FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

GESTION DE TRANSPORTE Y DISTRIBUCION

TRABAJO COLABORATIVO ENTREGA #2

RESENTADO A:

LEONARDO RUIZ MIRANDA

INSTITUCION UNIVERSITARIA POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

26 NOVIEMBRE 2019

COLOMBIA

TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION .................................................................................................................................................. 3
2. JUSTIFICACIÓN ................................................................................................................................................... 4
3. OBJETIVO GENERAL ......................................................................................................................................... 5
3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS ................................................................................................................................. 5
4. ANALISIS GENERAL DE LAS ALTERNATIVAS PROPUESTAS PARA LA ............................................... 6
SOLUCION DEL PROBLEMA ..................................................................................................................................... 6
5. METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR SOLUCIONES AL CASO FORTIPASTA ...................................... 6
6. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN PROBLEMA ........................................................................................... 7
6.1 Hallazgos detectados en las Auditorías Internas realizadas por Fortipasta .................................................. 7
6.1 ANALISIS DE CAUSA ..................................................................................................................................... 7
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6.2.2 DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO O DIAGRAMA DE ESPINA DE PESCADO ........................................ 9

6.2 PLANTEAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS .............................................. 10
7. INDICADORES KPI´S ........................................................................................................................................ 11
Tabla1. Fuente Propia Indicadores de Desempeño de los procesos .................................................................. 12
8. PROPUESTA DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN .................................................................................... 13
9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES SOBRE CADA UNO DE LOS RESULTADOS
ENCONTRADOS, RECOMENDABLE HACER USO DE GRAFICOS, TABLAS COMPARATIVAS,
IMÁGENES Y DEMAS RECURSOS NECESARIOS ............................................................................................. 14
10. REFERENCIAS .............................................................................................................................................. 14
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1. INTRODUCCION

En la compañía Fortipasta existe una operación de alta complejidad en la bodega, los

gerentes quieren optimizar de la mejor manera dicha operación, entonces deciden
implementar de manera informática un sistema WMS, con el que consideran pondrán a
punto todas las actividades de la operación de la bodega.

Básicamente un WMS (Warehouse Management System) lo que hace y su propósito, es

el control de todos los movimientos relacionados al almacenamiento de materiales,
productos, entre las bodegas. Para ello, su clave es la utilización de SKU´s (serial key
units), que nos brindan cierta información como, localización, unidad de medida,
cantidades, relación de la orden para determinar donde almacenar y recoger materiales,
al igual que nos señala el orden secuencial para realizarlo.

En el ejemplo de estudio de la compañía Fortipasta, vemos que durante la implementación

del WMS, hay algunos procesos y resultados que se afectan con respecto a los esperados,
luego vemos un proceso caótico en el almacenamiento en la bodega, que conlleva un bajo
nivel de servicio y una alta ineficiencia de toda la operación.

Es así, que realizaremos un análisis a profundidad, basados en diferentes métodos, que

nos brindaran un diagnóstico previo de la problemática, para luego plantear diferentes
alternativas de solución, que nos dé resultados muy favorables y que perduren en el
tiempo.
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2. JUSTIFICACIÓN

El estudio sobre el caso de Fortipasta, nos impulsa desde lo académico a lograr interiorizar
por medio de un análisis, de manera integral y exhaustivamente a las diferentes
situaciones y eventos que conllevaron la presencia de errores durante el proceso de
implementación del sistema WMS, denominado como proyecto Positrones. Es así, que por
medio de la aplicación de los conocimientos adquiridos en la materia de Gestión de
Transporte y Distribución, logremos una estructura o planificación para las acciones que
deben generar el cambio en el proceso, permitiendo de manera exitosa establecer una
metodología de mejora continua.
Partiendo de una mirada a la actualidad, la implementación de nuevas tecnologías en
todos los procesos de una compañía, se ha hecho necesariamente importante para
aumentar la competitividad, representado al final en utilidades.
Vemos necesidad en las empresas de manufactura y distribución, el rediseñar su sistema
logístico entre bodegas por medio de la implementación de soluciones tecnológicas que
fortalezcan y den soporte a las operaciones diarias.
Lo anterior representa en gran medida una inversión para la empresa, ya que por medio
de tecnologías, se logra la eliminación de actividades que no agregan valor al proceso, se
reduce el inventario y su documentación, se facilita la localización de los productos, se
optimiza el espacio y se planifica con claridad cada uno de los recursos y operaciones
involucradas. Es así, que se convertirá en una ventaja competitiva ante el mercado.
Entonces, vemos en Fortipasta la decisión de ajustar su proceso de distribución en sus
plantas de Latino América, lo que nos lleva a decir que busca la compañía un gran
reordenamiento en la estructura de su planta de producción, pero trae consigo
afectaciones a toda la región.
Podríamos decir que se ha fracasado en el proceso de implementar un WMS, que se ha
errado contundentemente y para distinguir o conocer el trasfondo de estos errores,
debemos realizar diferentes análisis metodológicos, que nos servirán como materia prima
para construir un nuevo proceso de implementación ó mejor para corregir los errores, al
final lo que se busca es una operación optimizada y de acuerdo con el objetivo de
implementación del software.
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3. OBJETIVO GENERAL

