CASO PRÁCTICO #1

Enunciado
La empresa ITSS, S.A. (en adelante ITSS) es una empresa proveedora de soluciones
tecnológicas en el ámbito de sistemas de información y telecomunicaciones. Tiene una
plantilla de más de 3.000 profesionales con sedes en 8 países de Europa y América. Se trata
de una empresa con 15 años de presencia en el mercado y que ha experimentado un rápido
crecimiento en los últimos años a raíz de la consecución de importantes contratos con
empresas multinacionales.
La empresa tiene dos líneas de negocio principales:
• Consultoría que se dedica al desarrollo e implantación de nuevos sistemas, tanto a
medida como a partir de soluciones existentes en el mercado.
• Outsourcing mediante el cual asume las operaciones relacionadas con los sistemas IT de
las empresas. Puede incluir únicamente personal o también la infraestructura tecnológica.
Cada una de las líneas de negocio cuenta con un director de unidad, que a su vez reportan
al director general de la compañía. En cada unidad existe un departamento comercial y un
área de operaciones. Dentro de operaciones hay distintos grupos especializados
sectorialmente. ITSS es una empresa enfocada a proyectos, si bien no cuenta con una
metodología desarrollada de dirección de proyectos. Ha habido algunas iniciativas para
desarrollar una, pero siempre se han abandonado por diversos motivos. Además del
personal dedicado al desarrollo de proyectos cuenta con departamentos centralizados de
RR.HH., Finanzas y Compras, que complementan el servicio a los proyectos.
Recientemente la empresa ha contratado al ingeniero Roberto J. Domínguez como director
de proyectos. Roberto acumula 10 años de experiencia laboral en el sector de las
telecomunicaciones, de los cuales los cuatro últimos han sido como director de proyectos
en una empresa de menor tamaño que ITSS. No tiene experiencia en entornos
internacionales y los proyectos que ha dirigido han respondido en su mayor parte a un
mismo perfil: de una duración inferior a 3 meses, con menos de 10 personas implicadas,
una única ubicación y un alcance relativamente pequeño. No obstante, siempre ha
mostrado un gran desempeño y las expectativas dentro de ITSS son muy altas en cuanto a
la aportación que pueda hacer a la empresa, especialmente en lo que se refiere a su
conocimiento del estándar de dirección de proyectos PMBOK®, contando con la
acreditación de Project Management Professional PMP®. La idea es que Roberto lidere el
desarrollo y la implantación, de una vez por todas, de una metodología de dirección de
proyectos.

1. ¿Cuáles son los beneficios principales de la implantación de una metodología de

dirección de proyectos en una organización? Cita al menos cuatro ventajas, justificando
su necesidad y los beneficios esperados de cada una de ellas.
1. Aprendizaje y aprovechamiento de la experiencia:
Los procesos y resultados que arroja la metodología de dirección de proyectos de una
empresa, permiten el aprovechamiento de las experiencias que pueden ser traducidas
 en información, y todo ese conocimiento es un auténticamente valiosa para la
empresa en el futuro, información que se perdía en buena parte por no tener un
método que permitiera su aprovechamiento.
2. Aumenta la aceptación de los resultados por parte de los clientes:
La entrega del proyecto dentro del plazo estipulado y dentro del presupuesto de
inversión, permite que la satisfacción del cliente aumente proporcionalmente y por lo
tanto, la aceptación de los resultados del proyecto. Los resultados al ser entregados a
dentro de las condiciones pactadas, aumenta la seguridad y confianza del cliente hacia
la empresa que cuenta con la metodología de dirección de proyectos.
3. Flexibilidad de la empresa y su orientación al mercado:
La flexibilidad que otorga la metodología de dirección de proyectos al permitir cambiar
dentro de la planificación y ejecución del mismo, y lo convierte en una herramienta
capaz de acoplarse a los mercados que en la actualidad tienden a cambiar
rápidamente, y debido a ello, el mantenimiento de la demanda.
4. Mayor control de los riesgos de los proyectos:
Otro beneficio que otorga la metodología de dirección de proyectos, es la de contar
con una estrategia para identificar, calcular y prever riesgos que puedan afectar la
estabilidad y desarrollo del proyecto. Con tal herramienta, se puede disminuir e
incluso evitar los riesgos, ya que el control sobre los mismos es un avance que no
otorga la realización de proyectos con conocimiento empírico.

