UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA

Ingeniería en Sistema y Ciencias de la Computación

Jornada sábado Matutina
Curso: Proceso Administrativo
Salón CS-7
Lic. Jorge Mario Lima
Sección “E”

CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA:

TECNOLOGÍA DE EFICIENCIA Y EXPANSIÓN,
S.A.

Guatemala, 26 de mayo del 2012

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 INTEGRANTES

GRUPO NO. 1

No. NOMBRE CARNE NO.

1 Wilson David Morales Girón 0900-11-1271
2 Raúl Josué Rivas Pérez 0900-11-8615
3 Nelson Sis 0900-11-1251
4 Edwin Rodríguez 0900-11-1251
5 Ana Silva 0900-10-8204

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 TECNOLOGÍA DE EFICIENCIA Y EXPANDSIÓN, S.A. (TEC, S.A.)

A) PREVISIÓN
1. Datos Generales de la Empresa
 Nombre:
“Tecnología de Eficiencia y Expansión, S.A. (TEC, SA)”
La actividad de la empresa consistirá en la importación y venta al por mayor
de equipo de cómputo y tecnología.

 Ubicación:
Zona 9 Ciudad de Guatemala.
Se eligió esta zona ya que es el área en donde se encuentran ubicadas la
mayoría de empresas y punto estratégico para la distribución.

 Misión:
Somos la institución que provee a las empresas clientes las mejores
opciones en equipos de cómputo y tecnología, la más avanzada y a precios
competitivos; dando además valor agregado mediante los servicios de
instalación y mantenimiento del equipo vendido.

 Visión:
Ser reconocido a nivel nacional como empresa líder en proporcionar equipo
y soluciones de alta tecnología con la mejor calidad para las empresas y
distribuidores.

 Logotipo:

 Slogan:
"No te quedes en el pasado, ven y crece con nosotros"

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  Justificación:
En la actualidad las empresas medianas y grandes de diversa índole, los
centros educativos a todo nivel, las entidades de gobierno y la mayoría de
actividades laborales en las que deba manipularse una cantidad
considerable de información se valen de la tecnología para llevar a cabo
sus actividades; por lo expuesto anteriormente, por el constante cambio en
la tecnología y por tratarse de un área relacionada a la carrera de Ingeniería
en Sistemas, se decidió que la empresa proyecto se dedicará a la
importación y venta al por mayor de equipo de cómputo y en general todo
tipo de tecnología (desde memorias USB hasta computadoras portátiles de
vanguardia); el mercado objetivo serán las empresas y además los
vendedores al detalle de computadoras y tecnología.

2. Estrategias de investigación para asegurar la factibilidad de vida de la empresa en

el mercado:
Se estudiará el mercado mediante el análisis de las empresas que
actualmente se dedican a este negocio; ya que a efecto de asegurar la vida
de la empresa en el mercado se proyecta utilizar las siguientes estrategias:
 Ofrecer a empresas medianas y grandes la renovación total o parcial de
su equipo de cómputo, según sean sus necesidades.
 Incluir dentro del mercado objetivo entidades como Universidades,
colegios, bancos, restaurantes y entidades de gobierno.
 Contar con un equipo de técnicos que brinden soporte en la instalación
del equipo y que además realicen actividades de mantenimiento en el
equipo vendido a las entidades antes citadas.
 Hacer clientes a los distribuidores de tecnología al detalle, ejemplo:
Electrónica Panamericana, Max, Elektra, etc.

3. Marco Legal:
 Pasos para legalizar una empresa:

La empresa se constituirá como Sociedad Anónima, por lo que se deberá

visitar las siguientes instituciones y desarrollar lo siguiente:

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PASO 1.

Registro Mercantil:
En el Formulario SOLICITUD DE INSCRIPCION DE COMERCIANTE
INDIVIDUAL Y EMPRESA, FORMA RM-1-SCC-C-V, No. 684989 (Ver
Anexo), se solicita ante el registrador mercantil la inscripción de la
empresa, así como la concesión de la Patente correspondiente.
En un folder tamaño oficio se debe entregar:
• Formulario lleno a máquina o a mano con tinta negra de inscripción
de comerciante individual y empresa individual.
• Original y una fotocopia legalizada del testimonio de la escritura de
constitución de la sociedad.

