los elementos clave al momento de tomar decisiones gerenciales.
Puede activar/desactivar el envío de la información de las Transacciones de CxC al correo electrónico.
Cobros del Día : Active este Reporte para recibir Información de los Cobros del Día.
Cobros del Día Anterior: Active este Reporte para recibir Información de las Cobros del Día Anterior.
Cobros del Periodo : Active este Reporte para recibir Información de las Cobros del Periodo.
Recom endación: seleccione ésta opción si quiere recibir toda la información de Cobros.
Las Transacciones de Cuentas por Cobrar que se toman en cuenta son: Pagos, Adelantos y Notas de Crédito.
Seleccione las opciones y establezca los filtros de Clasificación, Cobrador, Usuario, Moneda o Zona para tener un
control exacto de la información que desea recibir en el correo electrónico.

Configuración Estado de Cuenta CxC
3
a2Email puede configurar el envío de Estado de Cuentas x Cobrar a los clientes que tengan una dirección de email
válida en su Ficha de Cliente.
Puede activar/desactivar el envío de la información de los Estado de Cuentas x Cobrar al correo electrónico de los
Clientes.
El Tipo de Estado de Cuentas x Cobrar que seleccione para ser enviado a los Clientes mediante correo electrónico
puede ser:
Reporte CxC : Active este Reporte para enviar el Estado de Cuenta CxC Completo.
Reporte CxC - Por Vencer: Active este Reporte para enviar el Estado de Cuenta CxC sólo con las
Transacciones próximas a vencerse.
Reporte CxC - Vencidas : Active este Reporte para enviar el Estado de Cuenta CxC sólo con las
Transacciones vencidas.
Puede personalizar el cuerpo del email enviado en la pestaña Configurar Email Edo. de Cta.

Configuración Transacciones 3
a2Email dispone de variables que le facilitan la automatización del envío de la información mediante Correo
Electrónico.
[SALDOCLIENTE] : Saldo Total del Cliente, según el Tipo de Reporte seleccionado.

[DESCRIPCIONCLIENTE] : Descripción del Cliente.
[CONTACTOCLIENTE] : Descrpción de la Persona Contacto del Cliente.
[FECHAACTUAL] : Fecha actual del Computador.
[TELEFONOEMPRESA] : Teléfono de la Empresa (Licencia a2).
[EMAILEMPRESA] : Email de la Empresa (Licencia a2).
[DIRECCIONEMPRESA] : Dirección 1 de la Empresa (Licencia a2).
[CONTACTOEMPRESA] : Descripción de la Persona Contacto de la Empresa (Licencia a2).
[NOMBREEMPRESA] : Nombre de la Empresa (Licencia a2Email).
Las variables pueden utilizadas en el campo Asunto y en el Cuerpo del Mensaje del email y serán sustituidas por el
texto equivalente en cada email enviado.
Independientemente de la Programación de Envío configurada, puede realizar el envío del Estado de Cuenta CxC a los
Clientes al presionar el botón [Seleccionar Clientes], lo cual mostrará lo siguiente :

Seleccione los Clientes a los cuales desea enviarle el Estado de Cuenta CxC mediante email y presione el botón
[Enviar Estados de Cuenta por Email].
La Programación del Envío de los Estados de Cuentas CxC es similar a la de los demás Reportes y es totalmente
independiente:


Configuración Reporte Cuentas x Pagar
3
a2Email puede configurar el envío del Reporte de Cuentas x Pagar de acuerdo a sus requerimientos y necesidades,
Puede activar/desactivar el envío de la información de las Transacciones de CxP al correo electrónico.
Pagos del Día : Active este Reporte para recibir Información de los Pagos del Día.
Pagos del Día Anterior: Active este Reporte para recibir Información de las Pagos del Día Anterior.
Pagos del Periodo : Active este Reporte para recibir Información de las Pagos del Periodo.
Recom endación: seleccione ésta opción si quiere recibir toda la información de Pagos.
Las Transacciones de Cuentas por Pagar que se toman en cuenta son: Pagos, Adelantos y Notas de Débito.
Seleccione las opciones y establezca los filtros de Clasificación, Usuario o Moneda para tener un control exacto de la
información que desea recibir en el correo electrónico.

