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El presupuesto

EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE PRESUPUESTO1

La idea de presupuestar ha existido en la mente de la humanidad desde siempre, lo demuestra el
hecho que los egipcios hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de
trigo, con objeto de prevenir los años de escasez; y que los romanos estimaban las posibilidades de
pago de los pueblos conquistados, para exigirles el tributo correspondiente.
Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de planificación y control,
tuvieron su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVIII cuando se presentaba al
Parlamento Británico los planes de gastos del reino y se daban pautas sobre su posible ejecución y
control.
En 1820 Francia y otros países europeos adoptan un procedimiento de presupuesto gubernamental
y los Estados Unidos lo acogen en 1821 como elemento de control del gasto. Entre 1912 y 1925, y
en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado notó los beneficios que podía
generar la utilización del presupuesto en materia de control de gastos, en concordancia con el rápido
crecimiento económico, aprobándose la Ley de Presupuesto Nacional.
En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control
Presupuestal, integrado por 25 países, donde se estructuraron los principios del presupuesto para
así tener un rango internacional. Las industrias crecen con rapidez y cada vez se afianza más el
empleo de métodos de planeación empresarial apropiados.

QUÉ ES UN PRESUPUESTO
Un presupuesto consiste en un plan detallado conformado tanto por las perspectivas de ingresos
como por las necesidades de adquisición y consumo de recursos materiales y financieros, cuyo
objetivo es el cumplimiento de unas metas definidas previamente, expresado cuantitativamente en
valores y términos monetarios y que, además, debe cumplirse en un determinado período de tiempo.
Antes de iniciar el proceso gerencial de una organización se deben establecer objetivos y estrategias
y elaborar planes para el cumplimiento de las metas. Dentro de estos planes se encuentra la
planeación financiera, y uno de los resultados es el presupuesto. El presupuesto hace parte del ciclo
administrativo donde se realiza la formulación de estrategias, planeación, organización,
producción, información y control,derivado del plan de largo plazo de la empresa, que a su vez viene
establecido por los planteamientos estratégicos que la misma haya elaborado, el presupuesto
general es un compendio de todos los planes y objetivos de la empresa para el futuro inmediato,
normalmente un año.
En el proceso de elaboración y aprobación del presupuesto se debe asegurar un verdadero proceso
participativo de las personas y Dependencias, de acuerdo con las competencias señaladas en los
reglamentos de la Organización.
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Presupuestar

Es calcular en forma anticipada a cuánto ascenderán los ingresos y los gastos de una empresa
durante un período. Toda empresa necesita conocer su futuro inmediato y poder anticipar lo que
habrá de ocurrir en los próximos meses.
El Empresario puede ayudar a determinar ese futuro, planeando las actividades de su empresa. Un
valioso instrumento de planeación lo constituye el plan de ventas. El Proceso Presupuestal es uno de
los aspectos más importantes que se debe desarrollar en una empresa, pues de él depende que se
tenga una visión clara para la toma de decisiones administrativas y así contribuir con el logro de los
objetivos de la entidad.
El proceso presupuestal está reflejado en un sistema de información desarrollado para planear,
elaborar y consolidar el presupuesto, siendo este último, una herramienta de gestión financiera de la
empresa, que permite identificar necesidades y alternativas con el fin de determinar acciones que
minimicen los riesgos y propicien beneficios.Desde el año 2001, el proceso presupuestal no ha
sufrido cambios significativos, sin embargo, en la época actual, donde prevalece la globalización y la
competitividad, las empresas han tenido que plantear nuevas estrategias para mantenerse vigentes.
A nivel gerencial, la toma de decisiones exige rapidez y seguridad, y es en esos momentos cuando
las herramientas administrativas cobran mayor importancia como apoyo en las decisiones
estratégicas. Las fallas que presenta el proceso presupuestal actual, generan limitaciones en
cuanto a la calidad de la información, la agilidad, la flexibilidad y la oportunidad, para obtener la
información presupuestal de la Organización, poniendo en riesgo la toma de decisiones, la
calificación financiera por parte de los entes externos, y por ende, deteriorando el fin último al que va
orientado la gestión, el cual es el posicionamiento de la empresa en el mercado competitivo.