PASO 2.
Superintendencia de Administración Tributaria:
- Se solicita en el formulario de INSCRIPCION Y ACTUALIZACION DE
INFORMACION DE CONTRIBUYENTES EN EL REGISTRO TRIBUTARIO
UNIFICADO, SAT-No. 0014 (Ver Anexo) se otorgue el número de
identificación tributaria (NIT) y además identificará la dirección física del
local o de la empresa, los impuestos a los que se inscribirá (IVA, ISR,
IETAP).

- Se solicita en el formulario de SOLICITUD DE HABILITACION DE

LIBROS, SAT-No. 0052 (Ver Anexo) la habilitación de libros de la empresa.

- Se solicita ante el superintendente de Administración Tributaria la

habilitación de emisión de facturas, mediante formulario de ACREDITACION
DE IMPRENTAS EN EL REGISTRO FISCAL DE IMPRENTAS SAT - No.
0162 (Ver Anexo).

PASO 3.
Instituto Guatemalteco de Seguridad Social:
Se solicita ante el departamento patronal del IGSS la inscripción patronal de
la empresa, mediante formulario de SOLICITUD DE INSCRIPCION Y

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 ACTUALIZACION EN EL REGISTRO DE PATRONOS DRPT-001 (Ver
Anexo), con lo cual quedará inscrito para IGSS, IRTRA e INTECAP.

B) PLANEACIÓN
1. Misión y Visión
 Misión:
Proveer a las empresas clientes las mejores opciones en tecnología, la más
avanzada y a precios competitivos, dando valor agregado mediante los
servicios de instalación y mantenimiento del equipo vendido.

 Visión:
Ser reconocido a nivel nacional como empresa líder en proporcionar equipo
y soluciones de alta tecnología con la mejor calidad para las empresas y
distribuidores.

2. Metas y Objetivos
 Metas:
- Ser una empresa reconocida por la calidad de la tecnología distribuida.
- Contar con certificaciones internacionales sobre la calidad con la que los
equipos de cómputo y tecnología en general son instalados a los clientes.

 Objetivos:
- Durante el primer año vender más de Q2 Millones y dominar el mercado
de distribución de tecnología a las empresas en Guatemala al finalizar el
quinto año.
- Mantener los siguientes márgenes de rentabilidad durante los primeros
cinco años: Margen Bruto en Ventas 40%, EBITDA 10%, Margen neto 5%..

3. Políticas
 Realizar todo trabajo con excelencia.
 Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y
reclamos considerando que el fin de la empresa es el servicio a la
comunidad.

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  Definir por escrito, el tiempo máximo de respuesta de todo requerimiento
interno o externo, es responsabilidad de cada una de las áreas.
 Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de la
empresa, para lo cual deberán conocer los procedimientos a fin de
orientarlos.
 Todos los integrantes de la empresa deben mantener un
comportamiento ético.
 Desterrar toda forma de paternalismo y favoritismo, cumpliendo la
reglamentación vigente.
 Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter polifuncional;
ningún trabajador podrá negarse a cumplir una actividad para la que
esté debidamente capacitado.
 Impulsar el desarrollo de la capacidad y personalidad de los recursos
humanos mediante acciones sistemáticas de formación.
 Realizar evaluaciones periódicas, permanentes a todos los procesos de
la organización.
 Mantener una sesión mensual documentada de trabajo de cada unidad,
a fin de coordinar y evaluar planes y programas, definir prioridades y
plantear soluciones.
 Presentar los presupuestos y planes operativos hasta el 15 de
septiembre; los informes de actividades hasta el 28 de febrero de cada
año.
 Preservar el entorno ambiental y la seguridad de la comunidad en todo
trabajo.
 Mantener en la empresa un sistema de información sobre los trabajos
realizados en cumplimiento de sus funciones, proyectos y planes
operativos.
 Difundir permanentemente la gestión de la empresa en forma interna y
externa.

4. Reglas y Reglamentos
- Reglamento interno de Trabajo. Norma las relaciones entre los trabajadores y
la empresa.

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- Reglamento para autorización de nuevo proveedores. Determina las reglas
para autorizar la compra o importación de productos a un nuevo proveedor.
- Código de conducta. Conjunto de reglas sobre la ética y relaciones humanas
de los empleados y funcionarios de la empresa, entre sí y con terceros.