Configuración Reporte Inventario
3
a2Email puede configurar el envío del Reporte de Inventario de acuerdo a sus requerimientos y necesidades,
Puede activar o desactivar el envío de la información del Reporte de Inventario al correo electrónico.
A diferencia de los Reportes de Ventas, Compras, CxC y CxP, el Reporte de Inventario tiene 3 opciones y no utiliza
ningún cálculo de fechas para procesarse.
Reporte de Inventario : Active este Reporte para recibir Información del Inventario Actual.
Reporte Reposición Inv: Active este Reporte para recibir Información de la Reposición de Inventario.
Reporte Inventario +
Reposición Inventario : Active este Reporte para recibir el Inventario y la Reposición de Inventario.
Enviar a Servidor FTP : Active este Reporte para enviar la información de Inventario mediante un archivo
totalmente configurable hacia un Servidor FTP.
Recomendación: Si su inventario tiene más de 3000 Productos utilice PDF / RTF / TXT como formato envío del
Correo Electrónico.
Seleccione las opciones y establezca los filtros de Departamento, Status Producto, Depósito, Categoría, Marca,
Modelo para tener un control exacto de la información que desea recibir en el correo electrónico.
La opción "Detallar Ofertas y Presentaciones" no está disponible en esta versión de a2Email.

Enviar archivo a Servidor FTP
3
a2Email puede configurar el envío del Reporte de Inventario hacia un Servidor FTP.
El Panel de Configuración le permite ajustar de manera adecuada los parámetros de acceso al Servidor FTP, mediante
opciones sencillas.
Dirección Servidor FTP : Indique la dirección URL o IP del Servidor FTP.

Directorio de Inicio : Indique el directorio de inicio al momento de la conexión.
Nombre archivo : Indique el nombre del archivo que se enviara al Servidor FTP.
Por defecto el nombre del archivo es "inventario.txt"
Modo Pasivo Transferencia : Utilice el Modo Pasivo de Transferencia si su Computador esta
conectado mediante un Firewall.
Forzar Desconexión : Puede Forzar la Desconexión del Servidor al Finalizar la Transferencia
del Archivo.
Puerto de Conexión : Indique el Puerto de Conexión.
Tiempo Máximo Respuesta : Indique cual es el tiempo máximo que a2Email puede esperar para un
error en Conexión/Transferencia.
Si el Servidor FTP no acepta Conexiones Anónimas, debe especificar el nombre de Usuario y la Contraseña para
conectarse.
Una vez configurados los parámetro de acceso al Servidor FTP, puede realizar una prueba de conexión mediante el
botón "Probar Conexión".
Puede configurar el acceso al Servidor FTP a través de un Servidor Proxy:

La opción de envío del Archivo de Inventario a un Servidor FTP de a2Email ha sido probada con diversos Servidores y,
hasta los momentos, ha logrado conectarse sin problemas y enviar el archivo.

A través del Panel de Configuración "Archivo Inventario" a2Email le permite configurar los campos que determinarán la
información del archivo que se enviará al Servidor FTP.
Mediante la selección de los Campos Disponibles en la lista de la izquierda puede establecer los Campos del
Archivo y el orden de los mismos en la lista de la derecha.
En el grupo de Opciones se encuentran las alternativas que establecen como se mostrarán los campos en el Archivo
de Inventario.
[ ] Precios incuyen I.V.A. (12%) : Predeterminado. (El texto I.V.A. (12%) esta conf igurado en a2 HAC)
[ ] Colocar variables texto entre " " : Al seleccionar esta opción los campos de texto se colocarán
entre " ".
[ ] Incluir Descripcion en Departam. : Opción no disponible en esta versión de a2Email.
Separador de Campos : puede seleccionar entre 4 opciones posible: Ancho Fijo o TAB
; o , (coma).
Separador Decimal : el Separador Decimal está preestablecido en , (coma).
En la lista inferior al grupo de Opciones puede configurar la longitud de cada campo en particular. Esta opción está
disponible al seleccionar Ancho Fijo en la lista Separador Campos.

