Web2Project

Manual Básico

Autor:
Diego Fernando Navarro

Septiembre 26 de 2010
Universidad ICESI
 Tabla de Contenido

1. INTRODUCCIÓN......................................................................................................................... 3
2. REQUISITOS PREVIOS ............................................................................................................... 3
3. CONFIGURACIÓN DE UN PROYECTO ......................................................................................... 4
3.1 Entorno Grafico................................................................................................................... 4
3.2 Verificación de Roles .......................................................................................................... 6
3.3 Crear una Empresa ............................................................................................................. 7
3.4 Crear un Proyecto ............................................................................................................... 8
3.5 Crear una Tarea .................................................................................................................. 9
3.6 Crear un Evento ................................................................................................................ 14
3.7 Usuarios ............................................................................................................................ 15
4. COMO HACER SEGUIMIENTO AL PROYECTO .......................................................................... 17
4.1 Registro de Tiempos ......................................................................................................... 17
4.2 Valor ganado en las tareas ............................................................................................... 18
5. Bibliografía.............................................................................................................................. 18
 1. INTRODUCCIÓN
Web2Project es un negocio libre de código abierto orientado a Project Management
System (PMS), construido para el futuro. Siguiendo el concepto de una aplicación de
Internet sofisticadas (RIA) que se proporciona de manera interactiva y eficaz de la
gestión de proyectos.

Algunas de las características clave de web2Project son:

 Una infraestructura segura basada en web capaz de gestionar cualquier

número de proyectos, empresas, departamentos y usuarios;
 Una ventanilla única para toda la información del proyecto para evitar confusión
y reducir los riesgos;
 sistema de permisos basado en roles para dar el control de Project Manager de
grano fino a través de datos sensibles;
 Proyecto y diagramas de Gantt para todo el grupo;
 Un calendario unificado - con el apoyo de iCalendar - que muestra todas las
tareas pertinentes y eventos;
 Una infraestructura modular que permite la adición o eliminación de módulos
para personalizar las características de acuerdo a sus necesidades.

2. REQUISITOS PREVIOS
En primer lugar, web2project no es una aplicación de escritorio, que está basado en
web. Por lo tanto no hay ningún archivo ejecutable para ejecutar localmente. Esta
aplicación se ejecuta en un servidor web y se utiliza a través de un navegador
web. Esto permite a su equipo para compartir la información independientemente del
sistema operativo. Mac, Windows, Linux, Solaris, no nos importa.

Después, usted necesita una computadora con el siguiente software configurado:

Servidor web con PHP

Este es el servidor de software que controla la comunicación entre la web de host del
servidor Web (Web de hardware de servidor) y cada cliente Web (navegador del
usuario). Todas las versiones de apoyo web2project Apache (v2 o más se recomienda)
y todas las versiones desde v1.2.2 (enero 2010) han apoyado IIS 7 y anteriores.
Como web2project de v2.0, debe utilizar PHP 5.2 o superior.

Si está utilizando IIS, es muy recomendable utilizar PHP 5.3 o superior.

Base de datos del servidor

Todavía estamos unidos a MySQL para el servidor de base de datos de back-end, pero
web2Project por razones técnicas requiere como mínimo muy usar MySQL versión 5.0
(o superior).

Navegador del usuario

Tomamos en consideración los principales motores de navegación alrededor de todos

y tomamos un paso adicional en el suministro y la compatibilidad funcional visual con
los siguientes navegadores: Firefox 3.5 (o superior), Internet Explorer 7 (IE8 se
prefiere), Opera 9.2 (o superior) y Safari 3 (o superior).

3. CONFIGURACIÓN DE UN PROYECTO
Al momento de iniciar un proyecto se debe tener en cuenta:

3.1 Entorno Grafico

Página inicial del Web2Project para el inicio de sesión. Se incluye el nombre del
usuario y su contraseña.

Una vez el usuario a iniciado sesión se muestra la siguiente pantalla:

En el primer recuadro rojo se incluyen todas las opciones de menú brindados por
Web2Project. En cuanto al segundo recuadro rojo se incluyen las especificaciones
diarias.