2. ¿Quiénes son los principales interlocutores con los que Roberto deberá tratar para
garantizar el éxito de la implantación? Cita al menos cuatro tipos de interlocutores,
justificando su importancia y la aportación que pueden realizar.

 Gerente de Recursos Humanos: será el interlocutor encargado de trasladar las

metodologías y directrices establecidas en la metodología de dirección de
proyectos a los componentes humanos que integran los grupos de trabajo.
Aportará información de vital importancia para el análisis de los miembros de cada
equipo de trabajo que se detallará en el EDT.
 Gerencia de Asesoría Legal: Interlocutor de gran importancia dentro del proyecto,
debido a su conocimiento sobre asuntos legales y formalidad que se deben de
cumplir dentro de los países en los cuales de desarrollará el proyecto. La
aportación principal del Gerente Legal, será la asesoría en materia legal sobre las
rigurosidades que deben de cumplirse con el objetivo de ser completamente
legales dentro de los países objetivo.
 Gerente de Finanzas y Compras: Interlocutor encargado de la sostenibilidad y
desarrollo económico de la empresa ITSS, así como de la compra de bienes o
contrataciones de servicios para la misma. La aportación que implica al Gerente de
 Finanzas dentro del desarrollo del proyecto con Roberto, es la de brindar
información financiera y la de colaborar para la elaboración de presupuesto del
proyecto.
 Gerente General: es el Interlocutor encargado de la empresa en general, el cual
debe de velar por el correcto funcionamiento y sostenimiento en el futuro de ITSS,
por ello es el encargado superior al cual está subordinado Roberto, y por ello debe
de rendir reportes para la reportabilidad del proyecto. La aportación del Gerente
General, es la de brindar información general de la salud organizacional de la
empresa a Roberto, para poder planificar de mejor manera todo el Plan de
Trabajo.

3. Desarrolla un plan de trabajo que le sirva de apoyo a Roberto en su objetivo para el

desarrollo y la implantación de la metodología de dirección de proyectos. Define las
distintas fases y los hitos que marcarán la consecución o no de los objetivos
previstos en cada una de ellas. Incluye qué indicadores emplearías para determinar la
consecución o no de cada hito.
ÁREA DE INICIO PLANIFICACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
CONOCIMIENTO
Integración Realizar el Acta Desarrollar la Gestionar y Controlar los Cierra de la fase
de Constitución planificación de liderar los trabajos del de Integración.
del Proyecto dirección del trabajos trabajo según
proyecto establecidos en planificación, así
el proyecto como la
supervisión de
los cambios.
Alcance  Planificar la Control del Cierra de la fase
gestión de Alcance y su de alcance.
alcance del validación.
proyecto de
ITSS.

 Recopilar
requisitos y
determinar el
alcance del
proyecto
 Creación de la
Estructura de
Desglose de
Trabajo.
Tiempo Determinar el  Creación del Control del Cierra del
plazo cronograma Cronograma Proyecto.
  Definir las
actividades y los
recursos
destinadas a
ellas
 Desarrollar el
cronograma
Coste Creación del Control del Cierra de la fase
presupuesto presupuesto. de Coste.
Calidad Planificación de la Ejecución de los Control de la Cierra de la fase
Gestión de Calidad procesos con el calidad de los de Calidad.
objetivo de resultados
asegurar la
calidad
Recursos Planificación de los Desarrollar y Control del Cierra de la fase
Humanos recursos humanos dirigir el equipo trabajo de las de Recursos
de trabajo personas humanos.
Comunicaciones Planificación de la Gestionar las Control de las Cierra de la fase
gestión de comunicaciones comunicaciones. de
comunicaciones Comunicaciones.
Riesgos Identificación  Planificación de Control de los Cierra de la fase
de los riesgos la gestión de los riesgos de riesgos.
riesgos
 Realizar análisis
cuantitativos y
cualitativos de
los riesgos
 Planificación de
respuesta a los
riesgos.
Adquisiciones Planificar la gestión Realizar las Control de las Cierra de la fase
de las adquisiciones adquisiciones adquisiciones de
Adquisiciones.
Interesados Identificación Planificar la gestión Gestionar el Controlar el Cierra de la fase
de los del involucramiento compromiso de involucramiento de participación
interesados de los interesados los interesados de los de los
interesados interesados

4. En una reunión de seguimiento de la implantación, Roberto ha sido cuestionado

acerca de la necesidad de la Gestión de la Integración, ya que se supone que la
metodología de dirección de proyectos va a eliminar radicalmente la posibilidad de
fallos. Especialmente se le ha cuestionado por los siguientes procesos:
• Desarrollar el Acta de Constitución del proyecto
• Control integrado de cambios
• Cerrar el proyecto o fase

Colabora con Roberto en la elaboración de un documento que describa el papel que

cumple cada uno de estos procesos y los principales beneficios (al menos 3 de cada
proceso) que aportan.

