GESTIÓN DE PROYECTOS DE TI

introducción

La gestión de proyectos es la aplicación de técnicas y sistemas modernos de

gestión para ejecutar un proyecto de principio a fin, y para alcanzar los objetivos
predeterminados de alcance, calidad, tiempo y costo​. ​Por otro lado
la gestión de proyectos de TI aplica estas técnicas para proyectos que incluyen
el diseño, desarrollo, instalación e implementación de la tecnología informática,
tales como aplicaciones y redes.
La administración de proyectos de TI proporciona una ventaja competitiva para
las organizaciones que buscan mejorar sus capacidades de servicios de
tecnología. El objetivo es controlar la triple restricción del proyecto horario,
presupuesto y alcance.

1. Delimitación del campo

La gestión de proyectos en el área de tecnología e informática (TI), dirigida por el
Ingeniero Luis Robles especialista en Redes, comienza con la recepción de un
requerimiento de las diferentes áreas de la universidad, pasando por diferentes etapas
que dependen no solo de su área, sino que también de otras áreas diferentes a las de
TI, que se encargan de su aprobación, denegación o rectificación, para luego en caso de
ser aprobado dar la orden de su ejecución a TI.
2. Identificación de procesos de negocios

En los procesos de negocio hemos identificado varias áreas que a continuación vamos a
detallar, de acuerdo a lo que nos han informado en cada área.
Área solicitante.
A esta área solicitante nos referimos a cualquier escuela o facultad donde va
surgir una necesidad de un proyecto en beneficio de dicha institución, es por
ello que realizan una solicitud dirigida al director de tecnología informática.
Tecnologia de informatica.
En esta área vamos a encontrar áreas como director, infraestructura tecnológica,
soporte técnico, software. en nuestro diagrama de procesos lo hemos dividido en
dos partes que son director y área de TI. Del área solicitante llega la solicitud al
director, el director reúne a toda la área de TI para evaluar su viabilidad del proyecto
y hacer una cotización referencial. una vez realizado la evaluación deciden si es
factible el proyecto o no es factible, si no es factible realizan un informe sustentando
su inviabilidad y lo envía al área solicitante. en el caso de que si es factible evaluar
su presupuesto, si es que este presupuesto no es significativo ahí mismo empieza la
ejecución pero en caso contrario envía la cotización referencial al are de DIGA.
también va recibir del area de logistica en caso el proyecto se realice por licitación
una guía de ejecución para planificar la supervisión de entregables, seguimiento y
control. en el caso de que hay sido por compra directa del área de almacén recibe
los materiales necesarios para poder ejecutar el proyecto una vez concluido el
proyecto realizan un informe los del área de TI para el director , luego el director
realiza un informe de conclusión de la obra y lo envía al área del DIGA,
Dirección General de Administración(DIGA).
Logística​.
El área de logística se encarga de recibir las cotizaciones de los
materiales o herramientas que requieren las áreas solicitantes para
poder desarrollar sus proyectos, siempre y cuando sean necesarias y
el DIGA haya aprobado la realización de los proyectos y por
consiguiente la compra de los elementos para su excelente ejecución,
pues es como deberían realizarse todos éstos, ya que son para el
bienestar de todo la plana universitaria.
Después de recibir el informe de las cotizaciones, el área de logística
forma un grupo encargado de la adquisición de los elementos
requeridos. Ésta junta se encargará de verificar si los montos de las
cotizaciones no superan los S/. 33 200 soles, para poder realizar las
compras necesarias. De lo contrario, por ley se lleva a cabo la
realización de una licitación para continuar con la gestión del proyecto.
Dicha licitación tiene funciones, algunas de ellas son: ​Preparación de
los pliegos de condiciones, Publicación de la convocatoria,
Presentación de ofertas, Evaluación de ofertas, Adjudicación,
Formalización del contrato. Como vemos, ésta licitación también
requiere de una gestión para realización de ésta.
REQUISITOS PARA PARTICIPAR DE UNA LICITACIÓN PÚBLICA.

