Oficio (documento)

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Este art�culo o secci�n necesita referencias que aparezcan en una publicaci�n
acreditada.
Este aviso fue puesto el 11 de diciembre de 2013.
Para otros usos de este t�rmino, v�ase oficio (desambiguaci�n).
El oficio es un tipo de documento que sirve para comunicar disposiciones,
consultas, �rdenes, informes, o tambi�n para llevar a cabo gestiones de acuerdos,
de disposiciones, de felicitaci�n, de colaboraci�n, de agradecimiento, etc. Estas
redacciones se utilizan en instituciones como: ministerios, embajadas, municipios,
colegios profesionales, sindicatos y oficinas de gobierno, entre otros.

�ndice
1 Tipo de oficios
1.1 Oficio m�ltiple
2 Partes del oficio
3 Referencias
Tipo de oficios
Oficio m�ltiple
Es un documento1? que se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a m�s de un
destinatario, y por esta raz�n las instituciones o dependencias incluyen el n�mero
de oficio, dejando puntos suspensivos para escribir el nombre y el cargo , para
especificarlo cuando el caso lo requiera. Esto sirve, adem�s, para agilizar el
proceso que dure la documentaci�n.

El texto de este tipo de documento se basa en la emisi�n de �rdenes, instrucciones,

recomendaciones, sugerencias o informaciones a diferentes oficinas o despachos
simult�neamente que nos ayuda a la compresi�n del lector

El trato que se considera en el oficio m�ltiple es vertical descendente y

horizontal. Es decir, va dirigido a subordinados, o entre jefes de instituciones
del mismo nivel o jerarqu�a.

La estructura del oficio m�ltiple, b�sicamente, es igual que la del oficio simple,
no obstante lo cual es importante recordar que:

el n�mero de oficio es el mismo para todos los ejemplares que se van a distribuir;
en el oficio m�ltiple, necesariamente, se escribe la palabra distribuci�n, que
viene a ser la �ltima parte de este tipo de oficio (v�ase ejemplo).
se da en el original, �ntegramente y sin ninguna alteraci�n. Todo el fragmento o
p�rrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.
Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros
casos del mismo oficio.

El tipo de trato y/o relaci�n que se cumple por medio de este documento es el de
autoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Este
documento servir� para transcribir informes relevantes e importantes.

Partes del oficio

Membrete
Es el primero. Todas s empresas tienen membrete, lo cual es muy importante para un
oficio.
A�o
Es la denominaci�n que se le da al a�o actual.
Lugar y fecha
Es la primera parte, en la que se escribe: el lugar de donde se env�a, el d�a, el
mes y el a�o en curso.
Numeraci�n
En esta parte se escriben los tres datos, al igual que el memor�ndum; la palabra
oficio con may�sculas, seguida del n�mero de expedici�n y separada por una l�nea
oblicua y, a continuaci�n, las siglas de la oficina de procedencia con letras
may�sculas, separada por una l�nea oblicua y el a�o en curso.
Destinatario
Es la parte que abarca cuatro l�neas o m�s, seg�n lo requerido. Aqu� se escribe: el
nombre completo, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
Asunto
Es la cuarta parte y se escribe con may�sculas la palabra ASUNTO, seguida de dos
puntos y luego, en resumen, se indica con claridad el mensaje del texto, que se
explicar� en el cuerpo.
Referencia
Es la quinta parte que se usa, s�lo cuando es necesario mencionar la numeraci�n del
documento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Esta
palabra tambi�n se escribe con may�scula y debajo del asunto.
En algunos casos esta parte del oficio se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
Cuerpo o texto
Es la parte central del documento, donde se dar� a conocer el mensaje de la
comunicaci�n, en forma clara y precisa y muy brevemente.
"Tengo a bien comunicarle..."
"Me es muy grato comunicarle..."
"Tengo el honor de dirigirme..."

Despedida
En la despedida debemos demostrar amabilidad, cortes�a.
Firma y posfirma
Firma:- Se escribe la r�brica a mano.
Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y a
su vez el cargo que le distingue, m�s el sello respectivo.
Iniciales
Al igual que en el memor�ndum, las iniciales del remitente se escriben con letras
may�sculas y, en min�sculas, las de la persona que mecanografi� el documento.
Anexo
Aqu� se indica la documentaci�n que se adjunta al oficio, como cat�logos, revistas,
tarjetas, programas, etc.
Un anexo es una p�gina que constituye un tipo de informaci�n de soporte
enciclop�dico, que aporta informaci�n relacionada con art�culos, pero que no es un
art�culo en s� mismo. Este tipo de p�ginas utilizan el espacio de nombres
espec�fico Anexo:, y se categorizan en la Categor�a:Anexos.

Distribuci�n
Se usa, generalmente, en los oficios m�ltiples; aqu� se menciona a las personas y
las dependencias a quienes va dirigido el oficio.