SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD – REGIONAL CALDAS

DIRECCION DE MANUAL EMPRESARIAL Y PROFESIONAL

PROYECTO FORMATIVO: MINIBANK S.A LA DORADA

FICHA (I.D):
1576655

FORMACION:
TECNOLOGO GESTION BANCARIA Y DE ENTIDADES FINANCIERAS

LA DORADA, CALDAS
26/03/2019
Contenido
MISIÓN. ......................................................................................................................................... 4
VISIÓN MINI BANK. ....................................................................................................................... 4
OBJETIVO GENERAL ....................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPECIFICOS ............................................................................................................ 4
POLÍTICAS ...................................................................................................................................... 5
POLÍTICA DE PRIVACIDAD.......................................................................................................... 5
POLÍTICA DE SEGURIDAD INFORMÁTICA .................................................................................. 5
POLÍTICA DE ACEPTACIÓN DE TÉRMINOS ................................................................................. 5
POLÍTICA DE TARIFAS DE ENVÍO ................................................................................................ 5
POLÍTICA DE CAMBIOS Y DEVOLUCIONES ...................................Error! Bookmark not defined.
POLÍTICA DE CAMBIOS Y DEVOLUCIONES EN LA OBTENCIÓN DE PRODUCTOS ................Error!
Bookmark not defined.
POLÍTICA DE GARANTÍA............................................................................................................. 5
VALORES CORPORATIVOS ............................................................................................................. 6
ORGANIGRAMA ............................................................................................................................. 6
SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS ................................................................................. 6
SARLAFT:.................................................................................................................................... 6
SARO: ......................................................................................................................................... 7
SARC: ......................................................................................................................................... 7
SARI: .......................................................................................................................................... 7
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS ............................................................................. 8
INTRODUCCION ......................................................................................................................... 8
MANUAL DE FUNCIONES ....................................................................................................... 9
GERENTE GENERAL.................................................................................................................... 9
GERENTE ADMINISTRATIVO .................................................................................................... 10
COORDINADOR DE CARTERA .................................................................................................. 11
AUDITORIA .............................................................................................................................. 12
OFICIAL DE CUMPLIMIENTO.................................................................................................... 15
ANALISTA DE CREDITO ............................................................................................................ 18
JEFE DE CAJA ........................................................................................................................... 19
ASESOR COMERCIAL ................................................................................................................ 20
CAJEROS .................................................................................................................................. 21
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................................................................................. 22
GERENTE GENERAL.................................................................................................................. 22
GERENTE ADMINISTRATIVO .................................................................................................... 23

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COORDINADOR DE CARTERA .................................................................................................. 24
AUDITOR.................................................................................................................................. 26
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS ........................................................................... 27
ANALISTA DE CREDITO ............................................................................................................ 28
JEFE DE CAJA ........................................................................................................................... 29
ASESOR .................................................................................................................................... 30
CAJERO .................................................................................................................................... 32

3
MISIÓN.
Mini bank La Dorada es una entidad financiera enfocada en acompañar ética y
profesionalmente a nuestros clientes, con el fin de lograr sus objetivos y
crecimiento sostenible con productos y servicios financieros bajo estándares de
calidad.

VISIÓN MINI BANK.

Mini Bank La Dorada en el año 2025 será líder y referente a nivel nacional como
una entidad integra que brinda a sus clientes la mejor experiencia de servicios
financieros; Soportado en valores y principios que proporcionan seguridad y
bienestar.

OBJETIVO GENERAL
Fundamentar e implementar estrategias que ayuden a la contribución y
crecimiento en el mercado, para tener mayor evolución y progreso en el sector
financiero, mediante procesos de innovación y mejoras continuas.

OBJETIVOS ESPECIFICOS
 Identificar las necesidades del mercado financiero para establecer
alianzas que permitan crecimiento económico
 Implementar herramientas tecnológicas que nos ayuden a difundir
información con el fin de darnos a conocer a nuestros clientes potenciales.
 Promover nuestro portafolio de productos y servicios mediante medios de
comunicación
 Diversificar los productos ofrecidos para fomentar el progreso de la región
y mejorar el bienestar de nuestros clientes.

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POLÍTICAS
POLÍTICA DE PRIVACIDAD
En el manejo de plataformas virtuales, se compromete a no retener ningún tipo
de información personal (nombre, dirección, correo electrónico, número de
contacto) de sus clientes, a menos que sea de manera voluntaria, la cual va a
ser guardada en su cuenta personal y que servirá para el envío de prendas
mediante empresas de mensajería. Le enviaremos a nuestros clientes un correo
electrónico de confirmación tan pronto se registren o hagan una compra con el
fin de notificar que hemos recibido sus datos y/o confirmar su orden.

POLÍTICA DE SEGURIDAD INFORMÁTICA

Se contará con la mejor tecnología para asegurar a nuestros clientes seguridad
de su información personal en los procesos de envió y almacenamiento de dicha
información suministrada. La información de nuestros usuarios será guardada y
asegurada en bases de datos protegidas y de accesos no autorizados.

