UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

FACULTAD DE INGENIERÍA INDUSTRIAL Y DE SISTEMAS

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERÍA AGROINDUSTRIAL

SISTEMAS DE GESTIÓN INFORMÁTICA ERP EN COSTOS

DOCENTE:

Ing. Henry Zarate

CURSO:

Ingeniería de costos II

CICLO / SECCIÓN:

6to ciclo / “B”

ALUMNOS:

Huatuco Jara, Nataly

Ortega Martel, Viviam

Verastegui Vargas, Israel

LIMA- PERÚ

2019
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SISTEMAS DE GESTIÓN INFORMÁTICA ERP EN COSTOS

1. DEFINICIÓN:
ERP O Enterprise Resource Planning significa Planificación de Recursos
Empresariales, es un software que gestiona y automatiza aquellas prácticas asociadas
a la gestión tales como pueden ser:
 Manufactura
 Logística
 Finanzas
 Recursos Humanos

Que nos permite crear un flujo fluido de información entre las diferentes partes de
una empresa.

• Define el ERP como un sistema integrado que

posibilta un flujo de información único,continuo
CENTRO NACIONAL DE
y consistente por toda la empresa,sobre una
INGENIERIA DE PRODUCCIÓN
única base de datos. Mejora los procesos de un
XXII (2002)
negocio como en la producción , compras y
distribución.

FLORENCIA CHIESA • Un sistema ERP es una aplicación infomática que

permite gestionar todos los procesos de negocio
(2004) de una compañia en forma integrada.

• Sistema de gestión empresarial que integran a

RICARDO MONTAÑO todos los departamentos, se trata de un sotfware
que busca la integración de la información y
(2010) obtiene una correlación entre los recursos que
forman la compañia.

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2. OBJETIVOS:
Mejorar en la optimización de los procesos
empresariales

Simplificar procesos y operaciones de negocio

Permitir el acceso a toda la información

Compartir la infomación entre los componentes de la

organización

3. CARACTERISTICAS DE UN ERP:
A continuación se detallan las principales características que diferencian a los
sistemas ERP de otro software:

a) Integralidad:
Relaciona todos los departamentos de una organización facilitando el control
de los diferentes procesos. Los procesos comienzan donde termina el anterior.
Las empresas que prescinden de los sistemas ERP deberán contar con varios
programas que controlen todos sus procesos, los cuales no estarán integrados,
por tanto corren el riesgo de duplicar y contaminar información. Con los ERP
la información no se manipula y es más confiable.
b) Modularidad:
Los sistemas ERP están formados por módulos o unidades independientes,
que pueden ser instalados de acuerdo a los requerimientos de cada cliente.

c) Adaptabilidad:

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Estos sistemas tienen la capacidad de adaptarse a las necesidades de cualquier

empresa a través de la parametrización de los distintos procesos.

4. ESTRUCTURA BÁSICA:
Los ERP están compuestos por una base de datos y servidor. Utilizan una tecnología
cliente/servidor, que indica que un usuario (cliente) pueda acceder a los datos que
están centralizados en un único banco datos. De esta manera se evita la duplicación
de información y se logra la obtención de información confiable sin exceso de
manipulación.

Los ERP funcionan a través de módulos, dentro de los cuales encontramos:

 Finanzas
 Contabilidad
 Planificación y Control de la producción
 Recursos Humanos
 Costos
 Ventas
 Marketing

Existen módulos básicos alrededor de los cuales se agregan los módulos opcionales
para incorporan nuevas funciones al sistema ERP. Los módulos verticales son
módulos opcionales diseñados específicamente para resolver procesos específicos.

5. FUNCIONES DE LOS SISTEMAS ERP

Dentro de las funcionalidades de los sistemas ERP se diferencian las funciones
internas (back-office), formadas por recursos humanos, producción y finanzas, y
funciones externas (front-office), compuesta por ventas y servicios.