Para acceder a los proyectos que estamos administramos vamos a la opción de

ProjectDesigner del menú superior.

En la opción de Project de la venta que nos desplego seleccionamos el proyecto que

queremos administrar.
La ventana general que nos desplegó incluye

3.2 Verificación de Roles

Antes de comenzar a administrar el proyecto se debe asegurar que se posee un buen
conocimiento acerca del entorno grafico de la aplicación. Una vez se halla adaptado al
entorno procederemos los roles de los usuarios de la siguiente forma:

1. Damos clic en la opción System Admin

2. Seleccionamos la opción User Roles:

3. Nos aparecerá una lista con todos los roles de los usuarios por grupo, si
deseamos modificarlos seleccionamos el icono del candado, el cual nos dará
acceso a los módulos para cambiar y administrar los permisos de los usuarios.
 Módulos que se pueden administrar:

Si se desea cambiar los permisos para un usuario en específico, seleccionamos

la opción User Admin del menú superior y para el usuario que deseamos
modificar seleccionamos el candado:

Seleccionamos la pestaña de los Roles y cambiamos dependiendo de la opción

que se desee.

3.3 Crear una Empresa

1. Para crear una empresa damos clic en la opción Companies del menú superior.
 2. Nos abrirá una ventana y seleccionamos la opción new company.

3. Llenamos los datos requeridos como nombre, email y creador, y presionamos

submit para finalizar.

3.4 Crear un Proyecto

1. Para crear un proyecto damos clic en la opción Projects del menú superior.
 2. Nos abrirá una ventana y seleccionamos la opción new Project.

3. Llenamos los datos requeridos y presionamos submit al terminar.

3.5 Crear una Tarea

1. Vamos a la opción de ProjectDesigner del menú superior.

2. En la opción de Project de la venta que nos desplego seleccionamos el proyecto
que queremos administrar.

3. Nos mostrar la ventana general que incluye toda la información del proyecto.
Para agregar una nueva tarea seleccionamos la opción new task.

4. Llenamos los campos solicitados como el nombre de la tarea y además los

campos que se encuentren bajo las etiquetas Details, Dates y Human
Resources.
5. En la pestaña de Details se debe ingresar los siguientes datos:
 Task Owner, se selecciona de la lista y se refiere al usuario que creo la
tarea.
 Task Type, que puede ser Administrative (administrativa) u Operative
(operativa).
 Access, es conveniente que se escoja Participant, para que de esta
forma solo aparezca en el calendario de los involucrados, o también
puede ser de acceso Public por si en algún momento otro integrante
desea saber cómo va el progreso, así él no sea el responsable.
 Task Parent, este campo se debe llenar si tiene una tarea macro y la
tarea que se está creando es una subtarea.
 Description, en este campo van las instrucciones para que los
responsables se guíen de lo que deben hacer.

6. En la pestaña de Dates se incluye:

 Start Date: fecha en la que se inicia la tarea.
 Finish Date: fecha en la que finaliza la tarea. Este campo representa la
fecha en la que se estimó que la tarea culminaría. Si la tarea no se
cumple en la fecha estimada la tarea se reporta como atrasada.
 Start Hour: es la hora en la que se inicia la tarea.
  Finish Hour: antes de esta hora debe estar terminada la tarea, se debe
tener muy en cuenta, que si el responsable va a trabajar en ella el día de
finalización pero después de la cinco de la tarde aparece como
atrasada, porque en Web2Project maneja horas hábiles de 8 am hasta
las 5pm, entonces es mejor ponerla para el día siguiente para que se
pueda trabajar en esas horas, y después la tarea no aparezca como
atrasada.

7. La pestaña de Dependencies se utiliza para asociar las tareas que van

relacionadas, es decir definir que tareas se deben terminar antes de comenzar
otras.

8. Por última la pestaña de Human Resources, se utiliza para asignar los

responsables de cada tarea y el porcentaje de la tarea que deben realizar. Para
asignar una persona se selecciona del lado izquierdo y se escoge el porcentaje
que se desea que cumpla, una vez se ha establecido esto se presiona la flecha
de la izquierda y la persona asignada a la tarea aparece en el cuadro de la
derecha con el respectivo porcentaje que se le asigno.

