INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011

Periodo evaluado:
Jefe de Control Interno, LUIS FRANCISCO CANTE 12-7-2016 a 31-10-2016
o quien haga sus veces: CÉSPEDES Fecha de actualización:
11-11-2016

El presente informe está basado en las actividades realizadas en el periodo mencionado, así como
los resultados obtenidos en la vigencia, se describen los avances y dificultades que el Instituto ha
presentado frente a sus objetivos trazados y al cumplimiento de su misión. Como insumo se toman
los resultados de las observaciones obtenidos de las auditorias, evaluaciones, seguimientos y
monitoreos realizados por la Oficina de Control Interno a los diferentes procesos del Instituto.

Además se solicitó información de los avances para cada uno de los elementos del Modelo
Estándar de Control Interno – MECI, a las siguientes dependencias: Secretaría General – Área de
Atención al Ciudadano y Apoyo a la Contratación, Oficina Asesora de Planeación, Oficina Asesora
de Comunicaciones y Subdirección Administrativa y Financiera - Área de Talento Humano y Área
Financiera.

1. Registro de las capacitaciones, inducciones, re-inducciones realizadas (tema, objetivo y

fecha que se realizó)

Fuente: Área de Talento Humano

Durante el periodo comprendido entre el 12 de julio al 31 de octubre de 2016, no se llevaron cabo

inducciones, ni re – inducciones.

A continuación se relacionan las capacitaciones realizadas en el periodo referido:

El Plan Institucional de Capacitación de la vigencia 2016 fue adoptado mediante la Resolución 301
del 5 de mayo de 2016.
La ejecución del Plan Institucional de Capacitación ha incluido el desarrollo de capacitaciones que
hacen parte del componente específico para las áreas misionales y áreas de apoyo, así como las
capacitaciones de carácter transversal; A la fecha, se han abordado 8 de los 13 Proyectos de
Aprendizaje en Equipo contemplados en el PIC 2016 (Mantenimiento de Escenarios, Actualización
Jurídica, Pólizas, Actualización Financiera, Gestión del Talento Humano, Gestión Documental,
Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y Planeación y Manejo del Tiempo Laboral). Para el
segundo semestre se programarán las capacitaciones restantes, relacionadas con los Proyectos de
Aprendizaje del Plan Institucional de Capacitación.

1
Fuente: FAS-Area de Talento Humano

1.1. Relación cuantitativa de los servidores de Libre Nombramiento, Carrera Administrativa,

Trabajadores Oficiales y Provisionales.

Tipo de Vinculación Julio 2016 Octubre 2016

Carrera administrativa 175 174
Libre Nombramiento 18 18
Provisionales 33 32
Trabajadores Oficiales 12 12
Fuente: Área de Talento Humano

2
Para el mes de julio, se contaba con 65 encargos y para octubre de 2016 con 63, de las vacantes
definitivas con que cuenta el Instituto. A continuación se observa el número de personas nombradas
y retiradas en el periodo evaluado:

1.2. Personal de Planta Nombrada y Retirada

Tipo de Vinculación Personas Nombradas Tipo de Vinculación Personas Retiradas

Carrera administrativa
Libre Nombramiento
Provisionales
Trabajadores Oficiales
Fuente: Área de Talento Humano
0 Carrera administrativa 1
0 Libre Nombramiento 0
0 Provisionales 1
0 Trabajadores Oficiales 0

Estado actual de los programas de bienestar e incentivos, salud ocupacional y el plan institucional de
capacitación vigencia 2016

1.3. Programas de bienestar

1.3.1. Programa Bienestar e incentivos

• En el periodo referido, se dió inicio a los Juegos Recreo Deportivos Internos con las
siguientes modalidades: Rana, Tejo, Mini tejo y Tenis de mesa, con la participación de 166
personas, actividad realizada durante el mes de septiembre de 2016.
• Se llevó a cabo el “Día de la Familia” con los funcionarios y su grupo familiar en el centro
vacacional Lagosol, el día 24 de septiembre de 2016.
• Se realizaron afiliaciones y desafiliaciones a la Caja de Compensación Familiar.
• Se adelantó el trámite para pago de los auxilios que establece la convención colectiva, para
los trabajadores oficiales de la entidad, como son bonificaciones educativas y auxilios para
anteojos.
• Se llevó a cabo el taller de preparación para el retiro de los funcionarios que están próximos a
pensionarse.

1.3.1. Subprograma de Seguridad Industrial

• Capacitación a los integrantes de la Brigada de Emergencias en temas como Primeros

auxilios y contra incendios, con la participación de 12 brigadistas.
• Capacitación Introducción al Trabajo en Alturas, con la participación de 30 funcionarios y
contratistas.
• Se solicitó a las empresas contratistas de Servicios Generales y Vigilancia los documentos

3
 pertinentes a los riesgos expuestos en la actividad ocupacional (Programa de Riesgo
químico, hojas de vida y perfil psicosocial).
• Se adelantó el proceso de contratación para la adquisición de equipos y elementos de
seguridad industrial, brigada de emergencias, primeros auxilios y estación antropométrica.
• Se realizó la actualización de la Matriz de Identificación y Peligros de la sede Administrativa.
• Participación en la sexta reunión de la mesa de trabajo de Manejo de Emergencias y
Desastres liderada por el IDIGER, donde se definieron los parámetros para el 8° simulacro
distrital y el 5° simulacro nacional de evacuación programado para el 26 de octubre de 2016.
• Se adelanta en conjunto con la Subdirección Técnica de Parques, el proceso de contratación
para la elaboración de la matriz de peligros y riesgos laborales en 73 parques y escenarios
del IDRD.
1.3.2. Subprograma de Higiene Ocupacional

