SESIÓN 07

08

Modalidad Semipresencial
SESIÓN
07
DESCRIPCIÓN

Hoy en día, todos los datos registrados en una organización constituyen información importante
para diversos procesos en las distintas áreas de la misma. Ms Excel es una aplicación que nos ofrece
varias herramientas para poder crear una lista de datos y realizar análisis de los mismos para la
toma de decisiones; organizando y consultando a partir de resúmenes personalizados información.

En esta sesión hará uso de herramientas que le permitan gestionar eficientemente los datos e
información de una organización, lo cual le facilitará las consultas, el análisis y la obtención de
resumen específicos para la toma de decisiones.

CAPACIDAD

Automatiza datos e informes en Ms Excel.

TEMÁTICA

 Informes y gráficos dinámicos

 Informes con Power View

Tabla de contenido

1. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS 4

1.1. TABLA DINÁMICA 4

1.1.2. CREACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA 5
1.1.3. DISEÑO DE LA TABLA DINÁMICA 10
1.1.4. CAMBIAR EL ESTILO DE LA TABLA DINÁMICA 12
1.2. AGRUPAR/DESAGRUPAR DATOS EN LA TABLA DINÁMICA 12
1.3. SEGMENTAR DATOS EN UNA TABLA DINÁMICA 14
1.4. ACTUALIZAR UNA TABLA DINÁMICA 16
1.5. GENERAR CAMPOS CALCULADOS EN UNA TABLA DINÁMICA 17
1.6. GRÁFICOS DINÁMICOS 22
1.6.1. CREACIÓN DE UN GRÁFICO DINÁMICO 22
1.6.2. EDICIÓN DE UN GRÁFICO DINÁMICO 24
1.6.3. TAMAÑO DEL GRÁFICO 25
1.6.4. OTRAS CONFIGURACIONES DE EDICIÓN 25
1.6.5. FILTRAR DATOS EN UN GRÁFICO DINÁMICO 26

2. INFORMES CON POWER VIEW 29

29

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS: 41

3
1. TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

1.1. Tabla dinámica

Una tabla dinámica es una tabla que se genera en base a una lista o base de datos, que me
permitirá resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos de la hoja de
cálculo o un origen de datos externos. Un informe de tabla dinámica le permite filtrar los
datos necesarios de manera que se pueda analizar gran cantidad de datos de una forma
rápida y sencilla.
Hoy en la actualidad en las empresas es apreciado el uso de la herramienta tablas dinámicas
debido a que nos permitiría analizar un gran volumen información dentro de la organización
generando informes para tomar decisiones críticas para la empresa.

1.1.1. Elementos de una tabla dinámica

1. Filtros

2.

4.
3.

Donde:
Permite seleccionar y filtrar por los elementos de
1 Filtros preferencia. En esta versión se consiguen crear
complementariamente segmentación de datos.
2 Columnas Permite la distribución de los campos en columnas.
3 Filas Permite la distribución de los campos en filas.
Permiten mostrar los valores de datos en forma de
resumen, se emplea funciones (Suma, Promedio,
4 Valores
Min, Max, entre otras) y casi siempre se suelen
colocar campos numéricos.

4
1.1.2. Creación de una tabla dinámica
Ejercicio 01: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Expedientes)

Se tiene la base de datos Registro de Expedientes Judiciales, con la cual se pide

crear una tabla dinámica que permita contar el N° Expedientes Judiciales asignados
por Juez.

