Manejo Efectivo Del Tiempo

Sistema Universitario Ana G.
Méndez
Vicepresidencia de Recursos Humanos
Manejo Efectivo del Tiempo

Derechos Reservados©SUAGM.2007
Sra. Marisol Muñiz, Recurso

18 de abril de 2007
Presentación de los Asistentes
 Duración: 10 minutos.
 Proceso
 Mencionar
 Decir su nombre
Area de trabajo
 Mencionar un adjetivo positivo que empiece

con la primera letra de su nombre.
 Cada 5 personas damos un aplauso
¿En qué piensa cuando
escucha la palabra tiempo?
“El tiempo es oro”

Tiempo
 Todo el mundo tiene 24 horas diarias y
168 horas en la semana para:
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
________________________________
____________________________.
Por que hay personas que hacen más cosas en
la misma cantidad de horas laborales.
 Por hábitos personales que han

desarrollado.
 Trabajan más inteligentemente.
 Conocen como lo invierten
Controlan su tiempo
 Aceptan la realidad del tiempo

 “No malgastan el tiempo”
Realidad
 El tiempo es el recurso más escaso que existe
a menos que se maneje adecuadamente.
 No se puede hacer nada para crear más
tiempo.
 No se puede volver a encontrar el tiempo
perdido.
 No debemos malgastarlo.
 Debemos valorarlo.
Desarrollando Hábitos
(Steven Covey, 7 Hábitos de la Gente Eficaz)
Requisitos para que el cambio
sea exitoso
 Convencimiento
 Compromiso
 Disciplina
 Cooperacion
Registro del tiempo
 Escriba todas las cosas que hizo el día de
ayer.
 Sea específico en identificar los horarios y el
tiempo que invirtio en cada una de las
actividades.
Con quién la realizó. Si aplica
 Que calificación se daría, del 1 al 5. Donde

5 es la calificación más alta.
Registro de tiempo
Actividad Tiempo Persona(s) Calificación
(1-5)
¿Cómo invertir mejor nuestro
tiempo? Cumpliendo prioridades
 Conseguí realizar mis tareas prioritarias

 Qué fue lo que me impidió realizarlas
 Quién o qué me occasiona las principales interrupciones
 Cómo puedo eliminarlas
 Qué puedo hacer para evitar que vuelvan a producirse
esos elementos que me hacen perder el tiempo
 Qué puedo hacer para ser más eficaz y productivo

 Cuánto tiempo perdí en actividades que no tenía que
hacer
 Qué actividades odia hacer otra persona
“Dedico tiempo a las cosas
importantes para mí”
 De acuerdo a lo que  ¿Qué aspectos
es importante para valora?
mí es que establezco  Profesional
las prioridades.  Financiero
 Familiar
Social
 Espiritual
 Intelectual
 Físico
Recuerda
 Establecer un balance entre tus valores
y los de la instituci 162n.
 Tienes que organizar tu tiempo para
cumplir con lo que la organización
espera de tí y con lo que para ti es
importante.
Beneficios de manejar
efectivamente el Tiempo
 Nos sentimos realizados  El manejo adecuado de
al hacer todo lo que tiempo ayuda a
teníamos que hacer. acordarse de las
 El manejo de tiempo obligaciones, reuniones
provee estructura a la y eventos o fechas
vida y paz a la mente. especiales.
El manejo adecuado de
tiempo le ofrece a la
gente un sentido de
control a la vida.
Beneficios de administrar
efectivamente el Tiempo
 El manejo adecuado del  Los departamentos y
tiempo reduce el equipos pueden cumplir
“estrés” que nos
provoca el tener que con las fechas mas
cumplir con tantas facilmente.
demandas en 24 horas.  La institucion puede
 Los empleados pueden atender mejor los
realizar mejor calidad
clientes sin aumentar el
en su horario diario.
personal, el equipo o el
espacio de oficina.
Cuestionario
¿Cuán bien manejas el tiempo?
Los “Robatiempos”
 Identifica todas las situaciones
internas o externas que te quitan
tiempo para realizar los deberes y
responsabilidades.
“Robatiempos”
 Socialización excesiva con los colegas.
 Llegar tarde e irse temprano.
 LLamadas personales al trabajo o al celular.
 Revizar constantemente los correos electrónicos.
 Bajar el nivel de productividad.
 Falta de adiestramiento formal.
 Reuniones innecesarias o mal planificadas.