• Desarrollar el Acta de Constitución del proyecto

Es el acto formal e inicial del proyecto, en donde se determina el objetivo del
proyecto, sus características, el plazo disponible, el presupuesto aprobado para su
desarrollo, y además se nombra al Director de Proyectos y al Patrocinador,
otorgándoles sus funciones y responsabilidades para la correcta funcionalidad del
proyecto.

BENEFICIOS:
1. Otorga formalidad y organización a los elementos esenciales del proyecto.
2. Es un requisito previo al desarrollo de procesos de dirección del proyecto
posteriores.
3. Detalle las características que envuelve el proyecto y singulariza los
elementos que la conforman.

• Control integrado de cambios

Es un control realizado exclusivamente por el Directo del Proyecto, y en él se
determina una metodología para la solicitud de cambios del proyecto, y detalla los
perfiles de los sujetos aptos para solicitar el cambio, y la información que debe de
aportarse para el correcto análisis del impacto que podrá causar dicho cambio.

BENEFICIOS:
1. Hace flexible el proyecto al permitir cambios dentro del mismo.
2. Determina el procedimiento a seguir para la introducción o exclusión de
elementos del proyecto
3. Establece los sujetos que pueden solicitar los cambios, los sujetos que
aprueban los cambios y la información que debe de brindarse para su
correcto análisis.

• Cerrar el proyecto o fase

Es el proceso previsto en el Plan de Desarrollo del Proyecto en el cual se procede al
cierre formal del proyecto y se transfiriere el resultado al cliente, y por lo tanto, se
ven finalizados todos los trabajos del proyecto y se obtiene la aceptación por parte
del destinatario del mismo. Con este acto de finalización, se libera al equipo de
trabajo y se realiza el cierra de las actividades administrativas.

BENEFICIO:
 1. Finaliza formalmente todos los procesos y trabajos del proyecto, además de
determinar el procedimiento del cierre.
2. Arroja información vital para el aprendizaje de conocimientos que se
incorporan a una base de información de la Organización, que permite un
mejor desarrollo de proyectos en el futuro.
3. Actualiza los Activos de Procesos de la Organización que permite la mejora
de dirección de proyectos de la misma.

5. Realiza un cuadro resumen en el que para cada una de las áreas de conocimiento del
estándar PMBOK® aparezcan los datos relativos a:

• Resumen de a qué se refiere cada área de conocimiento.

ÁREA DE BREVE RESUMEN

CONOCIMIENTO
Integración Conjunto de acciones tendentes a garantizar la unificación, consolidación,
comunicación y acciones integradoras imprescindibles para que el proyecto se
desarrolle de forma controlada, se logre su finalización y se satisfagan las
expectativas de los interesados.
Alcance Definición y control de todos los trabajos necesarios para lograr el objetivo del
proyecto.
Tiempo Gestión de la finalización del proyecto en el plazo exigido.
Coste Procesos relacionados para planificar, estimar, presupuestar, financiar, obtener
financiación, gestionar controlar los costes del proyecto de manera que se ajuste al
presupuesto asignado.
Calidad Procesos y actividades de la organización ejecutora que establecen las políticas de
calidad, los objetivos y las responsabilidades de calidad para que el proyecto
satisfaga las necesidades para las que es acometido.
Recursos Procesos que organizan, gestionan y conducen al equipo del proyecto. Deben velar
Humanos en todo momento por la creación del clima de trabajo más favorable al proyecto así
como garantizar la motivación y compromiso de las personas asignadas al mismo.

