FORMATOS, TABLAS Y LISTAS

HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD

AUTOR: Politécnico Grancolombiano
ÍNDICE
ÍNDICE  

• Desarrollo  de  cada  una  de  las  unidades  temáticas  

1. Tablas  de  contenido  

1.1. Estilos  

1.2. Numeración  automática  de  listas  dentro  del  texto  

2. Listas  automáticas  de  objetos   Acceso rápido

3. Ejemplificación  de  la  temática  

3.1. Creación  de  la  estructura  –  numeración  del  documento  

3.2. Inserción  correcta  de  una  figura  

DESARROLLO
3.2.1. Insertar  la  imagen  

3.2.2. Insertar  el  título  de  la  imagen  

3.3. Generación  de  la  tabla  de  contenido  y  de  la  lista  de  figuras  

• Lista  de  Figuras   GLOSARIO REFERENCIAS

  Este material pertenece al Politécnico

Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproducción total
o parcial.
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DESARROLLO  DE  CADA  UNA  DE  LAS  UNIDADES  TEMÁTICAS   Para  la  creación  de  un  título  o  un  subtítulo  en  Microsoft  Word  se  debería  hacer  lo  siguiente:  

1. Marcar  el  texto  que  quiere  convertir  a  Titulo  o  Subtitulo.  

En  esta  cartilla  se  muestra  la  manera  de  crear  listas  automáticas  (de  objetos),  así  como  tablas  de  
contenido   dentro   de   un   documento   de   texto   con   formato   usando   el   procesador   de   texto   2. Buscar  el  estilo  que  se  ajuste  a  lo  que  quiere  poner  ver  figura  2.  
Microsoft  Word.    La  creación  adecuada  de  dichos  elementos  automáticos  garantiza  la  producción  
de   documentos   de   calidad.   Usaremos   como   procesador   de   texto   de   ejemplo   Microsoft   Word  
versión  2016.  

1. Tablas  de  contenido  

Las   tablas   de   contenido   o   índices   son   listados   automáticos   y   jerárquicos   que   Microsoft   Word  
genera  a  partir  de  información  del  formato  del  documento.  Las  tablas  de  contenido  se  basan  en  
el  concepto  de  estilos.      

1.1. Estilos  
 
Dentro  de  un  documento  se  puede  dar  formato  a  un  pedazo  de  texto  para  resaltarlo  sobre  el  
resto,   por   ejemplo,   si   se   quiere  escribir   un   título   o   un   subtítulo.     La   solución   para   dar   formato   a   Figura  2.  Expansión  de  las  opciones  de  Estilo  
estos  encabezados  (título,  subtítulo)  podría  pensarse  a  primera  vista  es  usar  el  formato  de  negrilla   Fuente: (Elaboración propia)
y/o  aumentar  el  tamaño  de  la  letra;  sin  embargo,  la  forma  recomendada  de  realizar  esta  labor  es  
usando  los  estilos  en  Microsoft  Word.      

Se  puede  encontrar  los  estilos  de  texto  en  la  cinta  de  Inicio  y  se  va  al  apartado  de  Estilos  en  la    
figura  1  se  ilustra  la  ubicación  de  la  opción  de  estilos.  

1.2. Numeración  automática  de  listas  dentro  del  texto  

Si   se   requiere   hacer   una   lista   numerada   basta   con   hacer   primero   el   listado   (escribir   una   palabra  
debajo  de  la  otra),  seleccionar  el  texto  y  finalmente  usar  la  opción  de  numeración  dentro  de  la  
cinta  de  inicio.  En  la  figura  3  se  muestra  la  forma  de  usar  la  auto  numeración    en  una  lista.  
 
 
Figura  1.  Cinta  de  inicio  -­‐>  Estilos  

Fuente: (Elaboración propia)

   

3 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 4

 En  este  apartado  se  puede  insertar  el  título  del  objeto  del  que  se  quiera  llevar  un  registro  para  
después  listarlo.  Los  objetos  pueden  ser  figuras,  tablas,  ecuaciones,  etc.  Ver  figura  5.  