5. Procedimientos
Los principales procedimientos desarrollados son:
- Distribución de producto e instalación del equipo vendido. Determina el
conjunto de pasos para entregar productos de tecnología al cliente; así como,
la forma como serán instalados los equipos en las empresas clientes, cuando
aplique.
- Compras internas e importaciones. Establece los pasos a seguir para
comprar productos para la venta; así como repuestos para el equipo de
cómputo vendido y repuestos que servirán para el mantenimiento de las
máquinas ya vendidas.
- Emisión de cheques y pagos por transferencias. Pasos secuenciales desde
que se recibe la factura del proveedor hasta que se le hace efectivo el pago, ya
sea por cheque o por transferencia bancaria.
- Caja. Indica los pasos para depositar los pagos de los clientes en las cuentas
de la empresa.
- Contratación de personal. Establece la forma y los pasos secuenciales para
contratar personal en los diferentes niveles jerárquicos dentro de la empresa.

6. Presupuesto
Los presupuestos con los que la empresa trabajará son:
- Presupuesto de ventas. Se planea vender Q2 millones durante el primer año
de operación.
- Presupuesto de caja. Determina la necesidad de financiamiento bancario
durante el cuatro trimestre del primer año de operación.
- Presupuesto de costos y gastos. Establece los costos en el 60% de las
ventas y los gastos en el 30% del total de ventas.
- Presupuesto de capital. Determina que incrementará el capital pagado en un
20% al final del año, a efecto de comprar mobiliario y equipo para la nueva
bodega a aperturarse en el segundo año.

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 Los presupuestos elaborados son:

Presupuesto de ventas (en miles Q.)

2012 2013 2014 2015
Unidades 100 110 121 133
Precio de venta 20 20 20 20
TOTAL 2000 2200 2420 2662

Nota: las ventas empiezan en 100 unidades en enero y luego van aumentando en un 10%.

Presupuesto de cobros (en miles Q.)

2012 2013 2014 2015
Contado(60%) 1200 1320 1452 1597.20
Crédito(40%) 800 880 968
TOTAL 1200 2120 2332 2565.20

Nota: de las ventas de Q2000 hechas en enero: (60%) al contado y (40%) al mes siguiente (crédito
a 30 días).

Presupuesto de compras (en miles Q.)

2012 2013 2014 2015
Unidades 100 110 121 133
Precio de compra 14 14 14 14
TOTAL 1400 1540 1694 1863.40

Nota: cada mes se compra la misma cantidad que se vente (no hay inventario final).

Presupuesto de pagos (en miles Q.)

2012 2013 2014 2015
Contado (50%) 700 770 847 931.70
Crédito (50%) 700 770 847
TOTAL 700 1470 1617 1778.70

Nota: de las compras hechas en 2012, paga (50%) al contado y (50%) al mes siguiente (crédito a 30
días).

Presupuestos de gastos administrativos (en miles Q.)

2012 2013 2014 2015

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 Sueldos 50 50 50 50
Alquiler del local 20 20 20 20
Seguros 5 5 5 5
Limpieza y mantenimiento 10 10 10 10
Servicios básicos 10 10 10 10
Útiles de oficina 5 5 5 5
TOTAL 100 100 100 100

Presupuesto de efectivo (en miles Q.)

2012 2013 2014 2015
INGRESOS
Cuentas por cobrar 1200 2120 2332 2565
TOTAL INGRESOS 1200 2120 2332 2565

EGRESOS
Cuentas por pagar 700 1470 1617 1778.70
Gastos administrativos 100 100 100 100
Gastos de ventas 70 70 70 70
Pago de impuestos 8.30 9.50 10.82 12.27
TOTAL EGRESOS 878.30 1649.50 1797.82 1960.97

FLUJO DE CAJA 321.70 470.50 534.18 604.23

Presupuesto operativo (en miles Q.)

2012 2013 2014 2015
Ventas 2000 2200 2420 2662
Costo de ventas 1400 1540 1694 1863.40
UTILIDAD BRUTA 600 660 726 798.60

Gastos administrativos 100 100 100 100

Gastos de ventas 70 70 70 70
Depreciación 15 15 15 15
UTILIDAD ANTES DE IMP. 415 475 541 613.60

ISR 8.30 9.50 10.82 12.27

UTILIDAD NETA 406.70 465.50 530.18 601.33

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7. Diagrama de Gannt

Listado de actividades

9
8. Diagrama CPM - PERT

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11
 C) ORGANIZACIÓN
1. Organigrama:

2. Descripción de áreas y puestos:

Gerente General: La gerencia es un cargo que ocupa el director de una
empresa lo cual tiene dentro de sus múltiples funciones, representar a la

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sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a través del
proceso de planeamiento, organización dirección y control a fin de lograr
objetivos establecidos.

