ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

PROCESO CÓDIGO ASPD06

GESTIÓN

VERIFICACIÓN, REGISTRO Y EVALUACIÓN DE LAS

PROCEDIMIENTO VERSIÓN 3
OBLIGACIONES DE CUMPLIMIENTO

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional de Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
Profesional Secretaria general Secretario General Secretario General
Profesional de la Oficina de Tecnologías de la Jefe Oficina de Tecnologías de la Jefe Oficina de Tecnologías de la Información
Información Información.
FECHA: FECHA: FECHA:
02/06/2016 15/07/2016 25/10/2016
Identificar, registrar y actualizar los requisitos legales de cada subsistema de gestión, mediante la consulta y verificación
periódica de las obligaciones de cumplimiento donde se encuentran inmersas las normas legales vigentes expedidas por
OBJETIVO
los órganos competentes y otros requisitos de carácter contractual; con el propósito de dar cumplimiento a las mismas y
asegurar el cumplimiento de los objetivos propuestos del Sistema integrado de Gestión.
Inicia con la verificación de los requisitos legales y otros requisitos de carácter contractual aplicable a la Superintendencia
ALCANCE Nacional de Salud, continúa con el registro de la matriz de Obligaciones de Cumplimiento y, finaliza con la evaluación del
cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento.
ÁMBITO DE
Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas, puede ser en medio
físico o magnético.

Requisito Normativo: Requisito impuesto por una norma vigente y que aplica a las actividades de la organización y sus procesos.

Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo: Aquella disciplina que trata de la prevención de las lesiones y enfermedades causadas
por las condiciones de trabajo, y de la protección y promoción de la salud de los trabajadores. Tiene por objeto mejorar las condiciones y
el medio ambiente de trabajo, así como la salud en el trabajo, que conlleva la promoción y el mantenimiento del bienestar físico, mental y
social de los trabajadores en todas las ocupaciones.

Subsistema de gestión ambiental: Parte del sistema de gestión definido para gestionar aspectos ambientales, cumplir con las
obligaciones legales y los requisitos voluntarios, y tener en cuenta el riesgo asociado a las amenazas y las oportunidades.

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Obligaciones de cumplimiento: Necesidad o expectativa que está establecida, generalmente implícita u obligatoria, y que se debe o se
decide cumplir, incluye los requisitos legales y de otra índole.

Subsistema de Seguridad de la información: Parte del sistema de Gestión que administra la confidencialidad, integridad y disponibilidad
de los activos de información.

NORMAS

REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO

Resolución 2189 de 2016 “por medio de la cual se crea el Controlar los proceso y procedimientos creados dentro del Sistema
proceso de Gobierno y gestión de información Integrado de Gestión.

Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual

Capítulo 6. Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”

“Capituló III, Artículo 8, Numeral 5. Cumplimiento de los Requisitos

Normativos Aplicables.

Numeral 11. Parágrafo – Por su Importancia, el empleador debe identificar

la normatividad nacional aplicable del Sistema General de Riesgos
Decreto 1443 de 2014 “Por el cual se dictan disposiciones Laborales, la cual debe quedar plasmada en una matriz legal que debe
para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad actualizarse en la medida que sean emitidas nuevas disposiciones
y Salud en el Trabajo – SGSST.” aplicables a la empresa.

Artículo 12. Documentación. El empleador debe mantener disponibles y

debidamente actualizados entre otros, los siguientes documentos en
relación con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
SG-SST:

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Numeral 15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del
Sistema General de Riegos Laborales que le aplican a la empresa.”

La Superintendencia Nacional de Salud adopta el sistema integrado de

Resolución 2116 de 2014 “Adopción del sistema integrado de gestión el cual se encuentra conformado por (7) subsistemas de gestión y
gestión” establece los responsables operativos para su adecuado mantenimiento y
sostenibilidad del sistema de gestión.

POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1- La actualización y verificación de los requisitos legales se realizará una vez al año o cuando sea requerido por el Líder Operativo
de cada subsistema y/o líder de proceso.
2- Es responsabilidad del Líder Operativo de cada subsistema la identificación, registro, actualización, y divulgación de las
Obligaciones de cumplimiento aplicables a su subsistema.
3- Para la identificación de las obligaciones legales del subsistema de Gestión de la calidad, se tendrán en cuenta las disposiciones
legales identificadas en el Portafolio de Bienes o Servicios de la Superintendencia Nacional de Salud, código PMMN02 y Manual
de Acuerdos de Nivel de Servicio, código PMMN01.
4- Para el subsistema de la calidad el incumplimiento de algún requerimiento legal identificado mediante el portafolio de bienes y
servicios se decretará como producto no conforme.
5- Las obligaciones de cumplimiento para el subsistema de gestión de la calidad se encontrarán plasmadas en la sección de
normatividad de cada procedimiento, para facilitar la identificación de los requisitos legales a cumplir en cada servicio prestado por
la Superintendencia Nacional de Salud.
6- El registro Matriz de Obligaciones de cumplimiento se consolidará mediante el sistema de información dispuesto para tal fin.
7- Cada Líder Operativo es responsable de la información que registra en la Matriz de Obligaciones de cumplimiento.
8- Los líderes operativos por subsistema son:

a) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC);
b) La Oficina de Tecnologías de la Información será el líder operativo del Subsistema de Seguridad en la Información (SSI);

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
c) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST); mediante el Grupo
de Talento Humano
d) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Gestión Ambiental (SGA); mediante elGrupo de Recursos
Físicos
e) La Secretaría General será el líder operativo del Subsistema de Gestión Documental (SGD); Mediante elGrupo de Gestión
Documental.
f) La Oficina Asesora de Planeación será el líder operativo del Subsistema de Responsabilidad Social (SRS);
9- Las fuentes mínimas de consulta serán el diario oficial de la Imprenta Nacional de Colombia y las descritas a continuación:

SUBSISTEMA FUENTES DE CONSULTA

Seguridad y salud en el Ministerio del Trabajo

trabajo Ministerio de Salud y Protección Social
Ministerio de Transporte
Administradoras de Riesgos Laborales
Gestión Ambiental Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible
Secretaria Distrital de Ambiente Bogotá
Departamento Administrativo de Gestión del Medio Ambiente
Departamento técnico administrativo del medio ambiente Barranquilla
Unidad ambiental del área metropolitana del Valle de Aburra.
Unidad ambiental del área metropolitana de Bucaramanga.
Corporación autónoma regional para el desarrollo sostenible del Choco
Corporación autónoma regional del Alto Magdalena.
Contratos establecidos con proveedores.
Seguridad de la Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Información Ministerio de Salud y Protección Social–como representante GEL del sector salud

Gestión Documental Ministerio de Cultura

Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones

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POLÍTICAS DE OPERACIÓN
Archivo General de la Nación
Calidad Ministerio de Salud y Protección Social
Departamento administrativo de la función pública

