Actividad 3.

4 (Documentación y constitución de una empresa)

Dando continuidad al caso de la empresa de turismo, José ahora requiere asesoría acerca de la
documentación requerida para constituir su empresa. En esta oportunidad, su labor como asesor
será la de orientarlo a través de un informe acerca del tipo de documentos requeridos como persona
natural y jurídica, teniendo en cuenta los diferentes tipos societarios existentes, al final recomiende el
más acorde con la actividad comercial desempeñada por José.

Asesor: Señor José he seguido de su caso y veo que cumple con pasos relevantes para crear su
empresa, con lo son la idea, el espíritu emprendedor, el plan de negocio y sus actividad económica.
Luego de esto y muy importante debe definir el número de persona que formarán parte de la
materialización de su idea de negocio: sí toma la decisión de iniciar su negocio de manera individual
tiene 3 posibilidades: constituirse como persona natural comerciante (registro ante la Cámara de
Comercio); constituirse como empresa unipersonal, o como accionista único en una sociedad por
acciones simplificada. Sí por el contrario su decisión es formar su empresa con dos o más personas,
a través de algunas formas de asociación, debe definir qué sociedad comercial va a constituir de
acuerdo a sus características y lo que implica cada una de ellas.
A continuación le explicaré que documentos se requiere para la constitución de su empresa sí decide
hacerlo de manera individual, detallando ampliamente los documentos necesarios, según las 3
posibilidades expuestas anteriormente:

Registro como persona natural- comerciante:

Para un emprendedor es la opción ideal, ya que no tendrá que desplegar estructuras jurídicas ni de
administración complejas y responderá con su patrimonio ante cualquier acción realizada”.
Para registrarse como persona natural, los documentos requeridos ante la Cámara de Comercio son
los que se relacionan a continuación. Pero se debe, previo a diligenciar todos los documentos,
realizar las siguientes consultas, las cuales pueden realizarse de manera virtual:
- Nombre del establecimiento: verifique que el nombre que quiere usar no se encuentre
matriculado.
- Consulta de marca: para verificar si existen registradas o solicitadas con anterioridad marcas
iguales o parecidas que identifiquen iguales o semejantes productos o servicios que puedan
obstaculizar el registro.
- Actividad: consulte la actividad económica de su empresa en el Nuevo Código CIIU.
Uso del suelo: en la Secretaría Distrital de Planeación si la actividad que va a iniciar puede
desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento.
Documentos para el registro como persona natural son:
1. Original del documento de identidad.
2. Formulario del Registro Único Tributario - RUT (administrado por la DIAN como mecanismo
único para identificar, ubicar y clasificar a los obligados).
3. Formulario Registro Único Empresarial y Social (RUES). Este formulario puede ser
descargado en el portal de Confecámaras – RUES.
4. Formalización de la inscripción ante la Cámara de Comercio, se deben presentar todos los
documentos y cancelar los derechos de matrícula.
 Registro como empresa unipersonal:

Previo a diligenciar los documentos requeridos se deben realizar las siguientes consultas:
- Nombre del establecimiento: verifique que el nombre que quiere usar no se encuentre
matriculado.
- Consulta de marca.
- Actividad: consulte la actividad económica de su empresa en el Nuevo Código CIIU.
- Uso del suelo: en la Secretaría Distrital de Planeación si la actividad que va a iniciar puede
desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento.
- Consulta de uso del suelo.

Documentos requeridos para el registro como empresa unipersonal:

1. Documento de constitución: se debe elaborar un documento privado o a través de escritura

pública, que contenga los siguientes datos:
- Nombre, documento de identidad, domicilio y dirección del empresario.
- Denominación o razón social de la empresa, seguida de la expresión “Empresa Unipersonal” o
de su sigla E.U., so pena de que el empresario responda ilimitadamente”.
- Domicilio.
- El término de duración, si éste no fuere indefinido.
- Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que
la empresa podrá realizar cualquier acto lícito de comercio.
- El monto del capital (bienes aportados y su valor). El empresario responderá por el valor
reportado en el documento constitutivo.
- El número de cuotas de igual valor nominal en que se dividirá el capital de la empresa.
- La forma de administración y el nombre, documento de identidad y las facultades de sus
administradores.

2. Diligenciar el formulario de Registro Único Tributario (RUT), con la frase “Para Trámite en
Cámara” y una vez radicado le será asignado el Número de Identificación Tributaria NIT.

3. Diligenciar los formularios de manera virtual, en la Cámara de Comercio de su ciudad a

través de la página web o personalmente: matrícula mercantil, establecimiento de comercio,
Formato anexo DIAN-SM (DIAN - Secretarias Municipales) y asignación del NIT. Se deben
acompañar de una copia autentica del documento de constitución, para ser presentados
personalmente por el constituyente, el representante legal o apoderado, en cualquiera de las
taquillas de la cámara e iniciar el trámite de inscripción o registro.

4. Pagar el impuesto de registro, Ley 223 de 1995 y Decreto Reglamentario 650 de 1996) y los
derechos de inscripción. En la cámara donde se realice la solicitud de inscripción se asigna un
número de trámite, el cual podrá consultar su avance por la página de internet de la cámara
correspondiente.
 Constitución persona jurídica

Previo a los documentos requeridos para constituirse como cualquiera de las personas jurídicas,
deben realizarse las siguientes consultas:
- Nombre del establecimiento: verifique que el nombre que quiere usar no se encuentre
matriculado.
- Consulta de marca: para verificar si existen registradas o solicitadas con anterioridad marcas
iguales o parecidas que identifiquen iguales o semejantes productos o servicios que puedan
obstaculizar el registro.
- Actividad: consulte la actividad económica de su empresa en el Nuevo Código CIIU.
- Uso del suelo: en la Secretaría Distrital de Planeación si la actividad que va a iniciar puede
desarrollarse en el lugar previsto para su funcionamiento.

Existen siete tipos de empresa clasificadas como sociedades, a continuación se describen los
trámites para la constitución de cada una de ellas:

Sociedad por Acciones Simplificada S.A.S.

1. Documento de constitución: se debe elaborar un documento privado que debe ser

autenticado previo a la inscripción en el registro mercantil. Este de conformidad con lo exigido
por la Ley 1258 de 2008, deberá contener:
- Nombre, documento de identidad, domicilio de los accionistas.
- Razón social o denominación de la sociedad, seguida de las palabras “sociedad por acciones
simplificada”, o de las letras S.A.S.
- El domicilio principal de la sociedad y el de las distintas sucursales que se establezcan en el
mismo acto de constitución.
- El término de duración, si éste no fuere indefinido.
- Una enunciación clara y completa de las actividades principales, a menos que se exprese que
la sociedad podrá realizar cualquier actividad comercial o civil, lícita.
- El capital autorizado, suscrito y pagado, la clase, número y valor nominal de las acciones
representativas del capital y la forma y términos en que éstas deberán pagarse.
- La forma de administración y el nombre, documento de identidad y las facultades de sus
administradores. En todo caso, deberá designarse cuando menos un representante legal. (Ley
1258 de 2008)
2. Formulario de Registro Único Tributario (RUT), con la frase “Para Trámite en Cámara” y
una vez radicado le será asignado el número de identificación tributaria NIT.
3. Formulario Registro Único Empresarial y Social (RUES). Puede descargarlo en el portal de
Confecámaras – RUES.
4. Formulario adicional de registros con otras entidades.
 5. Para los establecimientos de comercio, el representante legal debe diligenciar y firmar el
formato anexo DIAN-SM (DIAN - Secretarías Municipales)
6. Formalización de la inscripción ante la Cámara de Comercio. Se deben presentar todos
los documentos y cancelar el impuesto y los derechos de registro.
Para la constitución de las sociedades comerciales, Limitada, Anónima, Colectiva, Comandita
Simple, Comandita por Acciones, deben seguirse los siguientes pasos:

1. Documento de constitución: constituirse por escritura pública, en la cual debe contemplarse

claramente lo siguiente:
- Nombre, domicilio, nacionalidad, documento de identificación de las personas que intervengan
como otorgantes.
- La clase o tipo de sociedad que se constituye y el nombre de la misma (formado de acuerdo
con las disposiciones del Código de Comercio de Colombia).
- Domicilio de la sociedad y sus distintas sucursales.
- Objeto social (enunciación clara y completa de las actividades principales).
- Capital social (suscrito y pagado). En las sociedades por acciones se debe expresar, además,
la clase y valor nominal de las acciones representativas del capital, la forma y términos en que
deberán cancelarse y las cuotas debidas, cuyo plazo no puede ser superior a un año;
- Forma de administrar los negocios sociales, indicando las facultades que tienen los
administradores, y las que se reservan los asociados, las asambleas y las juntas de socios (de
acuerdo con la regulación legal de cada tipo de sociedad).
- Época y forma de convocar y constituir la asamblea o la junta de socios en sesiones
ordinarias o extraordinarias. Cuál es la forma de deliberar y tomar los acuerdos en los asuntos
de su competencia;
- Fechas en que deben hacerse inventarios, balances generales, y forma en que han de
distribuirse los beneficios o utilidades e indicación de las reservas que deban hacerse;
- Duración de la sociedad y sus causales de disolución anticipada.
- Forma de hacer la liquidación, una vez disuelta la sociedad.
- Determinar si las diferencias que se presenten entre los asociados o con la sociedad, con
motivo del contrato social, se someterán a decisión arbitral o de amigables componedores y
de ser así cómo se hará la designación de los árbitros o amigables componedores.
- Nombre y domicilio del representante legal, sus facultades y obligaciones.
- Facultades y obligaciones del revisor fiscal.
- Los demás acuerdos que, siendo compatibles con cada tipo de sociedad, consagren los
asociados para regular las relaciones a que da origen el contrato de sociedad.
(Confecámaras, 2014)

2. Matricular la sociedad en el registro mercantil de la Cámara de Comercio con jurisdicción

en lugar establecido como domicilio principal. La solicitud de matrícula se debe realizar a
través del representante legal, dentro del mes siguiente a la a fecha de la escritura pública de
constitución, presentando los siguientes documentos:
- Formulario de Registro Único Empresarial (Carátula Única y Anexo Mercantil), firmado por el
representante legal de la sociedad. Este se puede descargar en el portal de Confecámaras.
- Solicitar y diligenciar en la Cámara de Comercio el anexo tributario con la firma del
representante legal.
- Copia de la escritura pública de constitución, la cual, de conformidad con el Artículo 110 del
Código de Comercio Colombiano, debe tener los datos anteriormente relacionados.
- Carta de aceptación del cargo con indicación del número del documento de identidad por
parte de los designados como representantes legales, miembros de junta directiva y revisores
fiscales. Si se deja constancia en la escritura pública de constitución de tal aceptación, no es
necesario este requisito.
3. Pagar el impuesto de registro.
 4. Obtener el certificado de constitución y gerencia.
5. Inscribir los libros de comercio, algunos de los que se registran en la cámara y comercio
son:
- De contabilidad: Diario, Mayor y balances.
- De actas de asamblea de accionistas, junta de socios y juntas directivas de acuerdo a los
artículos 189, 195 y 431 del Código de Comercio y el 131 del Decreto 2649 de 1993.
- De registro de acciones
- De registro de socios en sociedades limitadas.
- De accionistas.

Reglas del registro mercantil

Tanto para la persona natural como para la jurídica, el Código de Comercio de Colombia en su
artículo 29, establece unas reglas para llevar el registro mercantil:

1. Los actos, contratos y documentos serán inscritos en la Cámara de Comercio con jurisdicción en
el lugar donde fueren celebrados u otorgados; si hubieren de realizarse fuera de dicha jurisdicción,
se inscribirán también en la cámara correspondiente al lugar de su ejecución o cumplimiento;

2. La matrícula de los comerciantes y las inscripciones no previstas en el ordinal anterior, se harán

en la Cámara de Comercio con jurisdicción en el domicilio de la persona interesada o afectada con
ellos.

3. La inscripción se hará en libros separados, según la materia, en forma de extracto que dé razón
de lo sustancial del acto, documento o hecho que se inscriba, salvo que la ley o los interesados
exijan la inserción del texto completo, y

4.La inscripción podrá solicitarse en cualquier tiempo, si la ley no fija un término especial para ello;
pero los actos y documentos sujetos a registro no producirán efectos respecto de terceros sino a
partir de la fecha de su inscripción.

El documento que prueba toda inscripción que se realice en el registro mercantil es el certificado
expedido por la Cámara de Comercio o mediante inspección judicial practicada en el registro
mercantil.

La solicitud de la matrícula debe realizarse dentro del mes siguiente a la fecha en que la persona
natural empezó a ejercer el comercio o en que la sucursal o el establecimiento de comercio fueron
abiertos. Para las sociedades, la solicitud de matrícula debe realizarse dentro del mes siguiente a la
fecha de la escritura pública de constitución o a la del permiso de funcionamiento.

La matrícula se debe renovar anualmente, dentro de los tres primeros meses de cada año. El inscrito
debe informar a la Cámara de Comercio respectiva la pérdida de su calidad de comerciante,
cualquier cambio de domicilio y demás cambios referentes a su actividad comercial, con el fin de que
se efectúe el registro correspondiente.

De acuerdo con la actividad comercial que quiere ejercer José, sigo en mi posición como en
actividades anteriores de que el señor José puede iniciar creando una empresa unipersonal, pues
puede es una de las más sencillas a la hora de constituir y su capital será de acuerdo a lo que éste
posea, además algo muy importante y que no debe dejar pasar y es que como su empresa va a
prestar servicios de turismo debe estar registrado en el Registro Único de Nacional de Turismo.
Se puede realizar este trámite de manera virtual a través de la página del Ministerio de Comercio
Industria y Turismo.