Solución:
1. Clic en alguna celda dentro de la base de datos Registro de Expedientes
Judiciales.
2. Hacer clic en la ficha Insertar y en el grupo Tablas, seleccione el botón Tabla
Dinámica.
3. Aparecerá la siguiente ventana, en la cual deberá elegir:

a) Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica. Para nuestro caso:
Nueva hoja de cálculo
b) Hacer clic en el botón Aceptar. Se ha creado una nueva hoja (Renombrarla
por SOLUCIÓN-01)

5
4. Ahora deberá diseñar tabla dinámica, de acuerdo a lo solicitado:
a. Arrastre el campo a resumir a el área requerida:
 Filas: JUEZ ASIGNADO
 Valores: VALORES

b. El resultado será el siguiente:

5. Ahora podrá personalizar los títulos de su tabla dinámica para que se entienda
mejor:

6
  Hacer clic en la celda A3 y luego en B3 e ingrese los datos mostrados:

Ejercicio 02: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja BD-Expedientes)

Crear una tabla dinámica que resuma el Demandado y el N° de Procesos que tiene
por Estado, filtrador por Juzgado

Solución:
1. Clic en alguna celda dentro de la base de datos Registro de Expedientes
Judiciales.
2. Hacer clic en la ficha Insertar y en el grupo Tablas, seleccione el botón Tabla
Dinámica.
3. Aparecerá la siguiente ventana, en la cual deberá elegir:

7
4. Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica. Para nuestro caso: Hoja
de cálculo existente.
5. Hacer un clic en el cuadro de Ubicación y luego en la hoja y celda donde se
creará la tabla. Ej.: Hoja Ejercicio 02 y celda A4
6. Hacer clic en el botón Aceptar. Se ha creado la tabla en la misma hoja Ejercicio
02.
7. Ahora deberá diseñar tabla dinámica, de acuerdo a lo solicitado:
a. Arrastre el campo a resumir a el área requerida:
 Filtros: JUZGADO
 Filas: DEMANDADO
 Columnas: ESTADO
 Valores: ESTADO

Ejercicio 03: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja BD-Personal)

Abrir la Base de datos BD-Personal, genere una tabla dinámica que permita analizar
la deuda por trimestre a clientes de la categoría A y B pudiendo analizarlos por País
y Zona.

Solución:
1. Hacer clic dentro de la tabla de la base de
datos
2. Seleccione la ficha Insertar y en el grupo
Tablas, hacer clic en el botón Tabla Dinámica.
3. Aparecerá la siguiente ventana, en la cual deberá elegir:

8
4. Elija dónde desea insertar el informe de tabla dinámica. Ej.: Para nuestro caso:
Hoja de cálculo existente.

5. Hacer un clic en el cuadro de Ubicación y luego en la hoja y celda donde se

creará la tabla. Ej.: Hoja Ejercicio 03 y celda B3.
6. Hacer clic en el botón Aceptar. Se ha creado la tabla en la misma hoja Ejercicio
03.

7. Ahora deberá diseñar tabla dinámica, de acuerdo a lo solicitado:

8. Arrastre el campo a resumir a el área requerida:

9
  Filtros: AÑOS
 Filas: APELLIDO Y NOMBRE
 Columnas: DEPARTAMENTO
 Valores: SUELDO

9. El resultado será el siguiente:

1.1.3. Diseño de la tabla dinámica

El diseño de la tabla dependerá del requerimiento del usuario.
Ejercicio 04: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Ejercicio 03)
Para nuestro caso se necesita diseñar la tabla dinámica del Ejercicio 03, se pide
cambiar al diseño “Mostrar en forma tabular” y sin mostrar subtotales, tal como se
muestra en la imagen siguiente.

10
Solución:
1. Hacer clic dentro de la tabla dinámica
2. Seleccione la ficha Diseño y en el grupo Diseño, elija en las opciones:
 Diseño de Informe: Mostrar en forma tabular
 Subtotales: No mostrar subtotales.
3. El resultado será el siguiente

11
 1.1.4. Cambiar el Estilo de la tabla dinámica
1. En la ficha Diseño, seleccione en el grupo Estilos de tabla dinámica, el Estilo de
tabla dinámica medio 7.
2. El resultado será el siguiente:

1.2. Agrupar/Desagrupar datos en la tabla dinámica

El agrupar o desagrupar datos, es una de las operaciones más frecuentes en una tabla
dinámica.

Ejercicio 05: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Ejercicio 05)

Se desea resumir la información de la BD-Personal, agrupada por meses.

