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Barranquilla (Atl.), Julio 02 de 2019.

Señores:
OFICINA DE ASESORÍA JURÍDICA
Atn Doctora CLAUDIA TORRES SIBAJA
UNIVERSIDAD DE ATLÁNTICO
SEDE PRINCIPAL
Carrera 30 No. 8 – 49
Puerto Colombia – Atlántico
E. S. D.

REFERENCIA: CONCEPTO JURÍDICO / AVANCES Y/ANTICIPO

En atención a la solicitud formulada por la jefe de la Oficina de Asesoría Jurídica de la

Universidad del Atlántico a través de oficio de Agosto 29 de 2019, enviado por correo
electrónico, se hace necesario por parte de este asesor, revisar que avances puede
reconocer el rector de la institucion, para ello, será necesario precisar lo siguiente:

1. PREGUNTA PROBLEMA.

Atendiendo el alcance y la finalidad de la solicitud presentada, es imperioso por

razones metodológicas formular un eje problemático que para éste servidor se
circunscribe el siguiente:

En cumplimiento de lo establecido en el acuerdo superior 000014 de 30 de Diciembre

de 1998 surgen tres interrogantes que corresponden a:

A) ¿A QUE PERSONAL DE LA INSTITUCION SE LE PUEDEN CONCEDER

AVANCES Y POR CUALES CONCEPTOS?

B) ¿CUAL ES EL LIMITE DE LA CUANTIA DE LOS AVANCES EN LA

INSTITUCION?

1. CONSIDERACIONES JURÍDICAS.

Para comenzar, es necesario establecer que el principio de “autonomía Iris

universitaria” sostiene que las universidades deben ser autónomas y auto-gobernadas, y
que ella misma debe elegir sus propias autoridades sin injerencia del poder político,
decidiendo sus propios estatutos y/o acuerdos y programas de estudio. Por lo tanto, la
Universidad en uso de sus facultades autonomas creo el acuerdo 00014 de 1998 por

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medio del cual se crean y reglamentan el manjo de cajas auxiliares, cajas menores,
fondos rotatorios y avances o anticios.
Para poder aproximarnos al problema planteado, es necesario precisar la noción de
avance o anticipo, el cual lo podemos encontrar definido en el articlo 16 del acuerdo
00014 de 30 de diciembre de 1998:
(…) ARTICULO 16: se entiende por avance o anticipo la suma de dinero entregada
a un funcionario de la Universidad para cancelar gastos cuyo pago deba
efectuarse fuera de Barranquilla. (…)
Teniendo clara la nocion de avance y/o anticipo en el acuerdo superior de la universidad
del Atlantico debemos determinar a que personas de la institucion se le puede conceder
dineros especificados en avances y/o anticipo y sobre que tipo de conceptos. En este
mismo articulo podemos ver el personal de la institucion que puede recibir anticipos o
avances:
(…) ARTICULO 16: se entiende por avance o anticipo la suma de dinero entregada
a un funcionario de la Universidad para cancelar gastos cuyo pago deba
efectuarse fuera de Barranquilla. (…)
De igual forma, en el articulo 17 del mismo acuerdo, se menciona que tambien podra
concederce avances o anticipo a personas naturales y juridacas, las cuales esten
encargadas de tramites de nacionalizacion de mercancia.
(…) ARTICULO 17: podran concederse avances o anticipos a personas naturales
o juridicas que sean encargadas de efectuar tramites de nacionalizacion de
mercancias ante la Aduana, para lo cual deberan constituir fianza por la totalidad
de los avances concebidos para el efecto. (…)
Mientras que las personas naturales o juridicas que sean encargadas de tramintes de
nacionalizacion de mercancia tienen la obligacion de constituir fianza de los avances los
funcionarios de la Universidad, según el articulo 21 del acuerdo no requieren presentar
fianza de manejo, ya que la suma de dinero entregada se enceuntra respaldada por los
salarios y prestaciones sociales.
(…) los funcionarios de la Universidad para recibir un anticipo o avance no
requieren fuanza de manejo porque la suma entregada estaria respaldada por los
salarios y prestaciones sociales y para lo cual frimara este compromiso ante el
Tesorero General de la Universidad. El jefe de la Seccion de Presupuesto velara
porque el respaldo del anticipo sea suficiente. (…)
Las personas que no se encuenren vinculadas a la Univrsidad, el avance o anticipo sera
entregado a un empleado de la institucion con el cumplimimento de los requisitos exigidos
por el acuerdo.

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(…) ARTICULO 24: los gastos de despaamiento, viaticos, honorarios que deben
realizar las personas no vinculadas a la univevrsidad (conttatista, invitados,
estudiantes, entre otros) el anticipo sera entregado a un empleado de la institucion
con el cumplimiento e los requisio aquí definidos (…)
Con todo lo anterior, y según el paragrafo unico del articulo 16 del acuerdo 00014 de
1998, cabe señalar que la persona delegada para la autorizacion de los avances o
anticipos es el Vicerrector administrativo de la institucion.
(…) PARAGRAFO. Se delega en el Vicerector Administrativo la autorizacion
de los avances o anticipos. En ausencia temporal de este la delegacion recaera
en el Jefe de la Division de Presupuesto y Contabilidad.

En cuanto a los conceptos, mediante los cuales se pueden entregar anticipos o avances,
como lo mencionamos anteriormente en el articulo 17 del acuerdo superior, se pueden
entregar anticipos a personas naturales o juridicas que sean encaradas de efectuar
tramites de nacionalizacion de mercancia ante la Aduana; y el vicerector administrativo
podra autorizar avances en dinero bajo el concepto de cancelar ciertas compras o
servicios requeridos por la institucion cuando en la dependencia no exista fondo rotatorio
o la obligacion deba ser satisfecha de extricto contado. De igual forma, en el articulo 16
del mimsmo acuerdo, encontramos los siguientes:
(…) Tambien se concederan avances para viaticos, gastos de desplazamiento, gastos
de vehiculo en salidas oficiales, pago de conferencistas, publicaciones en la gaceta
Departamental o el Diario Oficial, tramites ante las entidades publicas (transito,
aduana et.), tramites bancarios, gastos de relaciones publicas, cursos de
capacitacion. (…)
Por otro lado, en el acuerdo no determina un limite de la cuantia de los avances o
anticipos, creando un vacio a este interrogante, pero encontramos que existen unas
condiciones, como la legalizacion obligatortia de todo anticipo o avance por parte de la
Tesoreria a mas tardar 30 dias calendario despues de la fecha del respesctivo
comprobante de Tesoreria. De igual fomorma otra prohibicion que podemos señalar es
que la autorizacion de un nuevo avance o anticipo estara condicionado por la legalizacion
de cualquier avance entregado anteriormente. Y en el mismo sentido, el articulo 22 dice:
(…) ARTICULO 22: ademas de las condiciones de legalizacion estipuladas en esta
norma a ningun funcionario podran entregarsele mas de tres anticipos en fomra
simultanea (…)
A todo esto, el personal de la institucion debe ceñirse a estas condiciones sin las cuales,
no podran entregarse los anticipos o avances, representados en dinero.
2. CONCEPTO EN SENTIDO EXTRICTO.

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A manera de respuesta, debemos decir que los avances, los cuales son una suma de
dinero entrgado a un funcionario de la universidad para realizar pagos por fuera de la
ciudad de Barranquilla, a personal que no tienen vinculacion con la universidad pero que
van a cumplir alguna actividad academica y necesitn una movilidad hacia la institucion. En
cuanto a los conceptos por los que se puedene entregar los avances solo pueden ser los
que señala la norma y que si se entregan estos avances para otro tipo de actividades
distintas a las descritas en el acuerdo superior llevara consigo las respectiivas sanciones
disciplinarias al personal que lo autorizo y al que hizo uso de este. Y por ultimo al limete
de cuantia la norma no especifica el monto maximo o minino por los cuales se pueden
autorizar los avances, pero si señala una serie de condiciones.

Atentamente,

FELIPE ANDRÉS HERAS MONTES

Asesor Externo

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