Configuración General
a2Email le ofrece un Panel de "Configuración General" donde se pueden controlar diversos aspectos del
4
funcionamiento de la aplicación.
Mediante las opciones de este Panel puede ajustar la forma como se visualiza la información en los Reportes, puede
establecer que se guarde el email generado justo antes de ser enviado. Además tiene la posibilidad de anexarle la
fecha a los archivos adjuntos, de esa manera pude controlar mejor el flujo de información de a2Email.
Al seleccionar la opción de "Preparar los Reportes para ser leidos en Pantallas Pequeñas (Dispositivos Móviles)", a2
Email adaptará la infomación al menor ancho posible utilizando la opción de Texto Plano en el envio del correo
electrónico para maximizar la compatibilidad.
Al obviar la información que tiene Montos 0,00, a2Email facilita la lectura de la información evitando recargar el correo
electrónico con demasiados datos.
Si prefiere utilizar HTML en la composición del correo electrónico, puede selecccionar el Tipo de Fuente que se
utilizará para generar la información, así como el tamaño de los Títulos y Datos.
Capítulo 4 Configuración General

Configuración General 4
Smartsoft, c.a. ha realizado un gran esfuerzo para que Ud. obtenga un producto de calidad.
Debido al caracter "desantendido" en la forma de trabajar de a2Email (una vez configurado el software se ejecuta de
manera discreta y sin interrupciones), es posible que se generen errores y el Usuario sólo se enteré si está frente a la
pantalla del computador.
a2Email dispone de una opción que le permite controlar como se manejarán los errores críticos al procesar la
información para generar los Reportes.
Cuando se realizan las Operaciones de Lectura de Datos para generar los Reportes, es probable que se pueda
generar un error crítico debido a fallas en las Tablas de a2. a2Email, aun cuando se genere el error crítico, puede
continuar con la operación y enviar aquella información que se procese de manera correcta. Sin embargo, el cuerpo
del email tendrá una línea con información del error, ejemplo:
Error leyendo información CxC.

Configuración General 4
Esa línea no contiene ninguna información especifica sobre el error generado. a2Email puede mostrar la información
detallada del error en la Interfaz de Usuario (Windows), pero el proceso de detendrá hasta que el Usuario haga click en
el botón Aceptar.
La imagen siguiente muestra un error crítico al enviar el email a un Servidor SMTP que rechaza las conexiones
entrantes por estarse realizando desde un ISP distinto.

Configuración Respaldo Automatizado
Respaldo Automatizado
5
a2Email puede ser configurado para que realice un Respaldo Automatizado de la Información procesada por a2 HAC.
Mediante una serie de Parámetros y Opciones a2Email le permite enviar un archivo de Respaldo comprimido,
mediante tecnología 7Zip, a un Servidor FTP, Carpeta Local / Ubicación Red o la grabación en CD-DVD.
Ud. dispone de total control sobre la información que desea incluir en el Archivo de Respaldo y puede realizar la
Programación del Proceso de Respaldo Automatizado de manera sencilla y práctica.
a2Email puede configurar el Respaldo automatizado para las Secciones mas Importantes de la Información procesada
por a2 HAC.
Además de la Información de a2 HAC puede incorporar al Archivo de Respaldo 2 (dos) carpetas adicionales. Esto le
permite, por ejemplo, respaldar Información de a2 Contabilidad y/o a2 Nómina.
Para minimizar el tamaño del Archivo de Respaldo y ahorrar tiempo en la transmisión del mismo al Servidor FTP,
copia en Carpeta Local / Ubicación Red o la grabación en CD-DVD, a2Email le permite seleccionar cuando se va a
integrar la información seleccionada en el Archivo de Respaldo (día de la semana):
Capítulo 5 Configuración Respaldo Automatizado

Configuración Respaldo Automatizado 5
Esta opción es muy útil cuando sólo queremos respaldar los Periodos Históricos en una frecuencia que no sea diaria.
Debido al tamaño que ocupan los Periodos Históricos, si selecciona la opción de Respaldar Información Periodos
Históricos, a2Email calculará el tamaño de los datos y le mostrará un mensaje de advertencia:
Tecnología de Compresión 7Zip:
Se ha seleccionado la Tecnología de Compresión 7Zip por ser extremadamente segura y con una excelente relación
de compresión.
En la pruebas realizadas, la Tecnología de Compresión 7Zip permite comprimir 1GB (Datos, Reportes, Formatos,
Configuraciones Usuarios y Tablas) en 27MB aproximadamente.
El Respaldo de los Periodos Históricos (20 Periodos, promedio de 300 facturas diarias) con un tamaño de 6,28GB dió
como resultado un archivo comprimido de 258MB.
Puede obtener una copia totalmente gratis de 7Zip en la siguiente dirección de internet: http://www.7-zip.org/download.
html
Configuración del Respaldo Automatizado:
Como siempre, a2Email le otorga total control sobre la configuración de la compresión. 7Zip maneja 2 esquemas de
compresión: LZMA y PPMd. Es aconsejable el uso de PPMd pues le ofrece el mejor Nivel de Compresión para el tipo
de Información procesada en a2 HAC.

