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Objetivo

Permitir a los funcionarios de la Superintendencia Financiera de Colombia intercambiar mensajes

de texto o cualquier tipo de documento digital (imágenes, videos, audio, etc.) a través de un canal
de comunicación.

Descripción

Servicio de comunicación que permite la recepción y envíos de correos tanto al interior de la

entidad como a cuentas externas, a través de la cuenta institucional
Nombreapellido@superfinanciera.gov.co cuenta que lo identifica como funcionarios de la entidad.

Opciones del Servicio

Existen opciones de servicio, las cuales son:

• Cliente Microsoft Outlook: Esta opción le permite al funcionario de la Superintendencia

Financiera acceder al correo electrónico a través del cliente Microsoft Outlook instalado en el
equipo de cómputo asignado.

• OWA: Esta opción le permite al funcionario conectarse desde internet al sistema de correo
electrónico institucional vía web. (Outlook Web Access) a través del enlace
https://mail.superfinanciera.gov.co/owa

• Correo en la nube – Office3665: Cuentas de funcionarios que tienen su buzón de correo en

la plataforma de la nube Microsoft Office365.

Necesidades que satisface

• Permite establecer un canal de comunicación rápida y segura de los usuarios dentro y

fuera de la entidad.

• Facilidad de comunicación de noticias internet y acceso a la información.

Responsable del Servicio

Coordinador de la mesa de ayuda interna, Administrador de correo - Subdirección de Operaciones

Prerrequisitos para recibir el Servicio

El funcionario debe cumplir los siguientes requisitos:

• Contar con usuario y contraseña asignado por la Superintendencia Financiera.

• Tener instalado el cliente Microsoft Outlook en el PC.

• Tener conexión a Internet

• Solicitar la configuración de la cuenta de correo asignada a través de SuperIT.

Políticas

• A-MN-GTI-006; Política de Seguridad de la Información.

13.2.3. Mensajería electrónica

La información que se envíe o reciba por medio de mensajes electrónicos debe estar protegida y
se debe tener en cuenta los siguientes lineamientos:

a. El acceso a los buzones de correo electrónico debe estar controlado por contraseña.

b. Los correos electrónicos de remitentes desconocidos, sospechoso o cuyo mensaje no tenga

relación con las actividades de la SFC deben ser tratados con precaución, en especial cuando
contienen archivos anexos.

c. La asignación de cuentas de correo electrónico a terceros (proveedores, entes de control

externo, consultores, pasantes, entre otros), debe hacerse por medio de una autorización expresa
por el jefe del área.

d. La información de la SFC clasificada no debe ser transmitida por correo electrónico diferente al
de la SFC. En caso de excepción debe aprobarse por el responsable de la Información, tomando
medidas especiales de protección tales como cifrado fuerte.

e. Los funcionarios que hagan uso de las cuentas de correos asignadas deben abstenerse de:

• Transmitir o recibir información que promueva filiación política, propósitos comerciales

privados y originar o distribuir cadenas de mensajes (spam).

• Remitir mensajes discriminatorios por razones de raza, creencias, color, género, religión,
limitaciones físicas u orientación sexual.

• Descargar o distribuir material pornográfico.

• Realizar suscripción con la cuenta de correo institucional a listas de distribución de amigos,

grupos, publicidad, mercadeo o ventas de bienes o servicios ofrecidos por internet

• Enviar material de trabajo a correos personales.

• Enviar correos masivos sin contar con la debida autorización.

• Usar el correo para propósitos fuera del trabajo.

• Enviar material de trabajo a correos personales

f. Las cuentas de correo electrónico asignadas a cada uno de los funcionarios son una herramienta
de trabajo de propiedad de la SFC, por lo tanto, se podrán monitorear y consultar cuando la
Entidad lo considere pertinente, para efectos disciplinarios o judiciales. El monitoreo y consulta
sólo podrá ser realizado por funcionarios que, en razón de sus funciones, tengan asignada esta
tarea.

Horario de Servicio

El servicio se presta de forma continua, a excepción de las horas de mantenimiento.

Nivel de Acceso

Los buzones de correo de los funcionarios de las SFC, pertenecen a las siguientes categorías:

VIP: Nivel Directiva

Asesores: Nivel Asesor

General: todos los demás funcionarios.

Niveles de Servicio

• En donde se entrega: En Cada dispositivo del funcionario, administrado desde las Instalaciones
de la Superintendencia Financiera de Colombia

• Soporte Nivel 1: Mesa de Servicio interna.

• Soporte Nivel 2: Grupo de Plataforma Tecnológica, Contratista.

• Horario de soporte: lunes a viernes de 07:00 a.m. a 07:00 p.m.

• Horario de servicio: 24 horas al día, 7 días a la semana

• Calendario de Mantenimiento: Se programan ventanas de mantenimiento, acordada con el

proveedor e informadas a los clientes.

Acuerdo de Servicio

Establecido en el acuerdo Marco de Precio de Colombia Compra Eficiente para servicios Microsoft
y en el sistema de gestión integrado para el subproceso de incidentes y requerimientos, servicios
de correo electrónico.
Mesa de ayuda Externa

Objetivo

Minimizar el impacto en las operaciones del negocio mediante la restauración de los niveles
normales de servicio y la atención de solicitudes de requerimientos.

Descripción

El Servicio brinda atención no presencial a las inquietudes, quejas y consultas de las entidades
vigiladas y supervisadas, así mismo ofrece cobertura al servicio de soporte para transmisión de
datos por parte de las entidades supervisadas y vigiladas.

Necesidades que satisface

• Centro de contacto para las entidades supervisadas y vigiladas por la Superintendencia

Financiera.

• Gestión de los procesos operativos de transmisión de información.

Responsable del Servicio

Coordinadora del subproceso de incidentes y requerimientos - Subdirección de Operaciones

Prerrequisitos para recibir el Servicio

Las entidades deben cumplir los siguientes requisitos:

• Solicitar la activación de los usuarios cumpliendo los procedimientos establecidos por la

Superintendencia Financiera.

• Utilizar los canales dispuestos por la entidad para realizar las solicitudes.
• Cumplir con las políticas, lineamientos y directrices de la entidad publicadas en la página
web.