12
Solución:
1. Hacer clic dentro de la etiqueta del campo a agrupar de la tabla dinámica. (Ej.: Feb)
2. Seleccione la ficha Analizar y en el grupo Agrupar, hacer clic en el botón Agrupar
campos.
3. Aparecerá la siguiente ventana, en la cual deberá elegir el rango de fechas y campo
de agrupamiento. Ej.: Meses.

4. Hacer clic en el botón Aceptar

5. El resultado será:

Ejercicio 06: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Ejercicio 06)

Se desea resumir la información de la BD-Personal, desagrupada a días.
Solución:
1. Hacer clic dentro de la etiqueta del campo a agrupar de la tabla dinámica. (Ej.: Feb)
2. Seleccione la ficha Analizar y en el grupo Agrupar, hacer clic en el botón Desagrupar.

13
 3. Ya tendremos desagrupado los datos:

1.3. Segmentar datos en una tabla dinámica

Con este proceso se podrá agilizar o facilitar el filtrado de registros en una base de datos.
Ejercicio 07: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Ejercicio 07)
Se desea segmentar los registros de la tabla dinámica, por Departamento y Cargo.

Solución:
1. Seleccione la ficha Analizar, en el grupo Filtrar, hacer clic en el Insertar Segmentación
de datos.
2. Seleccione los campos a segmentar. Ej.: Departamento y Cargo

14
3. Hacer clic en el botón Aceptar
4. Se tiene las siguientes ventanas, con las cuales se podrá filtrar los registros de la tabla.

Para Borrar
Ej.: Filtrar el personal de Marketing y Jefe de Producto A el filtro

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  Para generar el filtro, hacer clic en Marketing (Ventana Departamento) y Jefe producto
A (Ventana Cargo).

1.4. Actualizar una tabla dinámica

Los datos de una tabla dinámica pueden ser actualizados a partir de la modificación de la
tabla origen.
Ejercicio 08: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Ejercicio 08)
La tabla de la hoja Ejercicio 08, está vinculada a la hoja BD-Personal en la cual deberá
modificar el Sueldo de Ana Antón de S/. 812 a S/. 950. Se pide que luego de hacer la
modificación del sueldo se actualice en la tabla del Ejercicio 08.
Solución:

1. Hacer la modificación del sueldo en la tabla de datos origen (Hoja BD-Personal).

2. En la hoja Ejercicio 08, hacer clic derecho en la tabla dinámica y elija Actualizar

16
 3. Los resultados son los siguientes:

1.5. Generar campos calculados en una tabla dinámica

Existen casos donde se deben agregar campos a una tabla dinámica, cuyos datos no existen
en la tabla origen, pero que se pueden obtener a partir de un proceso matemático.
Ejercicio09: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Ejercicio 09)

Se desea calcular la bonificación asignada al personal, sabiendo que ella representa el

10% de su sueldo.
Solución:

1. Hacer clic dentro de la tabla dinámica

2. Seleccione la ficha Analizar y en el grupo Cálculos, elija la opción: Campos, elementos
y conjuntos y luego Campo calculado
3. Ingrese los datos necesarios para obtener el campo calculado:
 Nombre: BONIFICACIÓN (Escriba BONIFICACIÓN)
 Fórmula: 0.10*Sueldo (Escriba: 0.10*)
 Campos: Sueldo (Hacer doble clic para insertar el campo en la fórmula)

17
4. Hacer clic en el botón Aceptar
5. El resultado será el siguiente. Observe como se obtuvo la BONIFICACIÓN para cada
persona:

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Ejercicio 10: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Ejercicio 10)

Se pide conocer el sueldo promedio del personal por Departamento.

Solución:

1. Hacer clic dentro de la tabla dinámica

2. Active la lista de campos (Ficha Analizar, grupo Mostrar, botón Lista de Campos)
3. Arrastre el campo Sueldo al bloque de Valores.

