Importancia de los Archivos

Como un punto de partida para el desarrollo de las actividades de agrupación de

escritos, inicio con las comunidades Egipcias, Romas, Grecia, Arcadios, Sumerios
y Babilonios, quienes permitieron la evolución del archivo; como puntos de
referencia encontramos que en los siglos XII y XIII se evidenciaron los primeros
archivos financieros.

Es de resaltar, que los archivos de las diferentes entidades son fundamentales para
la toma de decisiones, y en general para que sirvan como soporte en caso de
trámites administrativos.

Aunado a lo anterior, debemos conocer que los archivos se clasifican de acuerdo a

las etapas documentales que establezca la entidad, entre los conceptos que se
destacan está el archivo activo, el cual contiene documentación del año actual y
años anteriores que aún se encuentran en proceso de trámite, archivo semiactivo,
el cual contiene documentos que se frecuentan de manera esporádica, archivo
inactivo, contiene documentos de duración perpetuo ya que son disposiciones
legales, fiscales, comerciales o históricas.

Los archivos tienen una naturaleza, clasificándose en archivo público, el cual

contiene los documentos elaborados por las entidades públicas, archivo privado de
interés público, el cual contiene documentos históricos de investigación, científicos
y culturales, archivo privado, documentos de propiedad de personas naturales o
jurídicas.

De igual forma, debemos tener presenta que los archivos están compuestos por una
serie de documentos, y que al darle aplicabilidad a las siguientes metodologías
permitirán mayor agilidad en la búsqueda de los documentos, así;

 Económicos
 Simples
 Funcionales
 Exactos
 Técnicos

Por otra parte, frente a los diferentes conceptos tratados, debemos destacar las
cualidades que debe tener la persona designada como archivista, las cuales son
fundamentales darles aplicabilidad para obtener resultados más efectivos al
momentos de archivar los documentos, dentro de las cuales se inciden las
siguientes:

 Orden
 Responsabilidad
 Prontitud
 Cordialidad
 Sigilo profesional
  Concentración

Dando continuidad a la temática, debemos interiorizar lo establecido en los artículos

que más adelante se relacionan de la Ley General de Archivos de Colombia:

Artículo 7, los archivos se clasifican según la jurisdicción de competencias:

 Archivo general del departamento

 Archivo general del municipio
 Archivo general del distrito

Artículo 8, archivos territoriales

 Archivos de entidades del orden nacional.

 Archivos de entidades del orden departamental.
 Archivos de entidades del orden distrital.
 Archivos de entidades del orden metropolitano.
 Archivos de entidades del orden municipal.
 Archivos de entidades del orden local.
 Archivos de las nuevas estadidades territoriales que se creen por ley.
 Archivos de los territorios indígenas que se crearán cuando la ley los
desarrolle.

Artículo 9, organización del estado

 Archivos de la rama ejecutiva.

 Archivos de la rama legislativa.
 Archivos de la rama judicial.
 Archivos de los organismos de orden de control.
 Archivos de los organismos autónomos.

Por último, debemos tener en cuenta que un archivo debe contener los siguientes
elementos, los cuales permitirán que facilitaran la ubicación, búsqueda y consulta
de información:

 Archivadores (verticales y horizontales)

 Folderama
 Archivador giratorio
 Archivador metálico
 Archivador electrónico
 Estantes
 Archivador rodante
 Planoteca