La  nueva  Ley  de  Contrataciones  del  Estado  (Ley  30225)  busca  incentivar 
la  participación  de  los  privados  en  las  contrataciones  públicas.  Por 
esta  razón,  ha  impuesto  en  este  ámbito  menos  restricciones  que  la 
norma  anterior​.  ​En  ese  marco,  aquellos  proveedores  que  deseen 
participar  en  un  proceso  de  Licitación  Pública  deben  cumplir  con  los 
siguientes requisitos:  

1. Contar  con  inscripción  vigente  en  el  Registro  Nacional  de  Proveedores 
(RNP). 
2. Inscribirse en el registro de participantes a través del SEACE. 
3. Pagar los derechos correspondientes. 
4. No encontrarse impedido por la ley para contratar con el Estado. 

  EL PROCEDIMIENTO DE LICITACIÓN PÚBLICA EN 9 ETAPAS

Como  anotamos  en  las  líneas  introductorias,  los  cambios  más  notables 
implementados  por  la  nueva  normatividad  se  perciben  con  mayor 
claridad en el nuevo procedimiento de selección.  
En  esa  línea,  el  procedimiento  de  Licitación  Pública  puede  ser  dividido en 
9 etapas, las cuales detallamos a continuación. 

​ . LA CONVOCATORIA A LICITACIÓN PÚBLICA

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 ​Luego de la elaboración y aprobación de las bases, el comité de selección 
debe  realizar  la  convocatoria  al  proceso  de  contratación  mediante  su 
publicación en el SEACE. 

  

Una  convocatoria  realizada  correctamente  debe  incluir  la  siguiente 

información:  

● La identificación, domicilio y RUC de la entidad que convoca 

● La identificación del procedimiento de selección. 
● La descripción básica del objeto del procedimiento 
● El valor referencial en los casos previstos en el artículo 18 de la Ley. 
● El  costo  de  reproducción  de  los  documentos  del  procedimiento  de 
selección que se registren con la convocatoria. 
● El calendario del procedimiento de selección. 
● El plazo para el cumplimiento de las prestaciones. 

  ​En  esta  etapa  es  importante  aclarar  algo  más:  ​el valor estimado del bien 

debe  registrarse  obligatoriamente  en  el  SEACE,  no  obstante,  el 
reglamento  dispone  que  este  solo  será  de  conocimiento  público 
después  del  otorgamiento  de  la  buena  pro;  lo  que  quiere  decir  que  los 
postores  deberán  formular  sus  ofertas  prescindiendo  por  completo  de 
este dato. 

  ​La  razón  de  fondo  que  se  le  atribuye  a  esta  disposición  (la  cual  ha  sido 
copiada  del  sistema  norteamericano)  es  propiciar  que  los  postores,  al 
momento  de  formular  sus  propuestas,  atiendan  el  aspecto 
técnico-funcional antes del económico. 

​ . EL REGISTRO DE PARTICIPANTES.
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  ​Hecha  la  convocatoria,  los  proveedores  que  deseen  participar  del 

procedimiento  de  selección  deberán  inscribirse  a  través  del  SEACE. La 
inscripción  es  gratuita  y  electrónica teniendo como únicas condiciones 
 que  el  proveedor cuente con inscripción vigente en el Registro Nacional 
de Proveedores (RNP), y que haya pagado el derecho correspondiente. 

  ​El  registro  de  participantes  se  lleva  a  cabo  desde  el  día  siguiente  de  la 
publicación  de  la convocatoria hasta antes del inicio de la presentación 
de ofertas. 

  

3. LA FORMULACIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES.

  ​En  un  plazo  no  menor  de  10  días  contados  desde  el  día  siguiente  de  la 
convocatoria,  los  participantes  podrán  formular  consultas  u 
observaciones a las bases. 