Secretaria Gerencial: La función de una secretaria gerencial es contribuir

al descongestionar al Gerente General de tareas administrativas y
operativas como coordinación de reuniones, viajes, recepción de llamadas,
preparación de informes, etc., y lograr un trabajo en equipo armonioso y a
la realización de actividades comunicacionales y de relaciones públicas, y
brindando una mejor atención al público.

Gerente de Compras: procura las suficiente de materiales para que

funcione la empresa así como economizar lo mejor los costos para
beneficio de la empresa , cotizar mínimo a 3 proveedores y medir el servicio
para mejorar la calidad del servicio del proveedor y la empresa así como
tiempos de respuesta de los proveedores.

Gerente de Ventas: maneja a las ventas y los vendedores tiene que hacer
los planes de trabajo ( rutas, clientes a visitar, pronóstico de ventas por
cliente, por ruta y en total, buscar nuevos clientes, apoyo a los vendedores)
planes de acción para temporadas especiales ya sea por mucha venta o
disminución de mercadería, tiene la facultad para hacer promociones de
venta ( descuentos, bonificaciones, muestras gratis) así como eventos que
impulsen la venta (patrocinios, promotora) y su objetivo básico es
incrementar las ventas y abrir nuevos mercados, eso es básicamente lo que
hace un gerente de ventas, puede variar de empresa a empresa.

Gerente de Producción: el gerente de producción se ocupa de supervisar

el personal, del proceso de producción y las materias primas. Implica saber
sobre cómo administrar el personal.
El Gerente de producción debe conocer muy bien el proceso de fabricación
de su planta. Las maquinarias con las que se trabaja, las normativas de
seguridad e higiene a cumplir.

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Marketing: La función que debe cumplir es alcanzar las metas que la
empresa se plantea en lo que respecta a venta y distribución para que esta
se mantenga vigente. Por eso es tan importante no sólo tener un
conocimiento del mercado, sino saber qué cosas puede desarrollar la
empresa que puedan interesar a los clientes.

Ventas: El departamento de ventas es el que se encarga de la distribución

y venta de los productos y dar seguimiento día a día de las diferentes rutas
de vendedores para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los
locales o comerciantes. En este departamento se prepara día a día el
pedido de ventas a facturar según su requerimiento y trabaja en conjunto
con mercadeo para lanzamiento de productos, promociones y ofertas.
Está encargado de contratar a promotoras, vendedores, supervisores y
llevar control de inventarios de productos de cada una de las sucursales.
Este es el departamento prioritario de la empresa, ya que a través de su
buena gestión la empresa puede vender. Es el departamento encargado de
vender, distribuir y dar seguimiento de las diferentes rutas (colmados,
supermercados, cafeterías).

D) NTEGRACIÓN
Es obtener y articular los elementos humanos y materiales que la
organización y la planeación señalan como necesarios para el adecuado
funcionamiento de una organización.

Etapas:

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1. Sistemas y Fuentes de Reclutamiento:

* Reclutamiento: Es recolectar información y así poder tener una bolsa de

trabajo.

Se distinguen dos aspectos: Las fuentes de abastecimiento y Los medios

de reclutamiento.

Fuentes usuales de abastecimiento:

• Las Universidades
• El personal recomendados por los actuales trabajadores.

Medios de reclutamiento

• La solicitud escrita.
• El empleo de prensa, radio, televisión etc.

2. Proceso de Selección:

*Selección: Tiene por objeto escoger, entre los distintos candidatos,

aquellos que para un puesto concreto sean los más aptos.

Aunque los medios usados y el orden en que se emplean suelen variar

mucho, para acomodarse a las necesidades y condiciones de cada
empresa:

• La hoja de solicitud de empleo.

• La entrevista
• Las pruebas psicotécnicas* y / o practicas.
• Las encuestas.
• Personalidad del trabajador-
• Perfil del trabajador
• El examen médico.

3. Sistema de Inducción:

* Inducción: Conocer todo lo necesario para desempeñar en el trabajo,

pueden haber dos tipos de inducción:

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 Introducción general a la empresa:

Puede llevarse a cabo en el departamento de personal. En el solicitante

firma el contrato de trabajo se hacen las anotaciones necesarias de
registro, y filiación etc., se da la bienvenida al solicitante en base al manual
del empleado que contiene políticas de la empresa su organización etc., se
hace un recorrido por la empresa y haciendo una presentación con los
principales jefes que ha de tratar y finalmente con su jefe inmediato.