• Se coordinó con el Área de Administración de Escenarios, la fumigación a un área de la Sede

Administrativa del IDRD.
• Se inició con los pasantes del Programa de Fisioterapia de la Corporación Universitaria
Iberoamericana actividades de gimnasia laboral y fisioprofilaxis, para la realización de pausas
activas para los funcionarios y contratistas del IDRD.
• Se iniciaron jornadas semanales de toma de tensión a los funcionarios y contratistas de la
sede administrativa.
• Se adelantó ante el área de costos, el proceso de contratación para las mediciones
higiénicas, de ruido, iluminación y riesgo eléctrico para la sede administrativa del IDRD y
algunos escenarios.
• Se adecuaron algunos puestos de trabajos de funcionarios con recomendaciones de la
respectiva EPS y ARL.
1.3.3. Subprograma de medicina del trabajo

• Se realizó la encuesta de hábitos de vida saludable por parte del COPASST 2016, la cual fue
diligenciada por 165 funcionarios y contratistas.
• Ejecución de la Jornada de Programación Neurolingüística.
• Se programó y realizó una mesa de trabajo con la ARL POSITIVA para la revisión de casos
por accidentes de Trabajo y Enfermedad Laboral.
• Prácticas deportivas de natación, voleibol y Gimnasio enmarcadas en el programa de
prevención del riesgo cardiovascular, el estrés laboral, y lesiones osteomusculares, en la cual
participan aproximadamente 65 funcionarios y contratistas.
• Se han venido reportando oportunamente los accidentes de trabajo que han sido
comunicados al área, realizando los trámites correspondientes para cada caso. A su vez en
cumplimiento con la resolución 1406 de 2012 conformación de equipos investigadores de
4
 accidentes de trabajo, se reúnen el presidente del COPASO, el jefe del Área y la Especialista
en Salud Ocupacional para aplicar la metodología de investigación y cumplir con el
procedimiento exigido por la ARL para accidentes graves. Accidentes de Trabajo reportados
en el trimestre: once (11).
• Semana de la Salud: se realizaron charlas informativas sobre riesgo cardiovascular, manejo
de estrés, una vejez sana y feliz, exámenes de citología, feria de servicios de salud y
bienestar, capacitación sobre lactancia materna, actividad lúdica con la ARL POSITIVA de
prevención consumo de cigarrillo a la cual asistieron 250 participantes.
• Elaboración de la Estadística de ausentismo hasta septiembre de 2016 arrojando un
resultado de 0,84% y adicionalmente el índice de frecuencia de la accidentalidad hasta
septiembre de 2016, el cual es de 1,20%
• Se dió inicio al programa de prevención del Riesgo Osteomuscular aplicando el instrumento
propuesto por la ARL POSITIVA.
• Construcción del procedimiento y formato para implementar las inspecciones planeadas, el
documento se encuentra en el aplicativo ISOLUCION – Gestión del Talento Humano.
• Construcción de la matriz de Elementos de Protección personal para los funcionarios y
contratistas del IDRD.
• Se realizaron los Exámenes Periódicos Ocupacionales al personal de planta del Instituto en
tres jornadas en el mes de agosto de 2016, se cubrió el 94 % del total de trabajadores.
• Se realizó Jornada de vacunación contra la Influenza, con la aplicación de 150 vacunas entre
el 27 y 28 septiembre de 2016.
• Se realiza gestión en el proceso de contratación para la realización de las actividades
tendientes a fortalecer la calidad de vida laboral de los funcionarios del IDRD por parte del
COPASST 2016.
• Se adelanta el proceso de contratación para la aplicación de la encuesta de Clima
Organizacional para los funcionarios de planta del IDRD.
• Se realizó la capacitación con la ARL POSITIVA de sensibilización del Decreto 1072 de 2015
en lo relacionado al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, dirigido al Nivel
estratégico de las empresas afiliadas a Positiva y divulgó el convenio con las entidades
distritales, la secretaria general de la alcaldía y ARL Positiva para la implementación del SG-
SST.
• Reporte oportuno de los accidentes de trabajo que han sido comunicados al área, realizado
los trámites correspondientes para cada caso. A su vez en cumplimiento con la resolución
1406 de 2012 de conformación de equipos investigadores de accidentes de trabajo, se
reúnen el presidente del COPASO, el jefe del Área y la Especialista en Salud Ocupacional
para aplicar la metodología de investigación y cumplir con el procedimiento exigido por la
ARL para accidentes graves. Accidentes de Trabajo reportados durante el trimestre: cuatro
(04) en el personal de planta.

5
1.3.4. Cambios y/o modificaciones en la estructura organizacional.

En el periodo comprendido entre el 12 de julio al 31 de octubre de 2016, no se realizaron cambios

y/o modificaciones en la estructura organizacional de la Entidad.

