Nombre del Documento: Procedimiento de Control de

Documentos Código:ITSH-MA-PG-05
Revisión: 00
Referencia a la Norma ISO 14001:2004
4.4.4 Página 1 de 5

1. Propósito
Establecer y mantener un control electrónico de los documentos del SGA del ITSH .

2. Alcance
Este procedimiento aplica para todo el SGA del ITSH.

3. Políticas de operación
3.1 Se consideran documentos vigentes y controlados de manera electrónica los documentos
del SGA que se encuentren a disposición en el portal colaborativo del instituto.
3.2 Los documentos de origen externo son identificados por su nombre y vigencia, se
controlan a través del portal de Extranet del ITSH, llamado Sistema de Colaboración
Institucional SCI.
3.3 Es responsabilidad del RD del SGA del ITSH actualizar la Lista Maestra de Documentos
Controlados.
3.4 La autorización de documentos del SGA la realiza el Director General del ITSH, previa
revisión por el RD del SGA posterior a lo cual el documento se sube de manera electrónica al
SCI del ITSH, teniendo un máximo de tres días hábiles a partir de la autorización del mismo.
3.5 Debido a que los documentos son digitales, no existe copia controlada de los mismos,
siendo las versiones oficiales las que directamente aparecen en el SCI del ITSH.
3.6 Los cambios que se proponen por las áreas al SGA su justificación correspondiente y con
el archivo electrónico haciendo los cambios en color rojo. Las personas que entregan ésta
información son los responsables de los procedimientos y programas operacionales
3.7 Los cambios se identifican en la sección “Control de cambios” en cada documento
3.8 En caso de no autorizarse el cambio, el RD del SGA informará al área porque no procede
el cambio.

Toda copia en PAPEL o ELECTRÓNICA fuera del Sistema Colaborativo Institucional

es un “Documento No Controlado”
 Nombre del Documento: Procedimiento de Control de
Documentos Código:ITSH-MA-PG-05
Revisión: 00
Referencia a la Norma ISO 14001:2004
4.4.4 Página 2 de 5

4. Diagrama del procedimiento.

Responsable de procedimientos y programas Encargado (a) de RD del SGA

operacionales ambientales Dirección General

INICIO
1 2
Elabora Revisa el
documento y/o documento
actualiza

NO
¿Es
Correcto?

SI

3
Autoriza
Documento
4
Publica
Documentación
5
Consulta documentación
publicada en el SCI

FIN

Toda copia en PAPEL o ELECTRÓNICA fuera del Sistema Colaborativo Institucional

es un “Documento No Controlado”
 Nombre del Documento: Procedimiento de Control de
Documentos Código:ITSH-MA-PG-05
Revisión: 00
Referencia a la Norma ISO 14001:2004
4.4.4 Página 3 de 5

5. Descripción del procedimiento

Secuencia de
Actividad Responsable
etapas
1.1 Los Responsable de procedimientos y programas
operacionales ambientales detectan la necesidad de emitir un
Responsable de
nuevo documento o actualizarlo, definiendo el nombre con el
procedimientos y
1. Elabora que se dará a conocer dicho documento si es nuevo,
documento y/o programas
considerando que dicho nombre deberá hacer referencia a la
actualiza operacionales
actividad propia que realizará.
ambientales
1.2 Elabora documento y/o actualiza conforme al Instructivo de
trabajo para elaborar documentos (ITSH- CA-IT-001)
2.1 Una vez que el documento es elaborado por los Responsable
de procedimientos y programas operacionales ambientales, se
turna al RD del SGA para que se le sea asignado un código,
numero de versión y fecha de revisión
2. Revisa el
2.2 El RD del SGA revisa que el documento cumpla con las RD del SGA
documento
especificaciones aplicables y revisa que la sección de
cambios sea consistente con las modificaciones realizadas
2.3 Si es correcto pasa a la etapa 3
2.4 No es correcto regresa a la etapa 2

3.1 Recibe documento revisado y verifica que cumpla con las Encargado (a) de

3. Autoriza documento especificaciones aplicables Dirección

3.2 Autoriza el documento e informa al RD para su publicación General

4.1 El RD del SGA da de alta en el SCI del ITSH los documentos

autorizados y los registra en la Lista Maestra de Documentos
4.Publica controlados ITSH-MA-MA-AN-07 y/o en la Lista Maestra de
RD del SGA
documentación Registros ITSH- MA-MA-AN-08
4.2 Difunde a traves del SCI del ITSH la disponibilidad de la
documentacion incluyendo formatos y su fecha de aplicación

Toda copia en PAPEL o ELECTRÓNICA fuera del Sistema Colaborativo Institucional

es un “Documento No Controlado”
 Nombre del Documento: Procedimiento de Control de
Documentos Código:ITSH-MA-PG-05
Revisión: 00
Referencia a la Norma ISO 14001:2004
4.4.4 Página 4 de 5

5.1 Consulta en el SCI del ITSH la documentación publicada

recientemente
5.2 Difunde al interior de su área de aplicación y personal Responsable de
Operativo del ITSH la disponibilidad y fechas de aplicación de procedimientos y
5. Consulta
documentación la documentación del SGA vigente para la aplicación programas
publicada en el SCI respectiva de cambios, revisiones o actualizaciones operacionales
5.3 En caso de los formatos que son anexos a un procedimiento o ambientales
que no pertenezcan a uno en particular estarán disponibles en
el SCI con la opción de descarga. .

6. Documentos de referencia
DOCUMENTO
Norma para Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos con orientación al uso. ISO
14001:2004

7. Registros
Registros Responsable de conservarlo Código de registro
Lista Maestra de Documentos RD del SGA ITSH-MA-MA-AN-07
Controlados
Lista Maestra de Registros RD del SGA ITSH-MA-MA-AN-08
NOTA: todos los registros se mantendrán 1 año

8. Glosario
• Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente
información que genere un impacto ambiental.
• Documento de Origen Externo: Documento que sirve de referencia para que los
impactos ambientales sean disminuidos y que no fueron elaborados de manera interna en el
ITSH
• Documento de Origen Interno Controlado: Documento del SGA del ITSH.
• Lista Maestra de Documentos: Registro ambiental en donde se encuentran
relacionados todos los documentos controlados que integran el SGA

Toda copia en PAPEL o ELECTRÓNICA fuera del Sistema Colaborativo Institucional

es un “Documento No Controlado”
 Nombre del Documento: Procedimiento de Control de
Documentos Código:ITSH-MA-PG-05
Revisión: 00
Referencia a la Norma ISO 14001:2004
4.4.4 Página 5 de 5

• Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las

actividades desempeñadas para controlar los A.A.S

9. Anexos
Instructivo de trabajo para elaborar documentos ITSH- CA-IT-001

10. Cambios a esta versión

Número de revisión. Fecha de actualización. Descripción del cambio.
00 NA EMISIÓN INICIAL

CONTROL DE EMISIÓN
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Mtra. Montserrat Ruiz Díaz Ing. Armando Torres Cruz
Coordinadora de la M.C Juan Sánchez Melo Encargado de Dirección General
Implementación del SGA R.D Ambiental

FIRMA: FIRMA: FIRMA:

FECHA. 1 DE JUNIO DE 2015 FECHA. 3 DE JUNIO DE 2015 FECHA. 5 DE JUNIO DE 2015

Toda copia en PAPEL o ELECTRÓNICA fuera del Sistema Colaborativo Institucional

es un “Documento No Controlado”