4. Observe que se insertó el campo Suma de Sueldo2 en la tabla dinámica. Ahora debe
configurar el campo Suma de Sueldo2, tal que se cambie a Promedio de Sueldos.
 Hacer doble clic en la etiqueta del campo Suma de Sueldo2.

19
  Seleccione la ficha Resumir valores por y elija la función a aplicar:

 Hacer clic en el botó Aceptar

 El resultado es el siguiente:

Ejercicio 11: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Ejercicio 11)

Se pide mostrar en la tabla dinámica, el porcentaje del total que representa el sueldo
acumulado en cada Departamento de la organización.

20
Solución:

1. Hacer clic dentro de la tabla dinámica

2. Active la lista de campos (Ficha Analizar, grupo Mostrar, botón Lista de Campos)
3. Arrastre el campo Sueldo al bloque de Valores.

4. Observe que se insertó el campo Suma de Sueldo2 en la tabla dinámica. Ahora debe
configurar el campo Suma de Sueldo2, tal que se cambie a % Total General.
 Hacer doble clic en la etiqueta del campo Suma de Sueldo2.

 Seleccione la ficha Mostrar valores como:

o En Nombre personalizado: escriba %
o En Mostrar valores como: elija % del total general:

21
 5. Hacer clic en el botón Aceptar
6. El resultado será el siguiente:

1.6. Gráficos dinámicos

Un gráfico dinámico es un gráfico interactivo que se puede generar a partir de los datos
de una tabla dinámica. Estos dos elementos, tablas y gráficos dinámicos, están asociados
y los datos que se filtren realizarán cambios en ambos elementos.

1.6.1. Creación de un gráfico dinámico

Ejercicio 12: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Ejercicio 12)

Crear un gráfico dinámico que muestre el Sueldo Acumulado por departamento.

Solución:

1. Hacer clic dentro de la tabla dinámica

2. En la ficha Analizar, grupo Herramientas, hacer clic en el botón Gráfico
dinámico.

22
3. Elija el tipo de gráfico que desee. Ejemplo: Columna agrupada 3D.

4. Hacer clic en el botón Aceptar.

5. El resultado será el siguiente:

23
1.6.2. Edición de un gráfico dinámico
1. En la ficha Diseño, grupo Estilos de diseño, clic en Estilo 3.
2. En el grupo Diseños de gráfico, clic en el botón Diseño rápido, seleccionamos
Diseño 3.

3. Modifique el título del gráfico. Ej.: Clic en el cuadro de texto: Total y escriba
“Total Sueldo por Departamento”
4. Agregue en Etiquetas de datos el valor de cada columna.

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1.6.3. Tamaño del gráfico
5. Regule el tamaño del gráfico. (Ficha Formato, elija en el grupo Tamaño, regule
el ancho y alto). Ej.: Alto: 9 cm y Ancho: 24 cm.
6. Puede observar el resultado.

1.6.4. Otras configuraciones de edición

7. Insertar títulos a los ejes:
 Horizontal primario: DEPARTAMENTO (clic en cuadro de texto y
escriba)
 Vertical primario: MILES DE S/. (clic en el cuadro de texto y escriba)

 Activar/desactivar la leyenda:

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1.6.5. Filtrar datos en un gráfico dinámico
Todo gráfico dinámico, permite filtrar la información que representa, desde un
botón de filtrado que lo diferencia de los gráficos convencionales.

Ejercicio 13: (Use el archivo BASE DATOS.xlsx y la hoja Ejercicio 13)

Usando el gráfico dinámico, filtrar los Departamentos: Administración, Control de
Gestión, Informática y Personal.

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Solución:
1. Seleccione el gráfico dinámico
2. Hacer clic en el botón de filtrado y solo seleccione lo que desea mostrar. Ej.:
Administración, Control de Gestión, Informática y Personal.