POLÍTICA DE ACEPTACIÓN DE TÉRMINOS

El uso de esta nuestra página, el hecho de que nuestros usuarios están de
acuerdo con nuestra política de seguridad y privacidad. Si ellos no están de
acuerdo con estos términos, deberán abstenerse del uso de la página web.

POLÍTICA DE TARIFAS DE ENVÍO

La entrega de pedidos tendrá una duración de entre 2 y 8 días, dependiendo del
destino del envío. En municipios reconocidos se tendrá un máximo de dos días,
en municipios medios, un máximo de 6 días y en poblaciones lejanas un máximo
de 8 días. El valor de la entrega podrá variar dependiendo de la lejanía del
destinatario.

POLÍTICA DE GARANTÍA
El término de la garantía será de 6 meses a partir del momento en que nuestro
cliente reciba el producto, por medio de compra directa o por envío mediante
empresa de mensajería. El producto será revisado por el departamento de
calidad y daremos respuesta en 15 días hábiles. En caso de que la prenda

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permita reparación, será reparada, de lo contrario se procederá el respectivo
cambio.

VALORES CORPORATIVOS
 Liderazgo
 Trabajo en equipo
 Empatía
 Excelencia
 Perseverancia
 Servicio
 Honestidad
 Responsabilidad social

ORGANIGRAMA

SISTEMA DE ADMINISTRACION DE RIESGOS

SARLAFT:
El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos y de la
Financiación del Terrorismo se compone de dos fases: la primera corresponde a
la prevención del riesgo y cuyo objetivo es prevenir que se introduzcan al sistema
financiero recursos provenientes de actividades relacionadas con el lavado de
activos y/o de la financiación del terrorismo.

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La segunda, que corresponde al control y cuyo propósito consiste en detectar y
reportar las operaciones que se pretendan realizar o se hayan realizado, para
intentar dar apariencia de legalidad a operaciones vinculadas al LA/FT.

SARO:
Se entiende por riesgo operativo a la posibilidad de incurrir en pérdidas por
deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la
tecnología, la infraestructura o por la ocurrencia de acontecimientos externos

SARC:
el cual establece las reglas relativas a la gestión del riesgo crediticio que deben
cumplir las entidades vigiladas, dispone que las provisiones de la cartera de los
establecimientos de crédito se deben reconocer de manera prospectiva, razón
por la cual todo crédito, desde el momento de originación y con independencia
de su calificación de riesgo, tiene asignado un valor de provisión individual
asociada a dos parámetros, esto es: la probabilidad de incumplimiento y la
pérdida dado el incumplimiento, además de la exposición vigente en la fecha de
su constitución. Así pues, dicha provisión se deduce del valor de la cartera activa
y por tal razón se concluye que, en efecto, el valor de estas provisiones
individuales se puede catalogar como de “dudoso o difícil recaudo.

SARI:
Sistema de administración de riesgos crediticios. Este proporciona seguridad
crediticia al llevar un control de los activos de la compañía.

 Identificar y evaluar los riesgos inherentes a los procesos informáticos.

 Controlar para minimizar las amenazas a riesgos y evaluar el desempeño
del entorno informático.
 Asignar responsables para los procesos informáticos.
 Este tiene programas de seguridad.

En conclusión, su objetivo es proteger la información confidencial de cada

entidad de los hacker y de todo aquel que quiera utilizarla para actividades
ilegales.

7
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

INTRODUCCION

El presente manual de funciones y procedimientos, describe el nivel de cargo o

puesto que desarrolla cada colaborador en sus actividades cotidianas. Este
manual tiene como objetivo regular y organizar la estructura interna de
MINIBANK S.A, facilitando así los procesos de selección e inducción del nuevo
personal, y la interacción entre los diferentes departamentos de la empresa, ya
que minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo
logrando el aumento de productividad tanto individual como organizacional.

Se debe tener en cuenta que en el manual de funciones y procedimientos se

explica el paso a paso de cómo elaborar una actividad. En el manual de
procedimientos es muy necesario e importante la determinación del tiempo de
realización de las actividades y que recursos materiales, tecnológicos y
financieros puede o debe utilizar el trabajador.

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MANUAL DE FUNCIONES
GERENTE GENERAL
Identificación del cargo
Nombre del cargo: GERENTE GENERAL
Dependencia: GERENCIA
Reporta a (Nombre del
GERENTE REGIONAL
cargo):

Requisitos mínimos
Requisitos de formación Administración de empresas
Requisitos de experiencia Dos (s) años de experiencia mínimo

Objetivo principal

Planear, proponer, aprobar y garantizar la rentabilidad y el crecimiento

del banco mediante el cumplimiento de las metas especiales y una
adecuada colocación de los productos, asegurando la satisfacción del
cliente con los servicios requeridos. Mantener un buen clima laboral
dentro del banco, firmar los cheques y documentos legales.

Funciones del cargo

 Firmar cheques y documentos legales.
 Manejarlas claves de accesos y las llaves asignadas.
 Incrementar las ventas de los productos financieros y atraer
nuevos clientes.
 Aprobar el plan anual de entrenamiento y capacitación.
 Hacer seguimiento a las colocaciones y captaciones de los
gestores.
 Reunión de comité para tratar las principales cuentas morosas.
 Atender clientes que quieran hablar directamente con el gerente
 Responder por las acciones del personal y las responsabilidades
de cada cargo de la entidad.