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS PARA LA GERENCIA

Las organizaciones surgen de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello
deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que
cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir. Es decir, cuanto menor
sea el grado de acierto, mayor será la investigación que debe realizarse sobre la influencia que
ejercerán los factores no controlables por la gerencia sobre los resultados finales de un negocio.
El presupuesto surge como herramienta moderna de planeación y control al reflejar el
comportamiento de los indicadores económicos y en virtud de sus relaciones con los diferentes
aspectos administrativos, contables y financieros de la empresa. Los presupuestos son importantes
porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, además de:
Por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites
razonables. Sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y su
redefinición en caso de requerirse.
Cuantifican en términos financieros los diversos componentes de un plan total acción.Las partidas
del presupuesto sirven como guías durante la ejecución de programas de personal en un
determinado periodo de tiempo, y sirven como norma de comparación una vez que se hayan
completado los planes y programas. Los presupuestos inducen a los especialistas de asesoría a
pensar en las necesidades totales de las compañías, y a dedicarse a planear de modo que puedan
asignarse a los varios componentes y alternativas la importancia necesaria.Los presupuestos sirven
como medios entre unidades a determinado nivel y verticalmente entre ejecutivos de un nivel a otro.
Una red de estimaciones presupuestarias se filtran hacia arriba a través de niveles sucesivos para su
posterior análisis.
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EL CONTROL PRESUPUESTAL
El presupuesto como instrumento de control representa el curso a seguir para cumplir los objetivos
definidos, pero por sí sólo, no evita las desviaciones o asegura la realización de las metas. El
ejercicio del control necesario para conservar el rumbo trazado, es una de las funciones de cada
área de la organización.
El propósito primordial del control presupuestal es hacer que los objetivos, metas y normas de la
empresa relacionados con el presupuesto se cumplan a cabalidad. El control se refiere a los
métodos o formas de hacer que las metas y objetivos lleguen a donde se espera, asegurar que éstos
se cumplan y determinar las causas de desempeño de todo tipo.
La efectividad de la función de control presupuestal, depende en gran parte de la correcta
identificación, clasificación y acumulación de los gastos reales, originados en los centros de costos,
para luego ser comparados con los presupuestos correspondientes y determinar si la actividad se ha
desarrollado dentro de los límites específicos y de acuerdo con las metas establecidas.
El control presupuestal incluye dos conceptos: Planificación y control, los cuales son totalmente
diferentes aunque complementarios. Planificar es tomar decisiones por adelantado; esto incluye el
establecimiento de objetivos futuros y la elaboración de las previsiones necesarias para alcanzar
esos objetivos. Estas previsiones, en general, en las empresas toman la forma de presupuestos. El
control por otro lado, comprende las acciones llevadas a cabo por los directivos con el fin de alcanzar
los objetivos establecidos en la planeación. Bajo el concepto de control se incluyen, también, las
acciones necesarias para que todas las partes de la organización funcionen de manera coordinada y
consistente con la política empresarial.
En cualquier caso, ambos conceptos están íntimamente relacionados, hasta el punto de resultar
difícil imaginarse el uno sin el otro. Aunque una buena planificación es importante en sí misma, sino
existe un control posterior, su eficacia se ve enormemente reducida. Por otro lado, el control para ser
efectivo necesita de unos objetivos establecidos previamente, sin ellos, el concepto de control no
tiene sentido. De poco sirve controlar las actividades realizadas si no está claro qué se pretende
conseguir con ellas.
Para llevar a cabo su actividad los directivos necesitan instrumentos que les faciliten la tarea.
Planificar la actividad futura, obtener información sobre la actividad realizada, establecer vías de
comunicación con superiores y subordinados., son algunos de los aspectos del trabajo directivo que
se facilitan enormemente mediante un sistema de control presupuestal. De hecho, el control
presupuestal es la herramienta cuantitativa de gestión empresarial más utilizada. Empieza a ser raro
encontrar alguna empresa que no utilice total o parcialmente, formal o informalmente, alguna de las
técnicas que componen el control presupuestal.

SISTEMA DE INFORMACIÓN FINANCIERO Y CONTABLE5

Un sistema de información presupuestal permite llevar una gestión de planificación presupuestal y su
control por Centros de Costo, Áreas de responsabilidad, localidad, proceso, actividad, producto, o de
toda la compañía de una manera independiente al plan de cuentas pero integrado a la contabilidad,
de manera tal que permite comparar los montos presupuestados con los montos reales registrados
en las cuentas contables. Así mismo permite llevar un control de los montos comprometidos en el
módulo Logístico, así como los montos ejecutados por partida en el módulo financiero.
El sistema debe generar reportes presupuestales y contables de acuerdo a los requerimientos de
cada empresa y de cada usuario, obteniendo informes multidimensionales que presentan saldos de
diversos períodos o ejercicios, variaciones entre períodos expresados en las monedas definidas o en
porcentajes, comparaciones entre los resultados reales y los presupuestados para un período o
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el total del ejercicio. El sistema de presupuesto, debe ser un sistema que apoya al empresario desde
la formulación del presupuesto (de ingresos y egresos) por cada una de las dependencias hasta el
trámite y ejecución del mismo. Debe manejar el plan de cuentas y permitir el control del presupuesto
de la entidad.

COMPONENTES DEL PRESUPUESTO

1. El presupuesto de ingresos(ventas)
2. Presupuesto de gastos

Lo primero: conocer su mercado Esto le permitirá establecer:

Qué productos podrán venderse con éxito;

A quiénes;
En qué cantidades
A qué precios y bajo qué condiciones; En qué época del año; y
A través de que canales de distribución.
El plan de ventas expresado en cifras constituye el presupuesto de ingresos.

Presupuesto de ingresos y gastos

Se prepara con la información proveniente del presupuesto de ventas.