 
Figura  5.  Expansión  de  Insertar  Título.  

Fuente: (Elaboración propia)

 
 
Figura  3.  Uso  de  auto  numeración  con  una  lista  
Si   el   objeto   que   quiere   listar   no   aparece   en   los   Rótulos   del   título,   puede   crear   nuevos   rótulos  
Fuente: (Elaboración propia) (haciendo   clic   en   botón  del   mismo   nombre).   En   la   figura  6   se   muestra   la   forma   de   crear   nuevos  
rótulos.    

2. listas  automáticas  de  objetos  

Esta  opción  se  usa  a  la  hora  de  crear  listas  de  objetos  (tablas,  figuras,  ecuaciones,  etc.),  de  manera  
automática  en  Microsoft  Word.    Para  esto  se  debe  hacer  uso  de  la  utilidad  de  inserción  de  título,  
dentro  de  la  cinta  de  referencias.  En  la  figura  4  se  muestra  esta  opción.  

 
Figura  4.  Cinta  de  referencias  -­‐>  insertar  titulo
 
Figura  6.  Creación  de  nuevos  rótulos.  /  Fuente: (Elaboración propia)
Fuente: (Elaboración propia)

   

5 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 6

 Una   vez   escoja   el   rótulo,   Microsoft   Word   inserta   un   texto   en   el   documento   y   le   adiciona   un   3. Ejemplificación  de  la  temática  
número   que   va   siguiendo   un   número   consecutivo.   Por   ejemplo,   la   primera   vez   que   inserte   el  
rótulo  “Ilustración”,  el  procesador  de  texto  insertará  el  texto  “Ilustración  1”,  la  segunda  vez  que   Haremos  un  pequeño  documento,  en  Microsoft  Word  2016,  que  servirá  de  ejemplo  para  mostrar  
usted   lo   haga   Microsoft   Word   insertará   el   texto   “Ilustración   2”   y   así   sucesivamente.   Si   usted   las  funcionalidades  mencionadas.  
quiere   insertar   una   figura   entre   la   “Ilustración   1”   y   la   “Ilustración   2”,   Word   insertará   el   texto  
“Ilustración  2”  y  automáticamente  actualizará  el  orden  de  todas  ilustraciones  del  documento.  Lo   El  documento  tendrá  5  partes,  índice,  introducción,  cuerpo,  conclusiones  y  al  final  una  lista  de  
anterior  pasa  con  todos  los  rótulos.     figuras  usadas.  

   

  3.1. Creación  de  la  estructura  –  numeración  del  documento  

  Primero  creamos  la  estructura  del  documento  descrita  como  se  puede  ver  en  la  figura  7.  

 
 
 
Figura  7.  Estructura  del  texto  de  ejemplo.  
 
Fuente: (Elaboración propia)
 
 

   

7 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 8

 Hay  que  tener  en  cuenta  que  esa  estructura  tiene  solo  los  títulos  (o  encabezados)  del  documento.     Esa  lista  de  títulos  debería  quedar  numerada,  para  esto  usamos  la  opción  de  auto  numeración  de  
Entonces,  se  debe  dar  formato  a  esos  títulos  con  la  opción  de  estilos  explicada  en  la  sección  2.1.1   listas  que  esta  explicada  en  la  sección  2.1.2.    En  la  figura  9  se  muestra  como  queda  el  texto  del  
y  el  texto  quedaría  como  en  la  figura  8.   documento  después  de  auto  numerar  los  títulos.      

   

 
Figura  8.  Texto  después  de  usar  estilos,  en  este  caso  título  

Fuente: (Elaboración propia)

 
 
 
Figura  9.  Auto  numeración  de  la  lista  de  títulos  
 
Fuente: (Elaboración propia)

   
   
   
 

   

9 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 10

 Ahora,   insertemos   un   texto   en   la   introducción,   3   párrafos   en   el   cuerpo   y   un   párrafo   en   las   Al  insertar  esos  textos  aleatorios  deberíamos  tener  un  documento  como  lo  ilustra  la  figura  11.  
conclusiones  (este  texto  debe  estar  en  el  estilo  normal).    Para  insertar  texto  aleatorio  usamos  la  
función  de  Microsoft  Word  ¨=Rand(#)¨  la  cual  crea  e  inserta  párrafos.  

