Informe Final SGSST PDF

DEPARTAMENTO DEL META
MUNICIPIO DE CASTILLA LA NUEVA

NIT. 800.098.190-4
MECI
FORMATO CONTROL DE AUDITORIA
Versión Fecha de Vigencia Página Documento Controlado
02 01 Febrero 2016 1 DE 5 Código: V1F09
TRD
INFORME DE AUDITORIA AL SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
1. INFORMACIÓN GENERAL
EMPRESA: Alcaldía de Castilla la Nueva

LOCALIZACIÓN: Calle 6 # 8-10 Centro
ALCANCE: Auditoria de cumplimiento al SG-SST para obtener evidencias que al
evaluarse de manera objetiva permitan determinar la conformidad del mismo de
acuerdo a los requisitos consignados en el Decreto 1072 de 2015.
EXCLUSIONES: Ninguna
PROCESOS / SECRETARIAS / DEPARTAMENTOS / ÁREAS AUDITADAS:
Secretaría Privada / Gestión del Talento Humano y Documental/ Sistema de Gestión
de Seguridad y Salud en el Trab
FECHA DE LA AUDITORIA: 14 de Marzo de 2017
REPRESENTANTE DE LA ALTA DIRECCIÓN: Hernando Rodríguez Medina –
Secretario de Planeación, Ambiental y Vivienda.
AUDITOR (ES): Sergio Iván Villalba Pinto – Asesor de Control Interno
Yessica Johanna Rojas Ortega – Pasante de Ing. Industrial
AUDITADO (S): Andrea Del Pilar Hernández – Auxiliar Administrativo
2. CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA:
Una vez realizada la auditoría interna, se pudo determinar según el alcance

establecido, que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se
encuentra implementado en un 63% en términos documentales, lo cual es un
importante avance en el cumplimiento de lo referido en el Decreto 052 de 2017 del
Ministerio del Trabajo y para la implementación del Sistema con todos los
funcionarios.
Así mismo, se evidenció que gran parte de los documentos presentados en la

auditoría no cumplen con lo expresado en el procedimiento de control de
documentos, es decir, no tienen la estructura, encabezado o pie de página
vigentes.
“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”

Alcaldía de Castilla la Nueva – Meta
Calle 6 No 8-10 Palacio Municipal – Castilla la Nueva
Código Postal: 507041, Conmutador: 098-6750075 / 6750076 / 6751026
www.castillalanueva-meta.gov.co e-mail: contactenos@castillalanueva-meta.gov.co
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2.1 ACTIVIDADES DESARROLLADAS
La auditoría se enfocó al cumplimiento documental de los requisitos del Decreto

1072 de 2015, sin entrar a revisar la idoneidad de cada documento con la realidad
de la Alcaldía, puesto que dicha actividad será realizada en la ejecución de una
auditoría diferente a la actual, así mismo, se espera que Andrea Hernández junto
con la asesora externa, cumplan las recomendaciones consignadas en la
normatividad vigente referente al SG-SST.
2.2 FORTALEZAS
La principal fortaleza evidenciada es el compromiso de la Alta Dirección en la

implementación del SGSST al disponer de una persona que se encargue del
Sistema, estableciendo la política y objetivos, contratando un asesor externo que
acompañe la implementación y disponiendo de los recursos de personal,
monetarios, equipos e instalaciones necesarias para las actividades requeridas.
Es relevante el trabajo realizado por Andrea Hernández en sacar adelante el

SGSST porque se pudo evidenciar la realización de tareas encargadas por su jefe
inmediata que no tienen directa relación con su función principal de encargada del
Sistema, como es normal, la ejecución de dichas tareas toman tiempo y energía,
sin embargo, como se pudo evidenciar en la auditoría, el Sistema ha evolucionado
tras un año del inicio de su implementación al llegar al 63%.
2.3 ASPECTOS A MEJORAR U OBSERVACIONES
1. Es importante señalar el incumplimiento a lo referido en el procedimiento de

control de documentos del Sistema Integrado de Gestión, puesto que los
siguientes documentos no cumplen con el estándar:
a. Formato de Autoevaluación del SGSST
b. Procedimientos para la identificación de peligros, evaluación y
valoración de riesgos.
c. Matriz de peligros y riesgos.
d. Formatos de registro estadístico ATEL y ausentismo.
e. Formato de matriz legal.
f. Procedimiento de gestión del cambio.
g. Procedimientos de investigación de incidentes y ATEL.
h. Formatos de investigación de incidentes y ATEL.
i. Procedimiento para inspecciones.