Aún cuando le es permitido configurar el nombre del Archivo de Respaldo, a2Email le añade al mismo la Fecha y Hora
para tener un mejor control de los Respaldos realizados. Los caracteres permitidos en el nombre del Archivo de
Respaldo son los siguientes:
abcdefghijklmnopqrstuvwxyzABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ0123456789-_
El Proceso de Respaldo al Servidor FTP, Carpeta Local / Ubicación Red o Unidad CD-DVD puede informarle
mediante el envío de un Correo Electrónico la finalización (correcta o no) del Respaldo Automatizado.

El siguiente es un ejemplo de un Correo Electrónico enviado por el Sistema de Respaldo Automatizado:

Tipo de Respaldo
5
Según sus necesidades y volumen de datos procesados, puede requerir tener más de un Respaldo.
a2Email puede realizar hasta 3 (tres) respaldos simultáneos para una mayor confiabilidad y disponibilidad de la
información.
Cada Proceso de Respaldo Automatizado puede ser configurado por separado para ejecutarse siempre, de acuerdo
a la programación general del respaldo, o en un día específico de la semana.
Puede configurar los siguientes Tipos de Respaldo:
.- Respaldar Información en Servidor FTP.

.- Respaldar Información en Carpeta Local / Ubicación Red.
.- Respaldar Información en Unidad CD-DVD.
El proceso de Respaldo en una Unidad de CD-DVD es totalmente asíncrono y se lleva a cabo en un Hilo de
Ejecución (Thread) totalmente independiente de a2Email, por lo tanto se puede estar grabando el Respaldo en una
Unidad de CD-DVD mientras se envía el Respaldo al Servidor FTP.
El componente de Grabación de CD-DVD está basado en el Servicio IMAPI de Microsoft Windows. Debido a esto es
necesario que Windows XP / Server 2003 dispongan de la actualización más reciente de IMAPI V2.0 (al momento
de escribir este Manual de Usuario). Windows Vista / 7 / Server 2008 no requieren de esta actualización.
Puede descargar esta actualización para Windows XP / Server 2003 desde el siguiente enlace: Actualización IMAPI
v2.0 (KB932716)

En el caso que a2Email no detecte Unidades Grabadoras de CD-DVD o el Servicio IMAPI de Windows no se haya
iniciado, la opción "Respaldar Información en Unidad CD-DVD" estará deshabilitada.
Programación del Respaldo Automatizado:
El Sistema de Programación del Respaldo Automatizado es similar al utilizado por a2Email para el envío de los
Reportes.
Recuerde que independientemente de la Programación del Respaldo Automatizado, Ud. puede especificar cuando se
se va a integrar la información seleccionada en el Archivo de Respaldo (día de la semana).
Cada Proceso de Respaldo Automatizado (Servidor FTP, copia en Carpeta Local / Ubicación Red o la
grabación en CD-DVD) puede ser configurado por separado para ejecutarse siempre, de acuerdo a la programación
general del respaldo, o en un día específico de la semana.
Es necesario destacar que en el momento de ejecutarse el Respaldo Automatizado, se deshabilitan las Tareas de a2
Email y a2Central, con el fin de evitar colisiones en la ejecución de las Tareas Programadas.
Tipos de Archivos:

A fin de reducir el tamaño del Archivo de Respaldo, a2Email tiene la opción de configurar que Tipos de Archivos
(Extensiones) van a ser incorporados al Respaldo Automatizado.
Es importante destacar que las extensiones predeterminadas representan el conjunto de archivos que se utilizan en
a2 HAC.
La modificación de las extensiones predeterminadas puede resultar en un Archivo de Respaldo que no contenga la
Información adecuada/completa.
Puede restablecer la Lista de Extensiones por defecto presionando el botón que se encuentra al fondo de la pantalla.