2. Contratos suscritos en el periodo evaluado

En el periodo referido se suscribieron los contratos que se desglosan de la siguiente manera:

VIGENCIA 2016
( 12 de Julio a 31 de Octubre de 2016)

CANTIDAD
TIPO DE CONTRATO
Aprovechamiento económico 54
Comisión – servicio de transporte 1
Compraventa 7
Consultoría 6
Obra 4
Pago derechos de autor 1
Prestación de servicios de apoyo a la gestión 968
Prestación de servicios profesionales 452
Seguros 2
Suministro 8
Prestación de servicios 39
Prestación de servicios – proveedor exclusivo 2
TIPO DE CONTRATO CANTIDAD
Convenio de asociación 2
Convenio Interadministrativo 4
Intermediación de seguros 1
Orden de compra 3
Mantenimiento 7
Concesión 1
TOTAL 1562
Fuente: Área de Apoyo a la Contratación

3. Análisis de la ejecución presupuestal de proyectos de inversión

El análisis de la ejecución presupuestal en los proyectos de inversión de la vigencia; giro de

compromisos de la vigencia y pago de reservas constituidas a 31 de diciembre de 2015, se basó en
6
los registros del Sistema Integrado de Información Financiera – SEVEN, con fecha de corte a
octubre 31 de 2016.

3.1. Compromisos en la vigencia

Los gastos de inversión directa para la vigencia 2016 apropió la suma de $266.225.150 miles de
pesos. En el mes de septiembre de 2016 la Secretaría Distrital de Hacienda solicitó recorte al
proyecto 1082 Construcción y de Parques y Equipamentos para todos, la suma de $21.538.168
(miles de pesos), registrando un presupuesto final a la inversión directa de $244.686.981 (miles de
pesos). Los compromisos por proyectos de inversión al cierre del mes de octubre del presente año
fueron como a continuación se detalla:

3.2. Ejecución Presupuestal Plan de Desarrollo “Bogotá Humana

Con la armonización del presupuesto para la vigencia 2016 a los proyectos de inversión les fue
asignado un presupuesto para el cumplimiento de la misión de la Entidad los cuales se encuentran
definidos en el Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, y el comportamiento de la ejecución
presupuestal a octubre 31 de 2016, es la siguiente:

Giros
Presupuesto % Giros
Presupuesto Realizados a
Cod Rubro Comprometid Respecto a
Disponible Octubre 31
o Disponible
2016
928 Jornada escolar 40 horas semanales 11.655.726 11.557.033 10.184.225 87,38%
847 Tiempo libre tiempo activo 1.795.540 1.764.610 1.200.393 66,85%
Construcción y adecuación de parques y
708 1.509.043 1.468.903 846.833 56,12%
escenarios para la inclusión
814 Bogotá participactiva 969.808 930.316 818.371 84,38%
816 Bogotá forjador de campeones 9.514.617 9.285.979 7.388.762 77,66%
Parques inclusivos: física, social,
842 26.405.485 25.905.290 19.513.642 73,90%
económica y ambientalmente
Acciones metropolitanas para la
846 4.418.568 4.381.316 3.043.093 68,87%
convivencia
862 Bogotá es mi parche 100.000 100.000 100.000 100,00%
867 Corredores vitales 100.000 0 0 0,00%
845 Pedalea por Bogotá 507.775 450.522 427.195 84,13%
949 Probidad y transparencia en el IDRD 0 0 0 0,00%
818 Fortalecimiento institucional 6.229.823 5.832.527 4.038.218 64,82%
Total 63.106.385 61.676.496 47.560.732 75,37%
Fuente: SAF – Sistema Financiero Integrado – SEVEN

7
3.3. Ejecución Presupuestal Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos” para Todos

Con la armonización del presupuesto para la vigencia 2016 a los proyectos de inversión les fue
asignado un presupuesto para el cumplimiento de la misión de la Entidad los cuales se encuentran
definidos en el Plan de Desarrollo “Bogotá Mejor para Todos”, y el comportamiento de la ejecución
presupuestal a octubre 31 de 2016, es la siguiente:

Giros % Giros
% Giros
Presupuesto CDP's sin % CDP's sin Saldo de Presupuesto % Realizados Respecto
Cod Rubro Respecto a
Disponible Comprometer comprometer apropiación Comprometido Comprometido a Octubre a
Compromisos
31 2016 Disponible
Rendimiento
1076 Deportivo al 6.300.654 108.784 1,73% 1.467.660 4.724.210 74,98% 2.444.245 51,74% 38,79%
100x100
Tiempo Escolar
1077 16.810.243 1.525.610 9,08% 1.082.894 14.201.739 84,48% 4.244.163 29,88% 25,25%
Complementario
Deporte Mejor
1147 4.640.203 844.107 18,19% 360.878 3.435.218 74,03% 1.449.767 42,20% 31,24%
para Todos
Construcción y
adecuación de
1082 parques y 103.284.296 49.312.479 39,51% 41.173.576 12.798.241 12,39% 138 0,00% 0,00%
Equipamientos
para Todos
Sostenibilidad y
Mejoramiento de
1145 30.921.109 12.648.890 40,91% 4.473.507 13.798.712 44,63% 4.534.461 32,86% 14,66%
Parques,
espacios de vida
Recreación
1146 8.218.912 1.968.562 23,95% 950.921 5.299.429 64,48% 2.193.081 41,38% 26,68%
Activa 365
Fortalecimiento a
la gestión
1148 institucional de 2.292.677 523.317 22,83% 1.146.085 623.275 27,19% 106.027 17,01% 4,62%
cara a la
ciudadanía
Modernización
1155 7.100.000 6.171.109 86,92% 928.166 725 0,01% 725 100,00% 0,01%
Institucional
Mejoramiento de
1200 2.012.500 720.740 35,81% 458.044 833.716 41,43% 373.041 44,74% 18,54%
la TIC

Total 181.580.594 73.823.598 36,35% 52.041.731 55.715.265 30,68% 15.345.648 27,54% 8,45%

Fuente SAF: Sistema Financiero Integrado SEVEN

En lo que atañe al ítem denominado Construcción y adecuación de parques y escenarios para la

inclusión, es importante mencionar que el rezago en giros obedece a que la gran mayoría de
contratos de obra se adjudicaron en el último trimestre de 2015, lo que impidió avance suficiente en
esos contratos para hacer desembolsos significativos. De igual forma algunos de los contratos se
celebraron bajo la modalidad de diseño y construcción, y hasta tanto no se tengan los diseños
recibidos a satisfacción no se realizan los desembolsos correspondientes a la etapa de obra.

