INSTRUCTIVO PEDIDOS DE CONTADO DIRECTA

Elaborado por Analista O2C

Aprobado por Supervisor O2C
Código 4001_311_IN_V.6
Fecha de Elaboración 19/03/2019
Versión 6

PROPOSITO Y ALCANCE

Efectuar el debido tratamiento a los pedidos de contado y pagos que ingresen por el
portal DirectA para Costa Rica.

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Creación de pedido de contado DirectA:

1. El cliente gestiona su pedido en el portal DirectA, el cual en SAP quedará

grabado como documento clase Z52F con un Bloqueo de Entrega: Pedido de
Internet.

2. En el espacio “Su Referencia orden de compra” el cliente informa el número

de la transacción bancaria o Tarjeta Trade.

3. Es requisito obligatorio para el cliente adjuntar un archivo como comprobante

de pago o con la información de la Tarjeta Trade con la que está cancelando. En el
caso de que el cliente no adjunte el archivo, el pedido quedará bloqueado sin ningún
tipo de tratamiento.

4. Existe también un campo para que el cliente coloque comentarios o detalles

adicionales del pago (aplicaciones de saldos a favor por ejemplo)

5. Una vez que el cliente adjunte el archivo se dispara una actividad hacia O2C
CREST, notificando mediante un correo a los usuarios del grupo CREST_PAGCR.

Nota: Mientras se esté tratando la actividad desde CRM no se debe tratar el

pedido generado desde la transacción VA02, ya que esto impide que se levante
el bloqueo del pedido en forma automática. En caso que se requiera visualizar
el pedido para realizar alguna consulta se sugiere utilizar la transacción VA03.

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Procedimiento para tratar la actividad

1. Ingresar a CRM web:

http://crp1.la.holcim.net:8000/sap(bD1lcyZjPTQwMCZkPW1pbg==)/bc/bsp/sap/crm_
ui_start/default.htm?sap-system-login-basic_auth=X

En el ambiente CRM-Web se podrá encontrar la Actividad que generó el pedido de

contado en el pool de trabajo:

2. En Pool de Trabajo deben utilizar los criterios de búsqueda para localizar la

actividad.

El grupo que deben buscar es CREST_PagCR (Este grupo direcciona a las

personas que atienden los temas de cartera para Costa Rica, en caso de que alguna
persona no esté dentro de este grupo, deben solicitar a LASER la inclusión del
nuevo usuario). Una vez seleccionado el grupo ejecutar Clic en botón buscar.

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3. El sistema muestra las actividades que están asignadas al grupo y que estén
pendientes de tratamiento, la categoría de este tipo de actividades se denomina
CREST-DirectA Pago.

4. Para poder ingresar a la actividad se ejecuta clic en el monto que indica la

columna ID/Descripción del business object.

5. Al ingresar a la actividad ejecutar clic en botón “Tratar”

 Notas: En el apartado de Notas se podrá observar el número del pedido que

generó la actividad, también se muestran los comentarios que el cliente colocó
relacionados al pago, por ejemplo puede indicar que se le aplique un saldo que
tiene a favor.

 Descripción: Se indica el monto por el cual fue creado el pedido para efectos de
validación del pago respectivo.

 Numero externo: desde CREST se puede colocar el número de referencia

bancaria que se identificó al momento de validar el pago, este dato sobrescribirá

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en el pedido SAP el dato colocado por el cliente al momento de crear el pedido

en DirectA.

La actividad puede ser cerrada previa validación de pago y confección de recibo, con
dos motivos:

1. Motivo Cerrado

El Estatus cerrado se coloca cuando ya hayamos realizado las siguientes acciones y

validaciones:

 Contabilización del depósito y/o saldo a favor indicado por el cliente que
cubran en su totalidad el monto del pedido relacionado en la opción
“Descripción”.
 Verificar y compensar partidas pendientes que estén generando vencimientos
en la cuenta.
 Verificar y reclasificar saldos negativos que estén generando vencimientos en
la cuenta.
 Verificar que los valores comerciales pendientes tengan el saldo disponible
para cada uno de los pedidos por facturar así:

Verificación desde la FBL5N

Sin necesidad de salirnos de la transacción seleccionamos entorno, gestión de

crédito, y datos maestros.