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j. Procedimientos para la revisión de la alta dirección.
2.4 DESCRIPCIÓN DE NO CONFORMIDADES
1. No se pudo evidenciar la delegación por parte del Alcalde a Andrea Hernández

Quevedo como responsable de la Seguridad y Salud en el Trabajo en la
Alcaldía, incumpliendo el numeral 10 del Art. 2.2.4.6.8 Obligación de los
Empleadores.
2. Se pudo determinar que la evaluación inicial no incluyó aspectos del

cumplimiento del programa anual de capacitación ni la evaluación de los
puestos de trabajo, lo cual incumple los literales 5 y 6 del Art. 2.2.4.6.16
Evaluación inicial del sistema de gestión de la seguridad y salud en el trabajo
SG-SST.
3. En los registros analizados del plan de prevención, preparación y respuesta

ante emergencia, se evidencia la falta de:
 Directorio telefónico externo e interno
 Mapas con sus respectivos puntos de encuentro
 La realización de algún simulacro en el último año con la
participación de todos los trabajadores
 Conformar, capacitar, entrenar y dotar la brigada de emergencias
Lo anterior incumple los requisitos de los numerales 10, 11 y 13 del Art.
2.2.4.6.25 del Decreto 1072 del 2015.
4. No se evidencia el diseño e implementación de los procedimientos para

prevenir y controlar las amenazas priorizadas o minimizar el impacto de las no
prioritarias, lo cual incumple el numeral 5 del Art. 2.2.4.6.25 del Decreto 1072
del 2015.
5. El plan de trabajo presentado no está firmado por el Alcalde, lo anterior es

evidencia del incumplimiento del parágrafo 2 del Art. 2.2.4.6.17.
6. La alcaldía no cuenta con un procedimiento para la realización de simulacros

de emergencia, incumpliendo el numeral 13 del Art. 2.2.4.6.25
7. No se presenta evidencia objetiva de la existencia de los programas de

vigilancia Epidemiológica, lo cual incumple el numeral 13 del Art. 2.2.4.6.12 del
Decreto 1072 del 2015.

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8. Después de revisar los documentos presentados, pudo evidenciarse la falta de
implementación de los formatos asociados con los PVE, incluida la evaluación
de los puestos de trabajo, lo cual incumple el numeral 13 del Art 2.2.4.6.12, y
los numerales 1 y 2 del Art. 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 del 2015.
9. No se han establecido formatos de registro para la identificación de los

trabajadores que realizan actividades de alto riesgo, lo cual incumple el
parágrafo 4 del Art. 2.2.4.6.15 del Decreto 1072 del 2015.
10. Considerando que durante la auditoría se encontró evidencia de la ejecución

del programa de inducción y reinducción, puede afirmarse que los documentos
no son suficientes para la cumplir lo referente al numeral 9 del Art. 2.2.4.6.11
del Decreto 1072 del 2015, que hace referencia a la implementación del
programa de capacitación en Seguridad y Salud en el Trabajo.
11. Se pudo determinar que la Alcaldía no cuenta con un programa de

mantenimiento de instalaciones, equipos y herramientas, lo cual incumple el
parágrafo 2 del Art 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 del 2015.
12. No existen registros de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas

técnicas cuando aplique y demás instructivos internos de seguridad y salud en
el trabajo, lo cual incumple el numeral 9 del Art. 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 del
2015.
13. No se pudo evidenciar que se garantice la identificación y evaluación en las

especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y
servicios, toda vez que no se encuentra implementado un procedimiento de
adquisiciones, lo cual incumple en el Art. 2.2.4.6.27 del Decreto 1072 del 2015.
14. No se pudo evidenciar la adopción de medidas eficaces que garanticen la

participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el Comité
Paritario o Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo, en la ejecución de la
política y también que estos últimos funcionen y cuenten con el tiempo y
demás recursos necesarios, toda vez que no se tiene un procedimiento
dispuesto para la participación de los trabajadores, lo que incumple el numeral
9 de Art 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 del 2015.
15. Falta diseñar e implementar el formato de auto-reporte de condiciones de