3. Hacer clic en el botón Aceptar

4. El resultado será:

5. Si desea quitar el filtro en el gráfico dinámico:

 Hacer clic nuevamente en el botón de
filtro y elija la opción: Seleccionar todo.
 Hacer clic en el botón Aceptar
 El resultado será:

27
28
2. INFORMES CON POWER VIEW

Power View es una experiencia interactiva de exploración, visualización y presentación de

datos que fomenta la elaboración intuitiva de informes ad hoc.
Power View es una característica de Microsoft Excel 2016 te permite tener informes siempre
presentables: puede examinar los datos y mostrarlos en cualquier momento, porque se trabaja
con datos reales. No necesita obtener una vista previa del informe para ver el aspecto que
tiene.
Ventajas:
1. Excel 2016 permite usar los datos directamente en Excel como base para Power View para
Excel.
2. Power View permite crear rápidamente diversas visualizaciones, desde tablas y matrices,
pasando por gráficos circulares, de burbujas y de barras, hasta conjuntos de varios gráficos.
3. Power View proporciona varias maneras de filtrar datos. Se puede mostrar el área de filtros
y definir los filtros que se aplican a una visualización individual o a todas las visualizaciones
de una hoja o de una vista.
 Las segmentaciones de datos en Excel permiten comparar y evaluar los datos desde
perspectivas diferentes. Las segmentaciones de Power View son similares.
 Power View permite ordenar tablas, matrices, gráficos de barras y columnas, y
conjuntos de múltiplos pequeños.
 Para mejorar el rendimiento, Power View solo recupera los datos que necesita en un
momento dado para una visualización de datos.

Requisitos del sistema para Power View en Excel 2016

1. Requisitos de Software:
 Power View es un complemento del tipo COM, el cual, NO ESTA habilitado en Excel 2016 (a
diferencia del Excel 2013). El usuario tiene que habilitarlo de la manera que se va a detallar más
adelante.
 Los equipos utilizados para crear los informes con Power View deben de cumplir los requisitos
de hardware y software mínimos para Office 2016.
 Power View requiere Microsoft Silverlight 5.
2. Requisitos de Hardware:
 Procesador de 32 o 64 bits a 500 MHz,
 Memoria RAM mínimo 2GB pero se te recomienda que uses 4GB.

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Habilitar Power View

1. Para Habilitar Power View, debemos seguir lo siguiente:

 Hacer clic en el botón Archivo y elija Opciones y luego Complementos.
 En la opción Administrar, elija Complementos COM y hacer clic en el botón Ir…
 Active Microsoft Power View for Excel y hacer clic en el botón Aceptar
2. Mostrar Power View en una nueva cinta de opciones:
 En la ficha Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones.

 En fichas principales, haga clic en la ficha en la que desea agregar el nuevo grupo y después,
haga clic en Grupo Nuevo. (En nuestro caso seleccione la ficha Insertar)

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 En Seleccionar comandos de, haga clic en Comandos que no están en la cinta de opciones y
después elija en la lista Insertar un Informe de Power View.

 Con las opciones Insertar un informe de Power View y Nuevo grupo (personalizado)
seleccionadas, haga clic en Agregar y después, mueva el Nuevo grupo (personalizado) al lugar
donde desea que aparezca en la cinta de opciones.

31
  Haga clic en Nuevo grupo (personalizado) > Cambiar nombre y después en el cuadro Mostrar
nombre escriba Informes o el nombre del grupo que desee.

 Haga clic en Aceptar dos veces hasta salir.

 Vaya a la ficha Insertar y observará que ya se encuentra Power View. (Fuente:
https://support.office.com/es-es/article/Activar-Power-View-en-Excel-2016-para-Windows-f8fc21a6-08fc-
407a-8a91-643fa848729a)

Cargando Power View

 Clic en la ficha Insertar, el en nuevo grupo creado Informes, clic en Power View.
 Observará lo siguiente:

32
 Y a continuación la pantalla completa de Power View (aparece vacía porque no hay ninguna lista
de datos seleccionada).

Ejercicio:

Se tiene el siguiente cuadro de datos que representan las ventas por trimestre en las distintas líneas de
negocio que tiene una tienda comercial. El jefe del área comercial desea crear un reporte para mejorar
el proceso de toma de decisiones aplicando inteligencia empresarial.