9
GERENTE ADMINISTRATIVO

Identificación del cargo

Nombre del cargo: GERENTE ADMINISTRATIVO
Dependencia: AREA ADMINISTRATIVA
Reporta a (Nombre del
GERENTE GENERAL
cargo):

Requisitos mínimos
Requisitos de formación
Requisitos de experiencia
Tecnología en contabilidad y finanzas, título en
contaduría, a fines.
11 (Once) años de experiencia profesional
relacionada.

Objetivo General

Ejercer el liderazgo en la oficina asignada, buscando el desarrollo de su equipo de

trabajo, con altos estándares de desempeño; mediante procesos, estrategias efectivas
de planeación, llevando el control de resultados que permitan incrementar la
productividad y la satisfacción de las necesidades de los clientes, utilizando
eficientemente los recursos asignados.

Funciones del auditor

 Potencializar las habilidades del personal a cargo.
 Apoyar oportunamente a las instancias del control (Control interno, auditorías
externas, revisoría fiscal).
 Informar oportunamente a las áreas de riesgo operacional y de seguridad
bancarias toda aquella operación que represente un riesgo para el
funcionamiento y la integridad del banco y/o de los clientes internos y externos.
 Presentar propuestas para la remisión de cobro jurídico y castigo de obligaciones.
 Emitir todos los informes que sean requeridos en la labor asignada a realizar.
 Guardar permanentemente la confidencialidad sobre la información de las
operaciones internas manejadas por el banco.
 Participar cada vez que sea requerido en entrevistas de procesos de selección,
inducción o capacitación del personal nuevo.
 Realizar las evaluaciones de desempeño del personal a su cargo.
 Apoyar los trámites de carácter administrativo y legal que debe desarrollar en el
banco.
 Participar en los procesos disciplinarios de personas asignadas a su equipo de
trabajo
 Coordinar con Gerencia General cada vez que sea necesario los reemplazos del
personal
 Proponer alternativas y estrategias para mejorar continuamente la eficiencia de
los procesos del área.
 Dar a conocer oportunamente al Gerente General y/o entes de control cualquier
irregularidad que se presente en el banco.
 Cumplir el presupuesto comercial y administrativo asignado a la oficina a su
cargo.

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COORDINADOR DE CARTERA
Identificación del cargo
Nombre del cargo: COORDINADOR DE CARTERA
Dependencia: EJECUTIVO
Reporta a (Nombre del
GERENTE – JEFE INMEDIATO
cargo):

Requisitos mínimos
Contaduría Pública, Administración de
Empresas, Finanzas, Negocios
Requisitos de formación
Internacionales, Ingeniería Industrial o
Economía.
Título de especialización por tres (3)
años de experiencia profesional
relacionada, adicional a la requerida por
Requisitos de experiencia
el cargo, y adicional a esto. Cinco (5)
años de experiencia profesional
específica en el área a manejar.

Objetivo principal

Planear, dirigir, organizar y controlar las actividades de la cartera, ya sea

la recuperación, la cobranza y recaudo de los recursos financieros de la
empresa, los pagos de obligaciones financieras e ingresos por los
contratos de intermediarios y el reporte de información contable para
garantizar el cumplimiento de las obligaciones y buen funcionamiento.

Funciones del cargo

 Planear, dirigir, organizar y controlar el desarrollo de las
políticas, planes y programas que garanticen una efectiva
administración en los procesos de control y recaudo de los
ingresos y cartera que se genera por la venta de los servicios y
otros de acuerdo a los procedimientos de la Empresa y la
normatividad legal vigente.
 Dirigir, organizar y controlar que todas las transacciones
generadas en la operación de la entidad bancaria queden
reportadas y consolidadas para que se puedan elaborar
oportunamente los estados financieros e informes internos y
externos, de acuerdo con las normas contables, tributarias y
comerciales establecidas.
 Verificar y controlar todas las actas de entrega. Por medio de
este documento se realizan las debidas operaciones
financieras, las cuales se rigen y se tiene control de las
colocaciones y captaciones de los recursos monetarios.
 Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan
a la naturaleza de su cargo

11
AUDITORIA
Identificación del cargo
Nombre del cargo: AUDITOR INTERNO
Dependencia: GERENCIA
Reporta a ( Nombre del GERENCIA
cargo):

Requisitos mínimos
Estudios a nivel profesional con
áreas afines a la ingeniería, la
Requisitos de formación
informática y la administración.

Dos (2) años de experiencia profesional

Requisitos de experiencia
en cargos y funciones similares.

Objetivo principal

Determinar de una manera clara y puntual cada una de las funciones y

responsabilidades que tienen cada uno de los colaboradores dentro de
una compañía.

