República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

Instituto Universitario de Tecnología Industrial
“Rodolfo Loero Arismendi”
Valera- Trujillo

UNIDAD 3:
ACCESS

Estudiante:

Mayerling Linares
Anyela Rosales
27804279

4to Semestre-Administración Tributaria

Informática 2
¿Qué es Access?
Microsoft Access es unos datos desarrollado por Microsoft y componente de
la suite Microsoft Office.

Es útil para la creación de pequeñas bases de datos para el hogar y pequeñas

empresas. No es multiplataforma, pues sólo funciona en Windows.

Microsoft Access almacena datos en su propio formato basado en el Motor de base de

datos de Access Jet. También puede importar o vincular directamente a datos
almacenados en otras aplicaciones y bases de datos.

Los desarrolladores de software, los arquitectos de datos y los usuarios avanzados

pueden usar Microsoft Access para desarrollar software de aplicaciones.

Al igual que otras aplicaciones de Microsoft Office, Access es compatible con Visual
Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en objetos que
puede hacer referencia a una variedad de objetos, incluidos DAO (Data Access
Objects), objetos de datos ActiveX y muchos otros componentes ActiveX.

Definición de Entorno
La definición clásica de entorno se refiere al espacio que nos rodea, y con el que
interactuamos. Este espacio puede ser virtual o real, dependiendo de a que nos
refiramos, teniendo entorno natural, físico, social, económico, político... En el mundo
de la informática se refiere a los programas que facilitan la comunicación con
el ordenador, intercambiando información con él sobre lo que deseamos hacer,
transmitirle órdenes y es definitiva trabajar con ellos.

Asistente
Los asistentes hacen más sencillas las tareas de instalar dispositivos, programas o
realizar ciertas tareas.

Otra definición: Cualquier programa intuitivo que guía paso a paso al usuario para
realizar una tarea. El ayudante de Office es un ejemplo.
Crear un archivo en Microsoft Office

Los archivos de Microsoft Office son los que tradicionalmente ocupamos cuando de
crear archivos se trata, tienen la ventaja que pueden ser abiertos en cualquier
computadora que tenga instalado dicho paquete de programas, su interfaz es muy
sencilla de utilizar y la creación de archivos es también muy simple siguiendo los pasos
a continuación:

 Desde el menú de inicio de nuestra computadora seleccionaremos alguno de

los programas de Microsoft Office que vayamos a utilizar, como puede
ser Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Power Point, etc.

 Nos aparecerá directamente en la pantalla una hoja de trabajo en blanco que

varía levemente entre cada uno de los programas, y las barras de edición de
texto en la parte superior. Ahora solamente necesitamos empezar a editar, o
bien seleccionar una plantilla de trabajo en el menú Archivo > Nuevo >
Plantillas.

 Cuando estamos listos para guardar nuestro archivo haremos clic en la opción
“Archivo” que se encuentra al lado superior izquierdo de nuestra

 Ahora buscaremos la opción “Guardar como”, seremos enviados a una

pequeña pantalla donde deberemos colocar el nombre con el que queremos
identificar el archivo y damos clic en la opción “Guardar”.

 Al completar este paso el archivo quedará guardado en nuestra computadora,

por lo que podremos cerrar el programa de manera segura, haciendo clic en la
“X” que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.

 Si hemos dado clic para salir del programa y el documento aún no se encuentra
guardado, nos aparecerá un cuadro de texto en el que se nos pregunta si
queremos guardar el documento, al presionar guardar nos solicitará colocar un
nombre al documento y presionar “Guardar”, luego de esto el programa se
cerrará por sí solo.
Desde Microsoft Office podemos crear multitud de archivos distintos, como por
ejemplo documentos de texto con Word o bases de datos con Access. Sea cual sea
nuestra necesidad en ofimática, Office está ahí para echarnos una mano en lo que
necesitemos.

Crear un archivo PDF

Los archivos en formato PDF permiten que otros usuarios diferentes a quien ha creado
el documento puedan leerlo pero no puedan editar ni cambiar la información que se
encuentra en el archivo. Los pasos como crear un archivo en PDF son los siguientes:

 Sigue los pasos que hemos detallado anteriormente para crear un documento
de Microsoft Word. Cuando estés listo para guardarlo ve a Archivo > Guardar
como.

 Coloca el nombre del archivo como se ha detallado y en el recuadro que

aparece justo debajo de donde colocaste el nombre, presiona en la flecha para
desplegar las opciones de archivo disponible, busca la que indica PDF.

 Da clic en guardar y Word creará una copia del archivo original en el

formato PDF.

 Para visualizar el archivo deberás tener instalado un lector

de PDF como Acrobat Reader. Si ya tienes este programa, al momento de
guardar el archivo se te preguntará si quieres visualizarlo en el programa, si
deseas hacerlo da clic en aceptar.

CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS CON PLANTILLAS

Una manera de crear una base de datos en Access es utilizar las plantillas
predeterminadas que ofrece la herramienta. Para ello debes ir a la ficha Archivo y
seleccionar la opción Nuevo y posteriormente hacer clic sobre Plantillas de ejemplo y
enseguida se mostrarán las plantillas disponibles.
Al elegir crear una base de datos a través de una plantilla se incluirán las tablas,
formularios y reportes que contiene dicha plantilla y deberemos comenzar a trabajar a
partir de dichos elementos.