En él ha incluido usted, mes a mes, tanto el número de unidades de producto a vender; como los
montos de dinero que recibirá por dicha venta.
Previamente usted habrá fijado los precios de venta de cada uno de sus productos, para los
próximos tres, seis o doce meses. Presupuestar es fijarse metas de ventas y hacer todo Se prepara
con la información proveniente del presupuesto de ventas. En él ha incluido usted, mes a mes, tanto
el número de unidades de producto a vender; como los montos de dinero que recibirá por dicha
venta. Previamente usted habrá fijado los precios de venta de cada uno de sus productos, para los
próximos tres, seis o doce meses. Presupuestar es fijarse metas de ventas y hacer todo el esfuerzo,
posible para lograrlas, Esto es lo que caracteriza al empresario. Es todo lo contrario de sentarse a
esperar que los clientes llamen a la puerta. El presupuesto de ingresos debe ser elaborado en forma
realista sin exceso de entusiasmo pero constituye todo un reto a nuestra creatividad, imaginación y
dinámica. El empresario no espera el futuro; lo hace.
Taller
Presupuesta las cantidades previstas de ventas y precios de los artículos Enero-dic 2018
Al presupuestar, usted calcula la cantidad de productos a vender en un determinado período (tres,
seis o doce meses).
También fija los precios que cobrará por sus productos.

Para hallar los totales de venta de cada mes, bastará con multiplicar el número de unidades que
usted ha previsto vender de cada artículo, por su precio unitario.
Repetir esta operación, mes por mes.
Sumar los totales hallados, por mes y para el período presupuestado.

Ejercicio guía:
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PRESUPUESTO DE INGRESOS ENERO-ABRIL 2020

PRESUPUESTO DE VENTAS

EMPRESA GRAJALES Y CIA LTDA (incremento en ventas mensuales 5%)

PRODUCTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL TOTAL
A 300

B 250

C 300

TOTAL UNIDADES
CVVVVAVALOR UNITARIOVVVPITULO III. DEL PRESUPUESTO 1.1501

PRECIO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL TOTAL

UNITARIO
PRODUCTO
A(25.000)

B(28.000)

C(35.000)

VALOR TOTAL

TERMINA EL TALLER

Elabora el presupuesto de venta de la empresa ABC Y CIA LTDA., correspondiente al mes de mayo,
junio, julio, agosto, sept, oct nov y dic(del año 2020) ,(productos A;B;C),si se incrementan las ventas
cada mes, en 5%

Cuál es el valor total de las ventas en el año 2020?(UNIDADES) (incremento en ventas mensuales
5%)


PRECIO UNITARIO MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE TOTAL

(ventas)PRODUCTO

A(25.000)

B(28.000)

C(35.000)
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(incremento en ventas mensuales 5%)

PRECIO UNITARIO OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

PRODUCTO
A(25.000)

B(28.000)

C(35.000)

PRESUPUESTO DE COSTO( ESTE ES EL COSTO DE LOS PRODUCTOS)(N°UNIDADES X EL COSTO)

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO TOTAL

COSTO DE
PRODUCCION)

A(20.000)

B(25.000)

C(26.000)

TOTALES

PRODUCTO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE TOTAL

C(COSTO)

(A)
(B)

(C)
TOTALES
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OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL
A

TOTALES

PRESUPUESTO DE GASTOS

ELABORA EL PRESUPUESTO DE GASTOS DE LA EMPRESA ABC Y CIA LTDA, CON LOS SIGUIENTES
DATOS( TODOS LOS GASTOS SON MENSUALES)

1) beneficios económicos a trabajadores $8.500.000(nómina, mensual )permanece constante,todo el año

2)Gastos de mantenimiento $2.300.000(mensual)distribuidos asi:(el 20% equipos de

computación),(20%muebles y enseres),(vehículos, el 20% llantas y repuestos, mano de obra, y 30%
combustibles y lubricantes)(el 10% para otros)

3)gastos de servicios públicos $800.000(cada mes de incrementa en 3%

4)transporte y fletes ($850.000, enero))(cada mes se incrementa 2%)

5)publicidad $400.000(los meses enero, mayo, septiembre y diciembre)

6)se compra un seguro $1.055.000 ,cada uno, el mes de enero y otro en septiembre(el mismo valor)

7) lubricantes y combustibles $741.200(cada mes)

8)contratos Outsorsing( $1.184.000, cada mes:en enero, feb,marz ,abril, mayo,junio,julio.agosto, septiembre,
oct, nov y diciembre

9)honorarios del contador Público( 800.000cada mes

10)impuestos el 33% (año 2019)de la utilidad del ejercicio

concepto Enero febrero marzo abril mayo junio

Beneficios 6.500.000
económicos(nómina)

Gastos de
mantenimiento
gastos de servicios
públicos
transporte y fletes
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Seguro

impuestos el 33%
(año 2019
TOTAL

julio agosto septiembre octubre noviembre diciembre TOTAL

Estado de resultado: Empresa Grajales y Cía. Ltda : año 2020

CONCEPTO VALOR
Ingresos operacionales(Ventas)

(-)costo de venta

= UTILIDAD BRUTA
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(-)Gastos

beneficios económicos(nómina)

Gastos de mantenimiento

gastos de servicios públicos

transporte y fletes

Publicidad

seguro

(=)UTILIDAD OPERACIONAL

(-) impuestos el 33% (año 2020)

(=)UTILIDAD NETA