Funciones del cargo

 Examinar la idoneidad y efectividad del sistema de control interno
y de su eficacia para alcanzar los objetivos encomendados.
 Captar la información necesaria para evaluar la funcionalidad,
efectividad de los procesos, funciones, sistemas Utilizados y
entrega de información.
 Los auditores internos deben revisar y evaluar las operaciones o
transacciones para determinar si la información entregada es
correcta y oportuna para la toma de decisiones y proponer
implementación o mejorar a los sistemas , funciones que permita
elevar la efectividad en la empresa.
 Asesorar a diferentes niveles, con el objeto de proteger y mejorar
el funcionamiento de la organización entre ellos citamos.
 Verificar estados financieros y de contabilidad para establecer si
ellos representan escrupulosamente la autenticidad económica de
la compañía.
 Ejecución de revisiones Financieras, de cumplimiento y revisiones
especiales
 Analizar y recomendar alternativas de acción, sobre diferentes
aspectos encomendados por la Presidencia.
 Presentar un informe de los hallazgos y seguimiento realizado por
la Unidad de Auditoría Interna, cuando lo requiera el Consejo
Directivo.
 Evaluar la confiabilidad de información contable, financiera,
administrativa y otro tipo generada por la Corporación.
 Velar para que los recursos materiales, financieros y humanos
sean utilizados bajo una política transparente.

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 Promover un adecuado sistema de control interno, que asegure el
cumplimiento de aspectos de carácter legal, un sistema
estratégico de control gerencial, transparente y efectivo a nivel
institucional.

13
DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Identificación del cargo

Nombre del cargo: JEFE DE RECURSOS HUMANOS
DEPARTAMENTO DE RECURSOS
Dependencia:
HUMANOS
Reporta a (Nombre del
GERENTE GENERAL
cargo):

Requisitos mínimos
Requisitos de formación
Requisitos de experiencia
Sociología, relaciones laborales,
relaciones laborales y regímenes de
Empleo, políticas de provisión y
selección de personal políticas de
promoción y formación de personal.
No especifica

Objetivo principal

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El objetivo principal del departamento de recursos humanos es alinear
estratégicamente a los profesionales con los valores y metas
empresariales.

Funciones del cargo

 Realizar una Investigación interna y del mercado laboral.
 selección y reclutamiento de personal.
 Se ejecutaran capacitaciones con el fin de garantizar una
eficiencia y un buen funcionamiento en cada puesto de trabajo.
 Remuneraciones.
 Motivar el clima laboral.
 Prevenir los riesgos laborales
 Promoción de los colaboradores.

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
Identificación del cargo
Nombre del cargo: OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

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Dependencia: ADMINISTRATIVO
Reporta a ( Nombre del
GERENTE GENERAL
cargo):

Requisitos mínimos
Requisitos de formación
Requisitos de experiencia
Profesional en carreras afines como:
Administración De Empresas,
Administración Financiera, Ingeniería
Industrial, Contaduría Pública,
Economía y Finanzas
Experiencia mínima de 3 años en el
área de SARLAFT

Objetivo principal

Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas

que conforman el SARLAFT, promoverá la adopción de correctivos al
SARLAFT. Realizará evoluciones individuales y consolidadas de los
perfiles de riesgo de los factores de riesgo y los controles adoptados,
así como de los riesgos asociados.

Funciones del cargo

 Vigilar el cumplimiento de los aspectos normativos en temas
relacionados con prevención de LAFT presentes y las futuras
normas que puedan surgir.
 Inspeccionar que se ejecuten de manera eficiente y oportuna
todas las etapas de la implementación y funcionamiento del
SIPLAFT-SARLAFT o SAGRLAFT Y así mismo que se generen
las medidas correctivas al sistema.
 Promover programas de capacitación en temas relacionados con
prevención de lavado de activos y financiación de terrorismo al
interior de la organización para todo el personal.
 informar al representante legal y al máximo órgano social de la
empresa cualquier falla que se llegase a presentar a los
controles establecidos dentro de los procedimientos, manuales y
/ o políticas contenidas dentro del sistema, que pueda
comprometer a cualquier funcionario de la empresa con el fin de
dejar evidencia y trazabilidad sobre la ocurrencia de algún hecho.
 Atender cualquier requerimiento de la autoridad judicial que
llegase a ser solicitada.
 Reportar ante la unidad de información y análisis financiero
(UIAF), transacciones realizadas, operaciones inusuales o
sospechosas, acorde al instructivo de esta entidad
 Velar por que cada una de las áreas de la compañía realicen la
verificación y el conocimiento de las contrapartes y esta a su vez
cumplan con los procedimientos, manuales y políticas vigentes
dentro de la organización. Las cuales puede realizar a través de
auditorías que finalmente arrojaran informes sobre medidas
correctivas y/o recomendaciones que se deban aplicar.

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 Mantener toda la evidencia documental y magnética en reserva
en todo lo relacionado a su labor como soporte de cumplimiento
ante cualquier requerimiento de una autoridad judicial y/o ente de
control
 Generar informes al máximo órgano social de la organización
con cierta periodicidad la cual se establece acorde a la norma y a
las políticas internas de la organización.
 Certificar ante el ente de control el cumplimiento de lo previsto en
materia de prevención de LAFT de acuerdo con requerimiento de
la entidad.