8
4. Conclusión General del Estado Actual del Plan Operativo Vigencia 2016

Se remiten los resultados de las metas del Plan Operativo comprendidas en los periodos
comprendidos de abril a junio y de julio a septiembre, teniendo en cuenta que el seguimiento
se realiza trimestralmente.
Abril a % cumplimiento Julio a % cumplimiento
Junio Septiembre
Metas programadas 108 N.A. 109 N.A.
Metas que cumplieron con el
91 84,26% 85 77,98%
100%
Metas que no cumplieron con
17 15,74% 24 22,02%
el 100%
Fuente Oficina de Planeación

4.1. Relación de los procedimientos nuevos y que se han modificado en el Sistema Integrado
de Gestión

• Mapa de Procesos - Mapa de Procesos V.4. Aprobado en Comité SIG del 19 de octubre de
2016, está para aprobación el acto administrativo.
• Procedimientos modificados: Seis

4.2. Conclusión general del estado actual sobre el cumplimiento de las metas y los
indicadores de gestión de la vigencia 2016.

Para la vigencia 2016 el IDRD cuenta con los siguientes indicadores:

C

Tipo de Indicador
Indicador de eficacia 41
Indicadores de eficiencia 35
Indicadores de efectividad 17
TOTAL INDICADORES IDRD 93
Fuente Oficina de Planeación

9
Entre el 1 de Julio y el 31 de Octubre de 2016, el comportamiento de los indicadores fue:
Total
Total
Total indicadores
Tipo de indicadores % de
indicadores que NO % de incumplimiento
indicador que CUMPLEN cumplimiento
medidos CUMPLEN la
a meta
meta
Eficacia 19 13 68,42% 6 31,58%
Eficiencia 17 14 82,35% 3 17,65%
Efectividad 8 6 75,00% 2 25,00%
Total 44 33 75,00% 11 25,00%
Fuente Oficina de Planeación

Es importante anotar que el indicador “Oportunidad en el trámite de concepto de favorabilidad de

los proyectos de inversión local” del proceso “Gestión de Asuntos Locales”, no ha tenido gestión,
por lo tanto no se midió para el periodo correspondiente.
De acuerdo con lo anterior se informa que dicho indicador se eliminará, toda vez que se elimina el
proceso “Gestión de Asuntos Locales” de acuerdo con la decisión tomada en el Comité del SIG (Acta
No. 46 del 19 de Octubre de 2016).

La relación de los indicadores que presentaron incumplimiento fueron:

10
 Resultado
Indicador Dependencia Meta Observaciones
Promedio
No se cumplió la meta, en razón a que no todas las
dependencias enviaron el seguimiento a los proyectos de
Oportunidad en la
inversión en el término establecido por la OAP, el cual es
entrega del
máximo en 8 días hábiles. En julio envió la STRD
informe mensual Oficina Asesora
66,66% 100% (10/08/2016), la STP (09/08/2016) y la STP (05/08/2016), en
de seguimiento a de Planeación
agosto envió la STRD (08/09/2016) y la STP (07/09/2016) y en
proyectos de
septiembre envió la STRD (11/10/2016), la STC y la SAF
inversión
(07/10/2016) de las 4 subdirecciones que se tienen
programadas.
En el tercer trimestre del año 2016, se realizó visita a 52
parques y/o escenarios, de los cuales se requirió para
reparación a 46, obteniéndose un porcentaje del 88,5% versus
Calidad de los una meta de máximo 30%, de esta manera el indicador no
Máxim
parques y 88,46% está cumpliendo. En cuanto a la tendencia se presentó un
o 30%
escenarios gran aumento en el porcentaje con respecto al trimestre
anterior, debido a que el numero de requerimientos
Subdirección aumentaron significativamente aunque se hayan realizado
Técnica de menor numero de visitas.
Construcciones No se cumplió con la meta en razón a que para este periodo,
se presentaron dificultades principalmente en la preparación
Ejecución del
de los informes de pago por parte de los contratistas; de igual
PAC – Diseño y
Mínimo manera se estimaba girar el anticipo de la obra del Parque
Construcción de 51,90%
90% Olaya y no se alcanzó a realizar el trámite respectivo. Por otra
Parques y
parte, el procedimiento de giro de los pasivos exigibles tomó
Escenarios
mayor tiempo del requerido, por las 2 resoluciones que se
deben adoptar para el pago.