  ​Las  consultas  tienen por objeto el esclarecimiento de algún aspecto de la 

normativa  prevista  en  las  bases,  las  observaciones,  en  cambio,  son 
cuestionamientos  fundamentados  sobre  supuestas  vulneraciones  a  la 
normativa  de  las  contrataciones  u  otra  normativa  que  tenga 
vinculación con el objeto de contratación. 

​ 4. ABSOLUCIÓN DE CONSULTAS Y OBSERVACIONES.

  ​La entidad tiene la obligación de responder las consultas y observaciones 
en  un  plazo  de  7  días.  La  absolución  se  realiza  de  manera  motivada 
mediante  pliego  absolutorio  de  consultas  y  observaciones;  en  caso  de 
las  observaciones  se  debe  indicar  si  estas  son  acogidas  total  o 
parcialmente  o  si,  por  el  contrario,  son  rechazadas. La notificación del 
pronunciamiento de la entidad se tiene por realizada desde el momento 
de la publicación del pliego absolutorio en el SEACE. 

  ​Cabe  la  posibilidad  de  que  el  participante  no  se  encuentre  conforme con 
el pronunciamiento de la entidad. En ese caso podrá elevar su pedido al 
OSCE para lo cual contará con un plazo de 3 días. 

  ​Hecho  esto,  el  OSCE  en  un  plazo  de  10  días  emite  un  pronunciamiento 
que  incluye  la revisión de oficio de cualquier aspecto de las bases. Este 
pronunciamiento es definitivo e incuestionable. 

​ . INTEGRACIÓN DE LAS BASES.

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  ​El  comité  de  selección  deberá  incorporar  a  las  bases  las  modificaciones 
que  hayan  resultado  de  la  absolución  de  dudas  y  observaciones.  Las 
reglas  definitivas  deberán  ser  publicadas  en  el  SEACE  en  la  fecha 
prevista según el cronograma de las bases. 

  ​El  comité  de  selección  no  puede  continuar  con  la  tramitación  del 
procedimiento  de  selección  si  no  ha  publicado  las  bases  en  el  SEACE, 
bajo  sanción  de  nulidad  de  todo  lo  actuado  posteriormente  y  sin 
perjuicios de las responsabilidades a las que hubiere lugar. 

​ . LA PRESENTACIÓN DE OFERTAS.
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  ​La presentación de ofertas se realiza en un acto público cuya legalidad es 
acreditada  por  un  notario  o  juez  de  paz.  El  comité  de  selección  llama 
uno  por  uno  a  los  postores  con  el  objeto  de  que  entreguen  sus 
propuestas.  El  postor  que  no  se  encuentra  presente  al  momento  del 
llamado  no  será  tomado  en  cuenta  y  su  oferta  se  tendrá  como 
desistida. 

  ​La  nueva  Ley  señala  que  la  oferta  se  presenta  en  un  solo  sobre,  el  cual 
debe  contener  tanto la propuesta técnica cómo la económica. Además, 
no  es  indispensable  que  sea  presentada  por  el  proveedor  o 
representante  legal.  También  puede  hacerlo  un  tercero,  incluso, así no 
esté acreditado formalmente. 

  ​Una  vez  entregados,  el  Comité  de  Selección  abre  los  sobres  anunciando 
al  mismo  tiempo  el  precio  de  las  ofertas.  Luego  verificará  que  estas 
cumplan  con  ​los  requisitos  mínimos  ​exigidos  por  el  reglamento: 
declaraciones  juradas,  monto  de  la  oferta,  carta  de  compromiso  del 
personal clave, etc. 

  ​La  oferta  que  no  cumpla  con  los  requisitos  mínimos  deberá  ser 
desestimada. 

  ​Tampoco  serán  admitidas  las ofertas que no se encuentren dentro de los 

límites  del  valor  estimado  o  valor  referencial.  Salvo  que cuenten con la 
certificación del crédito presupuestario correspondiente. 