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ANALISTA DE CREDITO
Identificación del cargo
Nombre del cargo: ANALISTA DE CREDITO
Dependencia: COMERCIAL
Reporta a ( Nombre del
GERENTE DE CREDITO
cargo):

Requisitos mínimos
Profesional en Contaduría pública o
Requisitos de formación
Contabilidad y Finanzas.
Dos (2) años de experiencia profesional
Requisitos de experiencia
en cargos y funciones similares.

Objetivo principal

Evaluar la solvencia económica y analizar las posibilidades de pago de

los clientes que aplican para obtener un préstamo bancario. Está a cargo
de recolectar y examinar la información financiera de cada persona, tales
como su historial de pagos, balance de ingresos y ahorros.

Funciones del cargo

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  Realizar un análisis preciso de la condición financiera del cliente
 Evaluar el nivel de ingresos y capacidad de pago de los clientes
que hagan una solicitud de crédito.
 Promocionar las líneas de crédito que mejor se ajusten a las
necesidades del cliente.
 Elaborar reportes detallados para dejar registro de la información
obtenida.
 Asistir al Gerente de la Sucursal, en la aprobación o negación del
crédito.
 Recopilar y clasificar las solicitudes en proceso y las que hayan
sido aprobadas.
 Llevar el seguimiento de los créditos otorgados dependiendo la
línea del crédito.
 Y todas aquellas que le sean asignadas.

JEFE DE CAJA
Identificación del cargo
Nombre del cargo: JEFE DE CAJA
Dependencia: AREA DE CAJA
Reporta a (Nombre del
GERENTE GENERAL
cargo):

Requisitos mínimos
Requisitos de formación
Requisitos de experiencia
Debe tener un título universitario a nivel de;
administración de empresa o publica,
contabilidad o finanzas.
No se requiere de experiencias.

Objetivo principal

Dirigir y supervisar las labores o actividades que desarrollan los funcionarios

que están bajo su responsabilidad, para contemplar cada uno de los
segmentos que se emplean, con el fin de optimizar su trabajo a través de las
áreas administrativas que conllevan a la planificación, ejecución y control,
generando nuevas oportunidades de negocio en el mercado, con el propósito
de mejorar cada día, facilitar el servicio y fidelizar nuevos clientes.

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Funciones esenciales
 Supervisar, organizar y asignar diariamente las tareas o actividades de
los funcionarios que laboran en la Caja General.
 Verificar que la base del dinero en los cajeros este completo.
 Comprobar que se haya desarrollado los trabajos de acuerdo con las
indicaciones dadas y parámetros establecidos.
 Llevar control y seguimiento del inventario de la caja fuerte.
 Verificar la procedencia y el origen del dinero, indagando esta
información a través de varios medios
 Reunirse semanalmente con los directivos para informar, discutir o
socializar, sobre los asuntos que se están ejecutando y lo que hay que
mejorar, en caso de ser necesario.
 Realizar arqueos de caja finalizando la jornada de trabajo.
 Convocar reuniones de manera mensual para ver el rendimiento y
cumplimiento de las expectativas propuestas durante el mes.
 Entregar informes al final del día al jefe inmediato, verificando que todo
esté en orden.

ASESOR COMERCIAL
Identificación del cargo
Nombre del cargo: ASESOR COMERCIAL
Dependencia: AREA OPERATIVA
Reporta a ( Nombre del GERENTE
cargo):

Requisitos mínimos
Requisitos de formación TECNÓLOGO, PROFESIONAL
Requisitos de experiencia Un (1) año de experiencia mínimo

Objetivo principal

Dirigir, coordinar y promover el servicio integral, excelente y oportuno al

cliente o usuario con un alto nivel de eficiencia y eficacia regido por los
valores de calidad, compromiso y transparencia.
Ofrecer el portafolio de nuestros productos y servicios financieros con
el fin de Satisfacer las necesidades del mercado- clientes estimulando
la lealtad, confianza y posicionando la buena imagen corporativa de
minibank

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 Funciones del cargo
FUNCIONES ESPECÍFICAS :
DIARIAS
 Conocer acertadamente los productos y servicios de la
organización
 Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus
necesidades
 Establecer comunicación asertiva con los usuarios para conocer
sus necesidades y responder a las mismas
 Orientar a los clientes en la compra de productos
PERIÓDICAS
 Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas
y transferirlo a su entorno laboral
 Realizar investigaciones constantes acerca del mercado y sus
precios
 Mantener una búsqueda constante de nuevos clientes y posibles
mercados

CAJEROS
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
Nombre del cargo: CAJERO
Dependencia: AREA OPERATIVA
Reporta a (Nombre del
JEFE DE CAJA
cargo):

Requisitos mínimos
Requisitos de formación TECNÓLOGO, PROFESIONAL
Requisitos de experiencia NINGUNO

Objetivo principal

Fundamentar, analizar y recopilar el dinero y distintos títulos valores que

se brindaran en su entorno de trabajo.

Funciones del cargo

 Recibir pagos efectuados por clientes o usuarios.

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  Contar y administrar el dinero para depósitos y retiros en
efectivo.