33
 Solución:

1. Haga clic dentro de la tabla de datos, seleccione la ficha Insertar, y en el grupo Informes,
elija el botón Power View.

2. En el panel derecho llamado Campos de Power View (Power View Fields)haga lo siguiente:
a) Desactivemos los campos Trimestre y Línea (para nuestro ejemplo)
b) Arrastra el campo Trimestre a la sección MOSAICO POR (TILE BY), teniendo el siguiente resultado.

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 c) Ahora haga clic en alguna región en blanco de la hoja de cálculo y arrastra a la sección CAMPOS
(Fields) tanto Vendedor como (∑Unidades).

d) Repetiremos el paso (c) pero arrastrando los campos Vendedor e ∑Importe, y obtendrás el
siguiente resultado:

35
3. Teniendo seleccionado la tabla, en la ficha Diseñar, grupo Cambiar visualización, seleccionamos Gráfico
de barras, Barra agrupada.

Clic para
modificar
tamaño del
gráfico

4. En la siguiente interfaz agregaremos el campo ∑Unidades al gráfico.

5. Primero haremos ampliaremos momentáneamente el gráfico usando lo siguiente:

36
 Clic para ampliar
gráfico

6. Ahora se verá de la siguiente manera:

7. Agregaremos el campo unidades al gráfico. Agregue el campo ∑Unidades a VALORES (VALUES).

37
8. Usando lo hecho en (5) disminuya el tamaño del gráfico para continuar con el siguiente punto. Si tiene
que modificar el tamaño del gráfico para visualizar los datos hágalo.
9. Ahora crearemos una tabla con los siguientes campos, Departamento, Línea y ∑Importe (paso 2c)

10. Teniendo seleccionado la tabla creada en el punto 9, en la ficha Diseñar, grupo Cambiar visualización,
seleccionamos Mapa.

11. Luego arrastraremos el Campo Departamento a la sección UBICACIONES. De MULTIPLOS VERTICALES

(VERTICAL MULTIPLES) a UBICACIONES (LOCATIONS).

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12. Agregamos en el cuadro de texto: Haga clic para agregar
título y escriba: Informe de Ventas y en la ficha Power View, en
el grupo Insertar, insertamos un Cuadro de texto.

Colocamos el siguiente
texto: “Elaborado por: Área
Comercial”

13. En la ficha Power View, grupo Temas seleccionamos el botón Temas y la opción Theme3 luego
seleccionamos botón Fondo y la opción Dark1 Degradado vertical.

14. Por último, insertaremos 4 segmentaciones: Línea, Trimestre, Departamento y Vendedor:

39
 a) Arrastramos cada campo uno a uno hacia un espacio vacío de la hoja de cálculo.

b) Seleccione uno de los campos y en la ficha Diseñar, haga clic en el botón Segmentación de datos y
así con todos los campos que arrastremos.

15. El resultado final será el siguiente.

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Referencias bibliográficas:
 Pacheco, J. (2017). Aplicaciones prácticas con Excel 2016. Lima: Macro
 Pérez, M. (2016). Windows 10 práctico. Mexico: Alfa Omega
 Rathbone A (2015). Windows 10. Barcelona: Para Dummies
 Peña, R; Orbegozo A. (2017). Office 2016 - Paso a paso. Mexico:Alfa Omega
 Mediaactive. (2016). El Gan Libro de Office 2016. Barcelona: Marcombo
 Marco, R. y Ferrari, A. (2015). Dax Patterns 2015.
 http://www.aulaclic.es/excel-2016/index.htm
 http://www.formacionprofesional.info/manual-excel-2016-en-pdf/
 https://support.office.com/es-es/article/Gu%C3%ADas-de-inicio-r%C3%A1pido-de-Office-2016-
25f909da-3e76-443d-94f4-6cdf7dedc51e?ui=es-ES&rs=es-ES&ad=ES

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