Implementar modelos de gestión del transporte y distribución, tomando medidas

preventivas para evitar la recurrencia del problema logístico, definiendo alternativas que
ayuden a solventar la situación generada en las áreas de almacenamiento, pérdida del
nivel de servicio e ineficiencia de la operación tras la implementación de la herramienta
WMS.

3.1 OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Analizar el estado actual de la empresa teniendo presente que la implementación

del sistema WMS ha generado un caos en el área de almacenamiento.
- Identificar las diferentes situaciones y su correspondiente causa raíz, para
determinar lo que generó dificultades durante la implementación del programa
WMS en la empresa Fortipasta.
- A través de diferentes técnicas se pretende determinar las acciones correctivas y
preventivas que garanticen que los problemas no se repitan, en base a los modelos
de gestión de transporte y distribución.
- Proponer soluciones para resolver la situación presentada en la empresa
Fortipasta, producto de una mala planificación en la implementación de un nuevo
sistema WMS para optimizar el almacenamiento.
- Asegurar un plan de capacitación de todo el sistema WMS dirigido al personal
involucrado en cada área junto al personal de la bodega.
- Asegurar que el personal que desempeñe funciones en la bodega cumpla con el
perfil de cargo y sus responsabilidades se ajusten a la experiencia y la preparación
necesaria para cumplir con sus actividades.
- Lograr que a través de la implementación de una nueva metodología se genere
competitividad que permita adaptarse a los nuevos entornos del mercado.
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4. ANALISIS GENERAL DE LAS ALTERNATIVAS PROPUESTAS PARA LA

SOLUCION DEL PROBLEMA

Se observó que las fallas de la implementación de WMS en Fortipasta se dieron debido a

diferentes situaciones que desencadenaron una serie de errores que impidieron
direccionar correctamente las funciones, entre ellas el ascenso de una persona que no
cumplía con las debidas aptitudes profesionales para desempeñar eficientemente dicha
labor, tras la renuncia del encargado del proyecto.
Se evidenció también que la capacitación recibida por el personal no fue la más completa
y suficiente en temas de sistematización y parametrización del WMS esto generó que el
sistema arrojara datos erróneos, faltantes, duplicidades entre otros; ocasionando tiempos
improductivos y demoras en el proceso.
Las personas encargadas al 100 % del proyecto tenían cargos fundamentales en la
empresa y estos no fueron reemplazados para así dedicar tiempo completo.
Ante todas las fallas anteriormente nombradas se propone más capacitaciones para el
personal, parametrización del sistema para evitar fallos y duplicidades, que el personal
que esté a cargo de proyectos de este nivel sea el apropiado profesionalmente, que cuente
con el conocimiento y perfil adecuado, garantizando que se cumplan las cláusulas para
asegurar que no quede inconcluso.

5. METODOLOGÍA PARA IDENTIFICAR SOLUCIONES AL CASO FORTIPASTA

Presentamos el análisis a seguir para identificar las posibles soluciones:

Figura 1. Fuente Propia Metodología para Identificación de soluciones

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6. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN PROBLEMA

6.1 Hallazgos detectados en las Auditorías Internas realizadas por Fortipasta:

El sistema de
facturación
Se dejaron de Hay reporte de
presenta mercancía que salio de
facturar 150
inconsistencias vs.
millones de dólares la compañía con
los despachos factura, sin que se
en productos
realizados. descontara del
durante estos
meses inventario físico.

Se encuentra
mercancía que salió Los usuarios están
de la compañía con Existen conflictos compartiendo
factura, sin que se entre Roles de claves con el fin de
descontara del seguridad del Sistema garantizar la
Hallazgos de inventario físico. SAP R/3 y WMS. operación.

auditoría
Interna e
inspecciones
El sistema WMS menciona
posiciones vacías de las listas
Se encontraron muchas para ubicar produtcos
inconsistencias entre el Los productos que se
proveniente de las plantas de
inventario teórico arrojado asignan para
producción, pero, físicamente
en los sistemas, SAP y WMS despachos no son
estas ya se encuentran
vs el inventario físico. encontrados.
ocupadas con producto igual o
Adecuación de una diferente al que el sistema
bodega temporal por menciona
falta de espacio.