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN
id RESPONSA CARGO PARTICIPA REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO?
BLE NTE
El profesional encargado deberá consultar el
diferentes fuentes de información enunciadas en
la política de operación N° 8 del presente
procedimiento, donde se registran y publican la Líder
Todas las
normativa relacionada de acuerdo a cada Operativo de
Verificar las fuentes áreas
subsistema y/o proceso. cada
de publicación de los
1 subsistema Profesional
nuevos requisitos Oficina
El profesional asignado revisa el contenido de la
legales Asesora
nueva normativa y analiza su aplicabilidad. Si se Líder de
Jurídica
requiere aclarar alguna duda en relación a la Proceso
norma consultada, se deberá solicitar el apoyo de
la Oficina Asesora Jurídica para definir su alcance
y como aplica a la organización.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN
id RESPONSA CARGO PARTICIPA REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO?
BLE NTE
SI: Si el requisito legal nuevo aplica a la
organización se continúa con el procedimiento y
¿El requisito legal
se realiza la actividad 3.
2 nuevo aplica a la
organización?
NO: El requisito legal no aplica, finaliza el
procedimiento.
El profesional asignado realiza el registro del
requerimiento legal en la matriz de registro de
obligaciones legales, ubicada en la LINK:
Repositorio de información requisitos legales.,
para esto se procede con la IDENTIFICACIÓN DE
REQUISITOS legales, el profesional asignado o
líder operativo del subsistema analiza la siguiente
información: Líder
SUBSISTEMA (identifique y registre a que Operativo de
Verificar, actualizar y subsistema pertenece el requisito legal); cada
Todas las
3 analizar el ELEMENTO/ASPECTO/PROCESO (identifique el subsistema Profesional
áreas
requerimiento legal atributo que más aplica al subsistema, es decir, si
nos referimos al subsistema ambiental el atributo Líder de
que más aplicaría seria “aspecto”, ejemplo: Proceso
Aspecto Residuos sólidos; si nos referimos al
subsistema de la calidad el atributo que más
aplicaría seria “proceso”, ejemplo: Proceso
administración del sistema integrado de gestión).
SEDE (en este campo identifique puntualmente a
que sede de la superintendencia aplica el
requerimiento legal identificado, si determina que
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN
id RESPONSA CARGO PARTICIPA REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO?
BLE NTE
requerimiento no segmenta su aplicabilidad
escriba la palabra “todas”). CRITERIO (en este
campo identifique la especificidad de aplicación
del requisito, ejemplo 1: para el subsistema
Ambiental se detectó que el requisito legal hallado
aplica para un aspecto de residuos sólidos y su
criterio especifico aplica al manejo de residuos,
ejemplo 2: en el subsistema de la calidad se
detectó que el requisito aplica para el proceso
administración del sistema integrado de gestión, y
el criterio especifico aplica para el procedimiento
Elaboración y Control de documentos y registros).
En los siguientes campos, NORMA, NÚMERO,
AÑO, MES, EMISOR,
EPIGRAFE/DESCRIPCIÓN, especifique los
datos generales del requisito legal identificado.

El profesional asignado deberá identificar la

aplicabilidad del requerimiento legal, para esto Líder
determine que artículos o aspectos del requisito Operativo de Matriz de
son los que deberá cumplir la entidad y proceda a cada Obligaciones
Verificar la
registrarlo en el campo ARTÍCULOS subsistema de
4 aplicabilidad del Profesional
APLICABLES DEL REQUISITO LEGAL, Cumplimient
requerimiento legal
posteriormente identifique como la entidad podrá Líder de o código
dar cumplimiento al requisito legal, registre este Proceso ASFT20
aspecto en campo ¿CÓMO DEBE DARSE
CUMPLIMIENTO AL REQUISITO LEGAL?,
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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN
id RESPONSA CARGO PARTICIPA REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO?
BLE NTE
(describa de manera clara y con leguaje simple las
acciones que la entidad debe realizar para dar
cumplimiento al requerimiento.

En el siguiente campo especifique en qué recurso,

documento o acción se puede evidenciar el
cumplimiento del requisito legal, y registre dicha
evidencia en el campo EVIDENCIA DE
CUMPLIMIENTO, ejemplo: para dar cumplimiento
al requisito legal de gestionar aceites usados, su
cumplimiento se puede evidenciar mediante el
programa de gestión ambiental y la formalización
de procedimientos específicos para el tratamiento
de aceites.
Por último identifique el RESPONSABLE DE
CUMPLIR O HACER CUMPLIR EL REQUISITO
LEGAL, para el requisito legal en un proceso será
el líder del proceso el responsable de su
cumplimiento.

Nota: tenga en cuenta los requisitos de otra

índole, el profesional asignado identifica los
requisitos de otra índole a través de los procesos
de contratación, las exigencias de los clientes,
usuarios y proveedores críticos, y registra la
información cuando aplique.

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DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

ÁREA ÁREA
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN
id RESPONSA CARGO PARTICIPA REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO?
BLE NTE
La Oficina Asesora de Planeación consolidará la
matriz final de obligaciones de cumplimiento y
publicará dicha matriz dentro del portal web
institucional al final del primer trimestre de cada
vigencia, en la sección de procesos y
procedimeintos. Para la publicación final de la Líder
matriz se utilizará el formato ASFT20. Operativo de Oficina
Comunicar la
cada Asesora de
actualización de la El líder operativo de cada subsistema, se
subsistema Comunicacio
5 Matriz de encargará de establecer los canales adecuados Profesional
nes e
Obligaciones de para socializar y divulgar la matriz de requisitos
Oficina Imagen
Cumplimiento legales definida, teniendo en cuenta la población
Asesora de Institucional
objetivo, el propósito de la misma, con el
Planeación
acompañamiento de la Oficina Asesora de
Comunicaciones e Imagen Institucional para que
dicha socialización (recomendación, se podría
incluir en el plan de comunicaciones, las
campañas de divulgación).