trabajo y de salud, lo cual incumple el parágrafo 3 del Art.2.2.4.6.16 del

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16. La Alcaldía no dispone de un procedimiento de retención, archivo y

conservación de documentos, lo cual incumple el Art. 2.2.4.6.13 del Decreto
1072 del 2015.
17. No existen registros que demuestren el diseño e implementación del formato

de seguimiento del plan de acción, control de riesgos prioritarios, lo cual
incumple con el numeral 16 del Art. 2.2.4.6.12 del Decreto 1072 del 2015.
18. No se encuentra definido el procedimiento para la implementación de

protocolos de seguridad, lo cual incumple el numeral 7 y 9 del Art. 2.2.4.6.12
del Decreto 1072 del 2015.
19. No se evidencian registros que demuestren la aplicación de formatos de

análisis de trabajo seguro, lo cual incumple el numeral 4 del Art. 2.2.4.6.24 del
20. Se determinó la falta de diseño e implementación del procedimiento de

auditoría de verificación de cumplimiento del SGSST conforme en el Art.
2.2.4.6.29 y 2.2.4.6.30 del Decreto 1072 del 2015.
21. No existen registros de adopción del formato de informe rendición de cuentas,

desempeños anuales, revisión por la dirección, lo cual incumple el número 3
del Art. 2.2.4.6.8 y el Art. 2.2.4.6.31 del Decreto 1072 del 2015.
22. La entidad no cuenta con el comité de convivencia, lo cual incumple el

parágrafo 3 Art. 2.2.4.6.24 del Decreto 1072 del 2015, y la Resolución
00000652 de 2012, del Ministerio de Trabajo
Atentamente,
AUDITORES: Sergio Iván Villalba Pinto Yessica Johanna Rojas Ortega

Asesor de control interno Pasante de Ing. Industrial


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Una vez realizada la auditoría interna, se pudo determinar según el alcance

Así mismo, se evidenció que gran parte de los documentos presentados en la

“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”

La auditoría se enfocó al cumplimiento documental de los requisitos del Decreto

La principal fortaleza evidenciada es el compromiso de la Alta Dirección en la

Es relevante el trabajo realizado por Andrea Hernández en sacar adelante el

2.3 ASPECTOS A MEJORAR U OBSERVACIONES

1. Es importante señalar el incumplimiento a lo referido en el procedimiento de

“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”

2.4 DESCRIPCIÓN DE NO CONFORMIDADES

1. No se pudo evidenciar la delegación por parte del Alcalde a Andrea Hernández

2. Se pudo determinar que la evaluación inicial no incluyó aspectos del

3. En los registros analizados del plan de prevención, preparación y respuesta

4. No se evidencia el diseño e implementación de los procedimientos para

5. El plan de trabajo presentado no está firmado por el Alcalde, lo anterior es

6. La alcaldía no cuenta con un procedimiento para la realización de simulacros

7. No se presenta evidencia objetiva de la existencia de los programas de

“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”

9. No se han establecido formatos de registro para la identificación de los

10. Considerando que durante la auditoría se encontró evidencia de la ejecución

11. Se pudo determinar que la Alcaldía no cuenta con un programa de

12. No existen registros de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas

13. No se pudo evidenciar que se garantice la identificación y evaluación en las

14. No se pudo evidenciar la adopción de medidas eficaces que garanticen la

15. Falta diseñar e implementar el formato de auto-reporte de condiciones de

“CAPACIDAD Y VISIÓN PARA SERVIR A MI GENTE”

16. La Alcaldía no dispone de un procedimiento de retención, archivo y

17. No existen registros que demuestren el diseño e implementación del formato

18. No se encuentra definido el procedimiento para la implementación de

19. No se evidencian registros que demuestren la aplicación de formatos de

20. Se determinó la falta de diseño e implementación del procedimiento de

21. No existen registros de adopción del formato de informe rendición de cuentas,

22. La entidad no cuenta con el comité de convivencia, lo cual incumple el

AUDITORES: Sergio Iván Villalba Pinto Yessica Johanna Rojas Ortega

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