Sugiero utilizar este método solamente cuando has revisado previamente dichas
plantillas de bases de datos y estás totalmente seguro de que se ajustan a tus
necesidades. Las bases de datos creadas de esta manera tienen una estructura de
datos bien definida y puede llegar a ser muy laborioso tratar adaptarla para importar
datos de otra fuente que tienen una estructura muy diferente.

CREAR UNA BASE DE DATOS EN ACCESS EN BLANCO

Ya que (en teoría) al momento de crear una base de datos en Access deberíamos
haber hecho el diseño, la mejor opción para crear nuestra base de datos será hacerlo a
partir de una base de datos en blanco. Para hacerlo debemos comenzar por pulsar la
opción Base de datos en blanco que se encuentra dentro de la opción Nuevo de la
ficha Archivo.
Es importante hacer notar que al momento de pulsar el botón Base de datos en blanco
se crear un archivo con el nombre y ruta especificados en el panel derecho.

Una vez creada la base de datos podrás encontrar el archivo .accdb en la ruta
especificada. Por último debo mencionar que Access insertará una tabla vacía
llamada Tabla1 a partir de la cual podremos iniciar con la creación de nuestro diseño.

TIPOS DE DATOS
En Access existen diez tipos de datos distintos:

1. Datos adjunto, como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios
archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access.

2. Autonumérico - Números que se generan automáticamente para cada registro.

3. Moneda - Valores monetarios.

4. Fecha/Hora - Fechas y horas.

5. Hipervínculo - Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico.

6. Memo - Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad
típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada.

7. Número - Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que existe un tipo
de datos independiente para la moneda.

8. Objeto OLE - Objetos OLE, como documentos de Word.

9. Texto - Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección.

10. Sí/No - Valores booleanos.

En ocasiones, puede parecer que los datos de un campo son de un tipo, aunque en
realidad son de otro. Por ejemplo, puede parecer que un campo contiene valores
numéricos, cuando en realidad se trata de valores de texto, como números de
habitaciones. A menudo podrá utilizar una expresión para comparar o convertir
valores de distintos tipos de datos.

TAMAÑO DEL CAMPO

Después de crear un campo y de establecer su tipo de datos, podrá establecer otras
propiedades. El tipo de datos del campo determina las otras propiedades que se
pueden establecer. Por ejemplo, es posible controlar el tamaño de un campo Texto si
se establece su propiedad Tamaño del campo.

En los campos Número y Moneda, la propiedad Tamaño del campo cobra una especial
importancia, ya que determina el rango de valores del campo. Por ejemplo, un campo
Número de un bit sólo puede almacenar enteros comprendidos entre 0 y 255.

La propiedad Tamaño del campo también determina la cantidad de espacio en disco

que necesita cada valor del campo Número. Según el tamaño del campo, el número
puede ocupar exactamente 1, 2, 4, 8, 12 o 16 bytes.

Los campos Texto y Memo tienen tamaños de valor de campo variables. En el caso de
estos tipos de datos, Tamaño del campo establece el espacio máximo disponible para
cualquier valor. (Microsoft Office)

Agregar campos
Para almacenar nuevos datos sobre algo para lo que ya tiene una tabla de Access,
considere la posibilidad de agregar un campo a la tabla. Por ejemplo, supongamos que
tiene una tabla que almacena los apellidos, el nombre, la dirección de correo
electrónico, el número de teléfono y la dirección de correo postal de cada uno de sus
clientes. Si quiere comenzar a realizar un seguimiento del medio de comunicación
preferido de cada cliente, agregue un campo para almacenar esa información.

Cada dato para el que desee realizar un seguimiento se almacena en un campo. Por
ejemplo, en una tabla de contactos se crean campos para apellido, nombre, número
de teléfono y dirección. En una tabla de productos se crean campos para nombre de
producto, identificador de producto y precio.

Cada campo tiene ciertas características esenciales, como un nombre que lo identifica
de manera única dentro de una tabla, un tipo de datos que define la naturaleza de los
datos, las operaciones que se pueden realizar en los datos y la cantidad de espacio de
almacenamiento reservada para cada valor.
Antes de crear los campos, intente dividir los datos en partes útiles de menor tamaño.
Es mucho más fácil combinar los datos posteriormente que tener que separarlos. Por
ejemplo, en lugar del campo Nombre completo, puede crear campos independientes
para apellidos y nombre. Después, puede buscar u ordenar fácilmente por nombre,
apellidos o ambos. Si tiene previsto generar informes, ordenar, realizar búsquedas o
realizar cálculos en un elemento de datos, coloque ese elemento en un campo sin
ningún otro elemento.

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para
controlar su apariencia y comportamiento. Por ejemplo, la propiedad Formato define
cómo aparecerán los datos en una hoja de datos o formulario que contenga ese
campo.