La Oficina de Control interno verificará que cada

subsistema haya cumplido con los requisitos
Evaluar el legales establecidos, mediante la realización de Oficina de
Todas las Informes de
6 Cumplimiento de las auditorías de gestión y seguimiento planificado en Control Profesional
áreas auditoria
Obligaciones legales el programa de auditorías de gestión y Plan Anual Interno
de Gestión de cada vigencia.

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PUNTOS DE CONTROL
NOMBRE DE LA ACTIVIDAD
ID MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
Mediante observación e inspección
por parte de profesional asignado,
Verificar y analizar las fuentes de Líder Operativo
verifica y registra la la información
1 publicación de los nuevos requisitos Semestral de cada
con relación a la normatividad
legales subsistema
aplicable en el repositorio de
información definido para este fin.
Mediante observación y visita en situ,
se evalúa la aplicabilidad y monitorio
de las Obligaciones de cumplimiento
Evaluar el Cumplimiento de las Oficina de Informe de
6 por parte de cada líder operativo del Anual
Obligaciones legales Control Interno auditoria
subsistema y líder de proceso y
registra resultados a través de
informe de auditoria

ANÁLISIS DE TIEMPO
La identificación de los nuevos Requisitos Legales debe ser revisado durante el primer trimestre de cada vigencia. Y su tiempo para su
desarrollo dependerá de análisis normativo requerido por cada subsistema.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Norma Técnica Colombiana – ISO 45001:2018 - Subsistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional
numeral 9.1.2 Evaluación del cumplimiento (ISO 45001:2018).
Norma Técnica Colombiana – NTC ISO 14001:2015 - Subsistema de Gestión Ambiental, numeral 9.1.2 Evaluación del cumplimiento

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(ISO 14001:2015).
Norma Técnica Colombiana – NTC ISO 9001:2015 - Subsistema de Gestión de la Calidad, numeral 8.2.2 Determinación de los requisitos
para los productos y servicios.
ISO/IEC 27001:2013 – Subsistema de Seguridad de la Información, anexo A - A.15.1 Cumplimiento de los requisitos legales.

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CONTROL DE CAMBIOS

ASPECTOS QUE RESPONSABLE DE LA FECHA DEL

DETALLES DE LOS CAMBIOS
CAMBIARON EN EL SOLICITUD DEL CAMBIO VERSIÓN
EFECTUADOS
DOCUMENTO CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante memorando 3-2016-019029 se
solicita la creación del procedimiento del
Proceso de administración del Sistema
Adopción del documento Integrado de Gestión. Secretaría General 25/10/2016 1

Se adopta el documento mediante

memorando NURC: 3-2016-019693
Se solicita ajuste de actividades
describiendo de manera detalla y explicita
las acciones a realizar para la identificación
y análisis de los requisitos legales por
subsistema y cambios dentro de las
Políticas de operación especificando la Oficina Asesora de
Modificación actividades 24/04/2017 2
utilización de sistema de información y Planeación
registro mediante memorando NURC: 3-
2017-004389.

Se aprueban cambios mediante NURC: 3-

2017-005840
Se solicita ajuste de actividades
Actualización de describiendo de manera detalla y explicita
normatividad, actividades las acciones a realizar para la identificación
Oficina Asesora de
de gestión, actualización y análisis de los requisitos legales por 02/10/2019 3
Planeación
de normas técnicas y subsistema y cambios dentro de las
corrección de redacción Políticas de operación especificando la
utilización de sistema de información y

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registro mediante memorando NURC: 3-

2019-16324

Se aprueban cambios mediante NURC: 3-

2019-18271

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