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CONTRALORIA
CONTRALORIA
Señores
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPUBLICA
N° 1 DEL HALLAZGO que las actas de entreaga no reposna ni en la secretaria de educación ni en almacen
pero esta el ingreso y egreso
, ACCIÓN DE MEJORAMIENTO Organizar carpetas con documentos completos de etapa proceso
contratación y proceso supervisión e interventoría con índices, foliatura, lista de chequeo con los documentos
de la trazabilidad art 4 L594/00 art 3 ley 489, dotar archivo municipal y oficina jurídica de elementos para
correcta custodia archivo de gestión y archivo histórico de la contratación de todos los procesos,
ACTIVIDADES / DESCRIPCIÓN Asignar recursos financieros para foliar carpetas, rotular expedientes de
acuerdo a la ley general de archivo, AVANCES REALIZADOS Se han realizado entregas de materiales como
carpetas cuatro alas, cajas de archivo inactivo y un computador portátil marca LENOVO, EVIDENCIAS QUE
SE ADJUNTAN copia del registro del acta de entrega de papelería y aseo, acta de entrega del computador.
N° 2 DEL HALLAZGO, ACCION DE MEJORAMIENTO Organización y sistematización de las carpetas de los
procesos contractuales y procesos de supervisión e interventoría por contrato con documentos completos
generados en cada etapa del proceso de contratación y procesos de supervisión e interventoría.
ACTIVIDADES / DESCRIPCION Para uso de la oficina jurídica se debe gestionar y asignar los recursos para
adquirir un escáner de buena calidad para sistematizar, organizar y evitar pérdidas. AVANCES REALIZADOS
Se realizó el proceso de adquisición del escáner y su respectiva entrega a la oficina jurídica. EVIDENCIAS
QUE SE ADJUNTAN copia del documento del acta de entrega a la oficina jurídica del escáner
Señores
N° 1 DEL HALLAZGO: Que las actas de entrega no reposan ni en la secretaria de educación ni en Almacén
pero está el ingreso y egreso.
ACCIÓN DE MEJORAMIENTO Coordinar entre almacén y la secretaria responsable la entrega y firma de las
actas de entrega de bienes al igual que el ingreso a almacén para entrega de los mismos a los destinatarios
finales, copia de las actas de entrega de bienes deben reposar en el contrato y en almacén de la entidad.
ACTIVIDADES
1. Verificar por parte de los responsables la efectiva entrega de estos bienes de las I.E y e informar de
manera escrita si fueron entregados, si no fueron entregados adjuntar oficio o constancia de las I.E,
2. Recopilar las actas firmadas de las I.E de entrega de los bienes adjuntar una copia al contrato y guardar
copia en almacén adjuntado con sus comprobantes de ingreso y egreso
AVANCES REALIZADOS
INFORMES: Se hace la recolección de la información por medio de oficios enviados a los rectores de las
instituciones de acuerdo a las solicitudes mediante oficios que se envió en el mes de Enero 19 de 2017 y el
22 de Mayo 2017 solicitando la información a las diferentes instituciones donde se certifica que la I.E.R. La
Paila y la libertad si recibieron los implementos deportivos. Las instituciones el Cuembi, cocaya, santa Isabel,
Danubio, Nueva Granada, Santana, Puerto Vega y Villa Victoria certifican que no recibieron los implementos
deportivos en el año 2015. La Institución educativa Rural San Luis fue la única que no presento certificado de
recibido y haciendo caso omiso a la solicitud. Donde podemos verificar que en el archivo de almacén se
encuentra actas de entrega con su respectiva nota de ingreso y egreso firmado por José Félix Ortiz Bravo y
David Martínez quienes eran titulares de las dependencias de educación y almacén respectivamente durante
la vigencia fiscal de año 2015 y una copia que reposa también en el contrato No. 041
EVIDENCIAS QUE SE ADJUNTAN: Oficio de solicitud de información a los rectores de las instituciones,
copia del acta de entrega, nota de ingreso y egreso, certificaciones de entrega de las instituciones que
recibieron y de las que no recibieron los elementos.