Agregar un campo mediante la entrada de datos

Cuando crea una nueva tabla o abre una tabla existente en la vista Hoja de datos,
puede agregar un campo a la tabla mediante la entrada de datos en la
columna Agregar nuevo campo de la hoja de datos (1). Access asigna
automáticamente un tipo de datos para el campo, según los datos que se escriban. Si
lo que ha escrito no implica ningún tipo de datos, Access lo establece en Texto, pero
puede cambiarlo.

Para escribir los datos en la columna Agregar nuevo campo:

1. Cree o abra una tabla en la vista Hoja de datos; para hacerlo, haga clic con el
botón derecho en la tabla que prefiera del panel de navegación y, después,
haga clic en la vista Hoja de datos desde el menú contextual.

2. En la columna Agregar nuevo campo, escriba el nombre del campo que desea
crear.

Use un nombre descriptivo para que el campo se pueda identificar más fácilmente.

3. Escriba los datos en el nuevo campo.

Agregar un campo mediante una plantilla de campo

A veces, es más fácil seleccionar de una lista predefinida de campos que se adapte a
sus necesidades, en lugar de crear un campo de forma manual. Puede usar la lista Más
campos para elegir entre una lista de plantillas de campo. Una plantilla de campo es un
conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. En la
definición de plantilla de campo se incluye un nombre de campo, un tipo de datos, un
valor para la propiedad Formato del campo, y otras propiedades de campo.

1. En la pestaña Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y luego haga clic
en Vista Hoja de datos.

2. En la pestaña Campos, en el grupo Agregar y eliminar, haga clic en Más

campos.

3. Seleccione un campo en la lista Más campos para insertar la nueva columna.

Access colocará el campo a la derecha de la columna donde se encuentre el
cursor actualmente. Si selecciona una de las opciones de campo debajo del
título Inicio rápido (como Dirección), Access creará varios campos en la tabla
para que contengan las diferentes partes de una dirección.

Establecer propiedades de campo

Después de crear un campo, puede establecer las propiedades del campo para
controlar su apariencia y comportamiento.

Por ejemplo, mediante la configuración de propiedades de campo se puede:

 Controlar la apariencia de los datos de un campo

 Evitar la entrada incorrecta de datos en un campo

 Especificar valores predeterminados para un campo

 Agilizar la búsqueda y la ordenación en un campo

Puede establecer algunas de las propiedades de campo disponibles mientras trabaja

en la vista Hoja de datos. No obstante, para tener acceso y definir la lista completa de
propiedades de campo, debe usar la vista Diseño.

Las propiedades que se pueden establecer dependen del tipo de datos del campo.
 Eliminar un campo de una consulta
1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta y, a
continuación, haga clic en vista Diseño.

2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione el campo que desee

eliminar y, a continuación, presione Supr.

3. Cierre y guarde la consulta.

Eliminar un campo de una tabla

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la tabla y luego
haga clic en vista Diseño.

2. En la cuadrícula de diseño de la tabla, seleccione el campo que desee eliminar

y, a continuación, presione Supr.

3. Cierre y guarde la tabla.

Eliminar de la vista Hoja de datos

1. Abra la tabla en la Vista Hoja de datos.

2. Localice el campo de búsqueda, haga clic derecho en la fila de encabezado y, a
continuación, haga clic en Eliminar campo.
3. Haga clic en Sí para confirmar la eliminación.

Tipos de consultas en Access

Mientras estás diseñando una consulta, Access te permite clasificarlas de diferentes
formas, así podrás ver tus consultas en el orden que las configures.
Para clasificar una consulta es necesario que más de uno de los campos esté
organizado. A este tipo de clasificación se le conoce como multinivel.

Una consulta con varios niveles te permite organizar mejor los datos adicionales. Por
ejemplo, si tienes una tabla con los datos de tus clientes y sus direcciones, puedes
configurarla para que los registros queden ordenados por ciudad y las personas, por el
apellido.

Cuando se incluye más de una clasificación de consulta, Access ordena los datos de los
campos de izquierda a derecha.

Por ejemplo, hiciste la clasificación por ciudad y fecha de la última visita y el primer
campo: ciudad, se encuentra más cerca del lado izquierdo que el campo de la fecha.
Entonces, el orden de los datos en los resultados, aparecerá con las ciudades
ordenadas alfabéticamente y las fechas ordenadas de menor a mayor, pero teniendo
en cuenta el primer orden establecido.

Aplicar orden multinivel en las consultas

Paso 1:

Abre una consulta y haz clic en el botón Ver.

Paso 2:

Selecciona la opción Vista diseño y busca el campo que deseas ordenar primero.

Paso 3:

Ubícate en la fila Ordenar y haz clic en la flecha desplegable de cada campo.

Paso 4:

Selecciona según lo prefieras, entre las opciones Ascendente o Descendente.

Paso 5:
Repite el procedimiento en el resto de los campos para agregar clasificaciones
adicionales.

Recuerda que estas se aplican de izquierda a derecha. Así que, las clasificaciones
adicionales, deben quedar a la derecha de la clasificación principal.

Paso 6:

Finalmente, haz clic en el comando Ejecutar. Los resultados de la búsqueda aparecerán

en el orden deseado.