​ . LA EVALUACIÓN DE OFERTAS
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  ​Antes  de  asignar  el  puntaje  correspondiente  se  debe  verificar  que  las 
ofertas  se  ajusten  a  las  especificaciones  técnicas  y  términos  de 
referencia  previstos  en  el  expediente  de  contratación.  La  oferta que no 
cumplan con este requisito será considerada como no admitida. 

  ​Luego,  se  procederá  a  asignar  la  puntuación  correspondiente 

examinando  ​los  factores  de  evaluación  previstos  en  las  bases.  ​Al 
precio  más  bajo  se  le  asignará  el  puntaje  máximo​.  A  los  demás 
factores  se  le  asignará  la  puntuación  en  la  cantidad  y  forma 
establecida en las bases del procedimiento. 

¿​ Y si hay empate? 

  ​En  ese  caso,  la  prioridad  para  pasar  a  la  siguiente  etapa  se  define 
mediante  sorteo,  para  lo  cual  se  debe  contar  con  la  presencia  de  un 
notario o juez de paz. 

8. VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS DE

CALIFICACIÓN.

  ​Uno  de  los  cambios  más  resaltantes  que  ha  implementado  la  nueva  ley 
de  contrataciones  es  la  incorporación  de  una  nueva  etapa  en  los 
procedimientos  de  selección,  esta  es,  la  verificación  del  cumplimiento 
de los requisitos de calificación. 

Se  entiende  por  requisitos  de  calificación  a  aquellos  elementos  que 

acreditan  que  el  postor  reúne  las  capacidades  necesarias  para 
ejecutar  la  prestación  de  manera  idónea.  La  calificación  recae sobre el 
sujeto y no sobre el producto que oferta. 

Aclarado  ello,  podemos  seguir  con  el  desarrollo  del  procedimiento  de 
Licitación  Pública.  Culminada  la  etapa  de  evaluación  el  comité  deberá 
verificar  que  el  postor  que  haya  quedado  en  primer  lugar  cumpla  con 
los requisitos de calificación previstos en las bases.  

Si  el  postor  que  obtuvo  el  primer  lugar  no  cumple  con  estos requisitos su 
oferta  será  rechazada.  Entonces  el comité deberá evaluar al que quedó 
en  segundo  lugar.  Y  así  sucesivamente  en  el  orden  de  prelación  de las 
ofertas.  
 9. OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO. FIN DEL PROCEDIMIENTO
DE LICITACIÓN PÚBLICA.

  ​Habiendo  verificado  que  los  postores  cumplen  los  requisitos  de 

calificación,  el  comité  de  selección  procederá  a  otorgar  la  buena  pro 
mediante su publicación en el SEACE 

Presupuesto.
En el área de presupuesto se recibe la cotización hecha por logística para ver si hay la
disponibilidad del dinero para el proyectos, por lo cual si no hay dinero se envía un aviso a
logística pero si hay dinero entonces envían una aprobación para continuar con el proceso.

Almacén​.
En el área de almacén se recibe los materiales cuando la compra es directa (sin licitación) y
luego informa disponibilidad de materiales al área de TI.

3. Diagrama de procesos de negocios actuales (Análisis)

Los diagramas de procesos que se a logrado recoger de las entrevistas son los
siguientes: presentados en imágenes y el archivo donde ha sido modelado.

Archivo de BIZAGI:

4. Alineamiento institucional propuesto (PEI, PETI, secretaria digital, plan de

modernización, buenas prácticas)
5. Diagrama y descripción de procesos de negocio propuestos
6. Artefactos o documento de gestión propuestos (Modelos)
7.Conclusión
La administración de proyectos de TI proporciona procesos, herramientas y
técnicas que permiten a los administradores de proyectos identificar y gestionar
restricciones, mejorar las capacidades de una organización y ofrecer un valor
consistente.

8. Anexos
ü Presentamos los audios de las entrevistas respectivas.