En su departamento o sección.

Se hará la explicación detallada de su trabajo en base al puesto

correspondiente y la presentación a sus compañeros de trabajo se le hará
recorrer los sitios que habrá de aprovisionarse material entregar productos
terminados, rendir informes cobrar su sueldo, etc.

4. Sistema de Capacitación:

* Capacitación: Todo elemento que integra un empresa necesita recibir un

desarrollo de las aptitudes y capacidades que posea para adaptarlo a lo
que el puesto requiere.

Este desarrollo debe darse siempre, pero es más necesario tratándose de

trabajadores de nuevo ingreso. Y puede ser Practico, por ejemplo:
Reparación y Mantenimiento, Taller, etc., a fin de que todo trabajador
adquiera mayor destreza, seguridad y rapidez en el desempeño de sus
labores.

División.

• Adiestramiento y capacitación de empleados.

• Capacitación de supervisores.
• Desarrollo de ejecutivos.

5. Integración de las Cosas:

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Integración de las cosas (Equipo, Maquinaria, Herramientas, ETC): Se
divide en 4 aspectos:

• Carácter administrativo.
• Abastecimiento oportuno
• Instalación y mantenimiento.
• Delegación y control.

Principios de las cosas:

 Carácter administrativos: Es tener especialistas en cada área,

empleados conocedores y preparados para realizar sus actividades.
 Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y
tiempo.
 Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien
acondicionado.
 Delegación y Control: Transmitir autoridad y hacer buen uso ella.

Principios de las personas:

 Ecuación de nombres y funciones: Poner en claro cuáles son las

funciones que se van a llevar a cabo, y que las personas sean las
correctas para desempeñarlas.
 Previsión de Elementos Administrativos: Tener a las personas necesaria
para cubrir las funciones.
 Introducción Adecuada: Saber todo acerca del área de trabajo y así no
tener ningún tipo de incertidumbre.

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 E) DIRECCIÓN
1. SISTEMA DE COMUNICACIÓN AL PERSONAL INTERNO Y EXTERNO

A) REUNIONES EN GRUPO
Una reunión, bien sea sobre cualquier aspecto del trabajo en la empresa, bien sea
específicamente convocada para comunicar, es un foro abierto siempre a la
información, al debate y a la exposición de las opiniones de los asistentes.

B) REUNIONES INDIVIDUALES
Los encuentros o reuniones, formales o informales, entre alguien de la dirección
de la empresa con algún empleado, o de mandos intermedios con sus
subordinados, propician cauces muy eficaces de comunicación interna.

Se puede decir que es en este terreno en el que se juega la auténtica y diaria

comunicación bidireccional de la empresa. Cuando esos cauces se ciegan, por
cualquier causa que provoque incomunicación total o parcial, la vida de la
empresa se resiente.

C) PUBLICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Contar con una revista o boletín periódico interno, para aquella información,
derivada de SU gestión, que a la Dirección interese transmitir. Es un vehículo
unidireccional, de arriba abajo.

D) CIRCULARES INTERNAS Y EXTERNAS

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La circular interna de la empresa, entendida como un escrito o memorándum en el
que la Dirección comunica algo a todo el personal o una parte del mismo. Es
también únicamente unidireccional de arriba abajo.

E) TABLÓN DE ANUNCIOS
Se considera así a aquellos anuncios, estratégicamente colocados para poder ser
leídos, en los que la empresa colocara escritos, cuadros, gráficos, fotografías,
carteles o similares. En todo caso, se trata de lugares de visualización y lectura de
información facilitada por la Dirección. Es un sistema de información unidireccional
descendente.

F) CARTELES
Se trata de elementos gráficos de información de alguna cuestión concreta, más o
menos puntual, dotada de un diseño que pretende atraer la atención del personal
de la empresa, para que éste capte, en forma de mensaje, dicha información.

En consecuencia, es utilizable para cuestiones muy concretas, de interés general,

normalmente del tipo de anuncio de algo o de alguna campaña sobre algún
aspecto o cuestión interno o externo a la empresa. La información es unilateral y
descendente.

