ANALISIS DE PLANES OPERATIVOS

Proceso de Mercadeo, Ventas y Distribución

Dentro de la organización empresarial de la empresa MAXIFRITOS LTDA el área de

mercadeo es un área reducida a solo 4 personas como fuerza de ventas, ya que su
enfoque de ventas se basa en grandes distribuidores, lo que hace que su enfoque sea
sesgado a este canal de ventas, sin embargo la retroalimentación y la motivación son
fundamentales para su ejecución, por lo que semanalmente se hace un proceso de
coaching y una retroalimentación dirigida por un especialista en mercadeo (externo
contratado por servicios) que solo atiende estas reuniones, y el cual es apoyado por el
sub gerente de la compañía quien es el directo responsable de esta aérea; en estas
reuniones se evalúan los resultados obtenidos por los vendedores en la semana anterior,
y se proyectan las metas para la nueva semana, impulsando el trabajo del grupo hacia
los objetivos de la organización y midiendo por medio de cifras y estadísticas la
evolución de la fuerza de ventas, además este canal de ventas o este personal está
enfocado en el mantenimiento de los clientes existentes y a la vez aunque en un
porcentaje más bajo se encuentran dedicados a la apertura de mercado nuevo, siendo su
mercado objetivo clientes que no sean retail sino que por el contrario no proporcionen
costos de mantenimiento adicionales a los ya existentes

En cuanto a la parte de apoyo para esta fuerza de ventas (Material POP, Merchandising
o propaganda) la empresa no cuenta con ningún soporte, ya que sus clientes son atraídos
únicamente por la información trasmitida por el voz a voz y apoyada por su página
WEB en donde se enfocan en el contacto para la adquisición de nuevos clientes, por lo
que su apoyo de ventas, su abre puertas, o su impuso sea casi nulo, aunque en la
operación existente es casi innecesario

Por parte de la distribución se realiza en un 90 % a través del canal de distribuidores lo

que minimiza los fletes de entrega consolidando viajes grandes y a los mismos destinos,
facilitando su envió y minimizando sus costos.
Proceso de Producción, Logística y operaciones

DISTRIBUCION DE PLANTA

Su proceso de producción y logística es muy lineal y secuencial debido a su volumen de

ventas, esto ayuda a maneja un sistema primario de JUST IN TIME, en donde lo
producido esta acorde con lo vendido, y aunque su logística es a la inversa, ya que
primero se factura y posteriormente se hace la remisión para su envió, su operación no
tiene inconvenientes mayores, adicionalmente su sistema de distribución y ventas
enfocado a canales de grandes distribuidores facilita su alistamiento, despacho, y
posterior entrega ya que los pedidos son pedidos grandes, dando la posibilidad de
minimizar los tiempo de alistamiento y ajustando los tiempos de entrega a los
requeridos por lo clientes.

Su proceso de producción es sistematizado y eficiente dando a los operarios la

posibilidad de cumplir a cabalidad sus requerimiento y adicional contribuir con el
almacenamiento de los productos de forma adecuada para evitar su rotura excesiva,
aunque por otro lado su espacio limitado en la zona de almacenamiento impide que este
proceso sea ejecutado a la perfección y contribuyendo a que su producto se deteriore
constantemente por el hacinamiento que vive la mercancía por el reducido espacio que
manejan.
Esta sistematización apoyada por el conocimiento de los empleados adquirido a través
de la experiencia y el largo tiempo de laborar en la compañía, hacen que su operación
sea buena, pero susceptible al mejoramiento, y aunque las herramientas están a la orden
del día, no se les da el uso debido y no se utilizan de la mejor forma posible, sin
embargo por la baja capacitación de sus operarios y la empírica educación adquirida por
parte de su planta de producción su operación no es optima y sus finanzas no superan
las expectativas como podría ser. A continuación se presenta la grafica correspondiente
al proceso de producción.