 “Hacer negocios durante horas laborales.”
 No delegar.
 Distracciones personales.
“Robatiempos”
 Visitantes  Comunicación inefectiva
 Llamadas telefónicas  Desorganización
 Vagancia  Fallas mecánicas
 Crisis  Tapón
Cambios de prioridades  Indecisiones
 Esperas  Chismes
“Robatiempos”
 No delegar
 Compromisos sociales
 Falta de objetivos claros
 Preocupaciones
 No gustarle su trabajo
 Chismes
 Personalidad
 Chistes
 Autoridad confusa
 Procrastinar
Incapacidad de decir No
 Desorganización
 Falta de autodisciplina
 Actitudes negativas
 Perfeccionismo
 Irse al detalle
Ejercicio
 Coloque en la Matriz de
Administración del Tiempo las
actividades que realizó ayer.
 Considere su importancia y
urgencia.
Matriz de Administración del Tiempo
Urgente / Importante No Urgente / Importante

Urgente / No Importante No Urgente / No Importante

tiempo?
 Prevenir urgencias  Controlar las reuniones
 Decir no  Compromiso con la Vision y
 Establecer prioridades Mision
 Delegar  Actitudes correctas
 No procrastinar  Mentalidad de trabajo en
 Mentalidad de equipo
Mejoramiento Continuo  Evitar interrupciones
 Evaluar nuestro registro de  Revisar el calendario de

tiempo trabajo antes de irse
 Leer los emails en AM  Tener o Proveer agenda para
 Organizarse (Outlook) todas las reuniones
 Tener las metas claras
 Puntualidad
 Realizar reuniones efectivas
tiempo?
 Calendarizar es el secreto para que
las cosas ocurran. Planificar es la
intención.
 Planificar es decidir qué vamos a hacer.
 Calendarizar es decidir cuándo lo vamos a
hacer.
¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?
 Delegando efectivamente
 Carifique la tarea
 Especifique el ámbito de restricción
 Permita que el empleado participe
 Comunique al ámbito de poder las tareas que
delegó
 Establezca controles
 De surgir problemas insista en recomendaciones
Delegar con responsabilidad
 Delegar no sinifica  Significa obtener los
renunciar a la resultados
responsabilidad motivando a los
personal como empleados para
supervisor. lograr que se
inspiren a realizar un
trabajo que es
responsabilidad del
supervisor.
Beneficios al delegar
 Tener más tiempo para realizar las tareas
que no se pueden delegar.
 Motivar al desarrollo de líderes con
conocimiento.
 Establecer relaciones de confianza.
 Cumplir con las metas y objetivos de su

área de trabajo.
Puedo delegar si:
 Hay alguna persona que puede hacer el
trabajo mejor que yo.
 Hay alguna persona que aunque realice las
tareas mas lentas puede realizarlas
efectivamente y las actividades no son
urgentes.
Hay alguna persona que puede beneficiarse en
su desarrollo.
 Hay alguna persona que tiene el deseo de
aprender.
 Yo no puedo realizar esa actividad hoy.
Recuerde
 Delegar en la persona  Especificar los
adecuada resultados esperados.
 Evaluar lo delegado  Verificar que la persona
 Delegar los trabajos que sabe realizar el trabajo.
a usted le gusta realizar  Confiar en la persona.
y los que no.  Permitir la participación
 Ser proactivo. Prevenir en el proceso.

 Delegar actividades  Informar a los demás
completas que delegó esa tarea.
Encuentre
 Mencione todos los participantes del
adiestramiento que:
 tienen reloj “de oro”
 tienen las uñas pintadas de rojo
 tienen espejuelos
cumplen años este mes
 tienen pañuelo
 tienen mascotas en su hogar
 tienen agenda
Reflexión
 “El ayer se fué para siempre, el día de hoy durará un
instante, el mañana depende de lo que se haga hoy”
 “El pasado es historia.
El futuro es misterio.
Hoy es un regalo,
Por eso se le llama
Presente.”
Fish

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 Mencionar un adjetivo positivo que empiece

“El tiempo es oro”

 Por hábitos personales que han

 Aceptan la realidad del tiempo

 Que calificación se daría, del 1 al 5. Donde

 Conseguí realizar mis tareas prioritarias

 Qué puedo hacer para ser más eficaz y productivo

 Reuniones innecesarias o mal planificadas.

Urgente / Importante No Urgente / Importante

Urgente / No Importante No Urgente / No Importante

 Evaluar nuestro registro de  Revisar el calendario de

 Cumplir con las metas y objetivos de su

 Ser proactivo. Prevenir en el proceso.

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