G) ENCUESTA A LOS EMPLEADOS INTERNOS Y EXTERNOS

Es un elemento de comunicación interna unidireccional, pero ascendente. Permite
recabar la opinión de los empleados sobre algún aspecto de la gestión de la
empresa o de sus actividades o procesos e, igualmente, recibir sugerencias de
éstos.

H) BUZÓN DE SUGERENCIAS

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Utilizado para diversas cuestiones en la vida de la empresa. Si se usa para
recabar opiniones y sugerencias de los empleados se estaría usando para la
comunicación unidireccional ascendente.

I) CORREO ELECTRÓNICO
Este medio de comunicación será usado para comunicarse con el personal para
dar algún mensaje, este será utilizado estrictamente solo para cuestiones de
trabajo. Contaremos con un monitoreo de correo para filtrar cualquier tipo de spam
y cerciorarnos del buen uso del mismo.

2. MOTIVACION DEL PERSONAL

 MOTIVACIÓN POR LOGRO

“La motivación por logro es un impulso por vencer desafíos, avanzar y crecer”. Se
contara con un incentivo por logro alcanzado. Esto quiere decir que al personal se
le impondrán metas y si logra alcanzarlas contara con un bono extra.
 MOTIVACIÓN POR COMPETENCIA
“La motivación por competencia es un impulso para realizar un trabajo de gran
calidad”. La empresa contara con capacitaciones constantes hacia el personal, ya
que esto hará que su capacidad profesional sea mucho mejor y así obtener una
motivación para seguir aprendiendo e ir creciendo en la empresa.

3. TIPOS DE LIDERAZGO

Tres tipos de liderazgo que se refieren a formas variadas de autoridad:

 Líder carismático: es el que tiene la capacidad de generar entusiasmo. Es
elegido como líder por su manera de dar entusiasmo a sus seguidores.
 Líder tradicional: es aquél que hereda el poder por costumbre o por un
cargo importante, o que pertenece a un grupo familiar de élite que ha tenido
el poder desde hace generaciones. Ejemplos: un reinado.

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  Líder legítimo: Podríamos pensar en "líder legítimo" y "líder ilegítimo". El
primero es aquella persona que adquiere el poder mediante procedimientos
autorizados en las normas legales, mientras que el líder ilegítimo es el que
adquiere su autoridad a través del uso de la ilegalidad. Al líder ilegítimo ni
siquiera se le puede considerar líder, puesto que una de las características
del liderazgo es precisamente la capacidad de convocar y convencer, así
que un "liderazgo por medio de la fuerza" no es otra cosa que carencia del
mismo. Es una contradicción, por si lo único que puede distinguir a un líder
es que tenga seguidores: sin seguidores no hay líder.

4. SISTEMAS DE SUPERVISION

El supervisor debe interactuar entre su departamento y otras organizaciones, o

también, entre la organización y su ambiente total (el ambiente interno: recursos
humanos, políticas de la empresa, disposiciones, etc.; el ambiente externo: lo
componen el mercado, la competencia, el gobierno, la tecnología, etc.
Para ello utiliza recursos humanos, recursos económicos, recursos financieros,
etc, los cuales determinan la eficiencia y eficacia de la organización en el presente
y futuro, con ellos se consigue el logro de las metas y objetivos.
 El supervisor como líder debe desarrollar una visión de futuro, es decir,
crear proyecciones y estrategias a largo plazo de forma precisa,
planteándose: ¿Qué se desea lograr?, ¿a dónde queremos llegar", etc.
 Visión compartida. Un líder habla y escucha a sus colaboradores, toma en
cuenta sus aportaciones, los faculta para tomar decisiones, así como
fomenta el espíritu de equipo y el intercambio de información,
conocimientos, puntos de vista. Su objetivo: que todos comprendan y
compartan el enfoque perseguido y se comprometan a su consecución.
Como parte de las Relaciones Humanas el supervisor debe ser eficaz al conseguir
que los miembros de un equipo den lo mejor de sí mismos, se empleen al límite y
queden satisfechos con lo que están realizando.

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Objetivos:
 Permitir el manejo del proceso
 Conocer en tiempo real las incidencias del proceso y los parámetros más
importantes ( Disponibilidades,
 OEE, Tiempos ciclo, producciones, )
 Gestionar los datos para realizar análisis de históricos, los cuales van a
permitir:
 Mejorar el rendimiento (cuellos de botella)
 Mejorar la fiabilidad
 Optimizar los recursos (inversiones, energía consumida,...)
 Prevenir la degradación del proceso o medios

F) PROCESO DE CONTROL

1. PROCESO DE CONTROL

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El proceso de control deberá definir la forma y los instrumentos que servirán para
comparar los resultados reales de la operatoria de Tecnología de Eficiencia y
Expansión, S.A. (TEC, SA), con:

 las metas y objetivos determinados en la fase de planeación;

 el funcionamiento de la estructura organizacional establecida;
 así como la eficiencia de la dirección de la entidad.

