Cuando llevas un tiempo manejando Office, comienzas a encontrar

asociaciones entre las diferentes aplicaciones, que te pueden ahorrar mucho

tiempo.

Una de ellas es vincular una base de datos de Excel a un documento de

Word. Es muy util, por ejemplo, si tienes que enviar una carta a 50 personas en
donde lo único que cambia es el nombre del destinatario. En lugar de cambiar
manualmente el nombre en la carta antes de imprimirla, puedes asociar el
documento a una base de datos o tabla de Excel que contiene los 50 nombres,
y Word lo hará automáticamente.
En este tutorial de Word explicamos cómo vincular los datos de un Excel a
Word.
No te pierdas nuestra enorme colección de tutoriales

En un documento de Word tenemos redactada la carta que vamos enviar, en

donde lo único que cambiará es el nombre del destinatario:

Al mismo tiempo en Excel, hemos creado una lista con todos los nombres a los
que va dirigida la carta:
El documento de Excel tenemos que guardarlo en un fichero.

Para combinar ambos proyectos, vamos a usar lo que Office

llama Combinación de Correspondencia. De vuelta a Word, pulsamos en la
solapa Correspondencia y elegimos el icono Iniciar Combinación de
correspondencia. En el menú que aparece, seleccionamos Paso a Paso:

Se abrirá un asistente en el lateral derecho de la pantalla:

Se compone de seis pasos. El orden de pasos a usar es Cartas, Utilizar el
documento actualy Utilizar una lista existente, pulsando Siguienteen cada paso.
Estamos en el Paso 3, y ahora pinchamos en Examinar, para seleccionar el
fichero Excel que contiene la lista de nombres. Si la primera fila posee un
encabezado, como es nuestro ejemplo (Destinatarios), entonces debemos
dejar marcada esta opción en la selección del fichero.

Se abrirá una pantalla con la lista de nombres. Debemos marcar todos los que
vamos a usar:

En el Asistente, pulsamos en Siguiente para pasar al siguiente paso.

Ahora debemos indicarle a Word en qué parte de nuestro texto se insertarán

los nombres de la lista. Seleccionamos el nombre que tengamos escrito en el
texto de partida (en nuestro ejemplo, Juan Antonio Pascual), y en el asistente,
a la derecha, pulsamos en Más Elementos. Una ventana nos pedirá elegir la
lista que vamos a usar. En nuestro caso, Destinatarios. A pulsar en Insertar, el
nombre del texto se sustituye por una referencia a Destinatarios:

En el asistente, pulsamos en Siguiente, hasta completar todos los pasos. Cierra

el asistente y ve a la pestaña Correspondencia. Pulsa en el icono Vista Previa
de resultados. Verás los nombres reales en la carta, donde estaba la
referencia Destinatarios. Si pulsas en las flechas izquierda y derecha, podrás
ver todos los nombres:

Cuando imprimas, Word sacará copias de la carta con los distintos nombres.

Hemos aprendido a vincular los datos de un Excel a Word.