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Interpretación Datos de créditos:

a. Si después de contabilizar el pago del pedido a liberar la cuenta la

cuenta no presenta valores comerciales: No es necesario realizar más
validaciones dado que el pedido a liberar no se ha cargado en los valores
comerciales.

b. Si después de contabilizar el pago del pedido a liberar la cuenta se

encuentra con el comprometido total con saldo a favor: La cuenta no
se bloqueará por límite de crédito.

c. Si después de contabilizar el pago del pedido a liberar la cuenta se

encuentra con el comprometido en cero: Debemos confirmar que los
valores comerciales (incluyendo el pedido a liberar) sean iguales a lo
disponible en la FBL5N; en caso contrario debemos revisar el siguiente
paso ZARV88.

d. Si después de contabilizar el pago del pedido a liberar la cuenta se

encuentra con el comprometido con un valor a cargo: debemos de
revisar inmediatamente la transacción ZARV88 para visualizar cuál de los
pedidos cargados en los valores comerciales no tiene disponibilidad de
saldos.

Nota: En caso que no realicemos las siguientes validaciones corremos el riesgo

de permitir que el pedido el cual liberamos incorrectamente nazca bloqueado y
sea necesario de la liberación por parte del Country.

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Verificar Transacción ZARV88

Diligenciamos el número de la cuenta y el area de control de créditos, y ejecutar.

En caso que el/los pedidos relacionados sean diferentes al pedido que actualmente
nos encontramos liberando debemos de revisar desde la transacción VA05 la
utilización del pago con que fue liberado cada pedido.

Consultar VA05

Ingresamos a la transacción con el solicitante con el que fue creado cada uno de los
pedidos

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Seguidamente, verificamos que la referencia de pago relacionada en la columna “No

pedido cliente” sea igual al disponible en la FBL5N.

Así sucesivamente, debemos de revisar cada uno de los pedidos hasta detectar que
pedido se encuentra ocupando valores comerciales sin su respectivo depósito.

En caso que el pedido que no tenga disponibilidad de dinero corresponda a un

usuario de RFCCRM: AR debe revisar la trazabilidad de la solicitud para encontrar
el origen del error; seguidamente contactar al cliente para que rechace el pedido y
solicite uno nuevo con el pago correcto.

En caso que el pedido que no tenga disponibilidad de dinero corresponda a un

usuario de OT (manual): Debemos de comunicarnos internamente y solicitar la
cancelación del pedido para que el mismo no siga ocupando valores comerciales, y
de esta manera el pedido que se quiere liberar no se bloquee.

Realizado cada uno de estas validaciones procedemos a cerrar la actividad en CRM

así:

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Luego de colocar el status, ejecutar botón “Grabar y back “y de esta manera la

actividad queda cerrada y el bloqueo de internet del pedido quedaría liberado en
forma automática.

Ejecutar un clic al botón “Back” para volver al menú principal

Una vez cerrado la actividad confirmamos desde la transacción VA03 que el pedido
este desbloqueado; y seguidamente diligenciamos en el control de los pedidos
liberados el correspondiente status así:

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Status pedido VA03

Diligenciar status control de pedidos liberados

Link control de pedidos liberados.

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1e97_Z1YKR2phezChVJEtRfPt4pKUGc0IJP
wNoWDN_dU/edit?ts=5c6577e1#gid=1628522515

2. Cancelado:

Este status se coloca cuando el cliente realiza pagos con tarjeta trade y esta registra
denegada y cuando adjunte un comprobante de pago que ya fue utilizado para un
pedido anterior.

Caso 1: Cliente no adjunto comprobante de pago

Estimado Cliente:

Informamos que su pedido número XXXX generado en la página DirectA fue

rechazado debido a que no recibimos su comprobante de pago.
Le solicitamos por favor generar un nuevo pedido y anexar el correspondiente
comprobante de pago.

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Recuerde validar que al adjuntar y enviar el archivo con la información del pago, el
portal le mostrará el siguiente mensaje: “Los archivos fueron enviados
exitosamente”

Cualquier consulta por favor contactar a su agente comercial.