11
 No se cumplió con la meta en razón a que para este
periodo, no se cumple el PAC que se tenía previsto,
teniendo en cuenta que fue programada la cuenta de la
Ejecución del PAC - Mínimo liga de bádminton de Bogotá D.C. y el contratista no
81,30%
Fomento al Deporte 90% cumplió con la documentación respectiva para el tramite
del pago; por otra parte se tramitaron algunas cuentas
de talento humano para compensar el PAC no
ejecutado.
No se cumple con la meta debido a que en el periodo se
realizaron pagos al proveedor del Festival de Verano
Ejecución del PAC -
Mínimo que estaban programados para el periodo anterior. No
Promoción de la 82,74%
90% se toma acción correctiva debido a que se continúa con
Recreación
el Plan de Mejoramiento que está en ejecución en el
aplicativo ISOLUCION con el No. 326.
Para este periodo no se ejecutaron todas las
actividades proyectadas, debido a que algunos puntos
Actividades Subdirección de Actividad Física de Recreovía no se lograron habilitar
104,93% 100%
Recreovía Técnica de entre semana. Por otra parte no se concretaron las
Recreación y clases grupales programadas por parte de los gestores
Deportes con la comunidad de las diferentes localidades.
No se cumple con la meta debido a que las ludotecarias
finalizaron su contrato y el proceso para contratarlas
nuevamente se desarrolló días después. En dicho
proceso firmaron contrato 9 Ludotecarias, quedando
pendiente por contratar 3 profesionales más. Las
profesionales eran nuevas en el proceso, por lo que se
tuvo que programar una inducción y capacitación de 5
Asistentes
días. Igualmente se realizó la respectiva adecuación de
Recreación para la 75,75% 100%
los espacios (ludotecas). Teniendo en cuenta que hubo
infancia
muchos cambios en el personal y que el proceso de
contratación fue demorado, esto afectó la gestión
administrativa y operativa del programa. Por otra parte
el incumplimiento obedece a que la asistencia de los
usuarios en algunas actividades del programa ha sido
baja, debido a las condiciones climáticas adversas
presentadas durante el mes.
Asistentes 75,67% 100% No se cumplió con la meta en razón a que se
Recreación para la Subdirección presentaron inconvenientes en el trámite de
juventud Técnica de contratación de tres guías profesionales. Por otra parte,
Recreación y para la realización de caminatas, de 6 integrantes sólo
Deportes se contaba con tres, lo que significó que la cantidad de
caminatas a ejecutar se redujera considerablemente;
adicional a esto, se presentó la cancelación de

12
 No se cumplió con la meta en razón a que para este
periodo, no se cumple el PAC que se tenía previsto,
teniendo en cuenta que fue programada la cuenta de la
Ejecución del PAC - Mínimo liga de bádminton de Bogotá D.C. y el contratista no
81,30%
Fomento al Deporte 90% cumplió con la documentación respectiva para el tramite
del pago; por otra parte se tramitaron algunas cuentas
de talento humano para compensar el PAC no
ejecutado.
No se cumple con la meta debido a que en el periodo se
realizaron pagos al proveedor del Festival de Verano
Ejecución del PAC -
Mínimo que estaban programados para el periodo anterior. No
Promoción de la 82,74%
Subdirección 90% se toma acción correctiva debido a que se continúa con
Recreación
Técnica de el Plan de Mejoramiento que está en ejecución en el
Recreación y aplicativo ISOLUCION con el No. 326.
Deportes actividades por parte de instituciones educativas que
por su organización interna se vieron obligadas a
suspender varias de las ya programadas; Lo mismo
sucedió para el caso del programa “De Parche por el
Distrito”, ya que en varias localidades las instituciones
educativas cancelaron a última hora.
No se cumplió con la meta en razón a que para este
periodo algunos de los peticionarios no quedaron
Satisfacción de
60,89% 80,00% satisfechos con la respuesta dada por diferentes
peticionarios
motivos, generalmente fundamentada en si la respuesta
que dio la entidad, era favorable a sus intereses.
Secretaría
Cumplimiento
General
presentación No se cumple con la meta establecida debido a que de
informes 100,00 acuerdo con las fechas de inicio de los contratos, 98
35,52%
seguimiento avance % supervisores debían haber remitido su informe de
de contratos seguimiento y sólo se allegaron
( supervisores)
Fuente: Planeación

Es importante mencionar que el 1 de septiembre de 2016, se iniciaron las mesas de trabajo con las
diferentes áreas para revisar y concertar la permanencia, modificación, eliminación y/o creación de
indicadores del Sistema Integrado de Gestión, esperando que los resultados permitan que la entidad
cuente con una medición más real y acertada de su desempeño y gestión. El proceso de
concertación con las dependencias y áreas permitirá establecer la nueva batería de indicadores para
la vigencia 2017.

13
4.3. Cambios representativos generados en los proyectos de inversión en la vigencia 2016,
plan de desarrollo “BOGOTÁ MEJOR PARA TODOS”.

Fuente: Planeación

Se deben tomar las medidas que corrijan la desviación, toma de decisiones, situación que no se
presenta y por tanto el resultado es que el procedimental no se cumple, las metas no se logran y al
final se perjudica la ciudadana pues los proyectos no se dan al servicio.

5. Módulo de Control, Evaluación y Seguimiento

La Oficina de Control Interno, realizó la coordinación de la Auditoría interna del Sistema Integrado de
Gestión del 12 al 20 de septiembre de 2016, en donde con el apoyo de 39 auditores, se auditaron 15
procesos, de los cuales se registraron 24 no conformidades (en total 27 no conformidades en
relación a la norma o el procedimiento), tal como lo demuestra el siguiente cuadro:

NO CONFORMIDADES POR TIPOLOGIA (Norma NTC, MECI,

PROCESO
PROCESO legal, interno)
PLANEACIÓN A LA GESTIÓN 1 Procedimiento Interno
DISEÑO Y CONSTRUCIONES DE
2 Norma
PARQUES Y ESCENARIOS
ADMINISTRACIÓN Y
MANTENIMIENTO PARQUES Y 1 Norma
ESCENARIOS
FOMENTO AL DEPORTE 0 --