 Clasificar los cheques.

 Verificar la autenticidad de los cheques.

 Verificar la identidad de los clientes.

 Realizar arqueo de caja.

 Corregir transferencias de dinero o cargos que estén errados.

 Responder preguntas de los clientes sobre sus cuentas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
GERENTE GENERAL

Nombre del cargo: GERENTE GENERAL

Dependencia: GERENCIA
Número de cargos : 1
Reporta a ( Nombre del cargo): GERENTE REGIONAL

N° PROCEDIMIENTOS

1 Verificar todos los documentos que lleguen a gerencia para ser

firmados
2 Tener un buen manejo de claves y llaves de acceso a la entidad
financiera

22
 3 Incentivar y ayudar a los colaboradores para la venta de los
productos financieros
4 Conocer si las capacitaciones dadas a los colaboradores son las
correctas y adecuadas.
5 Hacer seguimientos muy minuciosos para comprobar si las
captaciones y las colocaciones se realizan de forma adecuada
6 Llegar a acuerdos con el comité para darle soluciones a las
cuentas morosas
7 Brindar buena atención a los clientes que quieres hablar
directamente con él y buscar soluciones válidas para el
8 Dar soluciones a los problemas que se presentaron en la entidad
y tomar la decisión adecuada con los colaboradores involucrados

GERENTE ADMINISTRATIVO

Identificación del cargo

Nombre del cargo: GERENTE ADMINISTRATIVO
Dependencia: AREA ADMINISTRATIVA
Número de cargos : 1
Reporta a ( Nombre del cargo): GERENTE GENERAL

N° PROCEDIMIENTOS
1 Identificar los tipos de capacitaciones que se pueden llevar a
cabo en el banco (servicio al cliente, mercadeo con énfasis en

23
 dirección del personal), logrando impulsar un desarrollo
adecuado para la entidad.
2 Suministrar la información requerida para las diferentes
instancias de control del banco (Control interno, auditorías
externas, revisoría fiscal).

3 Generar estrategias para carteras de difícil recaudo.

4 Llevar una documentación adecuada sobre las actividades que

se realizan interna y externamente.

5 Ejercer los informes para asignar un plan de trabajo.

6 Desarrollar bases de datos basadas en la información de las

operaciones internas.

7 Organizar un cronograma donde se le asigne este tipo de

responsabilidades.
8 Verificar que las actividades de los colaboradores se estén
ejecutando correctamente.
9 Respaldar los propósitos elaborados por los diferentes
asociados.
10 Custodiar el comportamiento de sus colaboradores.
11 Llegar a un acuerdo con el Gerente General, teniendo en cuenta
los respectivos puntos de vista.
12 Buscar soluciones para las debilidades que se encuentre en la
entidad.
13 Reportar las novedades cuando se presente alguna irregularidad
en un plazo máximo de tres días, de acuerdo con el
procedimiento de ejecución.
14 Realizando informes mensuales acerca del presupuesto
comercial y administrativo.

COORDINADOR DE CARTERA

Identificación del cargo

Nombre del cargo: COORDDINADOR DE CARTERA
Dependencia: AREA ADMINISTRATIVA
Número de cargos : 1
Reporta a ( Nombre del cargo): GERENTE – JEFE INMEDIATO

N° PROCEDIMIENTOS

24
1 Contar con un sistema contable y de seguridad más riguroso
para generar un adecuado manejo, control y recaudo de los
ingresos bancarios y extractos de los mismos.
2 Contar con el personal humano capacitado para que de esta
forma se pueda hacer un mejor uso de la validación y verificación
de sus recursos económicos (dinero en efectivo, títulos valores,
etc.)
3 Consolidar y tener soporte de todas las transacciones que se
realicen en el ámbito de la cartera, y de igual forma tener
respaldo de las mismas en el libro contable que maneja la
entidad. En caso de no tener dicho libro físico, contar con una
validación de datos aprobadas y rectificadas por el encargado y/o
el jefe inmediato.
4 De acuerdo con la información registrada en el libro contable, se
elaboraran los estados financieros más oportunamente para que
de esta forma la misma empresa pueda llevar una contabilidad
más oportuna de acuerdo a las políticas y estatutos.
5 Identificar y determinar las distintas moralidades y etapas de la
cartera, para así mismo poder generar su cobro de manera
propia y oportuna.
6 Llegar un registro en el cual se evidenciara las cartas y demás
títulos que consten las operaciones financieras, las cuales se
rigen por la captación y colocación de los recursos percibidos por
la entidad bancaria.
7 Consolidar y fundamentar con los debidos soportes ante los
cargos superiores (gerencia y jefes de cargo) para poder generar
oportunamente las actividades y metas que son plantean en el
entorno laboral, para así iniciar y culminar adecuadamente los
objetivos descritos por la empresa.
8 Con respecto a las demás funciones que sean descritas por la
empresa, este ítem tiene como finalidad difundir el crecimiento de
sus trabajadores en el entorno laboral, ampliando el conocimiento
y elaboración de sus tareas habituales, siempre y cuando tengan

25
 que ver directamente con el cargo relacionado en su campo de
trabajo.