PROCESO DE PRODUCCION

Desarrollo del Talento Humano

Para MAXIFRITOS LTDA el personal o colaboradores que laboran en la compañía no

necesitan tener conocimiento académico o experiencia en el campo a desempeñar, ya
que por políticas de la compañía el principal requisito para vincular a un trabajador con
la empresa, es la confianza y el conocimiento de la persona antes que su curriculum o
carrera laboral, por lo que la mayoría de sus operarios, vendedores, y demás personal
operativo de planta son capacitados a través del conocimiento empírico, situación
diferente se presenta en la plana administrativa en la que debido a las funciones a
realizar si es requisito el conocimiento adquirido en la academia, y es muy relevante la
experiencia laboral que tengan.
Por otra parte la capacitación a los trabajadores operativos es de manera informal, ya
que esta capacitación se enfoca en mejorar el desempeño de los trabajadores,
trasmitiendo el conocimiento de las personas más antiguas adquirido con los años a los
mas inexpertos evitando los errores a la hora de ejecutar sus funciones, en la única área
en la que se realiza un proceso similar al de capacitación, es el área de ventas en la cual
semanalmente se hace una reunión de motivación y retroalimentación de su desempeño
en el mismo periodo de tiempo anterior, pero en el área administrativa esta función no
se presenta., aunque en la parte legal todos los empleados de la compañía cuentan con
su afiliación a la salud a pensión y a las cajas de compensación sin excepción alguna, y
su horario de entrada y salida en controlado a través de un reloj que registra su hora de
entrada y de salida y el tiempo extra laborado es reconocido como lo indica el estatuto
laboral colombiano.

Servicio al Cliente

En esta compañía el servicio al cliente es muy intangible ya que no existe un área, o una
persona que desempeñe esta labor, toda la atención a los clientes se canaliza a través de
los dueños de la compañía es decir el gerente y el sub gerente son los únicos que
atienden las quejas o requerimiento de los clientes, y son quienes realizan el contacto
inicial con posibles clientes, una vez este posible cliente se convierte en un cliente
certero se pasa a las áreas de facturación para atender sus pedidos, pero la solución de
situaciones conflictivas y la depuración de reclamaciones la atienden directamente las
directivas de la compañía, adicional el conocimiento o capacitación de estos directivos
en esta rama especifica no es el más adecuado ya que la preparación o el conocimiento
de esta área es de manera empírica al igual que la mayoría de los conocimientos de la
compañía, y no se maneja un sistema de control, un registro del número de solicitudes o
un CRM (Customer Relationship Manager) que permita evaluar el servicio o la
tendencia de sus clientes limitando su conocimiento de los mismos clientes al trabajo de
campo realizado por los vendedores y/o por los directivos de la compañía.

Después de evaluar a los clientes y sus reclamaciones evidenciamos que de acuerdo al

perfil y el target de los mismos clientes que esta empresa maneja, este conocimiento
empírico es suficiente para poder atenderlos y su historial de compra es apto para
conocer sus gustos y tendencias.
Gestión Ambiental.
Se identifica que no hay proceso de reciclaje dentro de Maxifritos en el área
administrativa pues se evidencio un gran desperdicio de papel. Un punto a favor es la
utilización que le dan a los desperdicios que se generan en el área de producción, pues
estos son llevados a una empresa que produce alimentos para animales para su
respectiva utilización. No se identifican más procesos que generen menores impactos
ambientales.

Informática y comunicaciones.
Una de las debilidades de Maxifritos es la falta de uso de la tecnología tanto para sus
procesos internos como la gestión de procesos, gestión de la información, agilizar
labores operativas, por lo cual se deduce que no existe un canal de comunicación entre
la compañía, sus clientes y distribuidores, la utilización de las herramientas informáticas
como las redes sociales como también la pagina Web no tiene el impacto en sus clientes
debido a que no está bien estructurada, no es llamativa y los colores no son atractivos
por ende el uso de la tecnología no está siendo aprovechada por Maxifritos, ni como
ayuda interna como también para promociones, publicidad y demás. Maxifritos por ser
una empresa pequeña no maneja un área encargada en comunicación y tecnologías, la
comunicación interna se da directamente entre todas las áreas, sin tener el uso de las
tecnologías emergentes.
Procesos informáticos y tecnológicos.

DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE

Revisión periódica de los equipos, se realiza un mantenimiento
Colaboradores del
preventivo del hardware hecho por un técnico externo, se programan
área administrativa.
visitas extras por si surgen inconvenientes con los equipos.
Identificar la necesidad de adquirir nuevos software, para el
Gerente General
mejoramiento continuo a nivel de tecnología.
Adquisición de nueva maquinaria que mejore los procesos de Gerente General y
producción, esto se hace mediante un estudio previo en donde se Colaboradores del
identifique esta necesidad. área administrativa

Finanzas y contabilidad.
 DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE
Consolidar y Registrar todos los movimientos contables de la compañía, para
Área de Contabilidad
ello no existe utilización de ningún software en especial.
Efectuar todos los pagos de nomina, al igual que registrar el cumplimiento de
Área de contabilidad
sus obligaciones salariales y parafiscales.
Efectuar todos los pagos a sus proveedores. Área de contabilidad
Mantener al día todas sus obligaciones tributarias. Área de contabilidad
Para posibles inversiones o toma de decisiones es importante estar al tanto
Gerente general
de su actual situación financiera.

Identificación y justificación de los proyectos de inversión.

Proyectos de inversión.

 Reservar el 10% de la utilidad neta de cada año, en actividades de mercadeo y

publicidad, con el fin de fortalecer los canales de distribución.
 Realizar una apertura de un punto de venta directa en Bogotá lo cual le permita tener
contacto directo con el consumidor final, y expandirse a segmentos que no se han
identificado hasta el momento, este proyecto se llevaría a cabo en el año 2015.
 Adquirir un inmueble amplio en la zona industrial de Bogotá para trasladar sus
instalaciones, pues en la actualidad la infraestructura de Maxifritos es demasiado
pequeña para el volumen de producción y el número de empleados, con esto lo que
se lograra es poder soportar la proyección de crecimiento de la compañía y se
responderá a cabalidad con las necesidades de la capacidad de producción.
 Efectuar un cambio de imagen pues actualmente esta marca pasa por desapercibida
dentro del mercado de comestibles, pues sus colores son poco llamativos y
convencionales, la renovación de su logotipo y su imagen corporativa hará que
cambie de manera significativa la percepción que tienen de la empresa los clientes,
proveedores, inversores, y la sociedad en general. Con esto lograran presentar una
cara más amable, innovadora, tecnológica, moderna y por ende habrán más
oportunidades de negocio.
Planes tácticos para desarrollar los proyectos de inversión.

 Con la creación de un punto de venta directo, se recomienda realizar una inversión

en cuanto al diseño del mismo, siendo este innovador y creativo, lo cual contribuirá
en el mejoramiento de la imagen de sus productos.
 Dar a conocer sus productos a través de la promoción realizada en las redes sociales
esto se podría lograr con la ayuda del área de mercadeo, con esto se lograra dar más
reconocimiento a la marca no solo en los estratos 1 y 2, si no aumentar el
reconocimiento de la misma en estrato 3.
 Localizar el inmueble en un punto estratégico dentro de la ciudad Bogotá, se sugiere
que este sea en la zona industrial de la ciudad.
 Analizar diferentes opciones de apalancamiento financiero y seleccionar aquella que
ofrezca mayores beneficios para la compañía.
 Adquirir el capital de trabajo necesario para la adecuación de las instalaciones.
 Coordinar la logística requerida para realizar el traslado de la empresa, generando el
menor traumatismo en el flujo normal de las operaciones de la compañía.
Plan de mejoras.

A continuación presentamos el plan de mejoras, dado para cada área de la compañía.