Por lo tanto, para el establecimiento de un control adecuado en la empresa, que permita

alcanzar lo citado anteriormente, se deberán seguir los siguientes pasos del proceso de
control:

 Establecer las normas y métodos para medir el rendimiento:

Se ha determinado que las mejores herramientas para el control en TEC,S.A. son las
siguientes:

o Contabilidad: Permite controlar el desempeño financiero de la empresa, ya que

proporciona los Estados Financieros, principalmente: el Balance General, que
presenta el patrimonio de la compañía al inicio y al final del año de
operaciones; y el Estado de Resultados que presenta las ventas, los costos y
gastos incurridos en la operación de un año, para luego conocer el resultado
(ganancia o pérdida) del período.

o Auditoria: Este estudio realizado por profesionales con independencia de

criterio permite determinar que la información financiera reportada por la
contabilidad refleja razonablemente la situación real de la empresa; además,
reporta cualquier deficiencia de control interno (resguardo de activos, apego a
políticas y leyes, registro de la información que alimenta los reportes
financieros) de TEC, S.A.

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o Ejecución Presupuestaria: Este reporte elaborado por la Gerencia Financiera
permite comparar rubro por rubro de ingresos, costos y gastos, las cifras
establecidas en el presupuesto elaborado en la Planeación con los resultados
reales de la venta de equipos de alta tecnología de TEC, S.A.

o Reportes e informes: Principalmente son implementados en las áreas de

Compras, Bodega y Ventas. Permiten conocer: a) Los precios de los equipos
comprados localmente e importados, y el tiempo de entrega por parte de los
proveedores; b) la cantidad y que tipo se equipo se encuentra en el almacén, el
costo y el número de unidades por producto, así como el tiempo que lleva de
estar almacenado; c) establecer ventas por producto, por vendedor y por
región.

o Archivos: Permite controlar mediante expedientes a: los proveedores a quienes

se les compra el equipo (nombre, ubicación, contacto, productos que ofrece y
precios, contratos celebrados); y a los clientes de TEC, S.A. (nombre, ubicación,
contacto, contratos celebrados, productos que compra, historial de pagos y
moras).

o Estudio de tiempos y movimientos: Se aplica al personal del área técnica y

medirá el tiempo que tardan en, instalación de equipos nuevos y ejecutar el
mantenimiento de equipos ya vendidos.

o Investigaciones de mercado: Consisten en encuestas que permitirán conocer la

percepción de las personas (clientes y potenciales clientes) respecto de los
productos y la imagen de la empresa en el mercado de tecnología en
Guatemala.

o Obtención de certificaciones: Consisten en estudios o auditorías realizados por

expertos internacionales que opinan sobre la calidad de los procesos de venta e
instalación de equipos de cómputo, así como de la calidad de dichos equipos;

24
 estas permiten a la empresa obtener Certificaciones Internacionales sobre la
calidad del productos y los procesos de la empresa.

 Medición de resultados:
Permite la comparación entre los resultados de la operatoria de TEC, S.A. con los
parámetros establecidos previamente en la planeación.

 Medidas correctivas:
Al determinar que la realidad no ha correspondido a las metas y objetivos que se
habían trazado, corresponde a la función de control aplicar las medidas correctivas
según sea el caso. Puede ir desde un ajuste en los planes pre-establecidos (ya que no
se adecuaban a la realidad objetiva) o una sanción (para el personal responsable de la
ejecución y consecución de los criterios establecidos inicialmente).

 Retroalimentación:
Luego de conocer los resultados de la medición es necesario dar a conocer a cierto
personal involucrado los resultados de citada medición, esto permite la corrección de
errores y la actualización continua del sistema de control.

2. MEDICIÓN DEL RENDIMIENTO REAL

Como parte del proceso de control, la medición de los resultados se ejecutará de la
siguiente manera:

 Información financiera: Es recolectada por todo el personal encargado de realizar

alguna operación en la empresa (cajeros, bodegueros, vendedores) y se alimenta un
sistema computarizado contable que permite a los personeros del área financiera
elaborar la contabilidad diaria que sirve para obtener los Estados Financieros y
proporciona los datos de comparación con el presupuesto.

