ENSAYO

Aplicación de las Tablas de Retención Documental – TRD

Presentado a:
Claudia Victoria Suarez Castro
Instructora

Presentado por:
Yolima Sinisterra Bonilla
Aprendiz

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

Santiago de Cali
2019
 ENSAYO

Aplicación de las Tablas de Retención Documental – TRD

Más que de una necesidad se puede hablar de la obligatoriedad que tienen las empresas
de contar con archivos organizados, lo cual se expresa en la Ley General de Archivos – Ley 594 de
2000. En Colombia contamos con una serie de normas que regulan la gestión de los documentos
(almacenamiento y organización) tanto en las instituciones públicas como en las privadas. En el
año 2000 en nuestra legislación de aprobó la Ley 594, por medio se reglamenta la Ley General de
Archivos. Ésta tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función
archivística del Estado y de las entidades privadas que cumplen funciones públicas.

Su función es la de regular la función archivística, facilitando a las empresas públicas y

privadas las instrucciones tanto legales como técnicas, de la organización documental surgida de
las distintas funciones que éstas cumplen; pero con todo y eso podemos evidenciar que en
nuestro país las instituciones no cuentan con el personal debidamente capacitado para ejercer las
funciones archivísticas, a pesar de que la ley estipula que el manejo del archivo debe ser tratado
con personal calificado, con formación específica y con dedicación exclusiva en dichas funciones.

Esta situación nos lleva a evidenciar problemas como la conservación de nuestro archivo
histórico como lo ocurrido con el Archivo Histórico del Magdalena Grande, donde no se puede
evidenciar el papel que jugaron las empresas bananeras durante el siglo XX en Colombia, toda la
información relevante se encontró destrozada en bolsas de la basura.

Para asegurar que el procedimiento archivístico sea eficiente, que garantice el control de
los documentos y el fácil acceso a la información cuando ésta sea requerida, la organización
archivística se debe estructurar en un documento llamado Tabla de Retención Documental – TRD.

Las TRD se definen como el listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los
documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y
preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

Para la elaboración de T.R.D. existe una normatividad que se encuentra en el artículo 24 de la

Ley General de Archivo 594 de 2000, esta obliga realización de las tablas de retención documental;
también encontramos unos acuerdos, uno de ellos es el 039 de 2002, en donde nos explica qué son
las tablas de retención documental y otro acuerdo es el 042 de 2002, que se encarga de la
organización de archivo.

Las tablas de retención documental son instrumentos archivísticos que permiten la

normalización de la gestión documental, el ciclo vital de los documentos y los archivos de gestión,
central e histórico de las entidades.
 La organización de expedientes se busca por códigos y se organiza de tal forma que se
encuentre a tiempo por la persona encargada. De igual manera la forma como se organiza el archivo
en el mismo orden en el que se lleva; es por medio de la transferencia documental al archivo central.

Imagen: Tabla de Retención Documental

Fuente:
https://www.google.com/search?q=tabla+de+retenci%C3%B3n+documental&sxsrf=ACYBGNTDwXize3bJbFHuBDFvG7BHR0tw1g:15724
73265445&source=lnms&tbm=isch&sa=X&ved=0ahUKEwjUh5-
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La organización del archivo central debe ser como este estipulado en la tabla de retención
documental la cual exige que sea organizada de lo más antiguo a lo más reciente.

También encontramos la disposición final de los documentos es decir la conservación total

de los documentos que debe ser en un lugar seguro, después se hace la selección de los documentos
(los que sirve y lo que no), luego va la eliminación que es romper y quemar (destrucción total), de
cada uno de los documentos o la macro filmación que es la recuperación del documento que ya está
deteriorado por la antigüedad. Se debe llevar un plan de seguimiento que debe contener unos
objetivos que identifique una metodología archivística para la importancia y mejoramiento de
programa de gestión documental.

Para evaluación de tablas de retención documental debe hacerse una respectiva evaluación
la cual la hace el archivo general siempre y cuando la gobernación de la aprobación.

Por medio del control y el reconocimiento de la información y de la estructura

organizacional, se categorizan, seleccionan y organizan los diferentes documentos a fin de
establecer sus tiempos de conservación en archivo y los procesos a seguir cuando su ciclo de vida
haya terminado. Lo que nos permite:

 Controlar y monitorear el ciclo de vida de los archivos.

  Enlistar en series y tipos de documentos, haciendo un reconocimiento de la estructura
organizacional.
 Entender y manejar correctamente los ciclos por los que pasa un documento y el tiempo
prudencial que debe estar en cada uno.
 Reconocer la clasificación de la información según la necesidad e importancia que éste
represente para la empresa.

Cada empresa produce (a su ritmo) diferentes tipos de información en distintos formatos.

De este modo, si no se lleva un correcto manejo de la gestión documental, la empresa podría ir
perdiendo control sobre lo que produce. Esto se ve reflejado en los gastos relacionados al manejo
documental, así como el tiempo que se invierte en la búsqueda, archivo y modificación de los
documentos.

Es por ello que, dentro de las estrategias planteadas desde la gestión documental y del
manejo de las Tablas de Retención Documental, se prioriza el orden y el correcto uso de la
información, todo con la finalidad de optimizar tiempos, automatizar tareas y mejorar la eficacia y
la eficiencia, y de este modo contribuir al crecimiento económico de la empresa.

De este modo las ventajas que trae consigo las TRD son las siguientes:

 Se facilita el manejo de la información.

 Se contribuye a la correcta administración de la producción documental.
 Se gestiona de manera eficiente la administración y revisión documental.
 Se controla el acceso a la información y se aumenta la seguridad de la misma.
 Se garantiza la conservación de los documentos, todo basado en la relevancia de su
información y en su tipificación documental.
 Se implementa la importancia del manejo integral de la información.

Conclusiones

Las Tablas de Retención Documental pueden ayudar a entender las bases de la producción
documental de tu empresa, facilitándote el control del volumen de crecimiento de la información,
por medio de la priorización, la clasificación y la administración eficaz.

Para conocer el objetivo de cada documento, es necesario el entendimiento de cada uno

de ellos, de esta forma se contribuye a la clasificación desde la relevancia empresarial. Una vez
entendido esto, podrás notar como el archivo de la información se hace más fluido y
estandarizado.

Las TRD también contribuyen a:

 Manejar de manera optimizada la información.

 Controlar la producción documental.
 Administrar desde un punto eficiente, la información.
 Garantizar el acceso y control de la información, bajo la relevancia del tiempo.
 Conservar desde la selección garantizada.
 Regular la transferencia documental.
  Consolidar procesos administrativos.

Webgrafía

https://atsgestion.net/tablas-retencion-documental/

https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/Tablas-de-
Retencion-Documental-TRD

https://www.archivogeneral.gov.co/transparencia/gestion-informacion-publica/Tablas-de-
Retencion-Documental-TRD