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TECNOLOGÍA

RECURSOS VENTAS
HUMANOS

SISTEMA

PRODUCCIÓN ERP

MARKETING

FINANZAS

SUPPLY-CHAIN

MANAGEMENT

6. SURGIMIENTO DEL ERP:

Los ERP surgieron a partir de la evolución de los sistemas MRP (Materials
Requirement Planning) y MRP II (Manufacturing Resource Planning).Se le
agregaron al módulo básico de necesidades de materiales de MRP nuevos módulos:
programación maestra de la producción, cálculo grueso de las necesidades de
capacidad, cálculo detallado de las necesidades de capacidad, control de piso de
fábrica, control de compras, planificación de operaciones y ventas, dando origen al
MRP II. Este último pasó a atender las necesidades de información para la toma de
decisiones gerenciales, en especial sobre los recursos de producción. Luego se
agregaron al MRP II nuevos módulos como gestión de RR.HH, ventas y distribución,
finanzas, abarcando todas las áreas de la empresa más allá del área de producción.

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7. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN SISTEMA ERP

7.1. Ventajas:
 La primordial ventaja es que incrementa la productividad dado que a través de
este sistema se tiene fácil acceso a la información y no se pierde el tiempo, este
se invierte buscando soluciones y analizando casos.
 Reducción de inventarios.
 Aumento de las ventas por tiempo de respuesta a clientes.
 Reducción de compras.
 Recolectar información de todos los procesos, para estudiarla posteriormente.
 Rastreo del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa.
 Acrecentar la producción manteniendo los costes fijos.
 Reduce los costos de gerencia.
 Acrecienta el retorno de inversión
 El software ERP concibe y automatiza procesos con el fin de integrar
información a lo largo de la empresa y deshace los complicados enlaces entre
los sistemas de las otras áreas del negocio.

Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la

empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma
inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura,
acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e
incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de
un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información
fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información.

Inicialmente las grandes empresas eran las que podían adquirir este tipo de
sistemas, debido a los elevados costos, actualmente las pequeñas y medianas
empresas están irrumpiendo en la implementación de dichos sistemas.

En síntesis, los ERP brindan una gama de beneficios, cada marca de ERP ofrece
distintos, por eso mejor antes de implementar un ERP, realizar un estudio de
beneficios que se necesitan para la empresa y hacer una prueba piloto del ERP que

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se desee implementar y en base de ello buscar en el mercado la solución más

óptima.

7.2. Desventajas:
 Son sistemas complejos y algunas entidades no terminan de adaptarse a
ellos.
 No hay muchos expertos y su implantación en la empresa es cara.
 Es preciso tener empleados preparados para controlar el sistema ERP.
 Cuando se implanta el sistema, efectuar cambios resulta muy costoso y
demora mucho tiempo.

8. RAZONES PARA EMPRENDER UN ERP

Según la página web CIO, en su artículo “The ABCs of ERP”, menciona que hay cinco
razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP.
I. Integración de la información financiera:
El CEO siempre busca tener la información financiera, en su búsqueda financiera puede
encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Con la implementación de los ERP
todos los departamentos tendrán solo una versión de los números, todo estará unificado.
II. Integración de la información de los pedidos de los clientes:
Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento al pedido de los
clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercancía. Esto en lugar de
tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por
lo general se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERPs esto
sería mucho más sencillo.
III. Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación:
Compañías manufactureras, los sistemas ERP vienen con los métodos estándares
para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandarizar
esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado pueden ahorrar
tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta principal.
IV. Minimiza el inventario:
Los ERPs agilizan el flujo del proceso industrial más fácilmente, y mejorar la
visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso
puede originar que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios para que
desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes.

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Claro está que, para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sería
necesario implementar un sistema que administre dicha, sin embargo, los ERPs
ayudan en gran parte.
V. Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos):
Especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no
tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y
comunicarse con ellos sobre beneficios y servicio ERP puede encargarse de eso.

9. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA ERP

Motivos para implementar un ERP:
El ERP se implementará de acuerdo a las necesidades de cada empresa. tenemos
que tener en cuenta que es un costo importante por lo que hay que evaluar si es
conveniente hacer esa inversión financiera y de recursos humanos. Es un proceso
que lleva un largo periodo de tiempo, en el cual habrá muchos cambios y rediseños
de procesos, adaptación de los empleados y enseñanza de cómo usarlo de la manera
óptima.

9.1. Metodología para la selección de un sistema ERP

FASE 1: Selección del ERP

FASE 2 : Selección de la
consultora

FASE 3 : Presentación y
planificación general del proyecto

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A. Fase 1: Selección del ERP

Se debe seleccionar un equipo de trabajo, nombrar a los responsables del proyecto, el

proyecto tiene que estar respaldado por la dirección para poder llegar al éxito, pero no será
esta quien se dedicara completamente en la implementación

Hay ciertos criterios que tenemos que prestar atención para le elección de un ERP.
Dependiendo de la organización, de su tamaño y de su alcance vamos a analizar los siguientes
aspectos:

i. Con respecto a los aspectos funcionales del ERP, hay que ver las características y
funcionalidades del Software y dependiendo de los usuarios también hay que tener
en cuenta si es fácil el uso del ERP.
ii. Aspectos tecnológicos del ERP va a depender del hardware necesario como para que
el software funcione correctamente.
iii. Aspectos relacionados al know how y experiencia de la empresa de TI es de
importante que se analice el conocimiento de la materia. Debido al avance que hay
hoy en día las empresas deben estar enteradas de los últimos adelantos técnicos y
científicos para que puedan ser incorporados en el ERP.
iv. Proveedor, en este punto podemos tener en cuenta 3 aspectos. Por un lado, el soporte
que este nos brinda, podemos evaluarlo comparando los diferentes proveedores.
Luego las características del mismo como su situación financiera. Y como tercer
punto, la estrategia del negocio del proveedor con relación al desarrollo del producto.
v. Aspecto económico, acá entra en juego el precio del ERP valor horario de la
consultoría, desarrollos especiales y actualizaciones.
vi. Tiempo de implementación.

B. Fase 2: selección de la consultora

Algunos ERP que solo pueden ser implementados por su proveedor, si es este el caso del
ERP seleccionado entonces esta fase queda eliminada. En los siguientes casos puede pasar
que el ERP seleccionado tenga consultoras asociadas al proveedor o que pueda ser
implementado por cualquier consultora capacitada sin ser necesario que esta posea la

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acreditación del proveedor. En estos casos es conveniente solicitar al proveedor un listado de

las diferentes consultoras del producto y en el segundo caso también buscar por otro lado.

C. Fase 3: Presentación y planificación general del proyecto

En esta parte se presentan las partes involucradas y se arma un cronograma con los pasos a
seguir y fecha de comienzo. Se estiman las fechas de finalización del proceso en la cual hay
que tener en cuenta la disponibilidad de los proveedores de hardware y equipos necesarios.
La duración de implementación del ERP es muy variable, va a depender de la consultora
seleccionada, la complejidad de los procesos de la empresa, el nivel de implementación de la
empresa, el compromiso de los empleados y de los módulos a implementar. Los valores más
habituales son entre 6 y 9 meses.

9.2. Principales proveedores de software ERP

Algunas de las grandes empresas proveedoras de sistemas ERP a nivel mundial son:

 SAP:

“Fue fundada en 1972 en Alemania por cinco ingenieros de la IBM, siendo hoy día la
mayor empresa de su ramo. Su sistema R/3 fue optimizado para gestionar los procesos
de producción y gestión, logística y recursos humanos. Es considerada la mayor
empresa proveedora de ERP a nivel mundial, contribuyendo para eso, haber sido una
de las pioneras.” (INFORMÁTICA HOY, Principales proveedores de software ERP,
[2011]).