25
 Información operativa: Adicional a la obtención de los registros contables, el sistema
computarizado también permite recabar información de la operatoria para módulos
específicos:
o Compras: Póliza de importación o factura de compra, nombre del proveedor,
fecha del pedido, fecha de recepción de la mercadería, número de factura.
o Inventarios: Fecha de ingreso a la bodega, número de boleta de ingreso,
cantidad de producto ingresado, movimiento de mercaderías
(ingresos/egresos) por producto.
o Ventas: Cantidad de producto vendido, precio total de lo vendido, número de
factura, vendedor, nombre del cliente.

 Expedientes: El área administrativa forma expedientes con la siguiente información:

o Proveedores: nombre, ubicación, contacto, productos que ofrece y precios,
contratos celebrados, pedidos realizados.
o Clientes: nombre, ubicación, contacto, contratos celebrados, productos que
compra habitualmente, historial de pagos y moras, pedidos recibidos.

 Tiempos y movimientos: El área Técnica, mediante los supervisores realiza los estudios
de tiempos y movimientos, a efecto de establecer el tiempo necesario para la
instalación de nuevos equipos, así como el mantenimiento de los equipos que ya
fueron vendidos.

 Investigaciones de mercado: Se contrata a una firma experta en Marketing para

determinar la percepción que la población (clientes y potenciales clientes de la
empresa) tiene de TEC, S.A.

 Certificaciones de calidad: Se contrata a una certificadora internacional que envía

auditores especializados, quienes rinden su informe relativo a la calidad en los
productos y los procedimientos de la empresa, a efecto de obtener la Certificación
internacional de calidad.

3. COMPARACIÓN DEL RENDIMIENTO REAL CON EL ESTÁNDAR

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Luego de recabar la información real, se realiza la comparación con la planificación:

 Los Estados Financieros, los reportes e informes y los expedientes son comparados
con:
o Los objetivos financieros: Durante el primer año vender más de Q2 Millones y
dominar el mercado de distribución de tecnología a las empresas en Guatemala
al finalizar el quinto año. Mantener los márgenes de rentabilidad durante los
primeros cinco años: Margen Bruto en Ventas 40%, EBITDA 10%, Margen neto
5%.
o El presupuesto general.
o El resultado de la auditoría.

 Además, la información operativa de compras, almacén y ventas, se compara contra

los objetivos mensuales y anuales establecidos para sus respectivos departamentos.

 Los reportes de tiempos y movimientos, los reportes operativos y los resultados del
estudio de la Certificación de calidad, se comparan con la meta relacionada: Contar
con certificaciones internacionales sobre la calidad con la que los equipos de cómputo
y tecnología en general son instalados a los clientes.

 El resultado del estudio de Marketing se compara con la meta relacionada: Ser una
empresa reconocida por la calidad de la tecnología distribuida y dominar el mercado
de distribución de tecnología a las empresas en Guatemala al finalizar el quinto año.

4. APLICACIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA

Al no cumplirse con lo planificado la administración de Tecnología de Eficiencia y

Expansión, S.A. (TEC, S.A.), determina:
 La responsabilidad de los encargados de alcanzar las metas.
 Factores externos e internos que influyen positiva y negativamente.
 La factibilidad de las metas y objetivos trazados en la planeación.

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Para luego proceder a ejecutar la acción correctiva, que puede ser:
 Llamada de atención o medidas correctivas para los funcionarios y empleados
responsables.
 Elaboración de plan de emergencia para mitigar los efectos de los factores
negativos que afectaron.
 Replanteamiento de la planificación para hacerla objetiva.
Retroalimentación al personal y funcionarios que se considere necesario.

ANEXOS
1. Acta Constitutiva

28

Tecnología de Eficiencia y Expansión

 Raúl Josué Rivas Pérez

2. Nombramiento de Representante Legal

29
3. Patentes de Comercio de Empresa y Sociedad

30
 Tecnología de Eficiencia y Expansión, S.A.

Tecnología de Eficiencia y Expansión, S.A.

Tecnología de Eficiencia y Expansión, S.A.

31
4. Inscripción en el Registro Mercantil

5. Inscripción en la SAT

32
33
34
35
6. Inscripción en el IGSS

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