El personal se encuentra El personal de la bodega no

realizando turnos de 12 horas
para cubrir la gran demanda
de tareas y situaciones
imprevistas que se han
presentado después de esta
implementación.
domina el nuevo sistema, tenían
que recurrir frecuentemente al
No se ha realizado supervisor para poder
un Inventario físico a la interpretar los mensajes de las
totalidad de la bodega lectoras de códigos de barras
para detectar variaciones
frente al teórico después No estaban listos para
de la salida en vivo. hacer una salida
exitosa con WMS, hubo
que asumir un ajuste en
el inventario.

Figura 2. Fuente Propia Hallazgos de Auditoría Interna e inspecciones

6.1 ANALISIS DE CAUSA

Para poder llegar a identificar las posibles causas de los problemas generados, realizamos
una lista de los problemas más visibles dentro de la compañía, estos se evidencian de
manera más fácil ya que tienen consecuencias en los procesos, de estos llevaremos tal
vez los más relevantes a un análisis que nos permita identificar las oportunidades de
mejora, que nos amplíe el panorama, donde no solo veamos inconvenientes o debilidades,
sino que también nos permita mostrar las fortalezas existentes dentro de los procesos de
la compañía.
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Problemas que se identifican:

- El equipo de trabajo no estuvo direccionado por el gerente de logística, quien
conoce el proceso completamente.
- Las competencias de algunos colaboradores, no son las necesarias para
desempeñar determinado cargo y responsabilidades.
- En la compañía no hay preocupación por el crecimiento y la proyección laboral, ya
que no existe un plan de capacitación para los colaboradores.
- Por la misma razón no se evidencia un liderazgo en el equipo de trabajo, que
permita consolidar un buen equipo.
- No existen métodos o herramientas que permitan medir los resultados de los
procesos.
- Dentro de los procesos de control no existe la toma de inventarios, de acuerdo a
los periodos o ciclos de trabajo.
- Nunca se tomó en cuenta la participación de alguien con experiencia en otros
procesos de implementación.
- Por parte de los directivos, se concluye negligencia, al no autorizar recursos
adicionales, que permitieran cumplir con los objetivos.
- Así como no hay un plan de capacitación, tampoco se brinda capacitación
específica y continua a los colaboradores sobre los procesos de la compañía.
- Ni los procesos están integrados al objetivo estratégico de la compañía, ni la
comunicación entre áreas es efectiva y adecuada.

6.2.1 ANALISIS DOFA

Por medio del ejercicio de lluvia de ideas se ha concluido una serie de elementos que nos
alimentan una matriz DOFA, la cual nos lleva a realizar el análisis del proceso de
implementación del WMS en la compañía Fortipasta. Esto se hace en base a la
identificación de los problemas existentes en los procesos actuales.

DEBILIDADES
No existe una política de crecimiento laboral
No hay comunicación interna adecuada
Falta integración de los procesos
No hay capacitación a los colaboradores
Proceso de Inventarios inadecuado
No se miden los resultados
Ausencia de procesos de selección de personal
Líderes inexpertos
AMENAZAS
Los empleados fácilmente renuncian
Falla en los procesos por falta de información
Actividades mal ejecutadas
Controles improductivos
No se genera mejora continua
Empleados que no aportan a los procesos
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FORTALEZAS
Capacidad instalada de mayor producción
Equipos adecuados a nuevas tecnologías
Buena capacidad de abastecimiento
Su ubicación geográfica es estratégica
Sostenibilidad del negocio
Las plantas tienen excelente rendimiento y manejan
inventarios make to stock
Los sistemas permiten la información sobre los
productos
OPORTUNIDADES
Poder de generar negocios a nuevos mercados
Mejora la inversión a los procesos y a la formación
de los colaboradores.
Posibilidad de expandirse económicamente a nivel
mundial, incluso aprovechando los TLC
Potencial para generar nuevos canales de marketing
Se pueden mejorar las negociaciones con los
clientes
El adecuado manejo de la innovación tecnológica se
convierte en valor agregado.