 Oracle:

“Produce y vende aplicaciones ERP desde 1987, siendo la mayoría de sus clientes
empresas relacionadas a la producción y consumo de productos, siendo así un
adversario directo de SAP. Curiosamente en cerca de un 80% de los casos, el software
de SAP opera sobre una base de datos Oracle.

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10. ERP y CRM

El CRM, Administración de la republica de la relación con los clientes, es un software
para administrar la relación con los clientes. Son sistemas informáticos que apoyan y
guían la relación con los clientes, administrando las ventas, los llamados telefónicos,
mensajes de correo, presupuestos enviados, que tareas tenemos pendientes con estos,
las actividades de los usuarios, entre otros.

Diferencias entre un ERP y CRM:

Un sistema ERP nos permite planificar los recursos de la empresa (organizar y

manejar la producción, contabilidad, fechas de facturación, entrega y cobranza) sin
involucrar al cliente, sus gustos y sus necesidades

Con el CRM vamos a lograr tener en un único lugar todas las relaciones que tenemos
con nuestros clientes y que tratan sobre sus necesidades, productos y servicios que
demandan de nuestra empresa. Mientras un ERP conserva la historia administrativa
y contable con nuestro cliente, un CRM nos da información relevante para atenderlo

Modulo CRM en un sistema ERP

El modulo CRM dentro del sistema de gestión ERP es de suma importancia si se

pretende brindar el mejor servicio a nuestros clientes. Con el fin de controlar este
aspecto han surgido servicios en la red como el módulo CRM de Buzón e, que nos
admite corroborar (cuántos enviamos, los que leyó el receptor, cuántos lo han
borrado, etc.) y chequear toda la documentación que enviamos a nuestros clientes.

11. ERP Y LA GESTIÓN DE COSTOS

En la operativa contable es que se basa en los sistemas ERP integrales, por lo cual es
la responsable del funcionamiento del ERP. Esto atenta contra la gestión de costos
que se identificaría más con sistemas verticales de ERP. El módulo de costos podrá
ser utilizado tanto en forma independiente o integrada con otros módulos. En la
manera que haya más integración de los diferentes módulos se evitan más errores
humanos de manipulación de datos.

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Gestión estratégica de la información:

Los sistemas de ERP no son únicamente una fuente de información, sino que
permiten gestionar la información de una manera estratégica. Los sistemas de ERP
ayudan a consolidar en un único punto, toda la información perteneciente a una
empresa.

Disponen de una metodología que permite determinar costos directos y asignar la

totalidad de los gastos indirectos a cada sub actividad, servicio o producto. El manejo
de información asegura la capacidad de la empresa de anticiparse y actuar
competitivamente de acuerdo a su realidad

Los tiempos de implementación del sistema ERP y sus aplicaciones pueden llevar de
3 a 26 meses según distintos estudios. Existe una relación directa entre tiempo de
implementación y actualización de la compañía. Para alcanzar a notar beneficios
cuantificables se toman entre 9 a 12 meses desde el término del período de
implementación

Costos ocultos: existen los costos ocultos que concuerdan y que es probable que no
sean considerados, lo que sería un error. Algunos ejemplos de costos ocultos pueden
ser:

Costos de capacitación: capacitación de todos los empleados a aprender a utilizar el

nuevo sistema ERP que es todo un nuevo conjunto de procesos.

- Integración y prueba: Prueba de aplicación del ERP y el resto de las aplicaciones

del software empresarial.

- Migración de datos: Se refiere a la transferencia de datos sobre registros de

clientes y empresas. Y que estas migraciones no tengan errores.

- Consultoría

- Sustitución mantener el personal especializado

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- Esperar el retorno de la instalación inmediatamente: Es un error ya que el retorno

de la inversión va a demorar algunos meses

- Post-ERP la depresión: Se puede sufrir una caída del rendimiento hasta que el
personal se familiarice con el nuevo sistema de ERP.

