INDUCCION LORENA ROA FEBRERO 2018

Vh particulares 1.27 se vencen a 57 días calendario

Vh Públicos 1.19 se vencen a 87 días calendario

 Los apoyos extranet, según lista de precios no se está cobrando porque sofasa indica que este valor aumenta el
margen de ganancia. Las políticas están bloqueadas hasta nueva orden de sofasa NO SALEN POLITICAS DE EXT
 Cuando los vh están activos en ext a otro concesionario con placa imaginaria se debe indicar a la secretaria
comercial que envié una cac web con pantallazo de la activación del vh y solicitando la modificación de fecha de
activación (si es necesario) fecha de entrega y placa. Lo que responde sofasa es que cuando el vh este
matriculado hacen la modificación ellas deben guardar esa respuesta y luego cuando este matriculado hacer la
solicitud con el pantallazo de la respuesta.
 Archivo de apoyos pendientes de cobro está en el escritorio, meses pendientes agosto, oct, nov y dic (enero
2018 es el mes que se está trabajando) en este archivo de pendientes no se hacen notas todo debe estar en el
margen es solo para llevar un control más rápido de lo pendiente. Lo que está sin entregar se debe verificar si
esta entregado para cobro y lo que no igualmente verificar el mail cómo va el caso y escribir cada 4 días.
 Quiter

2
1

 Planes Financieros: con pac son planes que tienen obsequios incluidos, por ejemplo matricula, Soat etc., sin pac
es los planes RCI que no tienen obsequios. Para cada mes hay un plan diferente o igual por ejemplo: diciembre
es plan sorprende donde daban la matrícula que se cobra por ext y el Soat emitido por mundial como requisito,
a cargo de la red, enero es plan pasión Soat + direc tv pero estos dos, no cobramos nada. Para las ventas
corporativas es importante que la política vs el plan concuerden con o sin pac

1. margen: esta seccionado por años, siempre se trabaja mes vencido, en la carpeta 1 Se encuentra los márgenes
pendientes.
 dependiendo del mes, abran acciones a cobrar y así mismo abran condiciones, por ello es muy importante
leer las acciones y preguntar.
 Antes de iniciar a cobrar el margen se debe renombrar a la fecha y consecutivo y al final del archivo nombrar
con LR
 Los vh están identificados por color para control del vencimiento

Verde

Morado

Azul

Naranja

PROCESO DE COBRO APOYOS:

Por este usuario se cobran las salas, (acá están los # para facturación)

No Fac CONC usuario

11 SALA CRA 27
13 SAN GIL
etores0bm Clave 2021laura
16 FLORIDABLAN
1 BUCARAMANGA
14 MADRID

3 BULEVAR
4 AVENIDA 19 etorres01 Clave 2021laura
18 SOGAMOSO
7 PALOQUEMAO
8 AVENIDA CHI
2 BARRANCA etorre3 Clave 2021laura
20 CAOBOS CUCUTA
Etorres4 clave 2021laura
19 LOMITAS CUCUTA
Provisional jreyes1
17 DUITAMA
contraseña juanse202017

→ingreso a extranet comercial→ apoyos comerciales (nuevo esquema) →mis vehículos pendientes de
apoyo→ se asigna el vin y se da consultar.
 La política a cobrar variara dependiendo del carro, acción, mes etc. Usualmente al ingresar al cobro se
solicita datos como factura y el valor a cobrar estos dos salen del margen (nota: se debe tener en cuenta la
revisión del vh uno a uno para cobro, precios, diferencias, mes de activación, datos extranet etc)

De aca sale la politica que se asigna en el margen

se veridica los valores de

extranet, margen,
7 precios, iva, fecha
activacion etc

Estos datos se completan según el vin

que se está trabajando y la factura más
8 valor están en el margen, al darle
registrar el sistema siempre le
pregunta si está seguro a cobrar ese
valor y ahí se debe confirmar en SI o no
2. Convenios: carpeta # 2
 →ingreso a extranet: comercial→ Apoyos Comerciales Ventas Corporativas →mis vehículos pendientes de
apoyo→ consultar
Se copia y se pega en el Excel nuevo, no olvidar copiar en la parte de abajo todas las hojas y realizar el cruce con
los que ya están en el Excel “apoyos general convenios xxx” ******para el cruce es así:
***Hay que verificar que los que no se pintaron en la parte de arriba, porque si no están es porque están bloqueados se
debe solicitar el desbloqueo a Adriana González adjuntando la carta RCI.Luego se hace la depuracion de lo duplicado

PROCESO DE COBRO DE APOYOS

Ingresa por la ruta ya indicada y se busca el vin a cobrar, seguido de eso se ingresa por la lupa, teniendo cuidado de
ingresar a la lupa correcta

Una vez adentro, hay que verificar todos los valores y porcentajes porque puede haber errores, en el caso que sea un
convenio de sofasa o Sanautos los soportes deben concordar con lo que las secretarias marcaron es decir con el nombre
del convenio que este aparecerá debajo de donde se cargan los documentos .(armar doc con la oveja y guardarlos)
Acuerdo Corporativo: (AC)-(key)
-factura sanautos
-Tarjeta de propiedad
-cedula –(carnet ni certificados de salud no aplica)
-certificación de la empresa con la que se posee el convenio según tabla excel (que es actualizada y enviada a todos cuando
corresponda (Edna)

