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PROCEDIMIENTO PARA ENVIO DE DOCUMENTOS PARA ESTUDIO Y

CORRESPONDENCIA INMOBILIARIA ESTEBAN RIOS, SUCURSAL PIEDECUESTA.

OPCIÓN 1:

El inventarista de la sucursal Piedecuesta, estará todos los días a las 5:45 pm cada
tarde en la oficina, realizando el alistamiento de su agenda diaria y a su vez
recolectando la correspondencia y documentos para enviar a estudio a las
aseguradoras al día siguiente (los documentos de estudio que recolecta en las horas
de la tarde son los que llegaron despues de las 2:00 PM ).

En las mañanas estará a las 7:45 am en la sucursal de cañaveral haciendo entrega

tanto de la correspondencia como de los documentos a estudio, para que el mensajero
encargado los acerque a las aseguradoras y que a mas tardar a las 8:30 el inventarista
de la Sucursal Piedecuesta deberá estar en la oficina correspondiente ejerciendo sus
labores de rutina. Cabe resaltar que se realizaran excepciones donde el inventarista
será enviado al final de la mañana o al final de la tarde para enviar un estudio
directamente a la aseguradora que según corresponda, y dependiendo la urgencia que
el estudio amerite, ya que hay que tener en cuenta que esta persona es la misma que
realiza los pre-inventarios, visitas y aún más importantes las entregas de inmuebles a
los clientes. Estas excepciones se realizaran según el comportamiento de la agenda
del funcionario.

OPCIÓN 2

Digitalizar los documentos a estudio por vía electrónica, agilizando el ingreso de las
solicitudes a sus sistemas correspondientes, mientras que en el transcurso del mismo
dia se hacen llegar a la sucursal de cañaveral y al dia siguiente (en la mañana a través
del mensajero encargado de la empresa) a la respectiva afianzadora, ya teniendo en
cuenta la distancia que hay desde Piedecuesta hasta Bucaramanga hace de este
proceso algo complejo porque afecta directamente la calidad del servicio y la agilidad
en los tramites.

La asesora de arriendos será la persona encargada de recibir los documentos que

traiga el cliente, hacer la respectiva revisión e inmediatamente digitalizar la
documentación y enviarla por correo electrónico a la persona encargada por la
afianzadora para que se inicie el proceso del estudio. Cabe resaltar a las afianzadoras
que los documentos digitalizados serán los mismos que se les hará llegar de forma
física al día siguiente.
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OPCIÓN 3

Hacer uso del personal comercial como mostradores o inventaristas que se encuentren
disponibles en la sucursal de cañaveral, o que esté realizando labores en lugares que
les permita ir hasta la sucursal de Piedecuesta y enviar los documentos a estudio
cuando el inventarista de Piedecuesta no pueda hacerlo, este traslado se realizara
siempre y cuando no interrumpa o afecte el cumplimiento de la programación de su
ruta.

NOTA*
En caso tal que ninguna de las tres propuestas anteriores se pueda realizar y el estudio
amerite envío inmediato, el Coordinador comercial autorizará el envío a través de un
servicio de domicilio externo a la empresa para asegurar la agilidad en el trámite de
estudio de solicitudes de arrendamiento.

CORDIALMENTE.

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Nicolas Afanador Barreto
Coord. Comercial y Admtvo