PLAN DE MEJORAS EN EL PROCESO DE MERCADEO, VENTAS Y

DISTRIBUCION
DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE
Ubicar personal especializado en el área de mercadeo,
pues es de gran importancia para la compañía contar con Gerente general
esta área.
Generando campañas de comunicación para recompra de
los clientes existentes. Por compra de paquetes según
referencia reciba el segundo paquete con el 50% de
descuento- Esto aumenta el volumen de ventas en un Fuerza de Ventas
100%. Con apoyo de Email Marketing se invita a todos los
distribuidores y clientes de la base actual instalada a
participar de esta llamativa promoción.
Muestreo- Dejar en tiendas y supermercados muestras
gratis del producto para impulsar su consumo. Y empezar
a trabajar en el posicionamiento de la marca. Posterior a
Fuerza de Ventas/Gerente
ese muestreo dejar en consignación producto a un precio
General
de lanzamiento, esta estrategia acompañada de una
adecuada campaña de comunicación (Afiches en tiendas).
Permitirá el incremento de las ventas en nuevos nichos.
Impulsar los productos en los almacenes de cadena como
grandes superficies, entregando el producto como único
para la lonchera de los niños. Con ayuda de una
impulsadora en los almacenes de cadena el producto Fuerza de Ventas
empezará a tener recordación de marca, hasta que se logre
su posicionamiento. Esto no puede ser en un tiempo
mayor a 6 meses.
Lograr incrementar las ventas acorde con el objetivo de la
organización, trabajando en consecución de nuevos
clientes y aliados estratégicos, fidelizando a los existentes, Fuerza de Ventas
premiando a los frecuentes, e incentivando a los
proveedores y aliados.
Establecer un formato de seguimiento para conocer la
tendencia de compra de cada uno de los clientes y
monitorear su crecimiento o decrecimiento y así mismo
establecer los factores que inciden en los cambios dados, y Fuerza de Ventas
si es el caso tener posibles soluciones antes los problemas
dados

.
PLAN DE MEJORAS EN EL PROCESO DE PRODUCCION, LOGISTICA Y
OPERACIONES
DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE
Ampliar el área de producción, pues actualmente el espacio tanto de
producción como de almacenamiento es reducido para la cantidad Gerencia y Área de
de empleados en la parte operativa, por ende se propone una nueva Producción.
infraestructura.
Establecer los manuales correspondientes para el buen
funcionamiento del área de producción. Gerencia

Reunir a los empleados del área operativa y distribución cada 8 días,

para así mismo realizar toma de decisiones y al mismo tiempo Gerencia
mantener una comunicación efectiva.
Mantener indicadores de gestión, para así mismo evaluar cada uno
de los procesos realizados en el área operativa. Gerencia

Reducir al máximo los procesos de nuevos lanzamientos de

productos, para que así mismo su rápida distribución contribuya en Gerencia y Área de
la rentabilidad de la compañía. Producción.

Realizar contantes capacitaciones a sus empleados, no solo en pro

del proceso de producción, si no al mismo tiempo mantenerlos al día
Gerencia
con las nuevas tendencias en cuanto a tecnología y nuevos procesos
de producción.

PLAN DE MEJORAS EN EL PROCESO DE DE DESARROLLO DE TALENTO

HUMANO
DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE
Establecer perfiles según el cargo a desempeñar dentro de la
compañía, este documento debe tener constantes actualizaciones y Gerencia
debe darse a conocer a todos sus colaboradores.
Medir constantemente el rendimiento de cada uno de los
colaboradores de la compañía mediante evaluaciones de Gerencia
desempeño.
Dentro de su estructura organizacional no se tiene diseñado el cargo
de director de recursos humanos, es importante tener una persona a Gerencia
cargo del desarrollo del talento humano.
Brindar constante capacitación a sus empleados, en las cuales ellos
identifiquen fallas dentro de los procesos y allí mismo se de la
soluciona esto, estas capacitaciones también lograran mantener Gerencia
actualizados a sus colaboradores en cuanto al comportamiento del
sector.