14
 1 Procedimiento Interno
PROMOCIÓN DE LA RECREACIÓN 4
3 Norma
GESTIÓN DE COMUNICACIONES 4 Norma
GESTIÓN DE TALENTO HUMANO 0 --
GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS Y 4 Norma
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TECNOLOGICOS 1 Procedimiento Interno
GESTIÓN JURÍDICA 0 -
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
2 2Norma
SERVICIOS
GESTIÓN FINANCIERA 1 Norma
GESTIÓN DOCUMENTAL 3 Norma
GESTIÓN DE PROYECTOS UEL -- --
CONTROL, EVALUACIÓN Y
2 2 Norma
SEGUIMIENTO
Fuente: Oficina de Control Interno

• Dichas No Conformidades ya están registradas en el aplicativo ISOlucion, de tal forma que

los líderes de cada proceso, realizaran las acciones pertinentes para corregir las
desviaciones a cada uno de los procedimientos y así al SIG.

• Se da cumplimiento al objetivo del programa de auditoria “Verificar el mejoramiento continuo

del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, la
eficacia, eficiencia y efectividad, así como el cumplimiento de los requisitos establecidos en la
norma (NTC GP 1000:2009 e ISO 9001:2008), los legales y demás requisitos
complementarios.”; así mismo se resaltó la necesidad de fortalecer principalmente los
requisitos de las normas de calidad de los Capítulos 4, 7 y 8, que se relacionan con el control
de registros y documentos principalmente, con los productos y/o servicios y seguimiento y
medición de los procesos, análisis de datos así como establecer controles más efectivos en la
supervisión de contratos, seguimiento al presupuesto asignado en cada proyecto y el
cumplimiento de la normatividad interna con el fin de lograr el mejoramiento continuo del
Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto.

• En cuanto al Mapa de Riesgos de Gestión y su plan de manejo por procesos para el año
2016, el IDRD en términos generales ha mejorado la forma de identificación, seguimiento y
evaluación de acuerdo con el modo sistémico implementado por el Aplicativo “ISOLUCION”,
sin embargo, es preciso tener en cuenta que no todas las dependencias han realizado los
registros en dicho aplicativo de manera completa; si hacen seguimiento al riesgo, pero no
evalúan los controles separadamente, si evalúan el indicador, no le anexan evidencias, si
evalúan el riesgo en general pero lo hacen tarde o fuera del tiempo correspondiente. Siendo

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 lo anterior responsabilidad de las dependencias que implementan las acciones y los controles
correspondientes.

• Para el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, se realizaron los seguimientos

respectivos por medios de memorando interno a todas las dependencias y su resultado se
pública en el sitio WEB del IDRD (www.idrd.gov.co), en cumplimiento de la normatividad del
Estatuto Anticorrupción, a su vez se encuentra el consolidado del año que está contenido en
el Informe de seguimiento y en el cuadro Matriz correspondiente.

• Para el presente periodo la Oficina de Control Interno ha publicado Boletines Informativos

promocionando el Autocontrol: Boletín No. 56 Las buenas prácticas en el IDRD, Boletín No.
57 Planeación estratégica, Boletín No 58 ¿ Que es la NTD – SIG001: 2011?, Boletín No. 59
Auditorías internas al Sistema Integrado de Gestión en el IDRD, Boletín No. 60 Gracias por
su participación, compromiso y colaboración en las auditorías internas al SIG 2016, Boletín
No. 61 Resultados de las auditorías internas del Sistema Integrado de Gestión del Instituto
Distrital de Recreación y deporte – Vigencia 2016. y Boletín No 62 Octavo simulacro de
Evacuación Distrital.

• Se consolidó y validó las cuentas mensuales (junio - septiembre) a través del Sistema de
Vigilancia y Control Fiscal – SIVICOF de la Contraloría de Bogotá D.C.

• En lo que respecta a los planes de mejoramiento, se realizó el seguimiento pertinente del

plan referente a la Subdirección Técnica de Parques y a la Subdirección Técnica de
Recreación y Deportes, se hizo el seguimiento pertinente en el aplicativo ISOlucion, en el
módulo de mejoramiento. Así mismo en las diferentes mesas de trabajo con el funcionario de
calidad de la Subdirección Técnica de Parques y con la funcionaria encargada del tema en la
Subdirección Técnica de Recreación y Deportes; para estos seguimientos se suscribieron
actas de reunión que reposan en la carpeta física correspondiente.

• Se realizó reunión de seguimiento al establecimiento e implementación de los planes de

mejoramiento originados por auditorías internas del proceso de diseño y construcción de
parques y escenarios, conjuntamente con los responsables, se evidencia en actas de los
días 30 de agosto , 13 de septiembre y de 15 de septiembre del 2016 y memorando inicial
374323.

• Es importante anotar que se han realizado los seguimientos a los planes de mejoramiento
internos, originados por las diferentes auditorías y evaluaciones que realiza esta Oficina,
seguimiento a las solicitudes realizadas por los entes de Control y actualización de la base de
datos para su posterior seguimiento. También se llevó a cabo el monitoreo a los riesgos de

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 gestión en el periodo evaluado.