En  la  figura  10  se  muestra  el  uso  de  la  función  =rand(#),  donde  al  oprimir  ENTER  se  genera  el  
número  de  párrafos  aleatorios  descritos  por  el  “  #  “.  Note  que  está  marcado  el  texto  estilo  normal.  

 
Figura  10.  Uso  de  la  función  =rand(#)  para  la  generación  de  párrafos  aleatorios  

Fuente: (Elaboración propia)

 
Figura  11.  Texto  resultado  de  la  inserción  de  párrafos  aleatorios.  

Fuente: (Elaboración propia)

 
 
 

   

11 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 12

 3.2. Inserción  correcta  de  una  figura  

En  primera  instancia  la  inserción  de  una  imagen  en  un  texto  podría  ser  trivial  (siguiendo  la  ruta  
insertar-­‐>   imágenes),   sin   embargo,   lo   que   se   desea   hacer   es   una   lista   de   las   figuras   teniendo   en  
cuenta  su  ocurrencia  dentro  del  documento.  Para  realizar  esta  labor  de  una  manera  adecuada  se  
recomienda   que   todas   las   figuras   (y   en   general   todos   los   objetos)   tengan   una   etiqueta,   y   un  
nombre,  es  decir  al  insertar  la  imagen  1,  se  le  debe  poner  la  etiqueta  figura  1.  Y  un  título.  

Por  ejemplo,  en  este  documento  se  desea  insertar  5  imágenes,  una  imagen  de  la  Vía  Láctea,  una  
imagen   del   sistema   solar,   una   imagen   del   planeta   tierra,   un   mapa   de   Colombia   y   un   mapa   de  
Bogotá.    Tenemos  que  hacer  entonces  2  cosas:  1.  insertar  la  imagen  y  2.  Insertar  el  título  de  la  
imagen.    

3.2.1. Insertar  la  imagen    

Se   va   a   insertar   una   imagen   después   de   cada   párrafo   en   el   texto,   lo   que   implica   crear   otros   dos  
párrafos   aleatorios   con   la   función   “=rand(2)”.     Después   del   primer   párrafo   se   debe   ir   a   la  
opción  insertar  y  después  a  imagen  y  seleccionar  la  imagen  que  desea  insertar.  En  la  figura  12  se  
muestra  la  opción  de  insertar  imagen.  

 
Figura  12.  Insertar  imagen  desde  archivo.  

Fuente: (Elaboración propia)

   

13 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 14

  Y  el  documento  resultante  se  puede  ver  en  la  figura  13.   Note  que  existen  unos  pequeños  círculos  en  los  vértices  y  lados  de  la  imagen  recién  insertada.  
Esos  círculos  sirven  para  cambiar  las  dimensiones  de  la  imagen.  Para  hacer  esto  se  debe  arrastrar  
el  circulito  con  el  puntero  del  mouse.  

3.2.2. Insertar  el  título  de  la  imagen    

Para   insertar   el   título   de   la   imagen   se   debe   hacer   lo   siguiente,   en   la   cita   de   Referencias,   ir   a  

insertar  título.  En  la  figura  14  se  muestra  esta  instrucción  donde  se  despliegan  los  posibles  rótulos  
a  usar  (para  el  ejemplo  se  usará  el  rotulo  “Ilustración”).  Se  pueden  crear  nuevos  rótulos  como  se  
explica  en  la  sección  2.2.    

 
Figura  13.  Resultado  de  insertar  la  imagen  en  el  documento  

Fuente: (Elaboración propia)

   

15 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 16

  
Figura  15.  Titulo  insertado  en  el  documento.  

Fuente: (Elaboración propia)

Este   título   se   puede   complementar   con   el   nombre   de   la   imagen,   algo   como   Ilustración   1.   Vía  
Láctea.  En  la  figura  16  se  muestra  el  proceso  terminado.    