Tabla1. Fuente propia Matriz DOFA

6.2.2 DIAGRAMA DE CAUSA-EFECTO O DIAGRAMA DE ESPINA DE PESCADO

Figura 3. Fuente Propia Análisis de Causas

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6.2 PLANTEAMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS

Las acciones correctivas que se plantean para mejorar o evitar las problemáticas en el
equipo de trabajo, la proyección al crecimiento y obtener un buen control sobre los
inventarios entre otros, serán los siguientes:

- Se realizarán capacitaciones para que todo el equipo tenga conocimiento a

cabalidad del proceso y cualquier persona pueda intervenir cuando se vea la
ausencia del encargado.
- Se establecerán roles adecuados dependiendo de las competencias que tenga
cada empleado para que todos aporten desde su conocimiento y no que todos
hagan lo que les pongan sin saber ejecutar bien esta parte del proceso y esto afecte
a la operación.
- Se establecerá un plan de capacitación constante para que continuamente los
empleados adopten un sentido de pertenencia y progreso que conllevara a un
crecimiento importante en la compañía ya que si un empleado está bien capacitado
sabe ejecutar bien su labor y la operación tendrá mayor fluidez.
- Se escogerá un líder que tenga buen manejo de personal y conocimiento sobre la
operación para que pueda direccionar las operaciones de manera correcta y asi
evitar la desorganización, con esto se lograran optimizar los tiempos de entrega y
repartiendo las actividades de manera adecuada habrá una notable mejora en la
operación.
- Se establecerán indicadores y cronogramas de entrega de actividades para los
trabajadores y así medir su desempeño laboral, con esto se logra que mejore el
cumplimiento de estas y así evidenciar quien realmente le aporta a la operación y
quien ejecuta de manera adecuada las actividades.
- Cada 6 meses se deberá hacer un inventario para verificar que los existentes y los
faltantes que se registran en el sistema estén en las bodegas de almacenamiento,
se harán 2 conteos por 2 grupos diferentes y luego cruzar la información esperando
que los resultados sean los mismos sino se corroborará con un tercer conteo para
establecer la información.
- Se pedirá apoyo a l personal de contabilidad para que apoye los inventarios ya que
se necesita conocimiento y apoyo de otra área y contabilidad es un área que
perfectamente ésta ligada a esta área.
- Se propondrá una asignación mensual para adquirir recursos adicionales que
permitan cumplir con las actividades ya sea el alquiler de un operador logístico que
ayude a transportar mercancía o la fabricación de algunos racks para la mejora de
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almacenamiento la idea es contar con ese recurso adicional según sea la

necesidad, se deberá pedir con anticipación para hacer una correcta planificación.
- Se empezará a trabajar en equipo para poder integrar los procesos ya que por
separado no funciona de una manera adecuada, se mejorará la comunicación entre
áreas implementando el software para que todo lo que se opere y quede registrado
en el sistema lo puedan ver las demás áreas sin problema alguno, minimizando así
el riesgo de error.
- La empresa que suministra el software a Fortipasta se comprometerá a dar
capacitaciones periódicas para que el personal que maneje esta plataforma tenga
el conocimiento adecuado para poder hacer más fácil la operación.
- El coordinador deberá capacitar a los empleados constantemente sobre el
conocimiento y control de los materiales para que cada empleado pueda identificar
de manera adecuada cada ítem y evitar al máximo los errores y no tener pérdidas
o rechazos de ningún tipo y así optimizar la operación.

7. INDICADORES KPI´S

Los indicadores de desempeño de los procesos también llamados KPI (del inglés:
Key Performance Indicator), se centran en cómo se realiza la tarea, midiendo su
desempeño y si logran ciertos objetivos. Este indicador debe ser calculado por un
índice (generalmente representado por un número) que retrate el progreso del
proceso en su conjunto o en parte. [1]

A continuación, se mencionan los Indicadores KPI que apoyan al desempeño de

los procesos.
1. Indicadores de eficiencia 5. Indicadores de lucro

2. Indicadores de eficacia 6. Indicadores de rentabilidad

3. Indicadores de capacidad 7. Indicadores de competitividad

4. Indicadores de productividad 8. Indicadores de efectividad

5. Indicadores de calidad 8. Indicadores de valor

Tabla 1. Fuente Propia Indicadores KPI

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Estos indicadores corresponden a procesos internos de las compañías, los cuales indican
la funcionalidad de operaciones productivas.
Indicadores no financieros
indicador Descripcion Funcion
Sirve para medir e
Indicador que nos ayuda a
identificar los
identificar el rendimiento de
Kpi resultados y logros
una determinada accion o
dentro de una
estrategia
organización
Determina que surge entre los
Medicion entre la
medios empleados para
Rendimiento produccion real y
obtener algo y el resultado
esperada
que se consigue
Definicion del resultado de las Valores de los
acciones que se llevan a cabo resultados de la
Productividad
para conseguir los objetivos produccion y ejecucion
de la empresa de labores
El objetivo de una empresa es
Brinda los resultados
prestar servicio o fabricar
de eficiencia
Eficiencia productos, cumpliendo con el
productiva en una
fin de obtener mejores
compàñia
resultados para la compañía
Indicadores Financieros