Gracias por utilizar DirectA, la nueva forma de hacer negocios con LafargeHolcim

Caso 2: Crest Cancelo la actividad

Estimado Cliente:

Informamos que su pedido número XXXX generado en la página DirectA fue

rechazado por problemas con el pago recibido; (en este especio se indica el
motivo, ejemplo: tarjeta denegada o comprobante utilizado en un pedido
anterior número XXXX)
Agradecemos por favor proceder a crear un nuevo pedido con el pago correcto.

Cualquier consulta por favor contactar a su agente comercial.

Gracias por utilizar DirectA, la nueva forma de hacer negocios con LafargeHolcim

La cancelación de pedidos tiene la implicación de que el pedido no se libera ya que

fue rechazado y se deriva al cliente la información del motivo.

Por ello es importante indicar en las Notas la razón.

Para agregar la nota se deben dirigir al apartado “Notas” y ejecutar clic en el botón
“Nuevos” para que el sistema direccione a una pantalla en la que se podrán incluir
los comentarios

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En la pantalla que se despliega, en el campo de “Clase texto” se debe escoger la

opción info interlocutor comercial y luego agregar los comentarios en el apartado de
“Texto”.

Para finalizar la nota se debe ejecutar clic al botón “Back”, el sistema regresa a la
pantalla principal de la actividad en donde se podrá observar la nota recién incluida.

Por último ejecutar clic en el botón “Grabar y Back”

Cuando se cierran las actividades en CRM al visualizar el pedido el bloqueo de

Internet desaparece para que pueda ser tratado por los procedimientos normales.

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Caso 3: Actividad en status tratamiento

Esta opción es utilizada cuando la actividad es recibida desde DirectA y el deposito

anexo corresponde a un pago con transferencia que no se ha reflejado en las
cuentas bancarias de Holcim; el deber ser es actualizar en status de tratamiento
antes de los 20 minutos y notificar por correo electrónico tanto al cliente como al
comercial que el pedido será liberado una vez el depósito se visualice en las cuentas
bancarias.

ACLARACIONES FINALES

1. Este procedimiento aplica a clientes que tengan condición de pago Z000 y ZE00
sin excepción (Dato maestro y contratos SAP).

2. El área Comercial del country deberá garantizar que los clientes tengan la condición
de pago actualizada en dato maestro y contratos.

3. Condiciones iguales o superiores a Z001 se consideran pedidos de crédito.

4. De no adjuntarse el archivo con la información del pago en DirectA, el pedido

quedará bloqueado y será rechazado.

5. Por ningún motivo se deben aplicar pagos que no sean visualizados en el banco; en
el caso donde el cliente anexe el soporte de pago, pero que este no se refleje en el

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banco (Generalmente la visualización es de 24 horas, de acuerdo al banco), se debe

dejar la actividad pendiente y enviar correo electrónico al cliente con copia al
ejecutivo comercial, donde se informa que su pedido será tramitado después de 24
horas que se visualice el pago en el portal bancario.

Observaciones:

En caso de presentarse inconvenientes con la plataforma CRM:

Donde el portal DirectA está operando con normalidad e ingresan pedidos de

contado por el portal DirectA, pero existe algún error en la plataforma CRM para
tratar la actividad del pago de contado, que no se puede cerrar y los pedidos por
ende permanecen bloqueados desde O2C se detona el siguiente plan de
contingencia:

1. Al primer error en CRM, O2C dispara inmediatamente la alerta mediante correo

electrónico a comercial-pedidos - planificación comercial y laser, indicando
inconvenientes para cerrar la actividad.

2. O2C después de aplicar el pago, informa a pedidos y llenara una planilla

compartida con el número de pedido creado por el cliente.

3. OT creará un pedido idéntico al cliente y diligenciara en la planilla el nuevo

número de pedido, este mismo lo deben informar al cliente.

4. El nuevo pedido es liberado y despachado al cliente.

5. Una vez se reestablezca la plataforma CRM, O2C debe validar que los pedidos
que fueron reemplazados queden cancelados.

6. O2C debe informar nuevamente por correo electrónico a comercial-pedidos -

planificación comercial y laser, el restablecimiento de la misma y la finalización del
plan de contingencia.

''El country reportará a CREST los cambios o actualizaciones que se

presente esporádicamente por ley o internos del country frente a temas de
facturación, datos maestros y cuentas por cobrar''

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