PLAN DE MEJORAS EN EL PROCESO DE SERVICIO AL CLIENTE

DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE
Tener una persona a cargo de servicio al cliente, para que así mismo el
gerente minimice sus procesos diarios y tenga muchas más efectividad Gerencia
dentro del área comercial.
Implementar en su página Web, un link el cual le permita a los clientes
presentar sus sugerencias y quejas. Gerencia

Estar atentos a las solicitudes de sus clientes, y darles un tiempo de

respuesta real, para así mismo poder cumplir con un buen servicio al Gerencia
cliente.
Responder con rapidez y efectividad las quejas dadas por sus clientes. Gerencia
Crear una política de servicio al cliente, no solo para el área
administrativa si no para sus colaboradores en general. Gerencia

PLAN DE MEJORAS EN EL PROCESO DE GESTION DE AMBIENTAL

DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE

Radicar un plan de reciclaje para el área administrativa, utilizando la Área administrativa
papelería por ambos lados.
Minimizar los residuos de sólidos generados a través de la utilización de Área de producción
la materia prima.
Realizar un uso eficiente del agua que se maneja en los procesos de Área de producción
lavado.
Aprovechamiento de los residuos sólidos. Área de producción
Realizar acciones de control ambiental, implementando medidas las Gerente general /
cuales reduzcan el impacto ambiental, con sistemas de tratamiento, Área de producción
recuperación o disposición final de los residuos de los procesos.
Utilización de artículos biodegradables Gerente general

PLAN DE MEJORAS EN EL PROCESO DE INFORMATICA Y

COMUNICACIONES
DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE
Es importante que Maxifritos veas la necesidad de inversión en la
actualización de su página web, pues esta va hacer una herramienta
fundamental para acercarse mucho mas a sus clientes, por medio de
herramientas o un link el cual le permita al cliente dejar sus dudas o Profesional externo.
sugerencias y así mismo Maxifritos tome esto como una nueva
oportunidad de negocio. Para realizar este proceso es importante
contratar a una persona externa especializada en TIC.
Estudiar la posibilidad de instalar un nuevo software lo cual le permita
a Maxifritos minimizar sus tiempos de entrega, mediante una
Gerente General
comunicación directa entre sus distribuidores y la compañía, así ellos
pueden realizar sus pedidos de una manera fácil y rápida.
Aprovechar mucho más las herramientas de la redes sociales, para
causar un gran efecto en su mercado actual, de igual forma esto le
Socializers
abrirá las puertas para poder expandir sus productos a nuevos
mercados. Esto se lograra mediante un plan de mercadeo electrónico.
Generar un plan de comunicación interna, para que así todos sus
colaboradores estén atentos a las nuevas estrategias y objetivos y así Gerente General
mismo se pueda cumplir con la meta propuesta.

PLAN DE MEJORAS EN FINANZAS Y CONTABILIDAD

DESCRIPCION DEL PROCESO RESPONSABLE
Consolidar cada uno de sus procesos contables mediante un software
que les permita no solo al área de contabilidad, si no también al área
encargada de suministrar la información financiera que en este caso es Área de Contabilidad
la gerencia, tener un base contable la cual se pueda alimentar /Gerencia
diariamente, eliminando el proceso manual que se realiza
actualmente.
Tener un calendario previsto, para el pago de cada una de sus
Área de Contabilidad
obligaciones tributarias, visible para el área de contabilidad y gerencia.
/Gerencia
Se sugiere dejar una persona a cargo solo para el pago a proveedores y
Área de contabilidad
compras, para que así mismo el proceso sea mucho mas efectivo y ágil.
Cumplir con las fechas establecidas de pagos de nomina, mediante la Área de Contabilidad
comunicación constante entre la gerencia y su área de contabilidad. /Gerencia