POLITICAS Y PARAMETROS DE CAJA MENOR.

El Embajador LTDA

Nit: 901.188.724-4

Dirección: Carrera 10 No 9- 37 sur

Noviembre 16 de 2018 se constituyo caja menor por valor de SEIS MILLONES DE PESOS MCTE
($6.000.000) cual tiene por objeto atender los gastos de menor cuantía que debe realizar la
entidad a diario, en donde se vuelve un beneficio para el ente económico y sus vinculados.

1. Objetivo:
 Manejo de la caja menor para gastos de menor cuantía.
 Verificar y responsabilizarse del consumo de la caja menor, velar por el buen
manejo y que esta cumpla con las especificaciones propuestas en el siguiente
documento.
 Cumplir con los objetivos propuestos por la entidad.
 Generar el respectivo comprobante de egreso para el respectivo reembolso.
 Anexo de los soportes necesarios para la legalización de la caja menor.
2. Alcance:
Todas las salidas de dinero de la caja menor deben estar debidamente autorizadas y
justificadas, se debe diligenciar el formato de autorización el cual debe ser entregado con
un día de anticipación a la Dirección de tesorería del El Embajador LTDA, para realizar el
respectivo desembolso, después de realizado el gasto se debe hacer entrega a la Dirección
la factura en la cual sea claro la Razón Social, Nit y la descripción completa del gasto, en el
caso que la compra sea a un nuevo proveedor se debe solicitar la copia del RUT con el fin
de crear el tercero.

3. Funcionarios Encargados del manejo.

La representante legal se encargo de designar al Analista contable para que sea el

encargado del buen desarrollo y el manejo de la caja menor, quien es la única persona
autorizada para esta función, en caso de que el Analista Contable no pueda hacer
desarrollo de su función será designado a la Tesorera, únicamente las dos personas
mencionadas en el siguiente documento serán las encargadas el manejo y la función de la
caja menor.
En caso de que las dos personas se encuentren en vacaciones, en licencia o se presente
una ausencia en sus labores se emitirá un comunicado formal firmado directamente por la
representante legal quien dará el aval a un nuevo funcionario.
Por otra parte, cuando se cambie el responsable de la caja menor se debe efectuar una
legalización reembolsando el total de los gastos a la fecha.

4. Niveles de aprobación
Todas las salidas de dinero de la caja menor deben estar autorizadas por la Representante legal, se
debe diligenciar el formato anexo (Anexo 1), y este debe ser entregado como soporte para el
desembolso.

5. Conceptos y montos

El valor máximo autorizado por la representante legal es del $6.000.000, valor el cual debe ser
utilizado para subsanar gastos que se denominen URGENTES e igualmente los recursos pueden ser
utilizados para compras pequeñas de gerencia y transporte, así mismo, deben venir autorizados
por la representante legal, así las cosas, se estipula que el gasto máximo autorizado por caja
menor será lo equivalente al 12% del monto fijo de la caja menor y el 50% para el reembolso.

6. Documentos y soportes de las transacciones.

Todos los gastos generados por la caja menor deben ser legalizados con tesorería máximo un día
después de efectuado el gasto las cuales deben anexarse junto con la relación de gastos, la
solicitud de reembolso, la relación de retenciones practicadas y consignadas y el acta de arqueo,
para su correspondiente trámite de reembolso.

Es de aclarar que todas las facturas presentadas como soporte de los gastos presentes en la caja
menor deben cumplir con los requisitos establecidos en el articulo 617 del estatuto tributario.

Articulo 617 (ET): Requisitos para la factura de venta.

Para efectos tributarios, la expedición de factura a que se refiere el artículo 615 consiste en
entregar el original de esta, con el lleno de los siguientes requisitos:

a. Estar denominada expresamente como factura de venta.

b. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

c. *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios,
junto con la discriminación del IVA pagado.

d. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de

venta.

e. Fecha de su expedición.

f. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

g. Valor total de la operación.

h. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

i. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

7. Prohibiciones.
 Los recursos de la caja menor no deben ser manejados en situaciones de índole
personal del encargado de la caja.
 Girar cheques en descuento.
 Permitir mas de dos días hábiles para la legalización de los soportes del gasto.