Configuración Apagado Automático:
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a2Email puede realizar el Apagado Automático del Computador de dos maneras.
1.- Inmediatamente después de realizar el Respaldo Automatizado:

Al seleccionar esta opción, el computador se apagará automaticamente si alguno de los Respaldos
Programados se ejecuta de manera exitosa.
2.- Mediante una Programación establecida por el usuario:

Al seleccionar esta opción, el computador se apagará de manera programada independientemente del
Respaldo Automatizado.
La opción "Forzar Apagado si existen Aplicaciones que no respondan" puede ocasionar pérdida de datos en algunos
programas que no respondan a tiempo a la solicitud de apagado.
a2Email utiliza la API de Windows para enviar la solicitud de apagado, por lo tanto todas las aplicaciones deberían
responder de manera adecuada.
Utilice el Botón "Apagar Computador" para verificar el buen funcionamiento de la Solictud de Apagado enviada por a2
Email.

Configuración Servidor FTP:
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a2Email tiene soporte incorporado para 26 variantes de Servidores FTP.
Para las pruebas de Conexión y Respaldo de la Información se utilizó el servicio DriveHQ el cual le proporciona un
espacio de almacenamiento de 2GB totalmente gratis y una excelente disponibilidad de la información con un sistema
tolerante a fallas.
Teniendo como base una instalación promedio de a2 HAC (3000 productos, 60 Facturas diarias, 20 Periodos
Historicos, etc) el espacio de almacenamiento de 2GB en el Servidor FTP de DriveHQ le pueden proporcionar hasta
20 respaldos.
Puede obtener una cuenta gratuita en DriveHQ: http://www.drivehq.com/secure/FreeSignup.aspx
a2Email puede configurar el acceso al Servidor FTP a través de opciones sencillas y prácticas:
El Panel de Configuración le permite ajustar de manera adecuada los parámetros de acceso al Servidor FTP, mediante
opciones sencillas.
Dirección Servidor FTP : Indique la dirección URL o Dirección IP del Servidor FTP.
Directorio de Inicio : Indique el directorio de inicio al momento de la conexión.
Modo Pasivo Transferencia : Utilice el Modo Pasivo de Transferencia si su Computador esta
conectado mediante un Firewall.
Forzar Desconexión : Puede Forzar la Desconexión del Servidor al Finalizar la Transferencia
del Archivo.
Puerto de Conexión : Indique el Puerto de Conexión.

Tiempo Máximo Respuesta : Indique cual es el tiempo máximo que a2Email puede esperar para un
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error en Conexión/Transferencia.
Si el Servidor FTP no acepta Conexiones Anónimas, debe especificar el nombre de Usuario y la Contraseña para
conectarse.
Una vez configurados los parámetro de acceso al Servidor FTP, puede realizar una prueba de conexión mediante el
botón "Probar Conexión".
Puede configurar el acceso al Servidor FTP a través de un Servidor Proxy:
Al presionar el botón se realiza de manera automática un Respaldo con los Parámetros

configurados. Este Respaldo es exactamente igual al que se hace de manera programada, con la excepción que la
Notificación via Correo Electrónico es opcional.


Preguntas Frecuentes
P : ¿a2Email puede trabajar con la version Cliente / Servidor de a2 HAC?
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R : Si, la versión 4.6.9.4 de a2Email es totalmente compatible con la versión 4.2 o superior de a2 HAC.
P : ¿a2Email puede trabajar con a2 Básico?

R : Si, a2Email, a partir de la versión 4.6.4.8, es totalmente compatible con la versión 3.0 o superior de
a2 Básico.
P : ¿Es posible programar de manera separada el envío de cada Reporte?

R : No, la configuración de envio del correo electrónico es válida para todos los Reportes.
Sólo puede configurar de manera independiente el envío de los Estados de Cuenta CxC a los
Clientes.
P : ¿a2Email es compatible con Windows Vista / Windows 7 / Windows Server 2008?