 
Figura  14.  Insertar  el  título  de  la  imagen  

Fuente: (Elaboración propia)

El  documento  ahora  tiene  el  título  de  la  ilustración  1,  como  se  muestra  en  la  figura  15:  
 
Figura  16.  Proceso  de  inserción  de  título  de  la  imagen  terminado  

Fuente: (Elaboración propia)

   

17 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 18

  De  manera  similar  se  insertan  las  imágenes  y  los  títulos  mencionados  en  la  sección  3.2,  es  decir,  
imágenes  de:    

• Vía  láctea.  

• Sistema  solar.  

• Planeta  tierra.    

• Mapa  de  Colombia.  

• Mapa  de  Bogotá.  

 
3.3. Generación  de  la  tabla  de  contenido  y  de  la  lista  de  figuras  
Figura  18.  Referencias  -­‐>  Tabla  de  contenido  
El  esquema  del  documento  como  debería  ir  quedando  se  muestra  en  la  figura  17.   Fuente: (Elaboración propia)

   

Finalmente  en  la  figura  18  se  muestra  la  tabla  de  contenidos  generada  automáticamente  

 
Figura  17.    Esquema  de  documento  con  imágenes  y  títulos  de  las  imágenes  

Fuente: (Elaboración propia)

 
 
Ahora,  quiere  generar  la  tabla  de  contenido  y  el  listado  de  ilustraciones  que,  si  se  ha  realizado   Figura  19.  Tabla  de  contenido  generada  automáticamente.  
bien  el  proceso  hasta  ahora,  es  relativamente  fácil.  
Fuente: (Elaboración propia)
 

   

19 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 20

 Un  nuevo  cuadro  de  diálogo  aparece,  donde  se  debe  escoger  el  la  etiqueta  de  título  para  el  cual  
se  quiere  hacer  la  lista,  en  la  figura  19  se  muestra  el  diálogo  descrito.  

 
Figura  20.  Referencias  -­‐>Tabla  de  Ilustraciones  

Fuente: (Elaboración propia)

   
  Figura  21.  Referencias-­‐>tabla  de  ilustraciones-­‐>  Escoger  etiqueta  de  titulo  

  Fuente: (Elaboración propia)

   

   

   

   

   

21 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 22

 03 -------
Finalmente,  en  la  figura  20  se  muestra  la  lista  de  figuras  generada  automáticamente.   GLOSARIO  

Es  un  nivel  jerárquico  dentro  del  documento  (Título,  subtítulo,  etc.),  y  tiene  una  fuente  
Estilos  
asociada  a  él.    

Conjunto  de  caracteres  tipográficos  de  un  determinado  diseño  y  tamaño  de  estilo  o  tipo  de  
Fuente   letra.  Usualmente,  cada  estilo  de  letra  (Times  New  Roman,  Helvética,  Arial,  etc.)  Está  
disponible  en  cuatro  variaciones  normal,  negrilla,  cursiva  o  itálica  y  subrayada.  

Diccionario  técnico  que  recoge  palabras  utilizadas  en  un  determinado  entorno.  En  el  
  Glosario   mundo  de  la  informática  -­‐y  dada  la  presencia  de  numerosos  acrónimos  y  términos  en  
inglés-­‐,  abundan  los  glosarios  que  recogen  definiciones  de  términos  técnicos.  
Figura  22.  Lista  de  figuras  generada  automáticamente

Fuente: (Elaboración propia)

Listado  del  conjunto  de  figuras  de  un  documento  con  información  acerca  de  la  página  
Lista  de  figuras  
dónde  está  determinada  figura  dentro  del  documento.  
 

  Listado  del  conjunto  de  tablas  de  un  documento  con  información  acerca  de  la  página  
Lista  de  tablas  
dónde  está  determinada  tabla  dentro  del  documento.  
 

  Pages  
Procesador  de  texto  de  Apple  integrada  en  el  paquete  iWork.  Funciona  localmente  como  
aplicación  de  escritorio.  
En  último  lugar  se  presenta,  en  la  figura  21,  el  esquema  del  documento  completo.  
Procesador  de   Programas  de  ofimática  especializados  en  hacer  documentos  de  texto,  los  más  conocidos  
texto   son  Word,  Pages  y  Writer.  

Procesador  de   Programa  que  hace  parte  de  una  suite  de  ofimática  y  sirve  para  la  manipulación  de  texto  y  
texto     la  elaboración  de  documentos  de  texto  con  formato.  

También  etiqueta,  Palabra  usada  para  nombrar  los  objetos  que  se  pueden  listar  de  manera  
Rótulo  
automática  (tabla,  figura,  ecuación,  etc.).      

 
Suite  Ofimática   Conjunto  de  programas  usados  comúnmente  en  oficinas,  también  en  el  ámbito  académico.  
Figura  23.  Esquema  del  documento  completo  

Fuente: (Elaboración propia)

También  índice,  es  el  listado  del  contenido  de  un  documento  con  información  de  la  página  
Tabla  de  contenido  
donde  está  determinada  sección  del  documento.    
 

   

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 04 -------
Figura  13.  Resultado  de  insertar  la  imagen  en  el  documento  .....................................................................  14  
Título   Es  una  palabra  o  frase  con  que  se  da  a  conocer  el  nombre  o  asunto  de  un  documento.  

Figura  14.  Insertar  el  título  de  la  imagen  ....................................................................................................  16  
Procesador  de  texto  de  Microsoft,  integrada  en  el  paquete  MS  Office.  Funciona  localmente  
Word  
como  aplicación  de  escritorio.  
Figura  15.  Titulo  insertado  en  el  documento.  .............................................................................................  17  

Procesador  de  texto  integrado  en  el  paquete  de  OpenOffice  y  LibreOffice.  Funciona   Figura  16.  Proceso  de  inserción  de  título  de  la  imagen  terminado  .............................................................  17  
Writer  
localmente  como  aplicación  de  escritorio.  

Figura  17.    Esquema  de  documento  con  imágenes  y  títulos  de  las  imágenes  ............................................  18  
 
Figura  18.  Referencias  -­‐>  Tabla  de  contenido  .............................................................................................  19  

LISTA  DE  FIGURAS.   Figura  19.  Tabla  de  contenido  generada  automáticamente.  ......................................................................  19  

Figura  1.  Cinta  de  inicio  -­‐>  Estilos  ..................................................................................................................  2   Figura  20.  Referencias  -­‐>Tabla  de  Ilustraciones  ..........................................................................................  20  

Figura  2.  Expansión  de  las  opciones  de  Estilo  ...............................................................................................  3   Figura  21.  Referencias-­‐>tabla  de  ilustraciones-­‐>  Escoger  etiqueta  de  titulo  ..............................................  21  

Figura  3.  Uso  de  auto  numeración  con  una  lista  ...........................................................................................  4   Figura  22.  Lista  de  figuras  generada  automáticamente.  ................................  ¡Error!  Marcador  no  definido.  

Figura  4.  Cinta  de  referencias  -­‐>  insertar  titulo  .............................................................................................  4   Figura  23.  Esquema  del  documento  completo  ............................................................................................  22  

Figura  5.  Expansión  de  Insertar  Título.  ..........................................................................................................  5    

Figura  6.  Creación  de  nuevos  rótulos.  ...........................................................................................................  5  

Figura  7.  Estructura  del  texto  de  ejemplo.  ....................................................................................................  7  

Figura  8.  Texto  después  de  usar  estilos,  en  este  caso  título  .........................................................................  8  

Figura  9.  Auto  numeración  de  la  lista  de  títulos  ............................................................................................  9  

Figura  10.  Uso  de  la  función  =rand(#)  para  la  generación  de  párrafos  aleatorios  ......................................  10  

Figura  11.  Texto  resultado  de  la  inserción  de  párrafos  aleatorios.  .............................................................  11  

Figura  12.  Insertar  imagen  desde  archivo.  ..................................................................................................  13  

   

25 POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO HERRAMIENTAS PARA LA PRODUCTIVIDAD 26

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