• Por otra parte, la Oficina de Control Interno realizó arqueos de caja menor a la Oficina
Asesora Jurídica, informe radicado No 311793 el 15 de julio de 2016; Área de Recursos
Físicos radicado 311363 de 15 de julio de 2016 ; Área de Tesorería, radicado 379423 de 25
de agosto de 2016. Se presentó el Informe Final de la evaluación Armonización
Presupuestal 2016 y se envió a través del radicado 360013 del 12 de agosto de 2016. Se
presentó Informe final de la Auditoria de Participación Ciudadana y Control Social, a través de
radicado 320413 del 25 de julio de 2016. Se presentó el Informe Final de la evaluación
Austeridad en el Gasto Público y se envió a través del radicado 386543 del 1 de septiembre
de 2016. Se presentó informe de sobre grado de avance de la Implementación del Nuevo
Marco Normativo Contable a septiembre de 2016. Rad 431713 del 30 de septiembre de 2016.
SEGUIMIENTO COLISEO SAN ANDRES MEMORANDO 218903. Evaluación tercer milenio
195363 evaluación pantallas y televisores 275123; Auditoria de Parques informe Preliminar
405733 ;Muros de Escalar informe final 366473; Festival de Verano informe final 342063;
Suministro y Dotación Juegos Nacionales informe preliminar 345123; Evaluación Proyecto de
Inversión recreación activa 365 informe preliminar 294143 e informe final 325203; Informe
final proyecto TEC 425603; Informe Final de evaluación proceso de selección IDRD-STCLP-
022-2014LP-022-2014. Radicado IDRD No 2016400007876; Informe Final de evaluación
proceso de selección IDRD-STC-LP-017-2015. Radicado IDRD No 20161500070493; Informe
de Evaluación del Riesgo de Colusión en la Contratación del IDRD. Radicado IDRD No
20161500431233; Informe de Evaluación Proceso de Selección IDRD-STP-LP-002-2015 .
Radicado IDRD No20161500188763; Análisis de la Ejecución de Proyectos de Inversión
2012-2015.

• La Oficina de Control Interno, ha proyectado y remitido los informes respectivos “Relación de

las causas que impactan los resultados de los avances de la gestión presupuestal,
contractual y física en cumplimiento del plan de desarrollo de la entidad u organismo”
(Alcaldía mayor de Bogotá). – “Relación de los diferentes informes que haya presentado y
publicado en cumplimiento de sus funciones y sobre la ejecución del programa anual de
auditorías” (Alcaldía Mayor de Bogotá). – “Resultados de avance de la implementación y
sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión” (Alcaldía Mayor de Bogotá). – Seguimiento a
los riesgos de corrupción y Mapa de riesgos que puedan impactar los resultados previstos en
los planes de gestión y los proyectos de inversión y que pudieran llegar a afectar el
cumplimiento de los compromisos del plan de desarrollo. (Alcaldía Mayor de Bogotá).

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6. Descripción del cumplimiento del Plan de Comunicaciones 2016

Durante el periodo comprendido entre el 12 de julio al 31 de octubre de 2016, el equipo de

profesionales de la Oficina Asesora de Comunicaciones con recursos informativos hablados, escritos
y virtuales, atendió el cubrimiento fotográfico y audiovisual de las actividades llevadas a cabo por el
IDRD y que hacen parte del Plan de Comunicaciones, las cuales se describen a continuación:
Comunicados de prensa:44, publicaciones en página web : 400, redes sociales: Instagram (se
ganaron 458 seguidores), Facebook (ganancia de 2641 likes), Twiter (ganancia de 4241 seguidores)
y Youtobe (11980 reproducciones), Diseño de piezas: 340, Correos institucionales :139, Anuncios
Altavoz: 60, Pantalla interna: 30 reproducciones, Cubrimiento en video y fotográfico a 30 eventos,
que dejaron 50 horas de grabación en video y 5080 registros fotográficos.

6.1. Descripción de las noticias más sobresalientes del Instituto

• Con el “Plan Bici”, Bogotá quiere ser la capital de la bicicleta.

• Prepárese para disfrutar el 20 Festival de Verano del 30 de julio al 7 de agosto.
• Colombiana de escenarios busca ampliar la renovación del Coliseo el Campin.
• Ciclovía nocturna por el cumpleaños de Bogotá
• Bogotá cumple sus 478 años: ¡fiesta en familia¡
• Coliseo el Campin se transformará en un moderno espacio para espectáculos.
• Festival de verano tuvo alrededor de 450.000 asistentes.
• Así se transformará el Coliseo el Campin para el año 2018.
• Cuatro años para 64 parques en los que se invertirán 350.000 millones de pesos.
• Volvieron los festiparques.
• IDRD destina 900 millones de pesos para mejorar la gramilla del el Campin.
• Inician obras para reestructurar la gramilla del estadio el Campin.
• Parque en el barrio Rosales será realidad tras 17 años.
• Bogotá revive su poder en el baloncesto.
• IDRD reabrirá licitación de temporada taurina en 2017
• La Alcaldía de Bogotá recuperará e iluminará 100 parques de la ciudad.
• Todos al Simón Bolívar a disfrutar del Aerobic Run Fest.
• Terminan parque Bicentenario en el centro de la ciudad.
• Bogotá será sede de los juegos Nacionales de ruta 2017, con ciclistas de lujo.

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7. PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS

Estado actual de los servicios que prestan los SUPERCADES y conclusión general de las
Peticiones, Quejas y Reclamos.

En el periodo comprendido entre el 12 de julio al 31 de octubre de 2016, se han atendido en los

SuperCADES de Américas, Bosa, CAD, Suba y 20 de Julio, un total de 12.411 personas, de las
cuales 2.621 solicitaron información acerca de los servicios, programas, actividades y eventos que
ofrece el IDRD y 9.790 solicitaron el Pasaporte Vital. A continuación se muestra la atención por
SuperCADE.