Existen soluciones de ERP que son brindadas mediante la funcionalidad de cloud

hosting. Bajo esta modalidad, la aplicación está instalada en los servidores del
proveedor y no en servidores propios

También es importante considerar aspectos tales como opciones existentes para traer
la aplicación a servidores internos si es que esto fuera necesario

Prestaciones básicas que ofrecen los sistemas de ERP en costos:

 Proporción de amplia información sobre los costos en varios niveles, ayudando a

identificar los elementos de costos y reducir el costo del producto.
 Determinación y adjudicación de costos, por tipo de actividad y proceso, por factor
de costo con múltiples métodos de costeo y formato de costos.
 Monitoreo de política de precios mediante la determinación de precios de venta
sugeridos y control de listas de precios.
 Simulación de niveles de actividad y absorción de costos.

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CASO PRÁCTICO

La empresa Jugos SAC está dedicada a la producción y comercialización de néctar;

necesita implementar una solución ERP para poder gestionar sus recursos y acompañar
su constante crecimiento.

Hasta éste momento La empresa Jugos SAC no contaba con una solución ERP integrada; por
eso aunque la empresa crecía a un ritmo constante las utilidades estaban estancadas, además
los errores de inventario causaban un nivel insuficiente de servicio al cliente. Asimismo sin
un sistema ERP tenían poca visibilidad sin control adecuado de lotes de inventario. Además
la exactitud de la información era muy pobre lo cual afectaba la toma de decisiones, debido
a los retrasos en la actualización y incertidumbre sobre la confiabilidad de los datos. Ante
ésta situación, la dirección decidió que un sistema integrado era el cambio adecuado.

Para poder analizar éste caso nos brindaron los siguientes datos, los cuales contrastamos en
el modelo Tradicional y ABC.

MÉTODO TRADICIONAL

MANZANA UVA NARANJA

Costo materiales directos S/. 20,000.00 S/. 8,000.00 S/. 6,000.00

MANZANA UVA NARANJA

Horas MOD/por lote 1.6 1.2 1.4

Horas Maquina/por lote 1.4 1 1.2

Costo de mano de obra por hora 7

Número de trabajadores 15

CONCEPTO MANZANA UVA NARANJA TOTALES

UNDS PRODUCIDAS Y VENDIDAS 40000 10000 30000

Costo materiales directos unitario 0.5 0.8 0.2 S/. 34,000.00

Costo MOD 4200 504 3675 S/. 8,379.00

CI F S/. 113,400.00

Horas MOD/Unidad 0.00100 horas 0.00048 horas 0.00117 horas 79.8

Horas Maquina/Unidad 0.0009 horas 0.0004 horas 0.0010 horas 69

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Hallando el costo por Hora Máquina ---- S/ 1

Se han analizado las actividades, los inductores de costos respectivos y los CIF por
actividad

N° ACTIVIDADES INDUCTORES CIF

1 Maquinar #horas/máquina 36,050.00
2 Cambiar moldes #lote de fabricación 3,000.00
Recepción de
3 materiales #recepciones 31,750.00
4 Expedir productos #expedientes 20,080.00
Planificación de
5 producción #ordenes de producción 22,520.00
TOTAL 113,400.00

Además se ha relevado la siguiente información

CONCEPTO MANZANA UVA NARANJA

Los productos se fabricaron en
lotes de fabricación, cada lote 8000 5000 6000
contiene
Recepciones de materiales para
cada producto 20 veces 13 veces 15 veces
Los productos se han expedido,
en número de veces 11 veces 7 9
Las órdenes de producción 20 órdenes 10 órdenes 15 órdenes

Hallando el costo unitario por unidad producida por el método tradicional:

CONCEPTO MANZANA UVA NARANJA TOTALES

UNDS PRODUCIDAS Y VENDIDAS 40,000 10,000 30,000 80000
Horas maquinas total 35 4 30 69
Costo total Costo unitario Costo total Costo unitario Costo total Costo unitario
Costo materiales directos 20,000.00 0.50 8,000.00 0.80 6,000.00 0.20 1,590,000.00
Costo MOD 4,200.00 0.11 504.00 0.05 3,675.00 0.12 700,000.00
CIF 57,521.74 1.44 6,573.91 0.66 49,304.35 1.64 113,400.00
Costo unitario por und producida 2 1.51 1.97

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METODO ABC

CONCEPTO MANZANA UVA NARANJA

Los productos se
fabricaron en lotes
8000 unidades 5000 unidades 6000 unidades
de fabricación,
cada lote contiene
Recepciones de
materiales para 20 veces 13 veces 15 veces
cada producto
Los productos se
han expedido, en 11 veces 7 veces 9 veces
número de veces
Las órdenes de
20 órdenes 10 órdenes 15 órdenes
producción

𝐶𝑂𝑆𝑇𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿 𝐶𝐼𝐹

𝑇𝐴𝑆𝐴 𝐶𝐼𝐹 =
𝐶𝐴𝑈𝑆𝐴𝑁𝑇𝐸 𝐷𝐸𝐿 𝐶𝑂𝑆𝑇𝑂
CONCEPTO MANZANA UVA NARANJA TOTAL CIF TASA CIF
Número de lotes a
5 2 5 12 lotes S/. 3,000 S/. 250.00
producir
Recepciones de
materiales para 20 13 15 48 veces S/. 31,750 S/. 661.46
cada producto
Los productos se
han expedido, el 11 7 9 27 veces S/. 20,080 S/. 743.70
número de veces
Las órdenes de
20 10 15 45 órdenes S/. 22,520 S/. 500.44
producción

N° ACTIVIDADES INDUCTORES CIF

1 Maquinar #horas/máquina S/. 36,050
2 Cambiar moldes #lote de fabricación S/. 3,000
Recepción de
3 materiales #recepciones S/. 31,750
4 Expedir productos #expedientes S/. 20,080
Planificación de
5 producción #ordenes de producción S/. 22,520
TOTAL S/. 113,400

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 Hallando el costo unitario por unidad producida por el método tradicional:

CONCEPTO MANZANA UVA NARANJA TOTALES

UNDS PRODUCIDAS Y VENDIDAS 40000 10000 30000 80000
Horas maquinas total 35 4 30 69
Costo total Costo unitario Costo total Costo unitario Costo total Costo unitario
Costo materiales directos S/. 20,000 S/. 0.5 S/. 8,000 S/. 0.8 S/. 6,000 S/. 0.2 S/. 1,590,000
Costo MOD S/. 4,200 S/. 0.1 S/. 504 S/. 0.1 S/. 3,675 S/. 0.1 S/. 700,000
CIF POR ACTIVIDAD Costo total Costo unitario Costo total Costo unitario Costo total Costo unitario TOTALES
TASA MANZANA UVA NARANJA
MAQUINAR
S/. 522.46 35 4 30 18,286.23 0.46 2,089.86 0.21 15,673.91 0.52 36,050
CAMBIAR MOLDES
S/. 250.00 5 2 5 1,250.00 0.03 500.00 0.05 1,250.00 0.04 3,000
RECEPCIÓN DE MATERIALES
S/. 661.46 20 13 15 13,229.17 0.33 8,598.96 0.86 9,921.88 0.33 31,750
EXPEDIR PRODUCTOS
S/. 743.70 11 7 9 8,180.74 0.20 5,205.93 0.52 6,693.33 0.22 20,080
PLANIFICAR PRODUCCIÓN
S/. 500.44 20 10 15 10,008.89 0.25 5,004.44 0.50 7,506.67 0.25 22,520.00
TOTAL S/. 2 S/. 3 S/. 2