Plan Héroes:(PH)
-factura sanautos
-Tarjeta de propiedad
-cedula –(carnet de salud no aplica)
-Si el beneficiario es esposa debe tener partida de matrimonio ó si el ph es fallecido la resolucion
- Tarjeta militar o de la policía, aplica cara cargos administrativos con certificación laboral o carnet con cargo
-soldado profesional igualmente con certificación laboral

Flota de proximidad:(FP)
-factura sanautos
-Tarjeta de propiedad
-cedula
  Ruta de de completar el final del cuadro de cobro →ingreso a extranet: comercial→ Apoyos Comerciales
Ventas Corporativas → reportes → reporte status de apoyos→ en la pestaña seleccionar pendiente de
contabilización → consultar
3. Facturación: se ingresa las facturas que se envían completando todos los campos y archivándolas en la carpeta
correspondiente, se envía un correo al grupo de contabilidad y a Alejandro Leiva o a la persona que te indiquen
enviar la factura el correo siempre se nombra “ENVIO FAC 3FOI XXX DEL XX/XX/XX” si son varias igualmente se
escribe en el enunciado, dentro del correo se asigna la información de la factura y numero de guía.
4. Anulaciones: las anulaciones se verifican en quiter (que este efectivamente la anulación de la factura que
reportan y extranet que el vh este libre) si estas dos condiciones no se cumplen se responde el mail
preguntando el por qué no está anulado, en el caso que efectivamente este anulado en ambas instancias se
procede a pintar la factura en el margen respectivo de color amarillo consignando las notas que envían las
secretarias “el motivo de la anulación” con fecha. Luego de esto se responde el mail con ok nota realizada y
verificado. se hace la verificación en quiter y extranet, se contesta el mail con pantallazos de ambas revisiones,
en el margen se marca de amarillo la factura anulada según el correo y se asigna la nota que indico la secretaria
“motivo de anulación”
5. Ap al día: se descarga de extranet de todos los usuarios y se junta en un solo Excel el cual se nombra con día
mes y año (el archivo sale de dar solo consultar en la ruta de cobros y exportado a Excel)

6. Posventa: el plazo máximo de envió a esteban y de los jefes a nosotras es el 5 de cada mes, te paras en la tabla
y le das en analizar luego cambiar orígenes de datos. Para el mail en asunto es “provisión posventa mes febrero”
para: escribes posventa final y ya.

7. Cac web: usuario es Usuario: SANPAL_AD clave : 638695 se debe hacer seguimiento de las carpetas que no tienen
la nota “caso solucionado”. Y cada vez que nos respondan o respondamos debemos guardar el archivo en pdf en la
carpeta según sea el caso, si el caso no está resuelto y expiro se hace otra cac web referenciando el número del caso
que expiro y que no se solucionó.

8. Manejo del correo: un correo nuevo se da “ver el mensaje” → “mover a recibidos”→ flechita amarilla →
etiqueta sala.

Estos son los correo que llegan y están sin leer, si ya el

asunto se soluciona se le quita la marcación de
importante (flechita amarilla) y la sala que se le asigno

Acá están todos los correos y casos pendientes, igualmente si se

soluciona se le quita la flechita amarilla y la sala a la que se
asigno
9. Facturación: ingreso quiter contabilidad-> emisión de facturas (actualizar fecha a hoy)

1 Binoculares, se toma una fac que sea similar al apoyo a cobrar, (cada vez que factures debes preguntar a qué
centro de costo, sala y si con IVA) y a quien y donde se hace le envio
Se da clik en el icono señalado a continuación para crear una “copia”

Concepto lo más claro y completo posible, con vin y/o placa, , importe es el valor a cobrar (con o sin iva) y
cuenta de apoyos es
429545060005161 indica que es de VN siempre se deja
429545060005161 sucursales varía
429545060005161 centros de costos varían

5 taller
1 vh nuevos
4 repuestos
Y cuenta personal siempre 6 sofasa,

A. Se imprimen dos hojas, original y copia.

B. Se asignan sellos y firmas.
C. Se ingresa en la facturación carpeta 3 -> fac envió tal cual quedo en la factura
 D. y se reporta el cobro a los implicados via mail. Y al grupo “contabilidad”
E. Se prepara para envió con escáner de fac y guía seguido de esto se imprime reporte de envió. (el escáner se
guarda en la misma carpeta pero en la sección de escáner con el número de fac

10. Informe convenios final mes “revisión vu vs quiter y ext” la base, el 1ª de marzo se solicita a Edna ella ya la tiene
arreglada solo será realizar al verificación así:

A. Se pega la base que envía Edna en la hoja “informe” acá se revisa el uno a uno en “descripción” para ver
que vh tienen flota, héroes, convenios etc.
B. Se escribe en la columna “en quiter como” la info que indica la secretaria , en la columna “con política ext”
se indica la política que está en ext “consulta de vh” si no esta marcado se indica “vh sin marcar, vh libre
etc” en la Columba “revisión” se escribe lo solicitado “corregir, solicitar cambio, solicitar marcación, ¡que
convenio es? etc” nota: se debe verificar si el héroes es con pac que tenga RCI y sin es sin pac que no tenga
RCI solo para estos casos se hace la revisión ya que Adriana G indica que los ac no importa que queden con la
palabra pac.
C. Se lleva la base final a la hoja “base” acá debes cambiar el CONC por SALA , vas a donde dice “tabla” te
“paras” sobre la tabla dinámica vas a analizar ->actualizar campo
D. Se protegen las dos hojas de informe y base con la contraseña WWW y se da ocultar, seguido el envió vía
mail el cual está en borradores.