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Se acabó el habilitar una estancia específica de nuestra empresa para guardar los
cientos de archivadores con documentos importantes. Lo último en gestión de
documentos es trabajar en la nube, una forma de guardar nuestros archivos en
internet que nos garantiza comodidad y seguridad.
Las ventajas que nos proporciona este sistema de gestión son infinitas, y es que
no solo nos ofrece una capacidad de almacenamiento enorme por muy poco
dinero, sino que nos permite acceder a los documentos de forma fácil con una
búsqueda simple y recuperar archivos perdidos de forma sencilla. El sistema de
almacenamiento de archivos en la nube más conocido es Dropbox, pero no el
único.
Dropbox nos permite guardar cualquier documento que queramos en una unidad
propia para que podamos acceder a ellos cuando y como queramos. Como valor
añadido, esta plataforma nos permite probar su sistema gratuitamente,
ofreciéndonos 2 GB de almacenamiento inicial, que podemos ampliar con un
precio muy competitivo.
– Nos permite almacenar todos nuestros documentos sin ocupar espacio físico.
– Disminuye el riesgo de pérdida de documentos y reduce el tiempo de búsqueda
de archivos.
– Elimina la necesidad de contratar a un gestor de documentos.
– Permite el acceso a todos los trabajadores a través de sistemas de seguridad
como contraseñas o emails corporativos.
– Ahorra tiempo y esfuerzos a la hora de ordenar los archivos y facilita su
búsqueda y posterior almacenaje.
Utilizar la tecnología para facilitar las labores empresariales del día a día es una
decisión que toman cada vez más empresas, y parece que se impone a los
métodos de gestión tradicional, gracias a la reducción de los costes y a la
seguridad que transmiten.