Comunicaciones Procesos que garantizan la planificación, recopilación, creación, distribución,

almacenamiento, recuperación, control, monitorización y disposición final de la
información del proyecto, de forma que sea la adecuada a las necesidades del
proyecto y favorezca su desarrollo.
Riesgos Conjunto de procesos que permiten la identificación, análisis, planificación de
respuesta y control de los riesgos del proyecto, entendiendo como riesgo toda
incertidumbre que puede afectar positiva o negativamente al desarrollo del
proyecto.
 Adquisiciones Procesos necesarios para comprar productos o servicios que es preciso obtener fuera
del equipo del proyecto, tanto por necesidad como por estrategia de desarrollo del
proyecto.
Interesados Procesos necesarios para la identificación de personas y colectivos afectados, o que
creen verse afectados, por la realización o no del proyecto así como por sus
resultados.

• Criticidad (Alta/Baja) para el éxito de la implantación de la metodología que tiene que

desarrollar Roberto, justificando la razón.
ALTA: Debe de poseer un sentido crítico alto al momento de implementar la metodología
en la empresa, debido a que el proyecto es de carácter internacional y la experiencia de
Roberto se limita a proyectos nacionales y regionales, por lo que el impacto del proyecto
sobrepasa su área de conocimiento.
Para la correcta implantación de la metodología idónea, Roberto debe de definir los
aspectos generales en los que se desarrollará el proyecto, tales como los sectores a los
que estará destinado, los países que integrará el proyecto, la naturaleza propia de la
empresa ITSS, y el tipo de proyecto. Todos estos elementos harán que la metodología a
implementar sea concreta y propia del resultado que se pretende obtener.

• Dificultad (Alta/Media/Baja) del desarrollo de la metodología, justificando la razón.

MEDIA: Las características que envisten al desarrollo de la metodología al proyecto de la

empresa ITSS es alta debido a que su implementación abarca un ámbito internacional, y
dentro del mercado de telecomunicaciones debe de cumplirse con formalidades que los
diferentes países establezcan, por lo que Roberto al momento de desarrollar la
metodología debe de prever los distintos elementos que subyacen dentro del mercado de
interés.

• Principales interlocutores (máximo 3) en cada área de conocimiento con los que

Roberto tendrá que entrevistarse o que pueden influir en la aceptación o rechazo de la
metodología. Pueden repetirse interlocutores en más de un área de conocimiento.

ÁREA DE INTERLOCUTORES
CONOCIMIENTO
Integración Gerente General
 Sponsor del Proyecto
Asesor Legal de la Empresa
Alcance Director General
Director de Unidad de Outsourcing y Consultoría
Asesor Legal de la empresa
Tiempo Gerente General
Coste Gerente de Finanzas y Compras
Sponsor del Proyecto
Calidad Director General
Recursos Gerente de Recursos Humanos
Humanos
Comunicaciones Director de Unidad de Outsourcing
Director de Unidad de Consultoría
Riesgos Director General
Asesor Legal de la Empresa
Adquisiciones Director de Unidad de Finanzas y Compras
Interesados Director General
Director de Unidad de Outsourcing
Director de Unidad de Consultoría

• Documentación principal a generar como base para los proyectos. 3 al menos por cada
área de conocimiento. Serán documentos maestros en los que se basarán los que se
desarrollen en cada proyecto.
ÁREA DE DOCUMENTOS
CONOCIMIENTO
Integración Acta de Constitución
Plan para dirección de proyectos
Plan de trabajo del Director de Proyectos
Alcance Plan de gestión de alcance
Lista de Requisitos
Estructura de Desglose de Trabajo (EDT)
Tiempo Plan de Gestión del Programa
Diagrama de Red
Calendario de recursos del proyecto
Coste Plan de gestión de costos
 Presupuesto del Proyecto
Gestión del Valor Ganado
Calidad Plan de Gestión de Calidad
Métricas de calidad
Mediciones de calidad
Recursos Documentos de trabajo
Humanos Plantilla de la empresa
Estructura de Desglose de Trabajo
Comunicaciones Informe de Seguimiento
Planificación de la gestión de las comunicaciones
Reporte de los monitores de las comunicaciones
Riesgos Planificación de la gestión de riesgos
Planes de respuesta
Análisis cuantitativos de los riesgos
Adquisiciones Planificación de la gestión de adquisiciones
Documento de recolección de lecciones aprendidas
Contratos de adquisiciones
Interesados Planificación del involucramiento de los interesados
Informe del monitoreo de los interesados
Registro de los interesados