AUDITOR

Identificación del cargo

Nombre del cargo: Auditor interno
Dependencia: Gerencia
Número de cargos : 2
Reporta a ( Nombre del cargo): Gerente

26
 N° PROCEDIMIENTOS
1 Se elabora la planificación general donde se especifica los
objetivos, el alcance de la Auditoría, materiales a implementar y la
reglamentación aplicable.
2 Reconocimiento del área sujeta a revisión, para ello es
imprescindible compilar información acerca de las actividades
ejecutadas dentro del cargo.
3 Recolectar información, ya sea física, documental, testimonial o
analítica. Debe ser la necesaria para corroborar los
procedimientos y resultados.
4 Durante la ejecución de la auditoría, verificar la veracidad de la
información y la detección de fraudes o errores por parte de las
áreas que están siendo auditadas.
5 Desarrollar una reunión con el auditado, en donde se le da a
conocer los hallazgos y acciones correctivas de la auditoría.
Asimismo se le dará la oportunidad de aclarar aspectos generales
de la auditoría, estos datos se tendrán en cuenta para la redacción
del informe final.
6 Calificar las actividades como fuerte, adecuado, por mejorar y
débil. La calificación incluirá aspectos como características y
efectividad del desempeño del cargo.
7 Una vez establecidos los comentarios por el responsable del área
auditada; se procede a elaborar el informe, que es el producto final
del trabajo, mediante el cual se exponen las observaciones,
conclusiones y recomendaciones.
8 Comunicar al Gerente o al Departamento de Supervisión de
Auditorías Internas del Tribunal Superior de Cuentas la existencia
del informe, para que procedan a la revisión del mismo.
9 Verificar el cumplimiento de las recomendaciones emitidas.

DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Nombre del cargo: JEFE DE RECURSOS HUMANOS

Dependencia: DEPARTAMENTO DE RECURSOS
HUMANOS
Número de cargos : 1
Reporta a ( Nombre del cargo): GERENTE GENERAL

27
 N° PROCEDIMIENTOS

1 Planificar previamente la plantilla del personal que se necesita

2 diseñar pruebas e instrumentos de medición que permitan
determinar cuáles son los potenciales candidatos para un puesto
3 tener en cuenta los títulos obtenidos, la experiencia laboral
previa, su desempeño en la entrevista y el puntaje obtenido en
las pruebas allí aplicadas
4 Educar sobre la adquisición conocimientos técnicos, teóricos y
prácticos para permitir a los trabajadores hacer su trabajo de una
mejor forma .
5 Realizar un estudio que, conforme a los méritos y eficacia de
cada trabajador, se le asigne determinado presupuesto
monetario.
6 Mediante reuniones, encuestas y otras herramientas prácticas,
medir la motivación de las personas
7 Brindar buena atención a los clientes que quieres hablar
directamente con él y buscar soluciones válidas para el
8 Ejecutar evaluaciones para saber si están listos para dar el
siguiente paso en un escalón más de la empresa o si, por el
contrario, en el puesto donde se encuentran son más productivos

ANALISTA DE CREDITO

Identificación del cargo

Nombre del cargo: ANALISTA DE CREDITO
Dependencia: COMERCIAL
Número de cargos : 2
Reporta a ( Nombre del cargo): GERENTE DE CREDITO

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 N° PROCEDIMIENTOS
1 Revisa con los mecanismos y herramientas proporcionadas por la
entidad el score financiero, centrales de riesgo, y un estudio
detallado a cerca de las deudas, compromisos jurídicos,
demandas u obligaciones que posea el solicitante del crédito.
2 Determina si el cliente cuenta con activos y obligaciones
financieras, además debe verificar la documentación suministrada
por el solicitante, donde se deberá sustentar su fuente de ingresos
y sus gastos.
3 Analiza las posibilidades de pago del cliente y ajusta la cantidad
monetaria a la que puede acceder sin correr riesgos por
endeudamiento.
4 Elabora reportes detallados para cada solicitud de crédito, donde
quedara especificado el rumbo que va tomando, hasta la
aprobación o negación del mismo.
5 Acompaña al gerente de la entidad ante el comide de crédito
mientras sustenta el por qué se debe o no se debe aprobar un
crédito.
6 Agrupa todas las solicitudes recibidas y las clasifica de forma
separada para llevar un orden de los archivos.
7 Deberá verificar uno a uno los destinos de los créditos, con las
herramientas que Mini Bank disponga para ello.