El campo de comentarios, es información adicional que aparecerá en el correo

que se envía a los responsables. Para notificar por correo a los responsables se
selecciona la opción debajo del cuadro de Comments.
 Una vez se ha terminado de realizar todo los cambios seleccionamos save para
guardar la tarea.

9. Para que el usuario pueda ver las tareas que se le han sido asignadas
selecciona la opción Task del menú superior y con ayuda del Task Filter puede
observar con más facilidad sus tareas.

También con ayuda del calendario puede observar sus tareas.

3.6 Crear un Evento

1. Vamos a la opción de ProjectDesigner del menú superior.

2. En la opción de Project de la venta que nos desplego seleccionamos el proyecto

que queremos administrar.

3. Nos mostrar la ventana general que incluye toda la información del proyecto.
Para agregar una nueva tarea seleccionamos la opción new event.
 4. Llenar los campos requeridos como el nombre del evento, el tipo, la
descripción, la fecha - hora de inicio y fecha – hora finalización, el número de
veces que se va a realizar y los miembros que van a participar en el evento.

5. Una vez se han llenado todos los datos presionamos submit para guardar

3.7 Usuarios
1. Para registrar un usuario vamos al menú superior y presionamos la opción
UserAdmin.
2. Nos mostrara una nueva ventana y presionamos add user.

3. Aparecerá el siguiente formulario en donde debemos ingresar todos los datos

del usuario, los campos resaltados son los que se deben llenar, el nombre del
usuario debe ser: [inicial del primer nombre][inicial segundo nombre (si lo
tiene)][primer apellido]. Una vez se haya terminado de llenar todos los campos
presionamos submit.
 4. COMO HACER SEGUIMIENTO AL PROYECTO

4.1 Registro de Tiempos

Es una parte muy importante para la administración de un proyecto, de acuerdo a
estos se puede generar los informes para sacar conclusiones sobre el rendimiento
del grupo, el cumplimiento de tareas, el progreso realizado y si las estimaciones
fueron acertadas.

Para registrar tiempos ingrese en la tarea en la que desea realizarlo, y en la parte

inferior de clic en new log.

En esta ventana se incluye todo el progreso de la tarea, quienes han trabajado en ella, que
hicieron, el tiempo total que se ha trabajado en la misma, por esta razón facilita mucho llevar
el control de las tareas en progreso. En el caso de que se desee editar la tarea vamos a edit
this task y en caso de que se desee eliminar vamos a delete task.

Si se va hacer un registro de una tarea entonces ingresa a new log.

En este formulario se debe llenar el progreso que es el valor ganado de la tarea, las horas que
se trabajó, la descripción de lo que hizo para que los demás responsables tengan una idea y
los encargados del seguimiento puedan mirar que falta y si presento algún problema se
notifica en la opción de problema, para que la persona de soporte lo pueda resolver.

Si no se registran tiempos o no se pone el valor ganado en 100% al terminar la tarea y ya

alcanza la fecha planeada para la finalización se pone en ROJO, esto es una mala indicación
porque quiere decir la tarea está atrasada.

4.2 Valor ganado en las tareas

Esto sí es definido por el líder de calidad del grupo dependiendo de la tarea que se está
realizando.

Pero puede ser recomendado trabajarlo dependiendo el tipo de tarea realizado:

 Documentación
 Desarrollo (Diseño)
 Codificación
 Misceláneos (actividades que no están en la anterior)

Revisión y aceptación de la
Tipo Inicio 1 Entrega Revisión Terminación
corrección
Documentación 0% 33% 33% 33% 100%
Desarrollo 0% 33% 33% 33% 100%
Codificación 0% 33% 33% 33% 100%
Misceláneos 0% 0% 0% 0% 100%

A las tareas se les pueden adjuntar ficheros pero no es recomendable, porque para eso hay
un espacio destinado que es el SVN (para conocer su organización y uso consultar el manual:
Manual Administración del SVN)

5. Bibliografía

 Wiki Web2Project. http://wiki.web2project.net/

 Página Oficial Web2Project. http://web2project.net/