R : Si, a2Email puede ejecutarse sin inconvenientes en Windows Vista / 7 / Server 2008.
P : Aparentemente a2Email envía bien los Reportes, pero no llegan a mi correo de Gmail / Hotmail.
R : Verifique la Carpeta Spam (Gmail) o Correo no Deseado (Hotmail).
Agregue la Dirección del Remitente a su Lista de Contactos, de está manera evitará que los Reportes
se traten como Spam / Correo No Deseado.
P : a2Email deja de responder al configurar el Servidor SMTP de Gmail / Hotmail en el Puerto 465.
R : Utilice el Puerto 587, configure la seguridad TLS para las Conexiones SMTP de Gmail/Hotmail/Yahoo.
P : Necesito Soporte Técnico, ¿Qué debo hacer?

R : Debe contactar, en primera instancia, al Distrbuidor que le vendió la Licencia de a2Email.
También puede contactar a Smartsoft, c.a. a través del email smartsoft.soporte@gmail.com
Capítulo 6 Preguntas Frecuentes

© © 1999 - 2011 Smartsoft, c.a..
Reservados todos los Derechos de Autor.
Se ha realizado un esfuerzo para garantizar

que la información contenida en este
Manual de Usuario sea lo más precisa
posible.
Este Programa está protegido por las Leyes

Internacionales sobre Derechos de Autor y
Propiedad Intelectual

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Manual Usuario a2Email

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Manual de Usuario a2Email v4.6.9.4

a2 Softw ay no está relacionada con a2Em ail ni avala este producto.

Capítulo 2 Configuracion a2Email

.- Cantv /Movilnet : mail.cantv.net

Capítulo 2 Configuracion a2Email

Si no desea utilizar la Configuración Automática, puede configurar manualmente su Servidor SMTP.

a2Email le permite tener absoluto control sobre el Protocolo SSL/TLS.

Capítulo 2 Configuracion a2Email

Servidor SMTP Gmail:

Servidor SMTP Hotmail:

Servidor SMTP Yahoo:

Capítulo 2 Configuracion a2Email

De : en este campo puede establecer la dirección de correo electrónico del Remitente.

Ejemplo: direccion1@email.com, direccion2@email.com.

Los campos De y Para (resaltados en rojo en el Panel de Configuración) son obligatorios.

CC : este campo le permite agregar direcciones de correo electrónico adicionales.

Capítulo 2 Configuracion a2Email

Capítulo 2 Configuracion a2Email

Capítulo 2 Configuracion a2Email

Puede activar/desactivar el envío de la información de las Transacciones de Ventas al correo electrónico.

Capítulo 2 Configuracion a2Email

a2Email maneja tres formas para el envio de los Reportes de Transacciones:

1 .- Formato Email HTML, incrustado en el cuerpo del correo electrónico.

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Puede activar/desactivar el envío de la información de las Transacciones de Compras al correo electrónico.

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Puede activar/desactivar el envío de la información de las Transacciones de CxC al correo electrónico.

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Capítulo 3 Configuración Transacciones

[SALDOCLIENTE] : Saldo Total del Cliente, según el Tipo de Reporte seleccionado.

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Puede activar/desactivar el envío de la información de las Transacciones de CxP al correo electrónico.

Capítulo 3 Configuración Transacciones

La opción "Detallar Ofertas y Presentaciones" no está disponible en esta versión de a2Email.

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Dirección Servidor FTP : Indique la dirección URL o IP del Servidor FTP.

Puede configurar el acceso al Servidor FTP a través de un Servidor Proxy:

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Capítulo 3 Configuración Transacciones

Capítulo 4 Configuración General

Error leyendo información CxC.

Capítulo 4 Configuración General

Capítulo 4 Configuración General

Capítulo 5 Configuración Respaldo Automatizado

Tecnología de Compresión 7Zip:

Configuración del Respaldo Automatizado:

Capítulo 5 Configuración Respaldo Automatizado

Capítulo 5 Configuración Respaldo Automatizado

El siguiente es un ejemplo de un Correo Electrónico enviado por el Sistema de Respaldo Automatizado:

Capítulo 5 Configuración Respaldo Automatizado

Puede configurar los siguientes Tipos de Respaldo:

.- Respaldar Información en Servidor FTP.

Capítulo 5 Configuración Respaldo Automatizado

Programación del Respaldo Automatizado:

Capítulo 5 Configuración Respaldo Automatizado

Capítulo 5 Configuración Respaldo Automatizado

1.- Inmediatamente después de realizar el Respaldo Automatizado:

2.- Mediante una Programación establecida por el usuario: