Columna Referentes: Ciclo de

Vida de Proyectos de Capital y

Promesa de Valor
Newsletter por PMI Santiago Chile Chapter

Disponer de una clara y precisa definición del ciclo de vida de los proyectos en la
organización es crucial para gestionar los riesgos, dar un orden a la toma de
decisiones, reducir la incertidumbre, estandarizar los procesos y realizar el control que
necesitamos para avanzar a las fases siguientes del proyecto, con una base sólida,
evitando volver atrás y rehacer parte o todo el trabajo.
¿Qué entendemos por fases y etapas del ciclo de vida de proyectos?
Estableciendo un adecuado ciclo de vida de los proyectos, y también de los programas,
se busca lograr el fundamento y respaldo a la toma de decisiones sobre el valor que el
proyecto va a crear y aportar a la empresa o institución; también denominado “Promesa
de Valor”. Como consecuencia de elegir un correcto ciclo de vida para nuestros
proyectos, podemos definir con mejor precisión el alcance del producto o resultado final
del proyecto, se puede optimizar el empleo de las personas y los recursos, estimar mejor
los costos de la inversión y minimizar los riesgos para cumplir con los objetivos del
proyecto, facilitando además que podamos avanzar hacia las fases siguientes del ciclo
de vida, con el involucramiento, apoyo y colaboración de los interesados principales,
especialmente del cliente y del patrocinador de los proyectos.
Para comenzar, me voy a referir a las diferencias entre “fase y etapa”, debido a que
la Guía del PMBOK® solamente utiliza el término fase y no utiliza el término etapa, ¿se
han preguntado por qué? El Oxford Living Dictionary define “Phase” como “A distinct
period or stage in a series of events or a process of change or development” (un período
o etapa distinta en una serie de eventos o un proceso de cambio o desarrollo), por su
parte, “Stage” es definido como “A point, period, or step in a process or development”
(un punto, período o paso en un proceso o desarrollo). Podemos concluir que una fase
podría contener más de una etapa, tal como es utilizado por algunos softwares y,
también, lo más relevante para la gestión de proyectos, que las fases pueden traslaparse
entre sí, en cambio las etapas no, debido a que son secuenciales. Cuando duden entre
fase y etapa, piensen en una maratón, los corredores avanzan por las etapas, una persona
no puede ejecutar simultáneamente dos etapas de la maratón. Piensen en el triatlón
Ironman para las Fases, en un momento determinado, algunos corredores pueden estar
en la fase de natación, otros en la fase de ciclismo y otros en la fase de maratón.
Las fases del ciclo de vida de los proyectos pueden traslaparse entre sí. Luego de un
cierto avance, algunas de sus partes (que pueden ser entregables, trabajos, tareas o
actividades) tienen una secuencia lógica, pueden ser secuenciales y otras pueden ser
traslapadas o superpuestas entre fases, para responder a necesidades de oportunidad y
tiempo de entrega del producto final del proyecto. Por lo tanto, no necesariamente debe
concluir una Fase para iniciar la otra, ésta es una decisión estratégica del Patrocinador y
del Cliente del Proyecto. Por ejemplo, se puede tomar la decisión de comprar un equipo
que tiene un largo período de fabricación, como es el caso de grandes equipos de
molienda en la minería, las turbinas y generadores de energía u otros, y colocar la orden
de compra antes de concluir con el estudio de Factibilidad del proyecto o bien comenzar
con el despeje del terreno y los movimientos de tierra antes de concluir con las
ingenierías de detalle.
¿Cuántas fases debe tener nuestro ciclo de vida?
Un proyecto se puede dividir en cualquier número de fases, al término de cada una de
ellas se obtiene un producto final denominado “Entregable de la Fase”; con este
entregable de la fase, el cliente, patrocinador o un directorio ejecutivo de la
organización, toma la decisión de avanzar a la fase siguiente o rechazar el proyecto para
darlo por concluido o bien solicitar que se realicen estudios complementarios. En la
Figura 1 se muestra un ciclo de vida tradicional que se utiliza para proyectos de capital,
hoy denominado ciclo de vida incremental o de cascada. Me gusta más incremental,
porque en la medida que avanzamos creamos valor, es más positivo.

Figura 1. Ciclo de Vida de proyectos de capital – Incremental.

Una fase es un conjunto de actividades, relacionadas de manera lógica, que culmina con
la entrega del producto final de la fase. Cuando estamos en las fases previas a la
ejecución material del proyecto, este producto final o entregable de la fase también
suele denominarse como “Paquete de Soporte a la Toma de Decisiones – PSTD de la
Fase”, debido a que al término de cada una de las fases se debe tomar la decisión de
continuar o no con el proyecto.
Estructurar el proyecto en fases facilita su dirección, le da un orden a la toma de
decisiones, a la planificación, al control y a la gestión de los riesgos. No existe una
única estructura de ciclo de vida ideal que se pueda aplicar a todos los proyectos; sin
embargo, hay prácticas comunes en una misma industria, que muchas veces dependen
del grado de incertidumbre respecto de los requisitos y los entregables del proyecto.
Actualmente, hay tendencias y modelos emergentes de ciclo de vida, que pueden ser
muy útiles para algunos tipos de proyecto, como es el caso de los ciclos de vida ágiles o
los ciclos en V, por tal razón, es aconsejable que, antes de decidir por uno u otro, el
equipo del proyecto debería realizar un análisis de costos, beneficios y riesgos para el
éxito del proyecto. Por ejemplo, un ciclo de vida predictivo puede ser muy adecuado
para la mayoría de los proyectos de capital, pero si estos proyectos tienen una
importante componente de sistemas, tal vez lo más adecuado es emplear un ciclo de
vida mixto, Iterativo o Incremental. Un ciclo de vida ágil es de gran valor para
proyectos con alto grado de incertidumbre sobre el alcance, nuevas tecnologías y
sistemas, que además presentan un alto grado de incertidumbre de los requisitos y
condiciones del entorno en el que se van a ejecutar. En todos los casos, antes de decidir
el modelo de ciclo de vida adecuado para el proyecto, es aconsejable que el equipo del
proyecto realice un análisis de tamaño, riesgo y complejidad de los tipos de proyecto de
la organización.
Ciclo de vida en proyectos de capital
En la mayoría de los proyectos de capital podemos identificar tres fases genéricas como
mínimo, como se muestra en la Figura 2, Fase de Preinversión, Fase de Inversión y Fase
de Puesta en Servicio (comúnmente denominada Puesta en Marcha). Al término de cada
fase el Directorio, Cliente o Patrocinador debe tomar la decisión de avanzar a la fase
siguiente, cuando el equipo del proyecto entrega los argumentos necesarios para poder
avanzar; de otra manera lo más aconsejable es que el equipo del proyecto continúe
trabajando en la fase previa, sobre todo si se trata de la fase de Preinversión, porque
probablemente va a resultar más económico para la organización concluir bien esta fase.
Los costos de rehacer el trabajo una vez iniciados, son muy altos para la promesa de
valor y podemos caer en la espiral de destrucción de valor, como fue el caso del
Proyecto Minero Pascua Lama de la empresa minera canadiense Barrick, cuya
estimación de costo original fue de US$ 950 millones hace casi 20 años (en 2001) y que
terminó con un sobrecosto por sobre los US$ 8.000 millones. Fuentes de la industria
señalan que el gasto real de la compañía alcanzó los US$ 5.000 millones a la fecha en
que se suspendieron las obras, en 2013 (15 de febrero del 2019 Diario El Mercurio).

Figura 2. Fases genéricas del ciclo de vida de proyectos de capital.

A continuación, vamos a describir estas tres Fases de manera genérica, para entregar
algunas recomendaciones que ayuden a decidir qué ciclo de vida utilizar, de acuerdo
con los tipos de proyecto que podrías estar gestionando.
Fase de Preinversión o de Estudios: Esta fase se puede dividir en varias fases/etapas
según el tamaño, complejidad y riesgos de los proyectos; tiene como propósito tomar la
decisión más conveniente para la organización en términos de Creación de Valor,
manteniendo el equilibrio de los riesgos que la misma organización está dispuesta a
asumir. Probablemente se dé la relación que, a mayor promesa de valor, debemos
gestionar más riesgos. Al término de esta fase se toma la decisión de ejecutar o no el
proyecto. En esta fase se elabora el Caso de Negocio del proyecto y es la fase en que
realmente se puede crear más valor, realizando todos los estudios de ingeniería
conceptual, básica y medioambientales que sean necesarios para el éxito. En esta Fase
de preinversión, el equipo del dueño no debería concentrarse en ahorrar o en evitar (en
el sentido de saltar) los estudios necesarios, puesto que los costos de estos estudios
probablemente no van a ser significativos en comparación con los costos de la Fase de
Inversión. Se debe tener especial cuidado con la decisión de terminar lo antes posible y
saltar algunos estudios que pueden ser muy importantes para la ejecución, sin realizar el
correspondiente análisis de riesgos. En la figura 3 se muestran las fases o etapas de
Preinversión y la decisión del Dueño al término de cada una. En mi libro describo en
detalle los entregables y trabajos recomendados para cada una de estas etapas.

Figura 3. Fase de Preinversión, Etapas y decisiones al término.

Fase de Inversión o Ejecución o Desarrollo: Esta fase también se puede dividir en
varias fases o etapas, según el tamaño, complejidad y riesgos de los proyectos; tiene
como propósito realizar las actividades y trabajos necesarios para lograr los entregables
del proyecto, que permitirán obtener el entregable, producto, servicio o resultado final
del proyecto. Tiene como propósito materializar el producto, servicio o resultado que
necesita el cliente (externo o interno) para la operación de su negocio privado o social y
con el cual se va a conseguir la promesa de valor durante la vida útil del entregable en la
operación. Al término de esta fase se toma la decisión de poner en servicio o poner en
marcha el proyecto, para iniciar la operación. En el caso que el proyecto sea la
materialización o construcción de un bien de capital, el entregable se transforma en un
Activo de la empresa o institución y pasa a formar parte de las cuentas de Activo Fijo en
el Balance General. En caso de algunos proyectos menores, éstos pasan a las cuentas de
resultado como gastos y se contabilizan en el Estado de Resultados de la empresa y no
en el balance general. Normalmente, esta fase es la de mayor duración, se incurren los
mayores costos y debería presentar los menores riesgos, siempre que las etapas
anteriores se hayan realizado completamente bien. Hay un estudio que la empresa IPA
(Capital Projects: How to Deliver the Value Promised. October 13, 2016) ha realizado
en cientos de proyectos de sus clientes, que concluye que los proyectos que cumplen
con todos los requisitos del ciclo de vida definido tienden a entregar incluso más del 5%
del valor esperado (medido como la relación entre VAN Real y el VAN Esperado). En
la figura 4 se muestran las etapas del ciclo de vida para la fase de Inversión y las
decisiones que debe tomar el dueño del proyecto.
Figura 4. Fase de Inversión, Etapas y decisiones al término.
Fase de Puesta en Servicio o Puesta en Marcha: Esta fase es bastante ambigua en
muchos proyectos y no es siempre muy visible como tal; por cierto, tampoco hay mucha
literatura de calidad al respecto. Debido a la importancia para la materialización de la
promesa de valor de los proyectos, es recomendable que se le otorgue una atención
especial. En proyectos de capital suele denominarse habitualmente como Puesta en
Marcha, comienza cuando se da por finalizado el montaje (con la terminación
mecánica) y concluye con el inicio de la Operación normal del producto del proyecto en
la empresa u organización. Termina la responsabilidad del Director del Proyecto cuando
el responsable de la operación firma el acta de recepción conforme y felicita al Equipo
del proyecto. También se puede dividir en varias fases o etapas, según el tipo de
proyecto que estamos ejecutando. La participación del equipo del proyecto disminuye y
comienza la participación más activa e intensa del equipo de operación, usuarios y
cliente. Cabe hacer notar que esta fase debe comenzar bastante más temprano de lo que
habitualmente suele ocurrir, tomando especial relevancia las actividades de una fase de
tipo transversal que se denomina Operational Readiness (OR) o Disponibilidad
Operacional. Debido a que esta fase de OR está adquiriendo cada vez más
reconocimiento e importancia para el éxito de los proyectos, realizaremos una
publicación especial sobre ella próximamente. En la figura 5 se muestran las etapas del
ciclo de vida para a fase de Inversión y las decisiones que debe tomar el dueño del
proyecto.
Figura 5. Fases de Puesta en Servicio y decisiones al término.

Conclusiones y Recomendaciones
Debido a que actualmente existen varias tendencias para definir el ciclo de vida de los
proyectos, abarcando una amplia gama de posibilidades, que van desde el enfoque
Predictivo hasta el enfoque Ágil, pasando por varios enfoques intermedios, es
responsabilidad de la gerencia senior, o de la EPMO si existe, dar las directrices
generales de la organización y particularmente del equipo de dirección del proyecto y
seleccionar cuál es el enfoque más adecuado para el proyecto específico.
Éste es un tema que está en evolución actualmente y las tendencias son variadas.
Nuestra recomendación para las EPMO, PMO y el Director del Proyecto, es pensar en
un modelo flexible, que se adapte al objetivo del proyecto y las características de sus
entregables, que puede ser muy variada, sobre todo en el caso de los Megaproyectos o
Programas. Recuerda, en todo caso, que el cambio es constante y nuestra capacidad de
adaptación es esencial para el éxito.
En el estándar de PMI Guía Práctica de Ágil, que complementa a la sexta edición de
la Guía del PMBOK®, elaborado en conjunto con Agile Alliance®, se describen 4 tipos
de ciclo de vida, cuyo detalle se muestra en la figura 6 adaptada de este mismo estándar.
Figura 6. Diferentes enfoques para definir el Ciclo de Vida de los Proyectos.

Finalmente, podemos concluir lo siguiente:

1. Independiente del número de fases y el enfoque que se decida adoptar para el Ciclo
de Vida de los proyectos, cada una de las fases se debe gestionar como un proyecto
y, por ende, deben aplicarse los procesos de Dirección de Proyectos para reducir los
riesgos y lograr el éxito de cada fase.
2. En la mayoría de las fases se llevan a cabo procesos de adquisiciones y licitaciones,
por lo tanto, se deben gestionar los riesgos y administrar contratos de servicios
diversos, ingenierías, construcción, montaje y puesta en marcha.
3. Las “Etapas” de los ciclos de vida descritos en la Guía Práctica Ágil: Análisis –
Diseño – Construcción – Pruebas – Entrega, están presentes en todas las fases del
ciclo de vida, independiente de cuál es el enfoque que adoptemos, Cascada, Ágil o
Mixto, y pueden ser utilizados para el Proyecto completo, para los Entregables o
para los Requisitos solicitados por el cliente y patrocinador.

Fuente: Newsletter por PMI Santiago Chile Chapter

Autor: Fernando Romero, MBA, PMP