Indicador Descripcion Funcion

Beneficio directo que se Indica la rentabilidad
obtiene por la venta de obtenida con las ventas,
Rentabilidad
bienes o servicios una vez descontados los
Margen Bruto
ofrecidos por una gastos de produccion e
compañía impuestos
Es el iindicador que
muestra las ganancias de Muestra los resultados
una compañía antes de de los proyectos sin
Ebitda
impuestos, intereses, considerar los aspectos
depreciaciones y fiscales o financieros
amortizaciones.
Mide los valores
Es el valor economico
generados en la
Roi resultado de las
inversion de capitales
actividades de inversion
para procesos de mejora
en una compañía
Mide el rendimiento
Administracion de recursos que obtienen los
Roe
propios o de accionistas accionistas de una
invertidos en la comapañia compañía

Tabla2. Fuente Propia Características Indicadores de Desempeño de los procesos

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8. PROPUESTA DE ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Teniendo en cuenta las diferentes fallas analizadas en la implementación del sistema
WMS en la empresa FORTIPASTA que se mencionan a continuación:
 La renuncia del encargado del proyecto
 Ascender a una persona que no cuente con el perfil, n i las aptitudes profesionales
para tener ese cargo y terminar el proyecto
 El personal no recibió una capacitación adecuada en los temas de sistematización
y parametrización del WMS, provocando así que el sistema arrojara datos
erróneos, tiempos improductivos y problemas en el proceso
 No existe un manual de funciones concreto para cada labor a desempeñar tales
como: en la falta de control y seguimiento de las actividades operacional logística,
Inventarios, Seguimiento de la operación de entrega y transporte, capacitación del
manejo del sistema WMS en la localización de los productos en la bodega,
seguimiento y control de faltantes
 No se realizó un análisis paulatino de los procesos para así con este identificar los
errores presentados en los mismos y no afectar el manejo actual de la producción
y respuesta a los clientes
 Se evidencia la falta de dominio del sistema por todas las áreas de la compañía
 Disminución de la actividad en la bodega generando pérdidas económicas
 No hay inventarios cíclicos.

Se proponen las siguientes alternativas de solución:

 Capacitar y entrenar el personal que labora en la empresa para así garantizar la

eficacia y eficiencia en cada proceso
 Se sugiere crear un sistema de filtros para evaluar la competencia del personal
con habilidades y conocimientos en la herramienta WMS, para evitar reprocesos
que impactan negativamente en los tiempos de entrega afectando la gestión del
transporte y la distribución.
 Optimizar los tiempos de entrega
 Realizar un buen control de inventarios, recursos y manejo de cartera, facturas
 Establecer un sistema de gestión que permita planear, hacer, verificar, y actuar
(Ciclo PHVA)
 Parametrización del sistema para evitar fallos y duplicidades
 Implementar un sistema de control coherente y veraz que permita garantizar
mejoras continuas
 Controlar y supervisar las operaciones internas y externas de los movimientos
físicos y administrativos de la empresa.
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 Se propone revisar el sistema de gestión de calidad y reevaluar las funciones de

acuerdo al perfil de cargo, así se prevén conflictos y cruce de tareas para que la
efectivad se vea reflejada en mejores resultados.
 Se sugiere asegurar un presupuesto disponible para el óptimo desarrollo del
proyecto en caso de que se presenten contratiempos o reemplazos
 Realizar trazabilidad al proyecto con el fin de detectar falencias y errores que
surgen durante las jornadas de trabajo detectando así los puntos críticos para
diseñar un programa de capacitaciones necesarias que contribuyan a una mayor
eficacia y productividad de la compañía.

9. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES SOBRE CADA UNO DE LOS

RESULTADOS ENCONTRADOS, RECOMENDABLE HACER USO DE
GRAFICOS, TABLAS COMPARATIVAS, IMÁGENES Y DEMAS RECURSOS
NECESARIOS
ENTREGA S3

10. REFERENCIAS

http://www.icesi.edu.co/blogs/casofortipasta/
http://www.logisticasud.enfasis.com/articulos/65461-cuando-implementar-un-wms
[1]https://www.heflo.com/es/blog/planificacion-estrategica/indicadores-rendimiento-
procesos/