Fuente: Atención al Cliente, Quejas y Reclamos

7.1. Conclusión general de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias, clasificadas por
dependencia en el periodo julio – octubre de 2016:

El 52% de los requerimientos realizados al IDRD por medio de los canales oficiales definidos
corresponden a la Subdirección Técnica de Parques, la mayoría referentes a la instalación de parque
biosaludables, mantenimiento de parques y utilización de los espacios. En segundo lugar y con un
15% se encuentra la Oficina Asesora Jurídica, donde el 90% de los requerimientos son sobre
reconocimiento deportivo a clubes, y en tercer lugar se encuentran la Subdirección Técnica de
Construcciones y la Subdirección Técnica de Recreación y Deporte – Deportes con el 10%, como se
muestra a continuación:

19
Fuente: Atención al Cliente, Quejas y Reclamos

7.2. Descripción de las actividades más sobresalientes de la gestión del Defensor del
Ciudadano

• Atendiendo la designación y reglamentación de la figura del Defensor del Ciudadano en el

IDRD, así como lo establecido en la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía que
asigna al Defensor del Ciudadano como “Garante y veedor en la implementación y el
seguimiento de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía”, se han estado
realizando las siguientes actividades que permiten el mejoramiento en la atención:
• Se han realizado capacitaciones a los servidores públicos donde se socializa, sensibiliza y
capacita en torno a los principios, atributos y características del servicio a la ciudadanía en el
marco de la Política Pública Distrital de Servicio a la Ciudadanía, además de los trámites y
servicios que se prestan en la entidad. Dentro del periodo del 12 de julio al 31 de octubre se
han realizado 4 capacitaciones a los servidores que prestan sus servicios en los Supercades.
• Se encuentra en proceso de elaboración la versión número 13 del procedimiento de Atención
a Quejas, Denuncias y/o Reclamos, actualización que permitirá mejorar la oportunidad y la
calidad de las respuestas a los ciudadanos, teniendo en cuenta los canales por los cuales
ingresan las peticiones al IDRD. Así mismo define claramente las responsabilidades de cada
una de las áreas desde donde se gestionan las peticiones que se radican en el Instituto.
• Se está diseñando un protocolo para el análisis de calidad, calidez y oportunidad de las
respuestas a la ciudadanía frente a sus requerimientos. Lo anterior con la finalidad de realizar
un seguimiento y evaluación que permita tomar los correctivos, a efectos de brindarle al
peticionario una atención eficaz y oportuna.

20
 ALCALDíA MAYOR
DE BOGOTÁ D.C.
CULTURA, RECREACION y DEPORTE
InsUtulo Dislrilal de R""",aci6n y Deporte

8. Generalidades y Observaciones del Estado General del Sistema de Control Interno

• En cuanto al seguimiento de los indicadores de gestión, la Oficina de Control Interno sugiere
tomar las medidas que corrijan la desviación, toma de decisiones y que permitan alcanzar las
metas pactadas que impacten en la cobertura y favorecimiento de la comunidad.
• De la auditoría realizada al Sistema de Gestión de Calidad del Instituto Distrital de Recreación
y Deporte se concluye que en general se evidencia y se mantiene el Sistema de Gestión de
la Calidad del IDRD, así la madurez y conocimiento del Sistema Integrado de Gestión,
identificando la plataforma estratégica de la identidad (Misión, Visión, Política del SIG, y
Objetivos del mismo). Se hace evidente, el. uso adecuado de versiones de documentos,
registros y formatos en la mayoría de los procedimientos.
• La Oficina de Control Interno, hizo el seguimiento a los riesgos y realizó las observaciones
pertinentes en el Aplicativo ISOlución para ser tenidas en cuenta por parte de las
dependencias que Gestionan cada uno de los Riesgos y al mismo tiempo en el informe final
de riesgos de la vigencia se dejan las observaciones pertinentes para ser tenidas en cuenta
por parte de los responsables.
• Aunque se vienen realizando mesas de trabajo con las diferentes dependencías para realizar
seguimiento, se requiere del compromiso de todos los Jefes para lograr dar cumplimiento
efectivo a las acciones en los tiempos establecidos.
• Realizado el análisis financiero se observa que la ejecución presupuestal de los compromisos
adquiridos del Plan de Desarrollo Bogotá Humana, una vez realizada la armonización
presupuestal al 30 de junio de 2016, se han cumplido en un 97,3%; asi mismo los giros
relacionados con dichos compromisos alcanzan un 75,38%. lo cual se ubica en un nivel
adecuado, faltando dos meses para el cierre de vigencia.
Para los 9 proyectos de inversión del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos, se
observa que el mismo se encuentra en un nivel de baja ejecución, tanto en compromisos,
como en giros, pues los mismos se encuentran en porcentajes del 30,3 y 8,45%
respectivamente.
• La Oficina de Control Interno, frente a la atención que se brinda en los Supercades
recomienda fortalecer los trámites con el objetivo de dar a conocer los servicios que presta la
entidad a la comunidad. En este orden se sugiere evaluar la posibilidad de implementar los
puntos de radicación de correspon cia en los Supercades favoreciendo a la ciudadanía,
evitando largos desplazamientos h (st I~in~strativa.

LUIS FRA e CANTE CESPEDES

Jefe Oficina.De Control Interno- lORD

Consolidó: Martin Alonso Beltrán Garcia - Profesional Universitario. Oficina de Control Interno.

21
,
Calle 63 No. 59A -06
sOGoTA
Tel: 660 54 00
www.idrd.gov.co
Info: Línea 195
Código Postal: 111221 ~e@
~YM;t •••~
MEJOR
PARA TODOS