JEFE DE CAJA

Identificación del cargo

Nombre del cargo: JEFE DE CAJA
Dependencia: AREA DE CAJA
Número de cargos : 1
Reporta a ( Nombre del cargo): GERENTE GENERAL

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 N° PROCEDIMIENTOS
1 Verificar que la información de los clientes este correcta y sea
verídica.
2 Hacer seguimiento para que los clientes sigan adquiriendo sus
productos.
3 Confirmar la procedencia de cheques a través de documentos
recibidos o vía telefónica.
4 Informar a los clientes sobre la forma de pago y plazos para que
puedan pagar sus obligaciones.
5 Tener en cuenta a clientes que hasta la fecha hayan sido
cumplidos y leales, recibiendo a cambio una gratificación.
6 Verificar que los datos de los clientes estén registrados en el
sistema.
7 Revisar que todos los lugares de trabajo se encuentren en óptimas
condiciones.
8 Orientar al cliente de acuerdo a su inquietud.
9 Consultar acerca de los cambios que se puedan presentar e
informar de inmediato para que no vaya a ver ninguna
contrariedad.
10 Vigilar para que no se presente irregularidades con el servicio.
11 Cuidar y verificar que el dinero se encuentre en óptimas
condiciones.
12 Llevar el control o registro de lo ocurrido durante el día, y pasar el
informe a su superior.

ASESOR

Identificación del cargo

Nombre del cargo: ASESOR
Dependencia: AREA OPERATIVA
Número de cargos : 9
Reporta a ( Nombre del cargo): GERENTE

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N° PROCEDIMIENTOS
1 Inicia con una llegada puntual a su lugar de trabajo.
2 Dar una acorde bienvenida a los clientes, saludando gentilmente y
haciéndolos sentir importantes.
3 Realizar todos los tramites que quedaron pendientes del día
anterior.
4 Empezar a llamar a los clientes por los turnos que asigna el
sistema.
5 Atender a los clientes amable y respetuosamente, escuchando
correctamente sus solicitudes, tomando nota de sus intereses y
peticiones.
6 Establecer comunicación asertiva con los usuarios y clientes para
conocer sus necesidades y responder a las mismas.
7 Asesorar de manera real y objetiva a los clientes y sus
necesidades, buscando el producto o servicio deseado, guiándolo
a la satisfacción de sus necesidades.
8 Orientar a los clientes en la compra de productos, mostrando el
portafolio de productos o servicios que sean acordes a su solicitud
y capacidad financiera.
9 Conoce acertadamente los productos y servicios de la
organización.
10 En caso de un cliente cumplir con los requisitos para acceder a
algún producto, enseñar cuales son los documentos que se
requieren para iniciar el proceso de aprobación de su producto.
11 Dar una guía al cliente de cómo debe diligenciar los formatos,
cerciorándose que lo haga correctamente.
12 Asegurarse de haber creado un vínculo de fidelidad con el cliente,
al momento de cerrar la venta.
13 Generar confianza, agrado y empatía.
14 Realizar un seguimiento al cliente para fortalecer el vínculo y
mostrar las nuevas ofertas del portafolio.
15 Aplicar el conocimiento profesional en la resolución de problemas
y transferirlo a su entorno laboral.
16 Atender las opiniones e inquietudes, ofreciendo soluciones
efectivas
17 Estar con la mejor disposición para explicarle el producto al cliente
cuantas veces lo requiera.
18 Realizar investigaciones constantes acerca del mercado y sus
precios
19 Mantener una búsqueda constante de nuevos clientes y posibles
mercados.
20 Recolectar información acerca de nuevos productos que se
puedan implementar y elaborar un análisis de mercado, en el que
se pueda establecer su importancia, demanda y oferta.
21 Conocer y establecer los objetivos de venta determinados,
proyectando estrategias que impulsen el mercado.

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 22 Realizar semanalmente un visor donde se informe su avance en
el PGC (plan de gestión comercial) y si está cumpliendo con las
metas propuestas.
23 Mensualmente hacer una custodia de títulos de valores, por
seguridad.

CAJERO

Identificación del cargo

Nombre del cargo: CAJERO
Dependencia: AREA OPERATIVA
Número de cargos : 6
Reporta a ( Nombre del cargo): JEFE DE CAJA

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N° PROCEDIMIENTOS
1 Ingresa al establecimiento sin dinero en los bolsillos.
2 Revisa que este completa la base de dinero en caja y que tenga
los implementos adecuados para iniciar su labor.
3 Atiende respetuoso y educadamente a los clientes.
4 Recibe pagos efectuados por los clientes o usuarios.
5 Verifica si hay billetes falsos para un pago en efectivo y si es con
cheques, comprueba su autenticidad.
6 Clasifica e identifica el tipo de cheque, ya sea cruzado, de viajero,
endosado, en blanco, etc.
7 Comprueba que los cheques o títulos valores cuenten con los
fondos determinados y que el titular de la cuenta sea correcto.
8 Aplica los conocimientos en base al SARLAFT.
9 Verifica la identidad de los clientes.
10 Informa irregularidades en las cuentas

11 Corregir transferencias de dinero o cargos que estén errados.

12 Responder preguntas de los clientes sobre sus cuentas.

13 Es amable y cortes al momento de interactuar y resolver
inquietudes.
14 Informa a los clientes que se encuentren dentro que el
establecimiento se cerrara pronto.
15 Se realiza un arqueo en base a al comando respectivo que se
encuentre en caja.
16 Ordena en forma correlativa los cheques y títulos valores.
17 Llena formatos en los que se establezcan los cambios y
finalización de turnos donde se especifican los movimientos,
documentos, faltantes y sobrantes.
18 Informa a su superior los movimientos de caja diarios.

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